AMLR: νέοι κανόνες το 2027, ευθύνες σήμερα
Φανταστείτε μια Τρίτη το φθινόπωρο του 2027. Η εθνική εποπτική αρχή σας ζητά την αξιολόγηση κινδύνου της εταιρείας σας, τις εσωτερικές διαδικασίες καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML) καθώς και τα αρχεία που αποδεικνύουν τον τρόπο με τον οποίο ελέγξατε τα μέρη των δέκα τελευταίων συναλλαγών ακινήτων σας. Θα μπορούσε η ομάδα σας να ανακτήσει τις πληροφορίες και να εξηγήσει τις αποφάσεις, χωρίς να χρειαστεί να ψάξει στα ατομικά εισερχόμενα;
Για τις επιχειρήσεις του κλάδου των ακινήτων, ο κανονισμός της ΕΕ για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες δεν σημαίνει την εισαγωγή υποχρεώσεων AML σε έναν τομέα που προηγουμένως δεν υπόκειτο σε ρύθμιση. Οι μεσίτες ακινήτων καλύπτονται ήδη από το υφιστάμενο πλαίσιο της ΕΕ και τους εθνικούς νόμους εφαρμογής του. Η αλλαγή συνίσταται σε ένα άμεσα εφαρμοστέο, πιο εναρμονισμένο κανονιστικό πλαίσιο, το οποίο θα ισχύει γενικά από τις 10 Ιουλίου 2027.
Βασικά σημεία
Οι κτηματομεσίτες έχουν ήδη υποχρεώσεις κατά του ξεπλύματος χρήματος· το 2027 δεν αποτελεί άδεια για την αναβολή τους.
Ο κανονισμός AMLR θεσπίζει κοινές απαιτήσεις της ΕΕ, ενώ η εθνική εποπτεία και ορισμένοι εθνικοί κανόνες εξακολουθούν να ισχύουν.
Η ετοιμότητα σημαίνει ένα λειτουργικό σύστημα αξιολόγησης κινδύνων, δέουσας επιμέλειας, υποβολής εκθέσεων, ελέγχων και τεκμηρίωσης.
Τι αλλάζει και τι παραμένει ως έχει
Ο κανονισμός (ΕΕ) 2024/1624 μεταφέρει τις βασικές υποχρεώσεις σε έναν κανονισμό που εφαρμόζεται άμεσα σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ. Ως εκ τούτου, τα μεσιτικά γραφεία θα πρέπει να συγκρίνουν τις υφιστάμενες ρυθμίσεις τους με τις νέες απαιτήσεις, αντί να υποθέτουν ότι όλα ξεκινούν από το μηδέν. Μια επιχείρηση με καθιερωμένες διαδικασίες διαθέτει μια βάση πάνω στην οποία μπορεί να οικοδομήσει. Μια επιχείρηση που βασίζεται κυρίως σε αντίγραφα διαβατηρίων έχει να επιτελέσει ένα ευρύτερο έργο.
Το πρακτικό ερώτημα είναι αν η διαδικασία λειτουργεί από την αρχή μέχρι το τέλος. Μπορεί το προσωπικό να αναγνωρίσει ένα πρόβλημα, να συγκεντρώσει τις κατάλληλες πληροφορίες, να επικοινωνήσει με τον αρμόδιο υπεύθυνο λήψης αποφάσεων και να καταγράψει το αποτέλεσμα; Μια πολιτική που περιγράφει αυτά τα βήματα είναι χρήσιμη μόνο όταν η εταιρεία την ακολουθεί στην πράξη.
Ποιες δραστηριότητες στον τομέα των ακινήτων καλύπτονται;
Ο κανονισμός AMLR καλύπτει τους κτηματομεσίτες και άλλους επαγγελματίες του κλάδου των ακινήτων, στο βαθμό που ενεργούν ως μεσάζοντες σε συναλλαγές ακινήτων. Καλύπτει επίσης τη μεσιτεία μισθώσεων, όταν το μηνιαίο μίσθωμα ανέρχεται σε τουλάχιστον 10.000 ευρώ ή το αντίστοιχο ποσό. Το εν λόγω όριο μισθώματος δεν πρέπει να εκληφθεί ως εξαίρεση για τις πωλήσεις ακινήτων.
