Przesłanie skanu paszportu nie oznacza zakończenia procesu weryfikacji klienta

AMLR w branży nieruchomości — część 3 z 5

W niedzielę wieczorem potencjalny nabywca kontaktuje się z Państwa agencją przez Internet.

Przesyła zdjęcie paszportu, wyjaśnia, że nieruchomość kupi firma, i prosi o wpłacenie kaucji rezerwacyjnej w środę.

Nigdy nie spotkałeś się z tym nabywcą. Sprzedający chce działać szybko.

Kogo należy sprawdzić i kiedy?

W tym miejscu spotykają się nowoczesne procesy na rynku nieruchomości z obowiązkami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).

Dla agencji nieruchomości otrzymanie kopii dokumentu tożsamości to dopiero początek. Proces ten musi również ustalić, kim naprawdę jest dana osoba, czy działa we własnym imieniu, czy w imieniu firmy, kto ostatecznie jest właścicielem lub sprawuje kontrolę nad tą firmą, czy odpowiednia weryfikacja budzi jakiekolwiek obawy oraz czy agencja dysponuje wystarczającymi informacjami, aby kontynuować transakcję.

Zgodnie z przepisami AMLR (Anti-Money Laundering Regulations) należyta staranność wobec klientów w transakcjach dotyczących nieruchomości dotyczy obu stron transakcji, a nie tylko osoby płacącej prowizję agencji.

Trzy kwestie, o których należy pamiętać

• Opracuj proces z uwzględnieniem obu stron transakcji.

• Określ jasne punkty kontrolne weryfikacji przed przekazaniem środków lub przeniesieniem własności nieruchomości.

• Technologia może wspomagać identyfikację i weryfikację, ale to agencja pozostaje odpowiedzialna za ocenę i podejmowanie decyzji.

Zebranie informacji dotyczących tożsamości to nie to samo, co weryfikacja tożsamości

Zdjęcie w paszporcie informuje o tym, za kogo dana osoba się podaje.

Nie oznacza to automatycznie, że dokument jest autentyczny, że należy do osoby, która go używa, ani że osoba ta jest upoważniona do działania w ramach transakcji.

W przypadku osób fizycznych proces musi zatem rozróżniać między gromadzeniem informacji dotyczących tożsamości a ich weryfikacją.

W przypadku gdy ktoś działa w imieniu innej osoby lub firmy, proces musi również uwzględniać jego uprawnienia do tego.

A gdy nabywcą jest firma, nie wystarczy ograniczyć się do osoby podpisującej formularz rezerwacji.

Agencja musi zidentyfikować podmiot prawny i zbadać, kim są faktyczni właściciele stojący za nim.

Jest to szczególnie ważne w przypadku nieruchomości, gdzie osoba uczestnicząca w oglądaniu, negocjująca cenę, podpisująca dokumenty, a ostatecznie finansująca lub będąca właścicielem nieruchomości, nie zawsze musi być tą samą osobą.

Celem nie jest niepotrzebne komplikowanie każdej transakcji.

Chodzi o ustalenie, czy zaangażowane osoby i podmioty są tymi, za których się podają — oraz o to, byś rozumiał, kto ostatecznie stoi za transakcją.

Właściciel faktyczny: spójrz poza osobę podpisującą

Wyobraź sobie, że nabywca mówi:

„Nieruchomość zostanie zakupiona przez naszą firmę”.

Kolejne pytanie nie dotyczy tylko tego, czy firma istnieje.

Kto jest jej właścicielem lub kto sprawuje nad nią kontrolę?

Zgodnie z AMLR faktyczne właścicielstwo korporacyjne obejmuje osoby fizyczne, które posiadają co najmniej 25% udziałów w podmiocie lub sprawują nad nim kontrolę w inny sposób.

Oznacza to, że proces ten musi wykraczać poza samą nazwę firmy i pozwalać na identyfikację odpowiednich osób fizycznych stojących za nią.

Sama złożoność nie oznacza, że coś jest nie tak.

Legalna firma może mieć kilku udziałowców, spółki holdingowe lub transgraniczne struktury własnościowe.

Złożoność nie powinna jednak stać się pretekstem do przedwczesnego zakończenia oceny.

Agencja potrzebuje wystarczających informacji, aby zrozumieć, kto ostatecznie jest właścicielem lub sprawuje kontrolę nad klientem, oraz aby w razie potrzeby wyjaśnić luki lub niespójności.

W transakcjach dotyczących nieruchomości liczy się czas

Rynek nieruchomości ma swój własny rytm działania.

