AMLR: nieuwe regels in 2027, verantwoordelijkheden vandaag
Stel u een dinsdag in de herfst van 2027 voor. Uw nationale toezichthouder vraagt om de risicobeoordeling van je makelaarskantoor, de interne AML-procedures en de documentatie waaruit blijkt hoe u de partijen bij uw laatste tien vastgoedtransacties hebt gecontroleerd. Zou uw team deze informatie kunnen opvragen en de genomen beslissingen kunnen toelichten, zonder de individuele inboxen te hoeven doorzoeken?
Voor vastgoedbedrijven betekent de EU-verordening inzake de bestrijding van witwassen niet dat er voor het eerst AML-verplichtingen gelden in een voorheen ongereguleerde sector. Makelaars vallen al onder het bestaande EU-kader en de nationale uitvoeringswetgeving daarvan. De verandering bestaat uit een rechtstreeks toepasselijk, meer geharmoniseerd regelwerk, dat in het algemeen van toepassing is vanaf 10 juli 2027.
Belangrijkste punten
Makelaars hebben al AML-verplichtingen; 2027 is geen vrijbrief om deze uit te stellen.
De AMLR introduceert gemeenschappelijke EU-vereisten, terwijl nationaal toezicht en bepaalde nationale regels van kracht blijven.
Voorbereid zijn betekent beschikken over een werkend systeem van risicobeoordeling, zorgvuldigheidsonderzoek, rapportage, controles en bewijsvoering.
Wat verandert, en wat niet
Verordening (EU) 2024/1624 brengt de kernverplichtingen onder in een verordening die rechtstreeks van toepassing is in alle EU-lidstaten. Makelaarskantoren moeten daarom hun bestaande regelingen vergelijken met de nieuwe vereisten, in plaats van ervan uit te gaan dat alles vanaf nul begint. Een bedrijf met gevestigde procedures heeft een basis om op voort te bouwen. Een bedrijf dat voornamelijk vertrouwt op kopieën van paspoorten, staat voor een grotere uitdaging.
De praktische vraag is of het proces van begin tot eind werkt. Kunnen medewerkers een probleem herkennen, de juiste informatie verkrijgen, de juiste beslisser bereiken en de uitkomst vastleggen? Een beleid dat deze stappen beschrijft, is alleen nuttig als het bureau zich er daadwerkelijk aan houdt.
Welke vastgoedactiviteiten vallen hieronder?
AMLR is van toepassing op makelaars en andere vastgoedprofessionals voor zover zij optreden als tussenpersonen bij vastgoedtransacties. Het is ook van toepassing op bemiddeling bij verhuur waarbij de maandelijkse huur ten minste 10.000 euro of het equivalent daarvan bedraagt. Die huurdrempel mag niet worden verward met een vrijstelling voor de verkoop van onroerend goed.
Begin met de activiteiten die uw bedrijf daadwerkelijk uitvoert: verkoop van woningen, commerciële transacties, relevante verhuur, vertegenwoordiging van kopers en werkzaamheden via vestigingen of agenten. Ga er niet vanuit dat elke vastgoedgerelateerde activiteit op dezelfde manier wordt behandeld, of dat een functietitel bepalend is voor het antwoord. Breng de toepasselijke verplichtingen en de bevoegde toezichthouder in kaart voor elk rechtsgebied waarin u actief bent. [1]
Dit is een EU-kader, geen regel die automatisch van toepassing is op elk land in Europa. Binnen de EU moet nog steeds aandacht worden besteed aan nationale meldingskanalen, toezichtsinstructies en aanvullende regels die door de wetgeving zijn toegestaan. Een gemeenschappelijk regelwerk neemt niet de noodzaak weg om de lokale bedrijfsomgeving te begrijpen.
Vijf bouwstenen, één samenhangend proces
Beoordeel allereerst uw eigen bedrijfsrisico’s. De beoordeling moet recht doen aan uw klanten, diensten, vestigingen en werkwijzen, inclusief de blootstelling aan witwassen, terrorismefinanciering en het niet naleven of ontduiken van gerichte financiële sancties.
Ten tweede: stel intern beleid vast, wijs verantwoordelijken aan, zorg voor opleidingen en controles, inclusief onafhankelijke toetsingen.
Ten derde: organiseer klantonderzoek en transactiebeoordeling: identiteit, uiteindelijk begunstigde, relevante screening, het doel van de transactie en vragen over de herkomst van middelen die in verhouding staan tot het risico.
Ten vierde: bepaal hoe signalen terechtkomen bij de persoon die verantwoordelijk is voor het beoordelen en melden van vermoedens aan de Financiële Inlichtingeneenheid.
Ten vijfde: zorg ervoor dat de ondersteunende informatie en beslissingen gedurende de gehele toepasselijke bewaartermijn toegankelijk blijven.
Dit zijn geen vijf losstaande dossiers. Een risico dat in de bedrijfsbeoordeling wordt geïdentificeerd, moet van invloed zijn op de vragen die medewerkers stellen. Een onverklaarbaar antwoord moet aanleiding geven tot een passend onderzoek. Het onderzoek moet bewijs achterlaten van wat er is overwogen en waarom de instelling heeft gehandeld zoals zij heeft gedaan.
Begin met uw bestaande dossiers
Kies een kleine steekproef van afgeronde en lopende transacties. Vergelijk de dossiers met uw schriftelijke procedures. Breng ontbrekend bewijsmateriaal, onduidelijke verantwoordelijkheden en stappen die te laat plaatsvinden in kaart. Wijs aan elke tekortkoming een verantwoordelijke toe en test het aangepaste proces op nieuwe werkzaamheden.
Een kleinere instantie kan de naleving op evenredige wijze organiseren; zij hoeft een bank niet na te bootsen. Maar evenredigheid betekent dat het systeem moet worden afgestemd op de organisatie en haar risico’s, en niet dat de vereisten als optioneel worden beschouwd.
Terug naar de hypothetische inspectie: het doel is niet een grotere stapel documenten. Het is een duidelijke uitleg van hoe uw makelaarskantoor zijn risico’s beheert. Begin nu al met het opbouwen van die uitleg, nu er nog tijd is om het proces te verbeteren.
Volgende week, deel 2: U gaat misschien niet met het geld om, maar u helpt wel de transactie vorm te geven. Waar moet een makelaarskantoor op letten?