AMLR: uudet säännöt vuonna 2027, vastuut jo nyt

Kuvittele tiistai syksyllä 2027. Kansallinen valvontaviranomaisesi pyytää toimistoltasi riskinarviointia, sisäisiä rahanpesun torjuntamenettelyjä sekä asiakirjoja, joista käy ilmi, miten olette tarkastaneet viimeisten kymmenen kiinteistökauppanne osapuolet. Voisiko tiimisi hakea nämä tiedot ja selittää tehdyt päätökset ilman, että joudutaan käymään läpi yksittäisiä sähköpostilaatikoita?

Kiinteistöalalle EU:n rahanpesun torjunta-asetus ei tarkoita rahanpesun torjuntavelvoitteiden tuloa aiemmin sääntelemättömälle alalle. Kiinteistönvälittäjät kuuluvat jo nykyisen EU:n sääntelykehyksen ja sen kansallisten täytäntöönpanolakien piiriin. Muutos on suoraan sovellettava, yhtenäisempi sääntökokoelma, joka tulee yleisesti voimaan 10. heinäkuuta 2027.

Keskeiset kohdat

• Kiinteistönvälittäjillä on jo rahanpesun torjuntavelvoitteita; vuosi 2027 ei anna lupaa lykätä niiden täyttämistä.

• AMLR tuo mukanaan yhteiset EU-vaatimukset, mutta kansallinen valvonta ja tietyt kansalliset säännöt säilyvät edelleen voimassa.

• Valmistautuminen tarkoittaa toimivaa järjestelmää, joka kattaa riskinarvioinnin, asiakkaan tuntemisen, raportoinnin, valvonnan ja todisteiden keräämisen.

Mitä muuttuu ja mitä ei

Asetuksella (EU) 2024/1624 keskeiset velvoitteet siirretään asetukseen, jota sovelletaan suoraan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Välitystoimistojen tulisi siksi verrata nykyisiä järjestelyjään uusiin vaatimuksiin sen sijaan, että olettaisivat kaiken alkavan nollasta. Yrityksellä, jolla on vakiintuneet menettelytavat, on pohja, jolle rakentaa. Yrityksellä, joka luottaa pääasiassa passikopioihin, on edessään laajempi tehtävä.

Käytännön kysymys on, toimiiko prosessi alusta loppuun asti. Pystyykö henkilöstö tunnistamaan huolenaiheen, hankkimaan tarvittavat tiedot, tavoittamaan oikean päätöksentekijän ja kirjaamaan tuloksen? Näitä vaiheita kuvaava toimintaperiaate on hyödyllinen vain, jos toimisto todella noudattaa sitä.

Mitkä kiinteistöalan toiminnot kuuluvat sääntelyn piiriin?

AMLR kattaa kiinteistönvälittäjät ja muut kiinteistöalan ammattilaiset siltä osin kuin he toimivat välittäjinä kiinteistökaupoissa. Se kattaa myös vuokrauksen välityksen, kun kuukausivuokra on vähintään 10 000 euroa tai sen vasta-arvo. Tätä vuokrakynnystä ei saa sekoittaa kiinteistömyynnin poikkeukseen.

Aloita niistä toiminnoista, joita yrityksesi tosiasiallisesti harjoittaa: asuntomyynti, liikekiinteistökaupat, asiaankuuluvat vuokraukset, ostajan edustaminen sekä toiminta sivuliikkeiden tai välittäjien kautta. Älä oleta, että kaikkia kiinteistöihin liittyviä toimintoja kohdellaan samalla tavalla tai että ammattinimike ratkaisee asian. Selvitä sovellettavat velvoitteet ja toimivaltainen valvontaviranomainen jokaisessa lainkäyttöalueessa, jossa toimit. ^[1]

Kyseessä on EU:n puitteet, ei sääntö, jota sovelletaan automaattisesti kaikkiin Euroopan maihin. EU:n sisällä on edelleen kiinnitettävä huomiota kansallisiin ilmoituskanaviin, valvontaviranomaisten ohjeisiin ja lainsäädännön sallimiin lisävaatimuksiin. Yhteiset säännöt eivät poista tarvetta ymmärtää paikallista toimintaympäristöä.

Viisi rakennuspalikkaa, yksi yhtenäinen prosessi

Ensinnäkin arvioi omat liiketoimintariskisi. Arvioinnissa tulisi ottaa huomioon asiakkaasi, palvelusi, toimipaikkasi ja toimintatapasi, mukaan lukien altistuminen rahanpesulle, terrorismin rahoittamiselle sekä kohdennettujen taloudellisten pakotteiden noudattamatta jättämiselle tai kiertämiselle. Toiseksi laadi sisäiset toimintaperiaatteet, nimeä vastuuhenkilöt, järjestä koulutusta ja valvontatoimenpiteitä, mukaan lukien riippumattomat testaukset.

Kolmanneksi järjestä asiakkaan tuntemismenettely ja transaktioiden arviointi: henkilöllisyys, todellinen omistaja, asiaankuuluvat seulonnat, transaktion tarkoitus sekä riskiin suhteutetut rahoituksen selvitykset. Neljänneksi määritä, miten huolenaiheet välitetään henkilölle, joka vastaa epäilyjen arvioinnista ja ilmoittamisesta rahanpesun selvittelykeskukselle. Viidenneksi säilytä taustatiedot ja päätökset saatavilla koko sovellettavan säilytysajan ajan.

Nämä eivät ole viisi toisistaan erillistä kansiota. Liiketoiminnan arvioinnissa tunnistetun riskin tulisi vaikuttaa siihen, millaisia kysymyksiä henkilöstö esittää. Selittämätön vastaus tulisi käynnistää asianmukaisen tarkastelun. Tarkastelusta tulisi jäädä jälki siitä, mitä on otettu huomioon ja miksi virasto on toiminut juuri niin kuin on toiminut.

Aloita olemassa olevista tiedostoistasi

Valitse pieni otos valmiista ja käynnissä olevista liiketoimista. Vertaa tiedostoja kirjallisiin menettelytapoihisi. Tunnista puuttuvat todisteet, epäselvät vastuut ja vaiheet, jotka toteutetaan liian myöhään. Määritä jokaiselle puutteelle vastuuhenkilö ja testaa tarkistettua prosessia uusissa tehtävissä.

Pienempi virasto voi järjestää sääntöjen noudattamisen suhteellisesti; sen ei tarvitse jäljitellä pankkia. Suhteellisuus tarkoittaa kuitenkin järjestelmän sovittamista liiketoimintaan ja sen riskeihin, ei vaatimusten kohtelemista valinnaisina.

Palataan takaisin kuvitteelliseen tarkastukseen: tavoitteena ei ole suurempi asiakirjapino. Tavoitteena on selkeä selitys siitä, miten toimistosi hallitsee riskejään. Aloita tämän selityksen laatiminen nyt, kun on vielä aikaa parantaa prosessia.

Ensi viikolla, osa 2: Et ehkä käsittele rahaa, mutta autat muovaamaan liiketointa. Mitä kiinteistövälitystoimiston tulisi huomioida?