Încărcarea pașaportului nu reprezintă finalul procesului de verificare a clienților

AMLR pentru sectorul imobiliar — Partea 3 din 5

Un potențial cumpărător contactează agenția dumneavoastră online duminică seara.

Acesta încarcă o imagine a pașaportului, explică faptul că o companie va achiziționa proprietatea și solicită să plătească un avans de rezervare miercuri.

Nu l-ați întâlnit niciodată pe cumpărător. Vânzătorul dorește să se miște repede.

Cine trebuie verificat și când?

Aici se întâlnesc procesele moderne din domeniul imobiliar și obligațiile AML.

Pentru o agenție imobiliară, primirea unei copii a unui document de identitate este doar începutul. Procesul trebuie să stabilească, de asemenea, cine este cu adevărat persoana respectivă, dacă acționează în nume propriu sau în numele unei companii, cine deține sau controlează în ultimă instanță acea companie, dacă verificările relevante ridică semne de întrebare și dacă agenția dispune de suficiente informații pentru a continua.

Conform AMLR, verificarea clienților din domeniul imobiliar se referă la ambele părți implicate în tranzacția imobiliară, nu doar la persoana care plătește comisionul agenției.

Trei puncte de reținut

• Construiți-vă procesul având în vedere ambele părți ale tranzacției.

• Stabiliți puncte clare de verificare înainte de transferul fondurilor sau al proprietății.

• Tehnologia poate sprijini identificarea și verificarea, dar agenția dumneavoastră rămâne responsabilă pentru evaluarea și deciziile sale.

Colectarea informațiilor de identitate nu este același lucru cu verificarea identității

Imaginea din pașaport vă indică identitatea pe care o declară o persoană.

Acest lucru nu dovedește automat că documentul este autentic, că aparține persoanei care îl utilizează sau că persoana respectivă are autoritatea de a acționa în cadrul tranzacției.

În cazul unei persoane fizice, procesul dumneavoastră trebuie, prin urmare, să facă distincția între colectarea informațiilor de identitate și verificarea acestora.

În cazul în care o persoană acționează în numele altei persoane sau al unei companii, procesul trebuie să verifice și autoritatea acesteia de a face acest lucru.

Iar atunci când cumpărătorul este o companie, nu este suficient să vă limitați la persoana care semnează formularul de rezervare.

Agenția trebuie să identifice persoana juridică și să investigheze beneficiarii efectivi relevanți din spatele acesteia.

Acest lucru este deosebit de important în sectorul imobiliar, unde persoana care participă la vizionarea proprietății, negociază prețul, semnează documentele și, în cele din urmă, finanțează sau deține proprietatea nu este întotdeauna aceeași persoană.

Obiectivul nu este acela de a complica inutil fiecare tranzacție.

Scopul este de a stabili că persoanele și entitățile implicate sunt cine spun că sunt — și că înțelegeți cine se află, în ultimă instanță, în spatele tranzacției.

Proprietatea efectivă: priviți dincolo de semnatar

Imaginați-vă că cumpărătorul vă spune:

„Proprietatea va fi achiziționată de compania noastră.”

Următoarea întrebare nu este pur și simplu dacă compania există.

Cine o deține sau o controlează?

Conform AMLR, proprietatea efectivă a unei societăți include persoanele fizice care dețin 25% sau mai mult din entitate sau care exercită controlul prin alte mijloace.

Asta înseamnă că procesul trebuie să poată merge dincolo de denumirea companiei și să identifice persoanele fizice relevante din spatele acesteia.

Complexitatea în sine nu înseamnă neapărat că ceva nu este în regulă.

O afacere legitimă poate avea mai mulți acționari, societăți holding sau acorduri transfrontaliere de proprietate.

Însă complexitatea nu ar trebui să devină o scuză pentru a opri evaluarea prea devreme.

Agenția are nevoie de suficiente informații pentru a înțelege cine deține sau controlează în ultimă instanță clientul și pentru a remedia lacunele sau neconcordanțele, acolo unde este necesar.

Momentul este important într-o tranzacție imobiliară

Piața imobiliară are propriul ritm operațional.

