AMLR: nuove regole nel 2027, responsabilità oggi

Immaginate un martedì dell’autunno del 2027. L’autorità di vigilanza nazionale vi chiede la valutazione dei rischi della vostra agenzia, le sue procedure interne antiriciclaggio e la documentazione che dimostri come avete verificato le parti coinvolte nelle vostre ultime dieci transazioni immobiliari. Il vostro team sarebbe in grado di recuperare le informazioni e spiegare le decisioni prese, senza dover setacciare le singole caselle di posta elettronica?

Per le imprese del settore immobiliare, il regolamento antiriciclaggio dell’UE non segna l’introduzione di obblighi antiriciclaggio in un settore precedentemente non regolamentato. Gli agenti immobiliari sono già soggetti al quadro normativo UE esistente e alle relative leggi nazionali di attuazione. Il cambiamento consiste in un corpus normativo direttamente applicabile e più armonizzato, che entrerà in vigore, in linea di massima, il 10 luglio 2027.

Punti chiave

• Gli agenti immobiliari hanno già responsabilità in materia di antiriciclaggio; il 2027 non è un’autorizzazione a rimandarle.

• L’AMLR introduce requisiti comuni a livello UE, mentre la vigilanza nazionale e alcune norme nazionali rimangono rilevanti.

• Essere pronti significa disporre di un sistema funzionante di valutazione dei rischi, due diligence, segnalazione, controlli e documentazione.

Cosa cambia e cosa no

Il regolamento (UE) 2024/1624 trasferisce gli obblighi fondamentali in un regolamento che si applica direttamente in tutti gli Stati membri dell’UE. Le agenzie dovrebbero quindi confrontare le proprie disposizioni esistenti con i nuovi requisiti, anziché dare per scontato che si parta da zero. Un’azienda con procedure consolidate dispone di una base su cui costruire. Un’azienda che si affida principalmente alle copie dei passaporti ha un compito più arduo.

La questione pratica è se il processo funzioni dall’inizio alla fine. Il personale è in grado di individuare un problema, ottenere le informazioni appropriate, rivolgersi al decisore competente e registrare l’esito? Una politica che descriva tali passaggi è utile solo se l’agenzia la segue effettivamente.

Quali attività immobiliari sono contemplate?

L’AMLR si applica agli agenti immobiliari e ad altri professionisti del settore nella misura in cui agiscono come intermediari nelle transazioni immobiliari. Si applica inoltre all’intermediazione locativa qualora l’affitto mensile sia pari ad almeno 10.000 euro o al suo equivalente. Tale soglia di affitto non deve essere confusa con un’esenzione per le vendite immobiliari.

Partite dalle attività che la vostra azienda svolge effettivamente: vendite residenziali, transazioni commerciali, locazioni rilevanti, rappresentanza dell’acquirente e attività svolte tramite filiali o agenti. Non date per scontato che ogni attività legata al settore immobiliare riceva lo stesso trattamento, né che la qualifica professionale determini la risposta. Identificate gli obblighi applicabili e l’autorità di vigilanza competente in ciascuna giurisdizione in cui operate. ^[1]

Si tratta di un quadro normativo dell’UE, non di una norma che si applica automaticamente a tutti i paesi europei. All’interno dell’UE, occorre comunque prestare attenzione ai canali di segnalazione nazionali, alle istruzioni delle autorità di vigilanza e alle norme aggiuntive consentite dalla legislazione. Un regolamento comune non elimina la necessità di comprendere il contesto operativo locale.

Cinque elementi fondamentali, un unico processo integrato

In primo luogo, valutate i rischi della vostra attività. La valutazione dovrebbe tenere conto dei vostri clienti, dei servizi offerti, delle sedi operative e dei metodi di lavoro, compresa l’esposizione al riciclaggio di denaro, al finanziamento del terrorismo e alla mancata applicazione o all’elusione delle sanzioni finanziarie mirate. In secondo luogo, stabilite politiche interne, figure responsabili, formazione e controlli, comprese verifiche indipendenti.

In terzo luogo, organizzate l’adeguata verifica della clientela e la valutazione delle transazioni: identità, titolarità effettiva, screening pertinenti, finalità della transazione e verifiche sulla provenienza dei fondi proporzionate al rischio. In quarto luogo, definite in che modo le segnalazioni di sospetto raggiungano il soggetto responsabile della valutazione e della segnalazione dei sospetti all’Unità di Informazione Finanziaria. In quinto luogo, conservate le informazioni di supporto e le decisioni in modo che siano accessibili per tutto il periodo di conservazione previsto.

Non si tratta di cinque aspetti scollegati tra loro. Un rischio individuato nella valutazione dell’attività dovrebbe influenzare le domande poste dal personale. Una risposta inspiegabile dovrebbe innescare la verifica appropriata. La verifica dovrebbe lasciare traccia di ciò che è stato preso in considerazione e del motivo per cui l’agenzia ha agito in quel modo.

Iniziate dai vostri fascicoli esistenti

Scegliete un piccolo campione di transazioni completate e in corso. Confrontate i fascicoli con le vostre procedure scritte. Identificate le prove mancanti, le responsabilità poco chiare e le fasi che avvengono troppo tardi. Assegnate un responsabile a ciascuna lacuna e testate il processo rivisto su nuovi incarichi.

Un’agenzia più piccola può organizzare la conformità in modo proporzionato; non ha bisogno di imitare una banca. Ma proporzionalità significa adattare il sistema all’attività e ai suoi rischi, non considerare i requisiti come facoltativi.

Torniamo all’ipotetica ispezione: l’obiettivo non è accumulare una montagna di documenti, bensì fornire una chiara spiegazione di come la vostra agenzia gestisce i propri rischi. Iniziate a costruire questa spiegazione fin da ora, finché c’è tempo per migliorare il processo.

La prossima settimana, Parte 2: forse non gestite il denaro, ma contribuite a definire la transazione. A cosa dovrebbe prestare attenzione un’agenzia immobiliare?