Het uploaden van een paspoort betekent niet dat het klantonderzoek daarmee is afgerond

AMLR voor vastgoed — Deel 3 van 5

Een potentiële koper neemt op zondagavond online contact op met uw makelaarskantoor.

Hij of zij uploadt een afbeelding van een paspoort, legt uit dat een bedrijf het onroerend goed zal kopen en vraagt of hij of zij woensdag een reserveringsaanbetaling kan doen.

U hebt de koper nog nooit ontmoet. De verkoper wil snel handelen.

Wie moet worden gecontroleerd, en wanneer?

Hier komen moderne vastgoedprocessen en AML-verplichtingen samen.

Voor een makelaarskantoor is het ontvangen van een kopie van een identiteitsbewijs slechts het begin. Het proces moet ook vaststellen wie de persoon werkelijk is, of hij of zij voor zichzelf of voor een bedrijf optreedt, wie uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over dat bedrijf, of relevante screening aanleiding geeft tot bezorgdheid en of het makelaarskantoor over voldoende informatie beschikt om verder te gaan.

Volgens de AMLR-regelgeving heeft de klantduidelijke controle bij vastgoedtransacties betrekking op beide partijen bij de transactie, niet alleen op de persoon die de makelaarscommissie betaalt.

Drie punten om te onthouden

• Richt uw proces in op beide partijen bij de transactie.

• Stel duidelijke controlepunten vast voordat geld of onroerend goed wordt overgedragen.

• Technologie kan identificatie en screening ondersteunen, maar uw makelaarskantoor blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en de beslissingen.

Het verzamelen van identiteitsgegevens is niet hetzelfde als het verifiëren van de identiteit

Een pasfoto geeft aan welke identiteit iemand opgeeft te hebben.

Dat betekent niet automatisch dat het document echt is, dat het toebehoort aan de persoon die het gebruikt of dat de persoon bevoegd is om in de transactie op te treden.

Voor een individu moet uw proces daarom onderscheid maken tussen het verzamelen van identiteitsgegevens en het verifiëren ervan.

Wanneer iemand namens een andere persoon of een bedrijf optreedt, moet het proces ook ingaan op de bevoegdheid om dat te doen.

En wanneer de koper een bedrijf is, volstaat het niet om alleen te kijken naar de persoon die het reserveringsformulier ondertekent.

Het makelaarskantoor moet de rechtspersoon identificeren en de relevante uiteindelijke begunstigden daarachter onderzoeken.

Dit is met name van belang in de vastgoedsector, waar de persoon die een bezichtiging bijwoont, over de prijs onderhandelt, documenten ondertekent en uiteindelijk de financiering regelt of eigenaar is van het onroerend goed, niet altijd dezelfde persoon hoeft te zijn.

Het doel is niet om elke transactie onnodig ingewikkeld te maken.

Het is bedoeld om vast te stellen dat de betrokken personen en entiteiten zijn wie ze zeggen dat ze zijn – en dat u begrijpt wie er uiteindelijk achter de transactie staat.

Uiteindelijk eigenaarschap: kijk verder dan de ondertekenaar

Stel dat de koper tegen u zegt:

„Het onroerend goed wordt door ons bedrijf gekocht.”

De volgende vraag is niet alleen of het bedrijf bestaat.

Wie is de eigenaar of wie oefent zeggenschap uit?

Volgens de AMLR omvat het economisch eigendom van een onderneming natuurlijke personen die 25% of meer van de entiteit bezitten of die op andere wijze zeggenschap uitoefenen.

Dat betekent dat het proces verder moet kijken dan de bedrijfsnaam en de relevante natuurlijke personen erachter moet identificeren.

Complexiteit op zich betekent niet dat er iets mis is.

Een legitiem bedrijf kan meerdere aandeelhouders, houdstermaatschappijen of grensoverschrijdende eigendomsregelingen hebben.

Maar complexiteit mag geen excuus zijn om de beoordeling te vroeg te beëindigen.

De instantie heeft voldoende informatie nodig om te begrijpen wie uiteindelijk de eigenaar is van of zeggenschap uitoefent over de klant en om waar nodig hiaten of inconsistenties op te lossen.

