AMLR: nowe zasady w 2027 r., obowiązki już dziś

Wyobraź sobie wtorek jesienią 2027 roku. Krajowy organ nadzorczy zwraca się do Ciebie z prośbą o przedstawienie oceny ryzyka Twojej agencji, jej wewnętrznych procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz dokumentacji pokazującej, w jaki sposób zweryfikowano strony ostatnich dziesięciu transakcji dotyczących nieruchomości. Czy Twój zespół byłby w stanie uzyskać te informacje i wyjaśnić podjęte decyzje bez konieczności przeszukiwania poszczególnych skrzynek pocztowych?

Dla firm z branży nieruchomości unijne rozporządzenie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy nie oznacza pojawienia się obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy w sektorze, który dotychczas nie podlegał regulacjom. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są już objęci istniejącymi ramami prawnymi UE oraz krajowymi przepisami wykonawczymi. Zmiana polega na wprowadzeniu bezpośrednio stosowanego, bardziej zharmonizowanego zbioru przepisów, który ogólnie zacznie obowiązywać od 10 lipca 2027 r.

Kluczowe punkty

• Agenci nieruchomości już teraz mają obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy; rok 2027 nie oznacza pozwolenia na ich odłożenie w czasie.

• Rozporządzenie AMLR wprowadza wspólne wymogi unijne, przy czym nadzór krajowy i niektóre przepisy krajowe nadal mają zastosowanie.

• Gotowość oznacza sprawny system oceny ryzyka, należytej staranności, sprawozdawczości, kontroli i dokumentacji.

Co się zmienia, a co pozostaje bez zmian

Rozporządzenie (UE) 2024/1624 przenosi podstawowe obowiązki do rozporządzenia, które ma bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich UE. Agencje powinny zatem porównać swoje dotychczasowe rozwiązania z nowymi wymogami, zamiast zakładać, że wszystko zaczyna się od zera. Firma posiadająca ustalone procedury ma podstawę, na której może się oprzeć. Firma opierająca się głównie na kopiach paszportów ma przed sobą większe wyzwanie.

Praktyczne pytanie brzmi: czy proces ten działa od początku do końca? Czy pracownicy potrafią rozpoznać potencjalny problem, uzyskać odpowiednie informacje, skontaktować się z właściwą osobą decyzyjną i odnotować wynik? Polityka opisująca te kroki jest przydatna tylko wtedy, gdy agencja faktycznie się do niej stosuje.

Jakie działania w zakresie nieruchomości są objęte regulacjami?

AMLR obejmuje pośredników w obrocie nieruchomościami i innych specjalistów z branży nieruchomości w zakresie, w jakim pełnią oni rolę pośredników w transakcjach dotyczących nieruchomości. Obejmuje również pośrednictwo w wynajmie, w przypadku gdy miesięczny czynsz wynosi co najmniej 10 000 EUR lub jego równowartość. Tego progu czynszowego nie należy mylić ze zwolnieniem dotyczącym sprzedaży nieruchomości.

Zacznij od działań, które faktycznie prowadzi Twoja firma: sprzedaż nieruchomości mieszkalnych, transakcje dotyczące nieruchomości komercyjnych, odpowiednie wynajmy, reprezentacja nabywców oraz działalność prowadzona za pośrednictwem oddziałów lub agentów. Nie zakładaj, że każda działalność związana z nieruchomościami podlega identycznemu traktowaniu ani że stanowisko decyduje o odpowiedzi. Określ obowiązujące zobowiązania oraz właściwy organ nadzorczy w każdej jurysdykcji, w której prowadzisz działalność. ^[1]

Są to ramy unijne, a nie zasada mająca automatyczne zastosowanie do każdego kraju w Europie. W obrębie UE nadal należy zwracać uwagę na krajowe kanały zgłaszania, wytyczne organów nadzorczych oraz dodatkowe przepisy dozwolone przez ustawodawstwo. Wspólny zbiór zasad nie eliminuje konieczności zrozumienia lokalnego środowiska operacyjnego.

Pięć elementów składowych, jeden spójny proces

Po pierwsze, należy ocenić własne ryzyko biznesowe. Ocena ta powinna uwzględniać klientów, usługi, lokalizacje i metody pracy, w tym narażenie na pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu oraz niewykonanie lub obejście ukierunkowanych sankcji finansowych. Po drugie, należy ustanowić wewnętrzne zasady, wyznaczyć osoby odpowiedzialne, zapewnić szkolenia i mechanizmy kontroli, w tym niezależne testy.

Po trzecie, zorganizuj proces należytej staranności wobec klienta oraz ocenę transakcji: tożsamość, faktyczna własność, odpowiednia weryfikacja, cel transakcji oraz pytania dotyczące źródeł finansowania proporcjonalne do ryzyka. Po czwarte, określ, w jaki sposób zgłaszane obawy trafiają do osoby odpowiedzialnej za ocenę i zgłaszanie podejrzeń do Jednostki Analiz Finansowych. Po piąte, zapewnij dostępność informacji uzupełniających i decyzji przez cały obowiązujący okres przechowywania.

Nie są to pięć niepowiązanych ze sobą obszarów. Ryzyko zidentyfikowane w ocenie działalności powinno wpływać na pytania zadawane przez pracowników. Niewyjaśniona odpowiedź powinna skutkować przeprowadzeniem odpowiedniej weryfikacji. Weryfikacja powinna pozostawić dowody tego, co zostało uwzględnione i dlaczego agencja postąpiła w dany sposób.

Zacznij od istniejących akt

Wybierz niewielką próbkę zakończonych i bieżących transakcji. Porównaj akta z pisemnymi procedurami. Zidentyfikuj brakujące dowody, niejasne obowiązki oraz działania podejmowane zbyt późno. Przydziel osobę odpowiedzialną za każdą lukę i przetestuj poprawiony proces na nowych zadaniach.

Mniejsza agencja może zorganizować zapewnienie zgodności z przepisami w sposób proporcjonalny; nie musi naśladować banku. Jednak proporcjonalność oznacza dostosowanie systemu do działalności i związanych z nią ryzyk, a nie traktowanie wymagań jako opcjonalnych.

Wracając do hipotetycznej kontroli: celem nie jest większy stos dokumentów. Chodzi o jasne wyjaśnienie, w jaki sposób Twoja agencja zarządza ryzykiem. Zacznij budować to wyjaśnienie już teraz, póki jest jeszcze czas na usprawnienie procesu.

W przyszłym tygodniu, część 2: Być może nie obsługujesz pieniędzy, ale pomagasz kształtować transakcję. Na co powinna zwrócić uwagę agencja nieruchomości?