Att ladda upp ett pass innebär inte att kundkontrollen är avslutad

AMLR för fastighetsbranschen — Del 3 av 5

En potentiell köpare kontaktar din mäklare online på söndagskvällen.

De laddar upp en bild på sitt pass, förklarar att ett företag kommer att köpa fastigheten och ber om att få betala en reservationsavgift på onsdag.

Du har aldrig träffat köparen. Säljaren vill gå snabbt fram.

Vem behöver kontrolleras, och när?

Det är här moderna fastighetsprocesser och skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen möts.

För en fastighetsmäklare är mottagandet av en kopia av ett identitetsdokument bara början. Processen måste också fastställa vem personen verkligen är, om hen agerar för egen räkning eller för ett företags räkning, vem som i slutändan äger eller kontrollerar det företaget, om relevant granskning ger upphov till farhågor och om mäklarbyrån har tillräcklig information för att gå vidare.

Enligt AMLR gäller kundkontrollen vid fastighetsaffärer båda parterna i fastighetstransaktionen, inte bara den person som betalar mäklararvodet.

Tre punkter att komma ihåg

• Bygg upp din process kring båda sidor av transaktionen.

• Fastställ tydliga kontrollpunkter för verifiering innan pengar eller fastigheter överförs.

• Teknik kan underlätta identifiering och granskning, men din mäklare har fortfarande ansvaret för bedömningen och besluten.

Att samla in identitetsuppgifter är inte detsamma som att verifiera identiteten

En passbild visar vad någon uppger att sin identitet är.

Det innebär inte automatiskt att dokumentet är äkta, att det tillhör den person som använder det eller att personen har befogenhet att agera i transaktionen.

När det gäller en enskild person måste er process därför skilja mellan att samla in identitetsuppgifter och att verifiera dem.

När någon agerar på uppdrag av en annan person eller ett företag måste processen även ta hänsyn till dennes behörighet att göra detta.

Och när köparen är ett företag räcker det inte att nöja sig med den person som undertecknar bokningsformuläret.

Mäklarbyrån måste identifiera den juridiska personen och undersöka de relevanta verkliga ägarna bakom den.

Detta är särskilt viktigt inom fastighetsbranschen, där den person som deltar i en visning, förhandlar om priset, undertecknar dokument och slutligen finansierar eller äger fastigheten inte alltid är samma person.

Syftet är inte att göra varje transaktion onödigt komplicerad.

Det är att fastställa att de personer och enheter som är inblandade är de de utger sig för att vara – och att du förstår vem som i slutändan står bakom transaktionen.

Verklig ägare: se bortom den som undertecknar

Tänk dig att köparen säger till dig:

”Fastigheten kommer att köpas av vårt företag.”

Nästa fråga är inte bara om företaget existerar.

Vem äger eller kontrollerar det?

Enligt AMLR omfattar verkligt ägande i ett företag fysiska personer som äger 25 % eller mer av enheten eller som utövar kontroll på annat sätt.

Det innebär att processen måste gå längre än företagsnamnet och identifiera de relevanta fysiska personerna bakom det.

Komplexitet i sig innebär inte att något är fel.

Ett legitimt företag kan ha flera aktieägare, holdingbolag eller gränsöverskridande ägarförhållanden.

Men komplexiteten bör inte bli en ursäkt för att avbryta bedömningen för tidigt.

Myndigheten behöver tillräckligt med information för att förstå vem som i slutändan äger eller kontrollerar kunden och för att vid behov reda ut luckor eller inkonsekvenser.

Tidpunkten är viktig vid en fastighetstransaktion

Fastighetsbranschen har sin egen rytm.

En potentiell köpare kan först bläddra bland annonserna, sedan begära en visning, lägga ett bud, förhandla om villkoren och slutligen nå ett accepterat bud.

Dessa steg skapar inte alla samma situation när det gäller bekämpning av penningtvätt.

AMLR inför en specifik tidsregel för fastighetsmäklare: identitetsverifiering ska genomföras efter att ett bud har godkänts av säljaren eller uthyraren och, i samtliga fall, innan medel eller fastighet överförs. Fram till dess att AMLR träder i kraft måste mäklarbyråerna fortsätta att följa de nationella krav som för närvarande gäller för dem.

Denna tidsplan måste omsättas i din faktiska försäljningsprocess.

För att återgå till vår köpare på söndagskvällen: en föreslagen handpenning på onsdagen bör inte kringgå den lämpliga verifieringskontrollen bara för att det fortfarande kan dröja veckor innan affären slutförs.

Samtidigt befinner sig inte nödvändigtvis den som bara bläddrar igenom fastighetsannonser i samma skede som en köpare vars bud har accepterats.

Utmaningen är att definiera kontrollpunkten tillräckligt tydligt så att personalen vet när processen måste vara avslutad.

Om regeln endast finns i AML-handboken men ingen vet var den passar in i försäljningsflödet, är den ännu inte en operativ process.

Onlineidentifiering förändrar metoden – inte ansvaret

Fastighetstransaktioner inleds allt oftare på distans.

Kunderna kan göra förfrågningar via en webbplats, skicka dokument via e-post, delta i ett videosamtal och lägga ett bud utan att någonsin sätta sin fot på mäklarbyråns kontor.

AMLR erkänner elektronisk identifiering och tillförlitliga oberoende källor som möjliga delar av verifieringsprocessen, inklusive godkänd elektronisk identifiering och betrodda tjänster.

