AMLR: nye regler i 2027, ansvar i dag

Tenk deg en tirsdag høsten 2027. Det nasjonale tilsynsorganet ber om byråets risikovurdering, dets interne AML-prosedyrer og dokumentasjonen som viser hvordan dere har kontrollert partene i de ti siste eiendomstransaksjonene. Ville teamet ditt kunne hente frem informasjonen og redegjøre for beslutningene uten å måtte søke gjennom individuelle innbokser?

For eiendomsbransjen innebærer EUs hvitvaskingsforordning ikke at det innføres hvitvaskingsforpliktelser i en tidligere uregulert sektor. Eiendomsmeglere er allerede omfattet av det eksisterende EU-regelverket og de nasjonale gjennomføringslovene. Endringen består i et direkte gjeldende, mer harmonisert regelverk, som generelt trer i kraft 10. juli 2027.

Hovedpunkter

• Eiendomsmeglere har allerede AML-forpliktelser; 2027 er ikke en tillatelse til å utsette dem.

• AMLR innfører felles EU-krav, mens nasjonalt tilsyn og visse nasjonale regler fortsatt er relevante.

• Å være forberedt innebærer å ha et fungerende system for risikovurdering, due diligence, rapportering, kontroller og dokumentasjon.

Hva endres, og hva forblir uendret

Forordning (EU) 2024/1624 flytter kjerneforpliktelsene over i en forordning som gjelder direkte i alle EUs medlemsstater. Meglerforetak bør derfor sammenligne sine eksisterende ordninger med de nye kravene, i stedet for å anta at alt starter fra null. En virksomhet med etablerte prosedyrer har et fundament å bygge videre på. En virksomhet som hovedsakelig baserer seg på kopier av pass, har en større oppgave foran seg.

Det praktiske spørsmålet er om prosessen fungerer fra start til slutt. Kan de ansatte gjenkjenne et problem, innhente relevant informasjon, nå frem til den rette beslutningstakeren og dokumentere resultatet? En retningslinje som beskriver disse trinnene, er kun nyttig dersom virksomheten faktisk følger den.

Hvilke eiendomsaktiviteter omfattes?

AMLR omfatter eiendomsmeglere og andre fagpersoner i eiendomsbransjen i den grad de opptrer som mellomledd i eiendomstransaksjoner. Den omfatter også formidling av utleie der den månedlige leien er på minst 10 000 euro eller tilsvarende. Denne leieterskelen må ikke forveksles med et unntak for eiendomssalg.

Ta utgangspunkt i de aktivitetene virksomheten din faktisk utfører: salg av boliger, kommersielle transaksjoner, relevante utleieavtaler, kjøperrepresentasjon og arbeid gjennom filialer eller agenter. Ikke gå ut fra at alle eiendomsrelaterte aktiviteter behandles på samme måte, eller at en stillingstittel avgjør svaret. Identifiser de gjeldende forpliktelsene og den kompetente tilsynsmyndigheten i hver jurisdiksjon der du driver virksomhet. ^[1]

Dette er et EU-rammeverk, ikke en regel som automatisk gjelder for alle land i Europa. Innenfor EU må man fortsatt ta hensyn til nasjonale rapporteringskanaler, tilsynsinstrukser og tilleggsregler som lovgivningen tillater. Et felles regelverk fjerner ikke behovet for å forstå det lokale driftsmiljøet.

Fem byggesteiner, én sammenhengende prosess

For det første må du vurdere dine egne forretningsrisikoer. Vurderingen bør gjenspeile dine kunder, tjenester, lokasjoner og arbeidsmetoder, inkludert eksponering for hvitvasking, finansiering av terrorisme og manglende gjennomføring eller omgåelse av målrettede økonomiske sanksjoner. For det andre må du etablere interne retningslinjer, ansvarlige personer, opplæring og kontroller, inkludert uavhengig testing.

For det tredje må du organisere kundekontroll og transaksjonsvurdering: identitet, reell eier, relevant screening, formålet med transaksjonen og finansieringsundersøkelser som står i forhold til risikoen. For det fjerde må du definere hvordan bekymringer når frem til den som har ansvaret for å vurdere og rapportere mistanke til Finanstilsynet. For det femte må du sørge for at underlagsinformasjon og beslutninger er tilgjengelige gjennom hele den gjeldende oppbevaringsperioden.

Dette er ikke fem uavhengige mapper. En risiko som identifiseres i virksomhetsvurderingen, bør påvirke hvilke spørsmål de ansatte stiller. Et uforklarlig svar bør utløse en passende gjennomgang. Gjennomgangen bør etterlate bevis på hva som ble vurdert og hvorfor virksomheten handlet som den gjorde.

Begynn med dine eksisterende filer

Velg et lite utvalg av fullførte og pågående transaksjoner. Sammenlign filene med de skriftlige prosedyrene. Identifiser manglende dokumentasjon, uklare ansvarsområder og trinn som gjennomføres for sent. Tildel en ansvarlig for hvert manglende element, og test den reviderte prosessen på nye oppgaver.

En mindre etat kan organisere etterlevelsen på en forholdsmessig måte; den trenger ikke å etterligne en bank. Men forholdsmessighet betyr å tilpasse systemet til virksomheten og dens risikoer, ikke å behandle kravene som valgfrie.

Tilbake til den hypotetiske inspeksjonen: Målet er ikke en større haug med dokumenter. Det er en klar forklaring på hvordan byrået ditt håndterer risikoene sine. Begynn å bygge opp den forklaringen nå, mens det fortsatt er tid til å forbedre prosessen.

Neste uke, del 2: Du håndterer kanskje ikke pengene, men du er med på å forme transaksjonen. Hva bør et eiendomsmeglerfirma være oppmerksom på?