AMLR: нови правила през 2027 г., задължения днес

Представете си един вторник през есента на 2027 г. Вашият национален надзорен орган ви изисква оценката на риска на вашата агенция, вътрешните ѝ процедури за борба с изпирането на пари и документите, показващи как сте проверили страните по последните ви десет сделки с недвижими имоти. Би ли могъл екипът ви да извлече информацията и да обясни взетите решения, без да се налага да претърсва отделните пощенски кутии?

За фирмите в сектора на недвижимите имоти Регламентът на ЕС за борба с изпирането на пари не означава въвеждането на задължения за борба с изпирането на пари в сектор, който преди това не е бил регулиран. Агенциите за недвижими имоти вече са обхванати от съществуващата рамка на ЕС и националните закони за нейното прилагане. Промяната се състои в пряко приложим, по-хармонизиран набор от правила, който като цяло влиза в сила от 10 юли 2027 г.

Ключови моменти

• Агентите по недвижими имоти вече имат задължения по AML; 2027 г. не е разрешение да ги отлагат.

• Регламентът за борба с изпирането на пари (AMLR) въвежда общи изисквания на ЕС, докато националният надзор и определени национални правила остават в сила.

• Подготовката означава функционираща система за оценка на риска, надлежна проверка, отчитане, контрол и доказателства.

Какво се променя и какво не

Регламент (ЕС) 2024/1624 прехвърля основните задължения в регламент, който се прилага пряко във всички държави-членки на ЕС. Поради това агенциите трябва да сравнят съществуващите си процедури с новите изисквания, вместо да приемат, че всичко започва от нула. Предприятие с установени процедури разполага с основа, върху която да гради. Предприятие, което разчита главно на копия от паспорти, има по-голяма задача.

Практическият въпрос е дали процесът функционира от начало до край. Може ли персоналът да разпознае проблем, да получи подходяща информация, да се свърже с правилния отговорник и да документира резултата? Политика, която описва тези стъпки, е полезна само когато агенцията действително я спазва.

Кои дейности в областта на недвижимите имоти са обхванати?

AMLR обхваща агентите по недвижими имоти и другите професионалисти в областта на недвижимите имоти, доколкото те действат като посредници при сделки с недвижими имоти. Тя обхваща също посредничеството при отдаване под наем, когато месечният наем е най-малко 10 000 евро или еквивалентната им сума. Този праг за наема не трябва да се бърка с изключение за продажбата на недвижими имоти.

Започнете с дейностите, които вашият бизнес действително извършва: продажба на жилища, търговски сделки, съответни наеми, представителство на купувачи и работа чрез клонове или агенти. Не приемайте, че всяка дейност, свързана с недвижими имоти, се третира по един и същ начин, нито че длъжността определя отговора. Определете приложимите задължения и компетентния надзорен орган във всяка юрисдикция, в която развивате дейност. ^[1]

Това е рамка на ЕС, а не правило, което автоматично се прилага за всяка страна в Европа. В рамките на ЕС все още трябва да се обръща внимание на националните канали за докладване, надзорните инструкции и допълнителните правила, разрешени от законодателството. Наличието на общ набор от правила не премахва необходимостта да се разбира местната оперативна среда.

Пет основни елемента, един свързан процес

Първо, оценете собствените си бизнес рискове. Оценката трябва да отразява вашите клиенти, услуги, местоположения и методи на работа, включително излагането на риск от изпиране на пари, финансиране на тероризъм и неизпълнение или заобикаляне на целеви финансови санкции. Второ, въведете вътрешни политики, определете отговорни лица, организирайте обучение и контролни механизми, включително независими проверки.

Трето, организирайте надлежна проверка на клиентите и оценка на транзакциите: самоличност, действителен собственик, съответна проверка, цел на транзакцията и запитвания за източника на средства, съразмерни на риска. Четвърто, определете как сигналите за съмнения достигат до лицето, отговорно за оценката и докладването на подозренията до Службата за финансово разузнаване. Пето, съхранявайте подкрепящата информация и решенията, така че да са достъпни през целия приложим срок за съхранение.

Това не са пет несвързани помежду си папки. Рискът, идентифициран при оценката на дейността, трябва да влияе върху въпросите, които задават служителите. Необяснен отговор трябва да предизвика съответната проверка. Проверката трябва да остави доказателства за това какво е било взето под внимание и защо агенцията е действала по този начин.

Започнете с наличните си досиета

Изберете малка извадка от приключени и текущи транзакции. Сравнете досиетата с вашите писмени процедури. Идентифицирайте липсващи доказателства, неясни отговорности и стъпки, които се извършват твърде късно. Определете отговорник за всяка пропусната стъпка и тествайте преработения процес върху нова работа.

По-малка агенция може да организира спазването на изискванията пропорционално; тя не е длъжна да имитира банка. Но пропорционалността означава приспособяване на системата към дейността и нейните рискове, а не третиране на изискванията като нещо незадължително.

Връщаме се към хипотетичната проверка: целта не е по-голяма купчина документи. Целта е ясно обяснение за това как вашата агенция управлява рисковете си. Започнете да изграждате това обяснение още сега, докато има време да подобрите процеса.

Следващата седмица, Част 2: Може би не боравите с пари, но помагате за осъществяването на сделката. На какво трябва да обърне внимание една агенция за недвижими имоти?