Качването на паспорт не е краят на процедурата за надлежна проверка на клиента

AMLR за недвижими имоти — Част 3 от 5

Потенциален купувач се свързва с вашата агенция онлайн в неделя вечер.

Той качва снимка на паспорта си, обяснява, че имотът ще бъде закупен от фирма, и моли да заплати депозит за резервация в сряда.

Вие никога не сте се срещали с купувача. Продавачът иска да приключи сделката бързо.

Кой трябва да бъде проверен и кога?

Тук се пресичат съвременните процеси в сферата на недвижимите имоти и задълженията по AML.

За агенция за недвижими имоти получаването на копие от документ за самоличност е само началото. Процесът трябва също така да установи коя е всъщност тази личност, дали действа от свое име или от името на компания, кой в крайна сметка притежава или контролира тази компания, дали съответната проверка поражда опасения и дали агенцията разполага с достатъчно информация, за да продължи.

Съгласно AMLR, надлежната проверка на клиентите при сделки с недвижими имоти засяга и двете страни по сделката, а не само лицето, което плаща комисионната на агенцията.

Три неща, които трябва да запомните

• Изградете процеса си, като вземете предвид и двете страни по сделката.

• Определете ясни контролни точки за проверка, преди да се прехвърлят средства или имот.

• Технологиите могат да подпомогнат идентифицирането и проверката, но вашата агенция остава отговорна за оценката и решенията си.

Събирането на информация за самоличността не е същото като проверката на самоличността

Снимката в паспорта ви показва каква самоличност твърди, че има дадено лице.

Това не доказва автоматично, че документът е автентичен, че принадлежи на лицето, което го използва, или че лицето има правомощия да действа в рамките на транзакцията.

Поради това при физически лица вашата процедура трябва да прави разграничение между събирането на информация за самоличността и нейната проверка.

Когато някой действа от името на друго лице или компания, процесът трябва да провери и правомощията му за това.

А когато купувачът е компания, не е достатъчно да се спрете само до лицето, което подписва формуляра за резервация.

Агенцията трябва да идентифицира юридическото лице и да проучи съответните действителни собственици зад него.

Това е особено важно в сектора на недвижимите имоти, където лицето, което присъства на огледа, договаря цената, подписва документите и в крайна сметка финансира или притежава имота, не винаги е едно и също лице.

Целта не е да се усложнява ненужно всяка сделка.

Целта е да се установи, че участващите лица и юридическите лица са тези, за които се представят – и че вие разбирате кой в крайна сметка стои зад сделката.

Истински собственик: погледнете отвъд подписалия

Представете си, че купувачът ви казва:

„Имотът ще бъде закупен от нашата компания.“

Следващият въпрос не е просто дали компанията съществува.

Кой я притежава или контролира?

Съгласно AMLR, действителното собственичество на дружеството включва физически лица, които притежават 25% или повече от дружеството или които упражняват контрол чрез други средства.

Това означава, че процесът трябва да може да надхвърли името на компанията и да идентифицира съответните физически лица, които стоят зад нея.

Самата сложност не означава, че нещо не е наред.

Един законен бизнес може да има няколко акционера, холдингови дружества или трансгранични споразумения за собственост.

Но сложността не трябва да се превръща в извинение за преждевременно прекратяване на оценката.

Агенцията се нуждае от достатъчно информация, за да разбере кой в крайна сметка притежава или контролира клиента и да отстрани пропуските или несъответствията, където е необходимо.

Времето е от значение при сделка с недвижими имоти

Недвижимите имоти имат свой собствен ритъм на работа.

Един потенциален купувач може първо да разгледа обявите, след това да поиска оглед, да направи оферта, да договори условията и накрая да постигне одобрена оферта.

Не всички тези етапи създават една и съща ситуация по отношение на мерките срещу изпирането на пари.

AMLR въвежда специфично правило за времето за действие за агентите по недвижими имоти: проверката на самоличността се извършва след като офертата е била приета от продавача или наемодателя и във всички случаи преди прехвърлянето на средствата или имота. До влизането в сила на AMLR агенциите трябва да продължат да спазват националните изисквания, които понастоящем се прилагат за тях.

Този график трябва да бъде приложен във вашия действителен процес на продажба.

Връщайки се към нашия купувач от неделя вечер: предложеното авансово плащане в сряда не трябва да заобикаля съответния контролен пункт за проверка само защото до окончателното приключване на сделката може да остават още седмици.

В същото време човек, който небрежно разглежда обявите за имоти, не е непременно на същия етап като купувач, чиято оферта е била приета.

Предизвикателството е да се дефинира контролната точка достатъчно ясно, така че персоналът да знае кога процесът трябва да бъде завършен.

Ако правилото съществува само в наръчника за борба с изпирането на пари, но никой не знае къде се вписва в работния поток на продажбите, то все още не е оперативен процес.

Онлайн идентификацията променя метода – не и отговорността

Сделките с недвижими имоти все по-често започват дистанционно.

Клиентите могат да правят запитвания чрез уебсайт, да изпращат документи по имейл, да се включват във видеоразговор и да правят оферта, без изобщо да влизат в офиса на агенцията.

AMLR признава електронната идентификация и надеждните независими източници като възможни елементи от процеса на проверка, включително квалифицираната електронна идентификация и услугите за доверие.