Potencjalny nabywca może najpierw przeglądać oferty, następnie poprosić o obejrzenie nieruchomości, złożyć ofertę, negocjować warunki i ostatecznie doprowadzić do przyjęcia oferty.

Nie wszystkie z tych etapów wiążą się z taką samą sytuacją w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

AMLR wprowadza konkretną zasadę dotyczącą terminów dla agentów nieruchomości: weryfikacja tożsamości odbywa się po zaakceptowaniu oferty przez sprzedającego lub wynajmującego, a we wszystkich przypadkach przed przekazaniem środków lub nieruchomości. Do czasu wejścia w życie AMLR agencje muszą nadal przestrzegać obowiązujących obecnie w ich kraju wymogów.

Ten harmonogram należy przełożyć na rzeczywisty proces sprzedaży.

Wracając do naszego nabywcy z niedzielnego wieczoru: proponowana wpłata rezerwacyjna w środę nie powinna pomijać odpowiedniego etapu weryfikacji tylko dlatego, że do ostatecznego sfinalizowania transakcji mogą pozostać jeszcze tygodnie.

Jednocześnie osoba, która tylko tak sobie przegląda oferty nieruchomości, niekoniecznie znajduje się na tym samym etapie co nabywca, którego oferta została przyjęta.

Wyzwaniem jest zdefiniowanie punktu kontrolnego na tyle jasno, aby pracownicy wiedzieli, kiedy proces musi zostać zakończony.

Jeśli zasada istnieje tylko w podręczniku AML, ale nikt nie wie, gdzie wpisuje się ona w przebieg sprzedaży, nie jest to jeszcze proces operacyjny.

Identyfikacja online zmienia metodę – nie odpowiedzialność

Transakcje na rynku nieruchomości coraz częściej rozpoczynają się zdalnie.

Klienci mogą złożyć zapytanie za pośrednictwem strony internetowej, przesłać dokumenty pocztą elektroniczną, dołączyć do wideokonferencji i złożyć ofertę, nie wchodząc nawet do biura agencji.

AMLR uznaje identyfikację elektroniczną i wiarygodne niezależne źródła za możliwe elementy procesu weryfikacji, w tym kwalifikowaną identyfikację elektroniczną i usługi zaufania.

Technologia staje się zatem niezwykle przydatna.

Może ona pomóc w weryfikacji tożsamości, sprawdzaniu nazwisk i porządkowaniu dokumentacji w sposób znacznie bardziej spójny niż nieformalny proces oparty na wiadomościach e-mail.

Jednak obecność technologii nie zwalnia agencji z odpowiedzialności.

Zielony wynik na ekranie nie odpowiada automatycznie na wszystkie pytania dotyczące klienta.

Twoja agencja nadal potrzebuje procesu pozwalającego ustalić, co oznacza ten wynik.

Weryfikacja jest przydatna tylko wtedy, gdy wiesz, co będzie dalej

Weryfikacja tożsamości stanowi jeden z elementów należytej staranności wobec klienta.

Odpowiednia weryfikacja może rodzić kolejne pytania.

Co się stanie, jeśli dana osoba może być osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne?

Co się stanie, jeśli wynik weryfikacji pod kątem sankcji wskaże potencjalne dopasowanie?

Co się stanie, jeśli struktura spółki pozwoli zidentyfikować rzeczywistego właściciela, o którym nie wspomniano podczas pierwszego kontaktu?

Solidny proces nie może kończyć się stwierdzeniem:

„System wykrył dopasowanie”.

Ktoś musi ocenić ten wynik.

Czy to rzeczywiście ta sama osoba, czy po prostu ktoś o podobnym nazwisku?

Czy dodatkowe informacje rozstrzygają tę wątpliwość?

Czy sprawa wymaga dalszej analizy lub eskalacji?

Kto podejmuje tę decyzję?

I gdzie zapisywane jest uzasadnienie?

To rozróżnienie jest ważne, ponieważ technologia weryfikacyjna dostarcza informacji; agencja musi je jednak zinterpretować i podjąć odpowiednie działania.

Istotne są obie strony transakcji dotyczącej nieruchomości

Jedną z praktycznych zmian, na które agencje powinny się przygotować, jest upewnienie się, że proces przeciwdziałania praniu pieniędzy nie jest zaprojektowany wyłącznie wokół osoby, która płaci prowizję lub wydaje się być bezpośrednim klientem agencji.

W transakcji mogą brać udział:

• indywidualnego sprzedającego,

• indywidualnego nabywcę,

• nabywcę będącego osobą prawną,

• przedstawicieli działających z upoważnienia,

• właścicieli faktycznych stojących za podmiotami prawnymi,

• oraz inne osoby istotne dla struktury transakcji.

