Il caricamento del passaporto non conclude il processo di verifica della clientela

AMLR per il settore immobiliare — Parte 3 di 5

Un potenziale acquirente contatta la vostra agenzia online domenica sera.

Carica l’immagine del passaporto, spiega che sarà una società ad acquistare l’immobile e chiede di versare un acconto di prenotazione mercoledì.

Non avete mai incontrato l’acquirente. Il venditore vuole procedere rapidamente.

Chi deve essere sottoposto a verifica e quando?

È qui che i moderni processi immobiliari e gli obblighi antiriciclaggio si incontrano.

Per un'agenzia immobiliare, ricevere una copia di un documento d'identità è solo l'inizio. Il processo deve anche stabilire chi sia realmente la persona, se agisca per conto proprio o per conto di una società, chi sia il proprietario o il controllante finale di tale società, se i controlli pertinenti sollevino dubbi e se l'agenzia disponga di informazioni sufficienti per procedere.

Ai sensi delle AMLR, l’adeguata verifica del cliente nel settore immobiliare riguarda entrambe le parti coinvolte nella transazione immobiliare, non semplicemente la persona che paga la commissione all’agenzia.

Tre punti da ricordare

• Strutturate il vostro processo tenendo conto di entrambe le parti coinvolte nella transazione.

• Definite chiari punti di controllo per la verifica prima che avvenga il trasferimento di fondi o di proprietà.

• La tecnologia può supportare l’identificazione e la verifica, ma la vostra agenzia rimane responsabile della valutazione e delle decisioni.

La raccolta di informazioni sull’identità non equivale alla verifica dell’identità

L’immagine di un passaporto indica quale identità una persona dichiara di avere.

Ciò non garantisce automaticamente che il documento sia autentico, che appartenga alla persona che lo utilizza o che la persona abbia l’autorità di agire nella transazione.

Per un individuo, la procedura deve quindi distinguere tra la raccolta delle informazioni sull’identità e la loro verifica.

Quando qualcuno agisce per conto di un’altra persona o di un’azienda, la procedura deve anche verificare la sua autorizzazione a farlo.

E quando l’acquirente è una società, non è sufficiente limitarsi alla persona che firma il modulo di prenotazione.

L’agenzia deve identificare la persona giuridica e indagare sui relativi titolari effettivi che vi stanno dietro.

Ciò è particolarmente importante nel settore immobiliare, dove la persona che partecipa a una visita, negozia il prezzo, firma i documenti e, in ultima analisi, finanzia o possiede l’immobile potrebbe non essere sempre la stessa.

L’obiettivo non è quello di rendere ogni transazione inutilmente complicata.

È quello di accertare che le persone e le entità coinvolte siano chi dicono di essere — e che si comprenda chi, in ultima analisi, sta dietro alla transazione.

Titolarità effettiva: guardare oltre il firmatario

Immaginate che l’acquirente vi dica:

«L’immobile sarà acquistato dalla nostra società».

La domanda successiva non è semplicemente se la società esista.

Chi ne è proprietario o chi la controlla?

Ai sensi dell’AMLR, la titolarità effettiva societaria comprende le persone fisiche che possiedono il 25% o più dell’entità o che esercitano il controllo attraverso altri mezzi.

Ciò significa che il processo deve andare oltre la denominazione sociale e identificare le persone fisiche rilevanti che vi stanno dietro.

La complessità di per sé non implica che ci sia qualcosa di sbagliato.

Un’attività legittima può avere diversi azionisti, società holding o accordi di proprietà transnazionali.

Tuttavia, la complessità non dovrebbe diventare una scusa per interrompere la valutazione troppo presto.

L’agenzia necessita di informazioni sufficienti per comprendere chi, in ultima istanza, possiede o controlla il cliente e per colmare eventuali lacune o risolvere incongruenze, ove necessario.

La tempistica è fondamentale in una transazione immobiliare

Il settore immobiliare ha un proprio ritmo operativo.