Timing is van belang bij een vastgoedtransactie

Vastgoed kent zijn eigen gang van zaken.

Een potentiële koper kan eerst het aanbod bekijken, vervolgens een bezichtiging aanvragen, een bod uitbrengen, over de voorwaarden onderhandelen en uiteindelijk tot een geaccepteerd bod komen.

Die fasen leiden niet allemaal tot dezelfde AML-situatie.

De AMLR introduceert een specifieke timingregel voor makelaars: identiteitsverificatie vindt plaats nadat een bod is aanvaard door de verkoper of verhuurder en, in alle gevallen, voordat geld of onroerend goed wordt overgedragen. Totdat de AMLR van kracht wordt, moeten makelaars de nationale vereisten blijven volgen die momenteel op hen van toepassing zijn.

Die timing moet worden vertaald naar uw daadwerkelijke verkoopproces.

Terugkomend op onze koper van zondagavond: een voorgestelde aanbetaling op woensdag mag de vereiste verificatiecontrole niet omzeilen, simpelweg omdat de definitieve afronding nog weken op zich kan laten wachten.

Tegelijkertijd bevindt iemand die terloops door vastgoedadvertenties bladert zich niet noodzakelijkerwijs in dezelfde fase als een koper wiens bod is geaccepteerd.

De uitdaging is om de controlepost zo duidelijk te definiëren dat het personeel weet wanneer het proces moet zijn afgerond.

Als de regel alleen in de AML-handleiding staat, maar niemand weet waar deze in de verkoopworkflow past, is het nog geen operationeel proces.

Online identificatie verandert de methode – niet de verantwoordelijkheid

Vastgoedtransacties beginnen steeds vaker op afstand.

Klanten kunnen via een website informatie opvragen, documenten per e-mail versturen, deelnemen aan een videogesprek en een bod uitbrengen zonder ooit het kantoor van het makelaarskantoor te betreden.

AMLR erkent elektronische identificatie en betrouwbare onafhankelijke bronnen als mogelijke onderdelen van het verificatieproces, waaronder gekwalificeerde elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.

Technologie wordt daardoor uiterst nuttig.

Ze kan helpen bij het verifiëren van identiteiten, het screenen van namen en het organiseren van gegevens op een veel consistentere manier dan een informeel, op e-mail gebaseerd proces.

Maar de aanwezigheid van technologie neemt de verantwoordelijkheid niet weg bij het makelaarskantoor.

Een groen resultaat op een scherm geeft niet automatisch antwoord op alle vragen over de klant.

Uw instantie heeft nog steeds een proces nodig om te bepalen wat het resultaat betekent.

Screening is alleen nuttig als u weet wat er daarna gebeurt

Identiteitsverificatie is een onderdeel van de klantduidelijke zorgplicht.

Relevante screening kan andere vragen oproepen.

Wat gebeurt er als de persoon mogelijk politiek prominente figuur is?

Wat gebeurt er als een sanctiescreening een mogelijke overeenkomst oplevert?

Wat gebeurt er als uit de bedrijfsstructuur blijkt dat er een uiteindelijk begunstigde is die tijdens het eerste contact nooit is genoemd?

Een degelijk proces kan niet eindigen met:

"Het systeem heeft een treffer gevonden."

Iemand moet het resultaat beoordelen.

Gaat het echt om dezelfde persoon, of gewoon om iemand met een vergelijkbare naam?

Wordt de twijfel weggenomen door aanvullende informatie?

Moet de zaak nader worden onderzocht of worden geëscaleerd?

Wie neemt die beslissing?

En waar wordt de redenering vastgelegd?

Dit onderscheid is belangrijk omdat screeningtechnologie informatie levert; de instantie moet deze nog steeds interpreteren en ernaar handelen.

Beide partijen bij de vastgoedtransactie zijn van belang

Een praktische verandering waarop makelaars zich moeten voorbereiden, is ervoor te zorgen dat de AML-workflow niet uitsluitend is afgestemd op de persoon die de commissie betaalt of die de directe klant van de makelaar lijkt te zijn.