Un potențial cumpărător poate, mai întâi, să răsfoiască listele de oferte, apoi să solicite o vizionare, să facă o ofertă, să negocieze condițiile și, în cele din urmă, să ajungă la o ofertă acceptată.

Aceste etape nu creează toate aceeași situație în ceea ce privește combaterea spălării banilor.

AMLR introduce o regulă specifică privind momentul aplicării pentru agenții imobiliari: verificarea identității se efectuează după ce o ofertă a fost acceptată de vânzător sau de locator și, în toate cazurile, înainte de transferul fondurilor sau al proprietății. Până la aplicarea AMLR, agențiile trebuie să continue să respecte cerințele naționale care li se aplică în prezent.

Acest calendar trebuie transpus în procesul dvs. real de vânzare.

Revenind la cumpărătorul nostru de duminică seara: o plată de rezervare propusă miercuri nu ar trebui să ocolească punctul de control de verificare corespunzător doar pentru că finalizarea tranzacției ar putea avea loc abia peste câteva săptămâni.

În același timp, o persoană care răsfoiește în mod casual listele de proprietăți nu se află neapărat în aceeași etapă ca un cumpărător a cărui ofertă a fost acceptată.

Provocarea constă în definirea punctului de control suficient de clar, astfel încât personalul să știe când trebuie finalizat procesul.

Dacă regula există doar în manualul AML, dar nimeni nu știe unde se încadrează aceasta în fluxul de lucru al vânzărilor, atunci nu este încă un proces operațional.

Identificarea online schimbă metoda, nu responsabilitatea

Tranzacțiile imobiliare încep din ce în ce mai des de la distanță.

Clienții pot solicita informații prin intermediul unui site web, pot trimite documente prin e-mail, pot participa la un apel video și pot face o ofertă fără a intra vreodată în biroul agenției.

AMLR recunoaște identificarea electronică și sursele independente fiabile ca posibile componente ale procesului de verificare, inclusiv identificarea electronică calificată și serviciile de încredere.

Prin urmare, tehnologia devine extrem de utilă.

Aceasta poate ajuta la verificarea identității, a pseudonimelor și la organizarea înregistrărilor într-un mod mult mai consecvent decât un proces informal bazat pe e-mail.

Însă prezența tehnologiei nu exonerează agenția de responsabilitate.

Un rezultat verde afișat pe ecran nu răspunde automat la toate întrebările referitoare la client.

Agenția dumneavoastră are în continuare nevoie de un proces pentru a decide ce înseamnă rezultatul.

Verificarea este utilă doar dacă știți ce urmează

Verificarea identității este o componentă a procesului de due diligence privind clienții.

O verificare relevantă poate ridica alte întrebări.

Ce se întâmplă dacă persoana respectivă ar putea fi o persoană expusă politic?

Ce se întâmplă dacă rezultatul verificării sancțiunilor indică o posibilă potrivire?

Ce se întâmplă dacă structura companiei identifică un beneficiar efectiv care nu a fost menționat niciodată în timpul contactului inițial?

Un proces robust nu se poate încheia cu:

„Sistemul a identificat o potrivire.”

Cineva trebuie să evalueze rezultatul.

Este cu adevărat aceeași persoană sau pur și simplu cineva cu un nume similar?

Informațiile suplimentare rezolvă problema?

Cazul necesită o analiză suplimentară sau escaladarea către un nivel superior?

Cine ia această decizie?

Și unde este consemnată argumentația?

Această distincție este importantă deoarece tehnologia de verificare furnizează informații; agenția trebuie totuși să le interpreteze și să acționeze în consecință.

Ambele părți implicate în tranzacția imobiliară sunt importante

O schimbare practică pentru care agențiile ar trebui să se pregătească este aceea de a se asigura că fluxul de lucru privind combaterea spălării banilor (AML) nu este conceput exclusiv în jurul persoanei care plătește comisionul sau care pare a fi clientul direct al agenției.

Tranzacția poate implica:

• un vânzător persoană fizică,

• un cumpărător persoană fizică,

• o persoană juridică cumpărătoare,

• reprezentanți care acționează în numele altcuiva,

• proprietari efectivi ai persoanelor juridice,

• și alte persoane relevante pentru structura tranzacției.

