Pases augšupielāde nav klienta uzticamības pārbaudes beigas

AMLR nekustamajam īpašumam — 3. daļa no 5

Potenciālais pircējs svētdienas vakarā sazinās ar jūsu aģentūru internetā.

Viņš augšupielādē pases attēlu, paskaidro, ka nekustamo īpašumu iegādāsies uzņēmums, un lūdz trešdien samaksāt rezervācijas depozītu.

Jūs nekad neesat satikuši šo pircēju. Pārdevējs vēlas rīkoties ātri.

Kuru personu ir jāpārbauda un kad?

Šeit saplūst mūsdienu nekustamā īpašuma darījumu procesi un AML pienākumi.

Nekustamā īpašuma aģentūrai identitātes dokumenta kopijas saņemšana ir tikai sākums. Procesā ir arī jānoskaidro, kas šī persona patiesībā ir, vai viņa rīkojas savā vārdā vai uzņēmuma vārdā, kam galu galā pieder vai kas kontrolē šo uzņēmumu, vai attiecīgā pārbaude rada bažas un vai aģentūrai ir pietiekami daudz informācijas, lai turpinātu darījumu.

Saskaņā ar AMLR nekustamā īpašuma klienta uzticamības pārbaude attiecas uz abām nekustamā īpašuma darījuma pusēm, nevis tikai uz personu, kas maksā aģentūrai komisijas maksu.

Trīs punkti, kas jāatceras

• Veidojiet savu procesu, ņemot vērā abas darījuma puses.

• Noteikt skaidrus pārbaudes punktus, pirms tiek veikti naudas līdzekļu vai nekustamā īpašuma pārvedumi.

• Tehnoloģijas var palīdzēt identifikācijā un pārbaudē, taču jūsu aģentūra joprojām ir atbildīga par novērtējumu un lēmumiem.

Identitātes informācijas vākšana nav tas pats, kas identitātes pārbaude

Pases attēls liecina par to, kādu identitāti persona norāda.

Tas automātiski nenozīmē, ka dokuments ir īsts, ka tas pieder personai, kura to izmanto, vai ka šai personai ir pilnvaras rīkoties darījumā.

Tādēļ attiecībā uz fiziskām personām jūsu procesā ir jānošķir identitātes informācijas vākšana no tās pārbaudes.

Ja kāds rīkojas citas personas vai uzņēmuma vārdā, procesā ir jāpārbauda arī šīs personas pilnvaras to darīt.

Un ja pircējs ir uzņēmums, nepietiek ar to, ka tiek pārbaudīta tikai persona, kas paraksta rezervācijas veidlapu.

Aģentūrai ir jāidentificē juridiskā persona un jāizpēta attiecīgie faktiskie īpašnieki, kas stāv aiz tās.

Tas ir īpaši svarīgi nekustamā īpašuma jomā, kur persona, kas apmeklē apskati, risina sarunas par cenu, paraksta dokumentus un galu galā finansē vai pieder īpašums, ne vienmēr var būt viena un tā pati persona.

Mērķis nav padarīt katru darījumu nevajadzīgi sarežģītu.

Mērķis ir pārliecināties, ka iesaistītās personas un organizācijas ir tieši tās, par kurām tās izliekas, un ka jūs saprotat, kas galu galā stāv aiz šī darījuma.

Faktiskais īpašnieks: skatieties tālāk par parakstītāju

Iedomājieties, ka pircējs jums saka:

„Nekustamo īpašumu iegādāsies mūsu uzņēmums.”

Nākamais jautājums nav vienkārši par to, vai uzņēmums pastāv.

Kam tas pieder vai kas to kontrolē?

Saskaņā ar AMLR uzņēmuma faktiskajiem īpašniekiem tiek uzskatītas fiziskās personas, kurām pieder 25 % vai vairāk no uzņēmuma kapitāla daļām vai kuras īsteno kontroli ar citiem līdzekļiem.

Tas nozīmē, ka procesā ir jāspēj iet tālāk par uzņēmuma nosaukumu un jāidentificē attiecīgās fiziskās personas, kas stāv aiz tā.

Sarežģītība pati par sevi nenozīmē, ka kaut kas nav kārtībā.

Likumīgam uzņēmumam var būt vairāki akcionāri, holdinga sabiedrības vai pārrobežu īpašumtiesību vienošanās.

Tomēr sarežģītība nedrīkst kļūt par iemeslu, lai pārtrauktu novērtēšanu pārāk agri.

Aģentūrai ir nepieciešama pietiekama informācija, lai saprastu, kam galu galā pieder vai kas kontrolē klientu, un vajadzības gadījumā novērstu trūkumus vai neatbilstības.

