AMLR: nye regler i 2027, ansvarsområder i dag

Forestil dig en tirsdag i efteråret 2027. Din nationale tilsynsmyndighed beder om dit mæglerbureaus risikovurdering, dets interne AML-procedurer og dokumentationen for, hvordan I har kontrolleret parterne i jeres seneste ti ejendomstransaktioner. Ville dit team kunne fremskaffe oplysningerne og redegøre for beslutningerne uden at skulle gennemgå de enkelte medarbejderes indbakker?

For ejendomsmæglere betyder EU’s hvidvaskningsforordning ikke, at der indføres hvidvaskningsforpligtelser i en hidtil ureguleret sektor. Ejendomsmæglere er allerede omfattet af de eksisterende EU-rammer og de nationale gennemførelseslove. Ændringen består i et direkte gældende, mere harmoniseret regelsæt, der generelt træder i kraft den 10. juli 2027.

Hovedpunkter

• Ejendomsmæglere har allerede forpligtelser i forbindelse med bekæmpelse af hvidvaskning af penge; 2027 er ikke en tilladelse til at udskyde dem.

• AMLR indfører fælles EU-krav, mens nationalt tilsyn og visse nationale regler fortsat er relevante.

• At være forberedt betyder at have et velfungerende system til risikovurdering, due diligence, rapportering, kontrol og dokumentation.

Hvad ændrer sig, og hvad forbliver uændret

Forordning (EU) 2024/1624 flytter de centrale forpligtelser over i en forordning, der gælder direkte i alle EU-medlemsstater. Mæglervirksomheder bør derfor sammenligne deres eksisterende ordninger med de nye krav i stedet for at antage, at alt starter fra bunden. En virksomhed med etablerede procedurer har et fundament at bygge videre på. En virksomhed, der hovedsageligt baserer sig på kopier af pas, står over for en større opgave.

Det praktiske spørgsmål er, om processen fungerer fra start til slut. Kan personalet genkende et problem, indhente relevante oplysninger, nå frem til den rette beslutningstager og registrere resultatet? En politik, der beskriver disse trin, er kun nyttig, når virksomheden rent faktisk følger den.

Hvilke ejendomsaktiviteter er omfattet?

AMLR omfatter ejendomsmæglere og andre fagfolk inden for ejendomsbranchen i det omfang, de fungerer som formidlere i ejendomstransaktioner. Den omfatter også formidling af udlejning, hvor den månedlige leje er på mindst 10.000 euro eller tilsvarende. Denne lejetærskel må ikke forveksles med en undtagelse for salg af ejendomme.

Start med de aktiviteter, som din virksomhed rent faktisk udfører: salg af boliger, erhvervstransaktioner, relevante udlejninger, køberrepræsentation samt arbejde gennem filialer eller agenter. Gå ikke ud fra, at alle ejendomsrelaterede aktiviteter behandles ens, eller at en stillingsbetegnelse afgør svaret. Identificer de gældende forpligtelser og den kompetente tilsynsmyndighed i hver jurisdiktion, hvor du opererer. ^[1]

Dette er en EU-ramme, ikke en regel, der automatisk gælder for alle lande i Europa. Inden for EU skal der stadig tages højde for nationale indberetningskanaler, tilsynsinstrukser og yderligere regler, der er tilladt i henhold til lovgivningen. Et fælles regelsæt fjerner ikke behovet for at forstå det lokale driftsmiljø.

Fem byggesten, én sammenhængende proces

For det første skal du vurdere dine egne forretningsrisici. Vurderingen skal afspejle dine kunder, tjenester, lokationer og arbejdsmetoder, herunder eksponering for hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme samt manglende gennemførelse eller omgåelse af målrettede finansielle sanktioner. For det andet skal du fastlægge interne politikker, ansvarlige personer, uddannelse og kontroller, herunder uafhængig testning.

For det tredje skal du organisere kundekendskabsprocedurer og transaktionsvurdering: identitet, reelle ejere, relevant screening, transaktionens formål og forespørgsler om finansieringskilder, der står i rimeligt forhold til risikoen. For det fjerde skal du definere, hvordan bekymringer videreformidles til den person, der er ansvarlig for at vurdere og indberette mistanker til den finansielle efterretningsenhed. For det femte skal du sikre, at de underliggende oplysninger og beslutninger er tilgængelige i hele den gældende opbevaringsperiode.

Dette er ikke fem uafhængige mapper. En risiko, der identificeres i forretningsvurderingen, bør påvirke de spørgsmål, som medarbejderne stiller. Et uforklarligt svar bør udløse en passende gennemgang. Gennemgangen bør efterlade dokumentation for, hvad der blev overvejet, og hvorfor virksomheden handlede, som den gjorde.

Start med dine eksisterende sager

Vælg et lille udsnit af afsluttede og igangværende transaktioner. Sammenlign filerne med jeres skriftlige procedurer. Identificer manglende dokumentation, uklare ansvarsforhold og trin, der udføres for sent. Udpeg en ansvarlig for hvert manglende led, og afprøv den reviderede proces på nye opgaver.

En mindre myndighed kan tilrettelægge compliance i et passende omfang; den behøver ikke at efterligne en bank. Men proportionalitet betyder, at systemet skal tilpasses virksomheden og dens risici, ikke at kravene behandles som valgfrie.

Tilbage til den hypotetiske inspektion: Målet er ikke en større bunke dokumenter. Det er en klar forklaring på, hvordan dit ejendomsmæglerfirma styrer sine risici. Begynd at udarbejde den forklaring nu, mens der stadig er tid til at forbedre processen.

Næste uge, del 2: Du håndterer måske ikke pengene, men du er med til at forme transaktionen. Hvad bør et ejendomsmæglerbureau være opmærksom på?