Un potenziale acquirente può prima sfogliare gli annunci, poi richiedere una visita, fare un'offerta, negoziare le condizioni e infine raggiungere un'offerta accettata.

Non tutte queste fasi determinano la stessa situazione ai fini dell’antiriciclaggio.

L’AMLR introduce una regola temporale specifica per gli agenti immobiliari: la verifica dell’identità viene effettuata dopo che un’offerta è stata accettata dal venditore o dal locatore e, in ogni caso, prima del trasferimento dei fondi o della proprietà. Fino all’entrata in vigore dell’AMLR, le agenzie devono continuare a seguire i requisiti nazionali attualmente applicabili.

Tale tempistica deve essere integrata nel vostro effettivo processo di vendita.

Tornando al nostro acquirente della domenica sera: un pagamento di caparra proposto per mercoledì non dovrebbe aggirare l’appropriato controllo di verifica semplicemente perché il completamento definitivo potrebbe essere ancora a settimane di distanza.

Allo stesso tempo, chi sta semplicemente sfogliando gli annunci immobiliari non si trova necessariamente nella stessa fase di un acquirente la cui offerta è stata accettata.

La sfida consiste nel definire il punto di controllo in modo sufficientemente chiaro affinché il personale sappia quando il processo deve essere completato.

Se la regola esiste solo nel manuale antiriciclaggio ma nessuno sa dove si inserisce nel flusso di lavoro di vendita, non è ancora un processo operativo.

L’identificazione online cambia il metodo, non la responsabilità

Le transazioni immobiliari iniziano sempre più spesso a distanza.

I clienti possono richiedere informazioni tramite un sito web, inviare documenti via e-mail, partecipare a una videochiamata e fare un’offerta senza mai entrare nell’ufficio dell’agenzia.

L’AMLR riconosce l’identificazione elettronica e le fonti indipendenti affidabili come possibili parti del processo di verifica, compresi i servizi di identificazione elettronica e di fiducia qualificati.

La tecnologia diventa quindi estremamente utile.

Può aiutare a verificare l’identità, controllare i nomi e organizzare i dati in modo molto più coerente rispetto a un processo informale basato sulle e-mail.

Ma la presenza della tecnologia non esonera l’agenzia dalle proprie responsabilità.

Un risultato verde sullo schermo non risponde automaticamente a tutte le domande sul cliente.

La vostra agenzia ha comunque bisogno di un processo per decidere cosa significhi il risultato.

La verifica preliminare è utile solo se si sa cosa succederà dopo

La verifica dell’identità è una parte della due diligence sul cliente.

Uno screening pertinente può sollevare altre domande.

Cosa succede se la persona potrebbe essere una figura politicamente esposta?

Cosa succede se il risultato di uno screening sulle sanzioni produce una possibile corrispondenza?

Cosa succede se dalla struttura societaria emerge un titolare effettivo che non era mai stato menzionato durante il contatto iniziale?

Un processo solido non può limitarsi a:

«Il sistema ha rilevato una corrispondenza».

Qualcuno deve valutare il risultato.

Si tratta davvero della stessa persona o semplicemente di qualcuno con un nome simile?

Le informazioni aggiuntive risolvono il dubbio?

Il caso richiede un'ulteriore revisione o deve essere inoltrato a un livello superiore?

Chi prende questa decisione?

E dove viene registrato il ragionamento?

Questa distinzione è importante perché la tecnologia di screening fornisce informazioni; spetta comunque all’agenzia interpretarle e agire di conseguenza.

Entrambe le parti coinvolte nella transazione immobiliare sono rilevanti

Un cambiamento pratico a cui le agenzie dovrebbero prepararsi consiste nell’assicurarsi che il flusso di lavoro antiriciclaggio non sia progettato esclusivamente intorno alla persona che paga la commissione o che sembra essere il cliente diretto dell’agenzia.

