At uploade et pas er ikke det sidste trin i kundekendskabsproceduren

AMLR for ejendomsbranchen — Del 3 af 5

En potentiel køber kontakter dit mæglerfirma online søndag aften.

Vedkommende uploader et billede af sit pas, forklarer, at et firma vil købe ejendommen, og beder om at betale et reservationsdepositum på onsdag.

Du har aldrig mødt køberen. Sælgeren ønsker at handle hurtigt.

Hvem skal kontrolleres, og hvornår?

Det er her, moderne ejendomsprocesser og AML-forpligtelser mødes.

For et ejendomsmæglerbureau er modtagelsen af en kopi af et identitetsdokument kun begyndelsen. Processen skal også fastslå, hvem personen virkelig er, om vedkommende handler på egne vegne eller på vegne af en virksomhed, hvem der i sidste ende ejer eller kontrollerer den pågældende virksomhed, om relevant screening giver anledning til bekymring, og om bureauet har tilstrækkelige oplysninger til at fortsætte.

I henhold til AMLR vedrører kundekontrol i forbindelse med ejendomstransaktioner begge parter i ejendomstransaktionen, ikke blot den person, der betaler mæglerens provision.

Tre punkter, du skal huske

• Opbyg din proces omkring begge parter i transaktionen.

• Definer klare kontrolpunkter for verifikation, inden penge eller ejendom overføres.

• Teknologi kan understøtte identifikation og screening, men dit mæglerfirma er fortsat ansvarligt for vurderingen og beslutningerne.

Indsamling af identitetsoplysninger er ikke det samme som identitetsverifikation

Et pasbillede fortæller dig, hvad en person hævder at være.

Det beviser ikke automatisk, at dokumentet er ægte, at det tilhører den person, der bruger det, eller at personen har bemyndigelse til at handle i transaktionen.

For en enkeltperson skal jeres proces derfor skelne mellem indsamling af identitetsoplysninger og verifikation heraf.

Når en person handler på vegne af en anden person eller et firma, skal processen også tage højde for dennes bemyndigelse til at gøre det.

Og når køberen er en virksomhed, er det ikke nok at nøjes med den person, der underskriver reservationsformularen.

Mæglervirksomheden skal identificere den juridiske enhed og undersøge de relevante reelle ejere bag den.

Dette er særligt vigtigt inden for ejendomsbranchen, hvor den person, der deltager i en fremvisning, forhandler prisen, underskriver dokumenter og i sidste ende finansierer eller ejer ejendommen, ikke altid er den samme person.

Målet er ikke at gøre hver eneste transaktion unødigt kompliceret.

Det er at fastslå, at de involverede personer og enheder er dem, de giver sig ud for at være – og at du forstår, hvem der i sidste ende står bag transaktionen.

Reel ejerskab: Se ud over den underskrivende

Forestil dig, at køberen siger til dig:

”Ejendommen vil blive købt af vores virksomhed.”

Det næste spørgsmål er ikke blot, om virksomheden eksisterer.

Hvem ejer eller kontrollerer det?

I henhold til AMLR omfatter reelt ejerskab af selskaber fysiske personer, der ejer 25 % eller mere af enheden, eller som udøver kontrol på anden vis.

Det betyder, at processen skal kunne se ud over virksomhedsnavnet og identificere de relevante fysiske personer bag det.

Kompleksitet i sig selv betyder ikke, at der er noget galt.

En legitim virksomhed kan have flere aktionærer, holdingselskaber eller grænseoverskridende ejerskabsordninger.

Men kompleksitet bør ikke blive en undskyldning for at afbryde vurderingen for tidligt.

Myndigheden har brug for tilstrækkelige oplysninger til at forstå, hvem der i sidste ende ejer eller kontrollerer kunden, og til at udfylde huller eller afklare uoverensstemmelser, hvor det er nødvendigt.

Tidspunktet er afgørende i en ejendomstransaktion

Ejendomsmarkedet har sin egen dynamik.

En potentiel køber kan først gennemse udbud, derefter anmode om en fremvisning, afgive et tilbud, forhandle betingelser og til sidst nå frem til et accepteret tilbud.