Ξεκινήστε από τις δραστηριότητες που ασκεί πράγματι η επιχείρησή σας: πωλήσεις κατοικιών, εμπορικές συναλλαγές, σχετικές μισθώσεις, εκπροσώπηση αγοραστών και δραστηριότητες μέσω υποκαταστημάτων ή αντιπροσώπων. Μην υποθέτετε ότι κάθε δραστηριότητα που σχετίζεται με ακίνητα αντιμετωπίζεται με τον ίδιο τρόπο, ή ότι ο τίτλος της θέσης εργασίας καθορίζει την απάντηση. Προσδιορίστε τις ισχύουσες υποχρεώσεις και την αρμόδια εποπτική αρχή σε κάθε δικαιοδοσία όπου δραστηριοποιείστε. [1]
Πρόκειται για ένα πλαίσιο της ΕΕ, όχι για έναν κανόνα που εφαρμόζεται αυτόματα σε κάθε χώρα της Ευρώπης. Εντός της ΕΕ, τα εθνικά κανάλια αναφοράς, οι εποπτικές οδηγίες και οι πρόσθετοι κανόνες που επιτρέπονται από τη νομοθεσία εξακολουθούν να απαιτούν προσοχή. Ένα κοινό σύνολο κανόνων δεν εξαλείφει την ανάγκη κατανόησης του τοπικού επιχειρησιακού περιβάλλοντος.
Πέντε δομικά στοιχεία, μία συνδεδεμένη διαδικασία
Πρώτον, αξιολογήστε τους δικούς σας επιχειρηματικούς κινδύνους. Η αξιολόγηση πρέπει να αντανακλά τους πελάτες, τις υπηρεσίες, τις τοποθεσίες και τις μεθόδους εργασίας σας, συμπεριλαμβανομένης της έκθεσης σε ξέπλυμα χρήματος, χρηματοδότηση της τρομοκρατίας και τη μη εφαρμογή ή την παράκαμψη στοχευμένων χρηματοοικονομικών κυρώσεων. Δεύτερον, θεσπίστε εσωτερικές πολιτικές, ορίστε υπεύθυνους, οργανώστε εκπαίδευση και ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων ανεξάρτητων δοκιμών.
Τρίτον, οργανώστε τη δέουσα επιμέλεια πελατών και την αξιολόγηση των συναλλαγών: ταυτότητα, πραγματικός δικαιούχος, σχετικός έλεγχος, σκοπός της συναλλαγής και έρευνες σχετικά με τη χρηματοδότηση, ανάλογα με τον κίνδυνο. Τέταρτον, καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο οι ανησυχίες φτάνουν στον υπεύθυνο για την αξιολόγηση και την αναφορά υποψιών στη Μονάδα Χρηματοοικονομικών Πληροφοριών. Πέμπτον, διατηρήστε τις δικαιολογητικές πληροφορίες και τις αποφάσεις προσβάσιμες καθ’ όλη τη διάρκεια της ισχύουσας περιόδου διατήρησης.
Δεν πρόκειται για πέντε άσχετους μεταξύ τους φακέλους. Ένας κίνδυνος που εντοπίζεται κατά την αξιολόγηση της επιχείρησης θα πρέπει να επηρεάζει τις ερωτήσεις που θέτει το προσωπικό. Μια ανεξήγητη απάντηση θα πρέπει να ενεργοποιεί την κατάλληλη επανεξέταση. Η επανεξέταση θα πρέπει να αφήνει αποδεικτικά στοιχεία για το τι εξετάστηκε και γιατί ο οργανισμός ενήργησε όπως ενήργησε.
Ξεκινήστε με τα υπάρχοντα αρχεία σας
Επιλέξτε ένα μικρό δείγμα ολοκληρωμένων και εν εξελίξει συναλλαγών. Συγκρίνετε τους φακέλους με τις γραπτές διαδικασίες σας. Εντοπίστε τα στοιχεία που λείπουν, τις ασαφείς αρμοδιότητες και τα βήματα που πραγματοποιούνται πολύ αργά. Ορίστε έναν υπεύθυνο για κάθε κενό και δοκιμάστε την αναθεωρημένη διαδικασία σε νέες εργασίες.
Ένας μικρότερος οργανισμός μπορεί να οργανώσει τη συμμόρφωση αναλογικά· δεν χρειάζεται να μιμηθεί μια τράπεζα. Ωστόσο, η αναλογικότητα σημαίνει την προσαρμογή του συστήματος στην επιχείρηση και στους κινδύνους της, και όχι την αντιμετώπιση των απαιτήσεων ως προαιρετικών.
Επιστρέφοντας στην υποθετική επιθεώρηση: ο στόχος δεν είναι ένας μεγαλύτερος σωρός εγγράφων. Είναι μια σαφής εξήγηση του τρόπου με τον οποίο το μεσιτικό γραφείο σας διαχειρίζεται τους κινδύνους του. Ξεκινήστε να διαμορφώνετε αυτή την εξήγηση τώρα, όσο υπάρχει χρόνος για να βελτιώσετε τη διαδικασία.
Την επόμενη εβδομάδα, Μέρος 2: Μπορεί να μην χειρίζεστε τα χρήματα, αλλά συμβάλλετε στη διαμόρφωση της συναλλαγής. Τι πρέπει να προσέχει ένα μεσιτικό γραφείο;