AMLR: Neue Vorschriften ab 2027, Verantwortlichkeiten schon heute
Stellen Sie sich einen Dienstag im Herbst 2027 vor. Ihre nationale Aufsichtsbehörde fordert die Risikobewertung Ihrer Agentur, deren interne AML-Verfahren sowie die Unterlagen an, aus denen hervorgeht, wie Sie die Parteien Ihrer letzten zehn Immobilientransaktionen überprüft haben. Könnte Ihr Team diese Informationen bereitstellen und die getroffenen Entscheidungen erläutern, ohne die einzelnen E-Mail-Postfächer durchsuchen zu müssen?
Für Immobilienunternehmen bedeutet die EU-Geldwäschebekämpfungsverordnung nicht die Einführung von AML-Verpflichtungen in einem bisher unregulierten Sektor. Immobilienmakler fallen bereits unter den bestehenden EU-Rechtsrahmen und die entsprechenden nationalen Umsetzungsgesetze. Die Änderung besteht in einem direkt anwendbaren, stärker harmonisierten Regelwerk, das grundsätzlich ab dem 10. Juli 2027 gilt.
Wichtige Punkte
Immobilienmakler haben bereits AML-Verpflichtungen; das Jahr 2027 ist kein Freifahrtschein, diese aufzuschieben.
Die AMLR führt einheitliche EU-Anforderungen ein, während die nationale Aufsicht und bestimmte nationale Vorschriften weiterhin relevant bleiben.
Vorbereitung bedeutet ein funktionierendes System aus Risikobewertung, Sorgfaltspflichten, Berichterstattung, Kontrollen und Nachweisen.
Was ändert sich, und was bleibt gleich?
Die Verordnung (EU) 2024/1624 überträgt zentrale Verpflichtungen in eine Verordnung, die in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar gilt. Maklerbüros sollten daher ihre bestehenden Regelungen mit den neuen Anforderungen abgleichen, anstatt davon auszugehen, dass alles bei Null beginnt. Ein Unternehmen mit etablierten Verfahren verfügt über eine Grundlage, auf der es aufbauen kann. Ein Unternehmen, das sich hauptsächlich auf Kopien von Reisepässen stützt, steht vor einer größeren Herausforderung.
Die praktische Frage lautet: Funktioniert der Prozess von Anfang bis Ende? Können die Mitarbeiter ein Problem erkennen, geeignete Informationen einholen, den richtigen Entscheidungsträger erreichen und das Ergebnis dokumentieren? Eine Richtlinie, die diese Schritte beschreibt, ist nur dann nützlich, wenn die Agentur sie auch tatsächlich befolgt.
Welche Immobilienaktivitäten fallen darunter?
Die AMLR gilt für Immobilienmakler und andere Immobilienfachleute, soweit sie als Vermittler bei Immobilientransaktionen auftreten. Sie gilt auch für die Vermietungsvermittlung, wenn die monatliche Miete mindestens 10.000 Euro oder den entsprechenden Gegenwert beträgt. Diese Mietschwelle darf nicht mit einer Ausnahmeregelung für Immobilienverkäufe verwechselt werden.
Beginnen Sie mit den Tätigkeiten, die Ihr Unternehmen tatsächlich ausübt: Verkauf von Wohnimmobilien, gewerbliche Transaktionen, relevante Vermietungen, Käufervertretung sowie die Arbeit über Niederlassungen oder Makler. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede immobilienbezogene Tätigkeit gleich behandelt wird oder dass eine Berufsbezeichnung die Antwort bestimmt. Ermitteln Sie die geltenden Verpflichtungen und die zuständige Aufsichtsbehörde in jeder Rechtsordnung, in der Sie tätig sind. [1]
Es handelt sich hierbei um einen EU-Rahmen, nicht um eine Regel, die automatisch für jedes Land in Europa gilt. Innerhalb der EU müssen nationale Meldewege, Aufsichtsanweisungen und zusätzliche, gesetzlich zulässige Vorschriften weiterhin beachtet werden. Ein gemeinsames Regelwerk erspart nicht die Notwendigkeit, das lokale Geschäftsumfeld zu verstehen.
Fünf Bausteine, ein vernetzter Prozess
Erstens: Bewerten Sie Ihre eigenen Geschäftsrisiken. Die Bewertung sollte Ihre Kunden, Dienstleistungen, Standorte und Arbeitsmethoden widerspiegeln, einschließlich der Gefährdung durch Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung sowie die Nichtumsetzung oder Umgehung gezielter Finanzsanktionen.
Zweitens: Legen Sie interne Richtlinien, verantwortliche Personen, Schulungen und Kontrollen fest, einschließlich unabhängiger Überprüfungen.
Drittens: Organisieren Sie die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden und die Transaktionsprüfung: Identität, wirtschaftliches Eigentum, relevante Überprüfungen, Zweck der Transaktion und risikogerechte Nachfragen zur Herkunft der Mittel.
Viertens: Legen Sie fest, wie Bedenken an die Person weitergeleitet werden, die für die Bewertung und Meldung von Verdachtsfällen an die Finanzermittlungsstelle zuständig ist.
Fünftens: Bewahren Sie die Belege und Entscheidungen während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist griffbereit auf.
Dabei handelt es sich nicht um fünf voneinander unabhängige Bereiche. Ein bei der Geschäftsbewertung identifiziertes Risiko sollte die Fragen beeinflussen, die die Mitarbeiter stellen. Eine ungeklärte Antwort sollte eine entsprechende Überprüfung auslösen. Die Überprüfung sollte Nachweise darüber hinterlassen, was berücksichtigt wurde und warum die Behörde so gehandelt hat, wie sie es getan hat.
Beginnen Sie mit Ihren bestehenden Akten
Wählen Sie eine kleine Stichprobe abgeschlossener und laufender Transaktionen aus. Vergleichen Sie die Akten mit Ihren schriftlichen Verfahren. Identifizieren Sie fehlende Nachweise, unklare Zuständigkeiten und Schritte, die zu spät erfolgen. Weisen Sie jeder Lücke einen Verantwortlichen zu und testen Sie den überarbeiteten Prozess an neuen Vorgängen.
Eine kleinere Behörde kann die Compliance angemessen gestalten; sie muss nicht einer Bank nacheifern. Angemessenheit bedeutet jedoch, das System an das Geschäft und dessen Risiken anzupassen, und nicht, die Anforderungen als optional zu betrachten.
Zurück zur hypothetischen Prüfung: Das Ziel ist kein größerer Stapel an Dokumenten. Es geht um eine klare Darstellung, wie Ihre Agentur ihre Risiken steuert. Beginnen Sie jetzt damit, diese Darstellung zu erarbeiten, solange noch Zeit bleibt, den Prozess zu verbessern.
Nächste Woche, Teil 2: Sie kommen vielleicht nicht mit dem Geld in Berührung, aber Sie tragen zur Gestaltung der Transaktion bei. Worauf sollte eine Immobilienagentur achten?