По този начин технологията става изключително полезна.

Тя може да помогне за проверка на самоличността, проверка на имена и организиране на записите много по-последователно, отколкото един неформален процес, основан на електронна поща.

Но наличието на технологии не освобождава агенцията от отговорност.

Зеленият резултат на екрана не отговаря автоматично на всеки въпрос относно клиента.

Вашата агенция все още се нуждае от процес, чрез който да се прецени какво означава този резултат.

Проверката е полезна само ако знаете какво следва след това

Проверката на самоличността е една от съставните части на надлежната проверка на клиента.

Подходящата проверка може да повдигне и други въпроси.

Какво става, ако лицето е политически експонирано?

Какво става, ако резултатът от проверката за санкции покаже възможно съвпадение?

Какво става, ако структурата на дружеството идентифицира действителен собственик, който никога не е бил споменаван по време на първоначалния контакт?

Един надежден процес не може да приключи с:

„Системата отчете съвпадение.“

Някой трябва да оцени резултата.

Действително ли става дума за същото лице или просто за някой с подобно име?

Допълнителната информация разрешава ли проблема?

Случаят изисква ли по-нататъшно разглеждане или ескалация?

Кой взема това решение?

И къде се записва обосновката?

Това разграничение е важно, защото технологията за проверка предоставя информация; агенцията все пак трябва да я интерпретира и да предприеме съответните действия.

И двете страни по сделката с недвижими имоти са от значение

Една практическа промяна, за която агенциите трябва да се подготвят, е да се уверят, че работният процес по AML не е проектиран единствено около лицето, което плаща комисионната или изглежда като пряк клиент на агенцията.

Сделката може да включва:

• индивидуален продавач,

• физическо лице – купувач,

• корпоративен купувач,

• представители, действащи по пълномощие,

• действителни собственици, стоящи зад юридическите лица,

• и други лица, свързани със структурата на сделката.

Подходът на AMLR към сектора на недвижимите имоти означава, че при извършването на надлежна проверка трябва да се вземат предвид и двете страни по сделката.

Това има практически последствия за работните процеси в CRM, събирането на документи, проверката и записите за транзакциите.

Ако настоящият ви процес създава досие за борба с изпирането на пари само за едната страна, сега е моментът да преразгледате как това ще функционира в новата рамка.

Направете процеса повтаряем

Върнете се към запитването от неделя вечер.

Един ефективен процес трябва да позволи на вашия екип да отговори на следните въпроси:

Кой е купувачът?

Идентичността му е ли надлежно проверена?

Кой стои зад компанията?

Установени ли са съответните действителни собственици?

Кой действа?

Ако някой представлява купувача, проверени ли са пълномощията му?

Какво показа проверката?

Бяха ли оценени евентуалните резултати за лица, заемащи публични длъжности (PEP), или за санкции, а не просто съхранени?

Кога трябва да бъдат завършени проверките?

Вграден ли е контролен пункт за проверка в работния процес на транзакцията?

Кой взема решението, когато нещо не се връзва?

И накрая:

Можете ли по-късно да покажете какво е било проверено, какво е било установено и защо агенцията е предприела действие?

Целта не е да се забави всяка транзакция.

Целта е да се гарантира, че бързината не замества контрола.

От разпръснати проверки към единен, свързан процес

За много агенции най-голямото предизвикателство не е да извършат проверка на самоличността.

А в свързването на цялата информация.

Паспортът се съхранява на едно място.

Документите на компанията са на друго място.

Резултатът от проверката се намира в друга система.

Някой колега знае кой е действителният собственик.

Търговският представител си спомня защо купувачът се е променил.

Това може да работи, докато на някого не се наложи да възстанови досието.

Готовността за AMLR означава създаване на процес, при който тези елементи формират един разбираем запис на транзакцията.

Идентичност. Истински собственик. Проверка. Оценка на риска. Решение. Доказателства.

Ето тук една специфична за сектора на недвижимите имоти платформа за съответствие като Immosurance може да превърне отделните проверки в свързан работен поток.

Технологията трябва да улесни проследяването на процеса и доказването му – а не да замести професионалната преценка, която стои зад него.

Преди да настъпи сряда

Онлайн купувачът в нашия пример иска да направи авансово плащане за резервация само след няколко дни.

Именно затова процесът трябва да бъде планиран предварително.

Не когато продавачът чака.

Не когато клиентът пита защо транзакцията се забавя.

И не когато служител трябва да реши, под натиск, какви проверки все още липсват.

Определете процеса сега.

Знайте кой трябва да бъде проверен.

Знайте кога трябва да се извърши проверката.

Знайте как се установява действителният собственик.

Знайте какво се случва, когато проверката даде резултат.

И се уверете, че решението може да бъде възстановено впоследствие.

Качването на паспорт не е краят на процедурата за надлежна проверка на клиента. Това е началото на процеса на разбиране кой всъщност стои зад транзакцията.

Започнете да изграждате този процес още сега – с Immosurance.

-----------------------------------

Следва — Част 4

Кой носи отговорност, включително в продажбите?

В Част 4 разглеждаме отговорността на ръководството, вътрешните роли, обучението, контролните механизми и какво се случва, когато външни или самостоятелно заети търговски агенти са част от вашата организация за недвижими имоти.