Bij de transactie kan het gaan om:

• een particuliere verkoper,

• een particuliere koper,

• een zakelijke koper,

• vertegenwoordigers die onder volmacht handelen,

• uiteindelijke begunstigden achter rechtspersonen,

• en andere personen die relevant zijn voor de transactiestructuur.

De vastgoedbenadering van AMLR houdt in dat bij due diligence rekening moet worden gehouden met beide partijen bij de transactie.

Dat heeft praktische gevolgen voor CRM-workflows, het verzamelen van documenten, screening en transactieregistraties.

Als uw huidige proces slechts voor één partij een AML-dossier aanmaakt, is dit het moment om te bekijken hoe dat binnen het nieuwe kader zal werken.

Maak het proces herhaalbaar

Terug naar de vraag van zondagavond.

Een sterk proces moet uw team in staat stellen om de volgende vragen te beantwoorden:

Wie is de koper?

Is de identiteit correct geverifieerd?

Wie zit er achter het bedrijf?

Zijn de relevante economische eigenaren vastgesteld?

Wie treedt op?

Als iemand de koper vertegenwoordigt, is dan gecontroleerd of hij daartoe bevoegd is?

Wat heeft de screening uitgewezen?

Zijn mogelijke PEP- of sanctieresultaten beoordeeld in plaats van alleen opgeslagen?

Wanneer moeten de controles zijn afgerond?

Is het verificatiepunt ingebouwd in de transactieworkflow?

Wie neemt de beslissing als er iets niet klopt?

En tot slot:

Kunt u achteraf aantonen wat er is gecontroleerd, wat er is gevonden en waarom het bureau verder is gegaan?

Het is niet de bedoeling om elke transactie te vertragen.

Het is bedoeld om ervoor te zorgen dat snelheid de controle niet vervangt.

Van versnipperde controles naar één samenhangend proces

Voor veel instanties is het uitvoeren van een identiteitscontrole niet de grootste uitdaging.

Het is het koppelen van alle informatie.

Een paspoort wordt op de ene plek bewaard.

De bedrijfsdocumenten bevinden zich ergens anders.

Een screeningresultaat staat in weer een ander systeem.

Een collega weet wie de uiteindelijke begunstigde is.

De verkoopagent weet nog waarom de koper is gewijzigd.

Dat werkt misschien wel, totdat iemand het dossier moet reconstrueren.

AMLR-gereedheid betekent het creëren van een proces waarin die elementen één begrijpelijk transactiedossier vormen.

Identiteit. Uiteindelijk begunstigde. Screening. Risicobeoordeling. Beslissing. Bewijs.

Dat is waar een vastgoedspecifiek complianceplatform zoals Immosurance afzonderlijke controles kan omzetten in een samenhangende workflow.

Technologie moet het proces gemakkelijker te volgen en te bewijzen maken – niet het professionele oordeel erachter vervangen.

Voordat het woensdag is

De online koper in ons voorbeeld wil binnen enkele dagen een aanbetaling doen.

Dat is precies waarom het proces van tevoren moet worden uitgestippeld.

Niet wanneer de verkoper staat te wachten.

Niet op het moment dat de klant vraagt waarom de transactie vertraging oploopt.

En niet wanneer een medewerker onder druk moet beslissen welke controles nog ontbreken.

Stel het proces nu vast.

Weet wie gecontroleerd moet worden.

Weet wanneer de verificatie moet plaatsvinden.

Weet hoe het economisch eigendom wordt vastgesteld.

Weet wat er gebeurt als de screening een resultaat oplevert.

En zorg ervoor dat de beslissing achteraf kan worden gereconstrueerd.

Het uploaden van een paspoort is niet het einde van de klantonderzoeksprocedure. Het is het begin van het inzicht in wie er werkelijk achter de transactie zit.

Begin nu met het opzetten van dat proces – met Immosurance.

-----------------------------------

Volgende keer — Deel 4

Wie is verantwoordelijk, ook op het gebied van verkoop?

In deel 4 kijken we naar de verantwoordelijkheid van het management, interne rollen, training, controles en wat er gebeurt wanneer externe of zelfstandige verkoopagenten deel uitmaken van uw vastgoedorganisatie.