AMLR: noi reguli în 2027, responsabilități încă de astăzi
Imaginați-vă o marți din toamna anului 2027. Autoritatea națională de supraveghere vă solicită evaluarea de risc a agenției dumneavoastră, procedurile interne privind combaterea spălării banilor (AML) și documentele care arată modul în care ați verificat părțile implicate în ultimele zece tranzacții imobiliare. Ar putea echipa dumneavoastră să găsească informațiile și să explice deciziile luate, fără a fi nevoită să caute în căsuțele de e-mail individuale?
Pentru companiile din sectorul imobiliar, Regulamentul UE privind combaterea spălării banilor nu reprezintă introducerea unor obligații AML într-un sector care nu era reglementat anterior. Agenții imobiliari sunt deja supuși cadrului legislativ existent al UE și legilor naționale de transpunere a acestuia. Schimbarea constă într-un set de norme direct aplicabile și mai armonizate, care se aplică, în general, începând cu 10 iulie 2027.
Puncte cheie
Agenții imobiliari au deja responsabilități în materie de combatere a spălării banilor; anul 2027 nu reprezintă o permisiune de a le amâna.
Regulamentul AMLR introduce cerințe comune la nivelul UE, în timp ce supravegherea națională și anumite norme naționale rămân relevante.
Pregătirea înseamnă un sistem funcțional de evaluare a riscurilor, diligență necesară, raportare, controale și dovezi.
Ce se schimbă și ce rămâne neschimbat
Regulamentul (UE) 2024/1624 transferă obligațiile esențiale într-un regulament care se aplică direct în toate statele membre ale UE. Prin urmare, agențiile ar trebui să-și compare măsurile existente cu noile cerințe, în loc să presupună că totul pornește de la zero. O întreprindere cu proceduri stabilite are o bază pe care să se sprijine. O întreprindere care se bazează în principal pe copii ale pașapoartelor are o sarcină mai amplă.
Întrebarea practică este dacă procesul funcționează de la început până la sfârșit. Poate personalul să identifice o problemă, să obțină informațiile adecvate, să ajungă la persoana cu putere de decizie corespunzătoare și să înregistreze rezultatul? O politică care descrie aceste etape este utilă doar atunci când agenția o respectă efectiv.
Ce activități imobiliare sunt acoperite?
AMLR se aplică agenților imobiliari și altor profesioniști din domeniul imobiliar în măsura în care aceștia acționează ca intermediari în tranzacțiile imobiliare. De asemenea, se aplică și intermedierii închiriere în cazul în care chiria lunară este de cel puțin 10.000 EUR sau echivalentul acesteia. Acest prag de chirie nu trebuie confundat cu o scutire pentru vânzările de proprietăți.
Începeți cu activitățile pe care le desfășoară efectiv afacerea dumneavoastră: vânzări de proprietăți rezidențiale, tranzacții comerciale, închirieri relevante, reprezentarea cumpărătorului și activitatea prin sucursale sau agenți. Nu presupuneți că fiecare activitate legată de proprietăți imobiliare beneficiază de același tratament sau că denumirea postului determină răspunsul. Identificați obligațiile aplicabile și autoritatea de supraveghere competentă în fiecare jurisdicție în care vă desfășurați activitatea. [1]
Acesta este un cadru al UE, nu o regulă care se aplică automat în fiecare țară din Europa. În cadrul UE, canalele naționale de raportare, instrucțiunile de supraveghere și regulile suplimentare permise de legislație necesită în continuare atenție. Un set comun de reguli nu elimină necesitatea de a înțelege mediul operațional local.
Cinci elemente fundamentale, un singur proces interconectat
În primul rând, evaluați-vă propriile riscuri de afaceri. Evaluarea ar trebui să reflecte clienții, serviciile, locațiile și metodele de lucru ale companiei dumneavoastră, inclusiv expunerea la spălarea banilor, finanțarea terorismului și neaplicarea sau eludarea sancțiunilor financiare specifice. În al doilea rând, stabiliți politici interne, persoane responsabile, programe de formare și controale, inclusiv testări independente.
În al treilea rând, organizați procesul de diligență necesară față de clienți și evaluarea tranzacțiilor: identitate, beneficiari efectivi, verificări relevante, scopul tranzacției și anchete privind sursele de finanțare proporționale cu riscul. În al patrulea rând, definiți modul în care semnalele de alertă ajung la persoana responsabilă de evaluarea și raportarea suspiciunilor către Unitatea de Informații Financiare. În al cincilea rând, păstrați informațiile justificative și deciziile accesibile pe toată durata perioadei de păstrare aplicabile.
Acestea nu sunt cinci dosare fără legătură între ele. Un risc identificat în cadrul evaluării activității ar trebui să influențeze întrebările adresate de personal. Un răspuns neexplicat ar trebui să declanșeze o verificare corespunzătoare. Verificarea ar trebui să lase dovezi cu privire la ceea ce a fost luat în considerare și la motivele pentru care agenția a acționat așa cum a făcut-o.
Începeți cu dosarele existente
Alegeți un eșantion mic de tranzacții finalizate și în curs de desfășurare. Comparați dosarele cu procedurile dvs. scrise. Identificați dovezile lipsă, responsabilitățile neclare și etapele care au loc prea târziu. Desemnați o persoană responsabilă pentru fiecare lacună și testați procesul revizuit pe activități noi.
O agenție mai mică își poate organiza conformitatea în mod proporțional; nu este nevoie să imite o bancă. Dar proporționalitatea înseamnă adaptarea sistemului la activitatea agenției și la riscurile acesteia, nu tratarea cerințelor ca fiind opționale.
Revenind la inspecția ipotetică: scopul nu este o grămadă mai mare de documente. Este o explicație clară a modului în care agenția dumneavoastră își gestionează riscurile. Începeți să construiți această explicație acum, cât încă mai aveți timp să îmbunătățiți procesul.
Săptămâna viitoare, Partea a 2-a: Poate că nu gestionați banii, dar contribuiți la realizarea tranzacției. Ce ar trebui să observe o agenție imobiliară?