La transazione può coinvolgere:

• un venditore privato,

• un acquirente privato,

• un acquirente aziendale,

• rappresentanti che agiscono per conto di terzi,

• titolari effettivi dietro le persone giuridiche,

• e altre persone rilevanti ai fini della struttura dell’operazione.

L’approccio di AMLR nel settore immobiliare implica che la due diligence debba tenere conto di entrambe le parti coinvolte nella transazione.

Ciò comporta conseguenze pratiche per i flussi di lavoro CRM, la raccolta dei documenti, lo screening e la registrazione delle transazioni.

Se il vostro processo attuale prevede la creazione di un fascicolo antiriciclaggio solo per una delle parti, è giunto il momento di valutare come ciò funzionerà nel nuovo quadro normativo.

Rendete il processo ripetibile

Torniamo alla richiesta di domenica sera.

Un processo solido dovrebbe consentire al vostro team di rispondere alle seguenti domande:

Chi è l’acquirente?

L'identità è stata verificata correttamente?

Chi c'è dietro l'azienda?

Sono stati individuati i titolari effettivi rilevanti?

Chi agisce per conto suo?

Se qualcuno rappresenta l’acquirente, è stata verificata la sua legittimazione?

Cosa ha evidenziato lo screening?

I possibili risultati relativi a PEP o sanzioni sono stati valutati anziché semplicemente archiviati?

Entro quando devono essere completati i controlli?

Il punto di controllo di verifica è integrato nel flusso di lavoro della transazione?

Chi prende la decisione quando qualcosa non quadra?

E infine:

È possibile dimostrare in seguito cosa è stato verificato, cosa è stato riscontrato e perché l’agenzia ha proceduto?

Lo scopo non è quello di rallentare ogni transazione.

È quello di garantire che la velocità non sostituisca il controllo.

Da controlli sparsi a un unico processo integrato

Per molte agenzie, la sfida più grande non è effettuare un controllo d’identità.

È mettere in relazione tutte le informazioni.

Un passaporto è archiviato in un posto.

I documenti aziendali si trovano altrove.

Il risultato di uno screening si trova in un altro sistema.

Un collega sa chi è il titolare effettivo.

L’agente di vendita ricorda perché l’acquirente è cambiato.

Questo può funzionare finché qualcuno non ha bisogno di ricostruire il fascicolo.

Essere pronti per l’AMLR significa creare un processo in cui tali elementi formino un unico registro comprensibile della transazione.

Identità. Titolarità effettiva. Verifica. Valutazione del rischio. Decisione. Prove.

È qui che una piattaforma di compliance specifica per il settore immobiliare come Immosurance può trasformare i singoli controlli in un flusso di lavoro integrato.

La tecnologia dovrebbe rendere il processo più facile da seguire e da dimostrare, non sostituire il giudizio professionale che sta alla base.

Prima che arrivi mercoledì

L’acquirente online del nostro esempio vuole effettuare un pagamento di prenotazione tra pochi giorni.

È proprio per questo che il processo dovrebbe essere pianificato in anticipo.

Non quando il venditore è in attesa.

Non quando il cliente chiede perché la transazione sia in ritardo.

E non quando un dipendente deve decidere, sotto pressione, quali controlli mancano ancora.

Definisci il processo adesso.

Sapete chi deve essere verificato.

Sapere quando deve avvenire la verifica.

Sapere come viene accertata la titolarità effettiva.

Sapere cosa succede quando lo screening produce un risultato.

E assicurati che la decisione possa essere ricostruita in seguito.

Il caricamento del passaporto non è la fine dell’adeguata verifica della clientela. È l’inizio del processo volto a comprendere chi si cela realmente dietro la transazione.

Inizia subito a costruire questo processo con Immosurance.

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Prossimamente — Parte 4

Chi è responsabile, anche nel reparto vendite?

Nella Parte 4 esamineremo la responsabilità della direzione, i ruoli interni, la formazione, i controlli e cosa succede quando agenti di vendita esterni o autonomi fanno parte della vostra organizzazione immobiliare.