Nekustamā īpašuma darījumos laiks ir svarīgs

Nekustamajam īpašumam ir savs darbības ritms.

Potenciālais pircējs vispirms var pārlūkot sludinājumus, pēc tam pieprasīt apskati, izteikt piedāvājumu, apspriest nosacījumus un galu galā panākt pieņemamu vienošanos.

Ne visi šie posmi rada vienādu situāciju saistībā ar nelikumīgi iegūtu līdzekļu novēršanu.

AMLR ievieš īpašu laika grafika noteikumu nekustamā īpašuma aģentiem: identitātes pārbaude tiek veikta pēc tam, kad pārdevējs vai izīrētājs ir pieņēmis piedāvājumu, un visos gadījumos pirms naudas līdzekļu vai īpašuma nodošanas. Līdz brīdim, kad stāsies spēkā AMLR, aģentūrām jāturpina ievērot tām pašlaik piemērojamās valsts prasības.

Šis termiņš ir jāievēro jūsu faktiskajā pārdošanas procesā.

Atgriežoties pie mūsu svētdienas vakara pircēja: ierosinātajam rezervācijas maksājumam trešdienā nevajadzētu apiet atbilstošo pārbaudes posmu tikai tāpēc, ka līdz darījuma galīgajai noslēgšanai var būt vēl vairākas nedēļas.

Tajā pašā laikā cilvēks, kurš vienkārši pārlūko nekustamā īpašuma sludinājumus, ne vienmēr atrodas tajā pašā posmā kā pircējs, kura piedāvājums ir pieņemts.

Izaicinājums ir pietiekami skaidri definēt pārbaudes punktu, lai darbinieki zinātu, kad process ir jāpabeidz.

Ja noteikums pastāv tikai AML rokasgrāmatā, bet neviens nezina, kur tas iederas pārdošanas darba plūsmā, tas vēl nav darbības process.

Identifikācija tiešsaistē maina metodi, nevis atbildību

Nekustamā īpašuma darījumi arvien biežāk sākas attālināti.

Klienti var nosūtīt pieprasījumu caur tīmekļa vietni, nosūtīt dokumentus pa e-pastu, pievienoties videozvanam un izteikt piedāvājumu, nemaz neierodoties aģentūras birojā.

AMLR atzīst elektronisko identifikāciju un uzticamus neatkarīgus avotus par iespējamām pārbaudes procesa sastāvdaļām, tostarp atbilstošu elektronisko identifikāciju un uzticības pakalpojumus.

Tādējādi tehnoloģija kļūst ārkārtīgi noderīga.

Tā var palīdzēt pārbaudīt identitāti, pārbaudīt lietotājvārdus un organizēt ierakstus daudz konsekventāk nekā neformāls, uz e-pastu balstīts process.

Tomēr tehnoloģiju klātbūtne neatbrīvo aģentūru no atbildības.

Zaļš rezultāts ekrānā automātiski neatbild uz visiem jautājumiem par klientu.

Jūsu aģentūrai joprojām ir nepieciešams process, lai izlemtu, ko šis rezultāts nozīmē.

Pārbaude ir noderīga tikai tad, ja zināt, kas notiks tālāk

Identitātes pārbaude ir viena no klientu uzticamības pārbaudes sastāvdaļām.

Atbilstoša pārbaude var radīt citus jautājumus.

Kas notiks, ja persona varētu būt politiski ietekmējama persona?

Kas notiks, ja sankciju pārbaudes rezultāts liecina par iespējamu sakritību?

Kas notiek, ja uzņēmuma struktūrā tiek identificēts faktiskais īpašnieks, kurš sākotnējā kontaktā netika pieminēts?

Rūpīgs process nevar beigties ar:

„Sistēma atklāja saskaņu.”

Kādam ir jāizvērtē šis rezultāts.

Vai tiešām ir runa par to pašu personu vai vienkārši par kādu ar līdzīgu vārdu?

Vai papildu informācija atrisina šo jautājumu?

Vai gadījums prasa turpmāku pārskatīšanu vai eskalāciju?

Kas pieņem šo lēmumu?

Un kur tiek reģistrēts pamatojums?

Šī atšķirība ir svarīga, jo pārbaudes tehnoloģija sniedz informāciju; aģentūrai tā joprojām ir jāinterpretē un jārīkojas atbilstoši tai.

Nekustamā īpašuma darījumā ir svarīgas abas puses

Viena no praktiskajām izmaiņām, uz kurām aģentūrām vajadzētu sagatavoties, ir pārliecināšanās, ka AML darba plūsma nav veidota, balstoties vienīgi uz personu, kas maksā komisijas maksu vai šķietami ir aģentūras tiešais klients.