Tekniken blir därför extremt användbar.

Den kan hjälpa till att verifiera identitet, kontrollera namn och organisera register på ett betydligt mer konsekvent sätt än en informell e-postbaserad process.

Men teknikens förekomst innebär inte att ansvaret flyttas bort från mäklarbyrån.

Ett grönt resultat på skärmen besvarar inte automatiskt alla frågor om kunden.

Din myndighet behöver fortfarande en process för att avgöra vad resultatet innebär.

Kontrollen är bara användbar om ni vet vad som händer därefter

Identitetsverifiering är en del av kundkännedomsprocessen.

Relevant screening kan väcka andra frågor.

Vad händer om personen kan vara politiskt utsatt?

Vad händer om ett resultat från sanktionskontrollen visar på en möjlig träff?

Vad händer om företagsstrukturen identifierar en verklig ägare som aldrig nämndes vid den första kontakten?

En robust process kan inte avslutas med:

”Systemet gav en träff.”

Någon måste bedöma resultatet.

Är det verkligen samma person, eller bara någon med ett liknande namn?

Löser ytterligare information tvivlen?

Kräver ärendet ytterligare granskning eller eskalering?

Vem fattar det beslutet?

Och var dokumenteras motiveringen?

Denna distinktion är viktig eftersom screeningtekniken tillhandahåller information; myndigheten måste fortfarande tolka och agera utifrån den.

Båda sidor av fastighetstransaktionen är viktiga

En praktisk förändring som mäklarfirmorna bör förbereda sig på är att se till att arbetsflödet för bekämpning av penningtvätt inte utformas enbart kring den person som betalar provisionen eller som framstår som mäklarfirmans direkta kund.

Transaktionen kan omfatta:

• en enskild säljare,

• en enskild köpare,

• ett företag som köpare,

• ombud som agerar med fullmakt,

• verkliga ägare bakom juridiska personer,

• samt andra personer som är relevanta för transaktionsstrukturen.

AMLR:s strategi för fastighetsbranschen innebär att due diligence måste ta hänsyn till båda sidor av transaktionen.

Detta får praktiska konsekvenser för CRM-arbetsflöden, insamling av dokument, granskning och transaktionsregister.

Om er nuvarande process endast skapar en AML-fil för ena sidan är det dags att se över hur detta kommer att fungera inom det nya regelverket.

Gör processen repeterbar

Återgå till frågan från söndagskvällen.

En välfungerande process bör göra det möjligt för ditt team att besvara följande frågor:

Vem är köparen?

Har identiteten verifierats ordentligt?

Vem står bakom företaget?

Har de relevanta verkliga ägarna fastställts?

Vem agerar?

Om någon företräder köparen, har dennes befogenheter kontrollerats?

Vad visade granskningen?

Har eventuella träffar på politiskt utsatta personer (PEP) eller sanktionslistor utvärderats istället för att bara lagras?

När måste kontrollerna vara slutförda?

Är verifieringssteget inbyggt i transaktionsflödet?

Vem fattar beslutet när något inte stämmer?

Och slutligen:

Kan man senare visa vad som kontrollerades, vad som upptäcktes och varför myndigheten gick vidare?

Syftet är inte att bromsa varje transaktion.

Det är att se till att snabbhet inte ersätter kontroll.

Från spridda kontroller till en sammanhängande process

För många myndigheter är den största utmaningen inte att genomföra en identitetskontroll.

Det är att koppla samman all information.

Ett pass förvaras på ett ställe.

Företagsdokumenten finns någon annanstans.

Ett granskningsresultat finns i ett annat system.

En kollega vet vem den verkliga ägaren är.

Försäljaren minns varför köparen byttes ut.

Det kan fungera tills någon behöver rekonstruera ärendet.

AMLR-förberedelse innebär att man skapar en process där dessa element bildar en begriplig transaktionshistorik.

Identitet. Verklig ägare. Kontroll. Riskbedömning. Beslut. Bevis.

Det är där en fastighetsspecifik plattform för regelefterlevnad, såsom Immosurance, kan omvandla enskilda kontroller till ett sammanhängande arbetsflöde.

Tekniken ska göra processen lättare att följa och lättare att styrka – inte ersätta det professionella omdömet bakom den.

Innan onsdagen kommer

Den onlineköparen i vårt exempel vill göra en reservationsbetalning inom bara några dagar.

Det är just därför som processen bör utformas i förväg.

Inte när säljaren väntar.

Inte när kunden undrar varför transaktionen dröjer.

Och inte när en anställd under tidspress måste avgöra vilka kontroller som fortfarande saknas.

Definiera processen nu.

Ta reda på vem som behöver kontrolleras.

Ta reda på när verifieringen måste ske.

Ta reda på hur det faktiska ägandet fastställs.

Ta reda på vad som händer när granskningen ger ett resultat.

Och se till att beslutet kan rekonstrueras i efterhand.

Att ladda upp ett pass är inte slutet på kundkännskapen. Det är början på att förstå vem som verkligen står bakom transaktionen.

Börja bygga upp den processen redan nu – med Immosurance.

-----------------------------------

Nästa del – Del 4

Vem är ansvarig, även inom försäljningen?

I del 4 tittar vi på ledningens ansvar, interna roller, utbildning, kontroller och vad som händer när externa eller egenföretagande försäljningsagenter ingår i din fastighetsorganisation.