Podejście AMLR do rynku nieruchomości oznacza, że due diligence musi uwzględniać obie strony transakcji.

Ma to praktyczne konsekwencje dla procesów CRM, gromadzenia dokumentów, weryfikacji oraz dokumentacji transakcji.

Jeśli Państwa obecny proces zakłada tworzenie dokumentacji AML tylko dla jednej strony, nadszedł czas, aby sprawdzić, jak będzie to funkcjonować w nowych ramach regulacyjnych.

Spraw, by proces był powtarzalny

Wróćmy do zapytania z niedzielnego wieczoru.

Solidny proces powinien umożliwić Twojemu zespołowi udzielenie odpowiedzi na pytania:

Kim jest nabywca?

Czy tożsamość została prawidłowo zweryfikowana?

Kto stoi za tą firmą?

Czy ustalono odpowiednich właścicieli faktycznych?

Kto występuje w imieniu nabywcy?

Jeśli ktoś reprezentuje nabywcę, czy sprawdzono jego uprawnienia?

Jakie wyniki dała weryfikacja?

Czy ewentualne wyniki dotyczące osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) lub sankcji zostały poddane ocenie, a nie tylko zapisane?

Kiedy należy zakończyć kontrole?

Czy punkt weryfikacyjny jest wbudowany w proces transakcji?

Kto podejmuje decyzję, gdy coś się nie zgadza?

I na koniec:

Czy można później wykazać, co zostało sprawdzone, co wykryto i dlaczego agencja podjęła określone działania?

Celem nie jest spowalnianie każdej transakcji.

Chodzi o to, aby szybkość nie zastąpiła kontroli.

Od rozproszonych kontroli do jednego, spójnego procesu

Dla wielu agencji największym wyzwaniem nie jest przeprowadzenie weryfikacji tożsamości.

Największym wyzwaniem jest połączenie wszystkich informacji.

Paszport jest przechowywany w jednym miejscu.

Dokumenty firmowe znajdują się gdzie indziej.

Wynik weryfikacji znajduje się w innym systemie.

Jeden z pracowników wie, kim jest właściciel rzeczywisty.

Agent sprzedaży pamięta, dlaczego zmienił się nabywca.

To może działać, dopóki ktoś nie będzie musiał odtworzyć dokumentacji.

Gotowość do spełnienia wymogów AMLR oznacza stworzenie procesu, w którym te elementy tworzą jeden zrozumiały zapis transakcji.

Tożsamość. Właściciel rzeczywisty. Weryfikacja. Ocena ryzyka. Decyzja. Dowody.

Właśnie w tym zakresie platforma zapewniająca zgodność z przepisami, dostosowana do specyfiki rynku nieruchomości, taka jak Immosurance, może przekształcić poszczególne kontrole w spójny przepływ pracy.

Technologia powinna ułatwić śledzenie procesu i udokumentowanie go – a nie zastępować profesjonalną ocenę, która za nim stoi.

Zanim nadejdzie środa

Kupujący online z naszego przykładu chce dokonać wpłaty rezerwacyjnej już za kilka dni.

Właśnie dlatego proces ten należy zaplanować z wyprzedzeniem.

Nie wtedy, gdy sprzedający już czeka.

Nie wtedy, gdy klient pyta, dlaczego transakcja się opóźnia.

I nie wtedy, gdy pracownik musi pod presją decydować, jakich weryfikacji jeszcze brakuje.

Zdefiniuj proces już teraz.

Dowiedz się, kogo należy sprawdzić.

Dowiedz się, kiedy musi nastąpić weryfikacja.

Dowiedz się, w jaki sposób ustala się faktycznego właściciela.

Dowiedz się, co się dzieje, gdy weryfikacja przyniesie wynik.

I upewnij się, że decyzję będzie można później odtworzyć.

Przesłanie zdjęcia paszportu nie oznacza końca procesu należytej staranności wobec klienta. To dopiero początek procesu ustalania, kto naprawdę stoi za transakcją.

Zacznij budować ten proces już teraz — z Immosurance.

-----------------------------------

W następnej części — część 4

Kto ponosi odpowiedzialność, w tym w dziale sprzedaży?

W części 4 przyjrzymy się odpowiedzialności kierownictwa, rolom wewnętrznym, szkoleniom, mechanizmom kontroli oraz temu, co się dzieje, gdy część Twojej organizacji zajmującej się nieruchomościami stanowią zewnętrzni lub samozatrudnieni agenci sprzedaży.