Darījumā var būt iesaistīti:

• privātu pārdevēju,

• privātu pircēju,

• juridisku personu kā pircēju,

• pilnvarotie pārstāvji,

• juridisko personu faktiskos īpašniekus,

• un citas personas, kas ir saistītas ar darījuma struktūru.

AMLR pieeja nekustamā īpašuma jomā nozīmē, ka pārbaudē ir jāņem vērā abas darījuma puses.

Tam ir praktiskas sekas attiecībā uz CRM darba plūsmām, dokumentu vākšanu, pārbaudi un darījumu reģistrēšanu.

Ja jūsu pašreizējā procedūra paredz AML lietas izveidi tikai vienai pusei, tagad ir laiks pārskatīt, kā tas darbosies saskaņā ar jauno regulējumu.

Padariet procesu atkārtojamu

Atgriezīsimies pie svētdienas vakara pieprasījuma.

Efektīvs process ļautu jūsu komandai atbildēt uz šādiem jautājumiem:

Kas ir pircējs?

Vai identitāte ir pienācīgi pārbaudīta?

Kas stāv aiz uzņēmuma?

Vai ir noskaidroti attiecīgie faktiskie īpašnieki?

Kas rīkojas?

Ja pircēju pārstāv kāda persona, vai ir pārbaudītas šīs personas pilnvaras?

Ko parādīja pārbaude?

Vai iespējamie PEP vai sankciju rezultāti tika novērtēti, nevis vienkārši uzglabāti?

Kad pārbaudes ir jāpabeidz?

Vai pārbaudes posms ir iekļauts darījuma norises procesā?

Kas pieņem lēmumu, ja kaut kas nesakrīt?

Un visbeidzot:

Vai vēlāk varat parādīt, kas tika pārbaudīts, kas tika atklāts un kāpēc aģentūra rīkojās tā, kā rīkojās?

Mērķis nav palēnināt katru darījumu.

Mērķis ir nodrošināt, ka ātrums neaizstāj kontroli.

No izkliedētām pārbaudēm uz vienu saskaņotu procesu

Daudzām aģentūrām lielākais izaicinājums nav identitātes pārbaudes veikšana.

Tā ir visas informācijas sasaistīšana.

Pase tiek glabāta vienā vietā.

Uzņēmuma dokumenti atrodas citur.

Pārbaudes rezultāts atrodas citā sistēmā.

Kolēģis zina, kas ir faktiskais īpašnieks.

Pārdošanas aģents atceras, kāpēc mainījās pircējs.

Tas var darboties, kamēr kādam nav jārekonstruē lieta.

AMLR gatavība nozīmē tāda procesa izveidi, kurā šie elementi veido vienu saprotamu darījuma ierakstu.

Identitāte. Faktiskais īpašnieks. Pārbaude. Riska novērtējums. Lēmums. Pierādījumi.

Tieši šeit nekustamā īpašuma nozarei paredzēta atbilstības nodrošināšanas platforma, piemēram, Immosurance, var pārvērst atsevišķas pārbaudes par savstarpēji saistītu darba plūsmu.

Tehnoloģijai jāpadara process vieglāk izsekojamu un vieglāk pierādāmu — nevis jāaizstāj profesionālais spriedums, kas tam pamatā.

Pirms pienāk trešdiena

Mūsu piemērā tiešsaistes pircējs vēlas veikt rezervācijas maksājumu jau pēc dažām dienām.

Tieši tāpēc process ir jāizstrādā jau iepriekš.

Ne tad, kad pārdevējs gaida.

Ne tad, kad klients jautā, kāpēc darījums kavējas.

Un ne tad, kad darbiniekam spiediena apstākļos jāizlemj, kādas pārbaudes vēl nav veiktas.

Noteikt procesu jau tagad.

Ziniet, kurus datus ir jāpārbauda.

Ziniet, kad pārbaude ir jāveic.

Ziniet, kā tiek noteikts faktiskais īpašnieks.

Ziniet, kas notiek, ja pārbaude dod rezultātu.

Un pārliecinieties, ka lēmumu vēlāk varēs rekonstruēt.

Pases augšupielāde nav klienta uzticamības pārbaudes beigas. Tā ir sākums, lai saprastu, kas patiesībā stāv aiz darījuma.

Sāciet veidot šo procesu jau tagad — ar Immosurance.

-----------------------------------

Nākamajā daļā — 4. daļa

Kas ir atbildīgs, tostarp pārdošanas jomā?

4. daļā mēs aplūkosim vadības atbildību, iekšējās lomas, apmācību, kontroles pasākumus un to, kas notiek, ja jūsu nekustamā īpašuma organizācijā darbojas ārējie vai pašnodarbinātie pārdošanas aģenti.