AMLR: nya regler 2027, ansvar redan idag
Föreställ dig en tisdag hösten 2027. Din nationella tillsynsmyndighet begär att få ta del av din byrås riskbedömning, dess interna rutiner för bekämpning av penningtvätt samt dokumentationen som visar hur ni kontrollerade parterna i era tio senaste fastighetstransaktioner. Skulle ditt team kunna ta fram informationen och redogöra för besluten utan att behöva söka igenom enskilda inkorgar?
För fastighetsbranschen innebär EU:s förordning om bekämpning av penningtvätt inte att skyldigheter på detta område införs i en tidigare oreglerad sektor. Fastighetsmäklare omfattas redan av det befintliga EU-regelverket och de nationella genomförandelagarna. Förändringen består i ett direkt tillämpligt, mer harmoniserat regelverk som i allmänhet träder i kraft den 10 juli 2027.
Viktiga punkter
Fastighetsmäklare har redan skyldigheter när det gäller bekämpning av penningtvätt; 2027 är inte ett tillstånd att skjuta upp dem.
AMLR inför gemensamma EU-krav, medan nationell tillsyn och vissa nationella regler fortfarande är relevanta.
Att vara förberedd innebär att ha ett fungerande system för riskbedömning, kundkännedom, rapportering, kontroller och dokumentation.
Vad förändras, och vad förblir oförändrat
Förordning (EU) 2024/1624 överför centrala skyldigheter till en förordning som gäller direkt i alla EU:s medlemsstater. Mäklarbyråer bör därför jämföra sina befintliga rutiner med de nya kraven istället för att utgå från att allt börjar från noll. Ett företag med etablerade rutiner har en grund att bygga vidare på. Ett företag som huvudsakligen förlitar sig på kopior av pass har en större uppgift framför sig.
Den praktiska frågan är om processen fungerar från början till slut. Kan personalen upptäcka ett problem, inhämta lämplig information, nå rätt beslutsfattare och dokumentera resultatet? En policy som beskriver dessa steg är endast till nytta om byrån faktiskt följer den.
Vilka fastighetsverksamheter omfattas?
AMLR omfattar fastighetsmäklare och andra fastighetsaktörer i den mån de agerar som mellanhänder vid fastighetstransaktioner. Den omfattar även förmedling av uthyrning där månadshyran uppgår till minst 10 000 euro eller motsvarande belopp. Denna hyresgräns får inte förväxlas med ett undantag för fastighetsförsäljning.
Utgå från de verksamheter som ditt företag faktiskt bedriver: försäljning av bostäder, kommersiella transaktioner, relevant uthyrning, köparrepresentation samt verksamhet via filialer eller ombud. Utgå inte från att alla fastighetsrelaterade verksamheter behandlas på samma sätt, eller att en befattning avgör svaret. Identifiera de tillämpliga skyldigheterna och den behöriga tillsynsmyndigheten i varje jurisdiktion där du bedriver verksamhet. [1]
Detta är ett EU-ramverk, inte en regel som automatiskt gäller för alla länder i Europa. Inom EU måste man fortfarande beakta nationella rapporteringskanaler, tillsynsinstruktioner och ytterligare regler som tillåts enligt lagstiftningen. En gemensam regelbok eliminerar inte behovet av att förstå den lokala verksamhetsmiljön.
Fem byggstenar, en sammanhängande process
För det första: bedöm dina egna affärsrisker. Bedömningen bör spegla dina kunder, tjänster, verksamhetsorter och arbetsmetoder, inklusive exponering för penningtvätt, finansiering av terrorism samt underlåtenhet att genomföra eller kringgå riktade finansiella sanktioner. För det andra: fastställ interna riktlinjer, ansvariga personer, utbildning och kontroller, inklusive oberoende granskningar.
För det tredje, organisera kundkännedom och transaktionsbedömning: identitet, verkligt ägande, relevant screening, transaktionens syfte och finansieringsutredningar som står i proportion till risken. För det fjärde, definiera hur misstankar når den person som ansvarar för att bedöma och rapportera misstankar till finansunderrättelseenheten. För det femte, se till att underlagsinformation och beslut är tillgängliga under hela den tillämpliga bevarandeperioden.
Detta är inte fem fristående mappar. En risk som identifieras i verksamhetsbedömningen bör påverka vilka frågor personalen ställer. Ett oförklarligt svar bör utlösa en lämplig granskning. Granskningen bör lämna bevis på vad som beaktades och varför myndigheten agerade som den gjorde.
Börja med dina befintliga akter
Välj ett litet urval av avslutade och pågående transaktioner. Jämför akterna med era skriftliga rutiner. Identifiera saknade bevis, otydliga ansvarsområden och åtgärder som vidtas för sent. Tilldela en ansvarig för varje brist och testa den reviderade processen på nya ärenden.
En mindre myndighet kan organisera regelefterlevnaden proportionerligt; den behöver inte efterlikna en bank. Men proportionalitet innebär att anpassa systemet till verksamheten och dess risker, inte att behandla kraven som valfria.
Tillbaka till den hypotetiska inspektionen: målet är inte en större hög med dokument. Det är en tydlig förklaring av hur din mäklare hanterar sina risker. Börja bygga upp den förklaringen redan nu, medan det finns tid att förbättra processen.
Nästa vecka, del 2: Du hanterar kanske inte pengarna, men du bidrar till att forma transaktionen. Vad bör en fastighetsbyrå vara uppmärksam på?