Abordarea AMLR în domeniul imobiliar presupune ca procesul de due diligence să țină cont de ambele părți implicate în tranzacție.

Acest lucru are consecințe practice asupra fluxurilor de lucru CRM, colectării documentelor, verificării și înregistrărilor tranzacțiilor.

Dacă procesul dvs. actual creează un dosar AML doar pentru una dintre părți, acum este momentul să analizați cum va funcționa acest lucru în cadrul noului cadru de reglementare.

Asigurați-vă că procesul este repetabil

Revenim la întrebarea de duminică seara.

Un proces solid ar trebui să permită echipei dumneavoastră să răspundă la următoarele întrebări:

Cine este cumpărătorul?

A fost verificată corespunzător identitatea?

Cine se află în spatele companiei?

Au fost identificați beneficiarii efectivi relevanți?

Cine acționează?

Dacă cumpărătorul este reprezentat de o altă persoană, a fost verificată autoritatea acesteia?

Ce a arătat procesul de verificare?

Au fost evaluate eventualele rezultate privind persoanele expuse politic (PEP) sau sancțiunile, în loc să fie doar stocate?

Când trebuie finalizate verificările?

Punctul de verificare este integrat în fluxul de lucru al tranzacției?

Cine ia decizia atunci când ceva nu se potrivește?

Și, în final:

Puteți arăta ulterior ce a fost verificat, ce s-a constatat și de ce a procedat agenția în acest mod?

Scopul nu este acela de a încetini fiecare tranzacție.

Ci de a ne asigura că viteza nu înlocuiește controlul.

De la verificări izolate la un proces integrat

Pentru multe agenții, cea mai mare provocare nu este efectuarea unei verificări de identitate.

Ci conectarea tuturor informațiilor.

Pașaportul este stocat într-un singur loc.

Documentele companiei se află în altă parte.

Rezultatul verificării se află într-un alt sistem.

Un coleg știe cine este beneficiarul efectiv.

Agentul de vânzări își amintește de ce s-a schimbat cumpărătorul.

Acest lucru poate funcționa până când cineva trebuie să reconstituie dosarul.

Pregătirea pentru AMLR înseamnă crearea unui proces în care aceste elemente formează o înregistrare a tranzacției ușor de înțeles.

Identitate. Beneficiarul efectiv. Verificare. Evaluarea riscului. Decizie. Dovezi.

Aici intervine o platformă de conformitate specifică sectorului imobiliar, precum Immosurance, care poate transforma verificările individuale într-un flux de lucru interconectat.

Tehnologia ar trebui să facă procesul mai ușor de urmărit și mai ușor de dovedit — nu să înlocuiască judecata profesională care stă la baza acestuia.

Înainte de sosirea zilei de miercuri

Cumpărătorul online din exemplul nostru dorește să efectueze o plată de rezervare în doar câteva zile.

Tocmai de aceea procesul ar trebui conceput în prealabil.

Nu atunci când vânzătorul așteaptă.

Nu atunci când clientul întreabă de ce tranzacția este întârziată.

Și nu atunci când un angajat trebuie să decidă, sub presiune, ce verificări mai lipsesc.

Definiți procesul acum.

Aflați cine trebuie verificat.

Aflați când trebuie să aibă loc verificarea.

Aflați cum se stabilește beneficiarul efectiv.

Aflați ce se întâmplă atunci când verificarea dă un rezultat.

Și asigurați-vă că decizia poate fi reconstituită ulterior.

Încărcarea pașaportului nu reprezintă finalul procesului de verificare a clienților. Este începutul procesului de înțelegere a identității reale a persoanei care se află în spatele tranzacției.

Începeți să construiți acest proces chiar acum — cu Immosurance.

-----------------------------------

Urmează — Partea 4

Cine este responsabil, inclusiv în domeniul vânzărilor?

În Partea 4, analizăm responsabilitatea conducerii, rolurile interne, instruirea, controalele și ce se întâmplă atunci când agenții de vânzări externi sau independenți fac parte din organizația dumneavoastră imobiliară.