Disse faser skaber ikke alle den samme AML-situation.

AMLR indfører en specifik tidsregel for ejendomsmæglere: Identitetsverifikation foretages, efter at et tilbud er blevet accepteret af sælgeren eller udlejeren, og i alle tilfælde inden midler eller ejendom overføres. Indtil AMLR træder i kraft, skal mæglervirksomhederne fortsat følge de nationale krav, der i øjeblikket gælder for dem.

Denne tidsramme skal omsættes til din konkrete salgsproces.

For at vende tilbage til vores køber fra søndag aften: Et foreslået reservationsbeløb onsdag bør ikke omgå det relevante verifikationskontrolpunkt, blot fordi den endelige afslutning måske stadig ligger uger frem i tiden.

Samtidig befinder en person, der blot tilfældigt gennemser ejendomsannoncer, sig ikke nødvendigvis på samme stadie som en køber, hvis tilbud er blevet accepteret.

Udfordringen består i at definere kontrolpunktet så klart, at personalet ved, hvornår processen skal være afsluttet.

Hvis reglen kun findes i AML-håndbogen, men ingen ved, hvor den passer ind i salgsworkflowet, er den endnu ikke en operationel proces.

Onlineidentifikation ændrer metoden – ikke ansvaret

Ejendomstransaktioner indledes i stigende grad på afstand.

Kunderne kan forespørge via en hjemmeside, sende dokumenter via e-mail, deltage i et videomøde og afgive et bud uden nogensinde at sætte fod i mæglerens kontor.

AMLR anerkender elektronisk identifikation og pålidelige uafhængige kilder som mulige dele af verifikationsprocessen, herunder kvalificeret elektronisk identifikation og tillidstjenester.

Teknologi bliver derfor yderst nyttig.

Den kan hjælpe med at verificere identitet, screene navne og organisere optegnelser langt mere konsekvent end en uformel e-mail-baseret proces.

Men tilstedeværelsen af teknologi fritager ikke mæglervirksomheden for ansvar.

Et grønt resultat på en skærm besvarer ikke automatisk alle spørgsmål om kunden.

Din organisation har stadig brug for en proces til at afgøre, hvad resultatet betyder.

Screening er kun nyttigt, hvis man ved, hvad der sker bagefter

Identitetsverifikation er en del af kundekendskabsproceduren.

Relevant screening kan rejse andre spørgsmål.

Hvad sker der, hvis personen muligvis er politisk eksponeret?

Hvad sker der, hvis et resultat af sanktionsscreeningen viser et muligt match?

Hvad sker der, hvis virksomhedsstrukturen afslører en reelt ejer, der aldrig blev nævnt under den indledende kontakt?

En robust proces kan ikke afsluttes med:

"Systemet fandt et match."

Nogen skal vurdere resultatet.

Er det virkelig den samme person, eller blot en person med et lignende navn?

Kan yderligere oplysninger afklare tvivlen?

Kræver sagen yderligere gennemgang eller eskalering?

Hvem træffer den beslutning?

Og hvor registreres begrundelsen?

Denne skelnen er vigtig, fordi screeningteknologien leverer oplysninger; agenturet skal stadig fortolke dem og handle på baggrund af dem.

Begge sider af ejendomstransaktionen er vigtige

En praktisk ændring, som ejendomsmæglerne bør forberede sig på, er at sikre, at AML-arbejdsgangen ikke udelukkende er udformet med udgangspunkt i den person, der betaler provisionen eller fremstår som mæglerens direkte kunde.

Transaktionen kan omfatte:

• en privat sælger,

• en privat køber,

• en virksomhed som køber,

• repræsentanter, der handler på vegne af andre,

• reelle ejere bag juridiske enheder,

• og andre personer, der er relevante for transaktionsstrukturen.

AMLR’s tilgang til ejendomstransaktioner indebærer, at due diligence skal tage højde for begge parter i transaktionen.

Det har praktiske konsekvenser for CRM-arbejdsgange, indsamling af dokumenter, screening og transaktionsregistreringer.

Hvis jeres nuværende proces kun opretter en AML-fil for den ene part, er det nu tid til at gennemgå, hvordan det vil fungere under de nye rammer.

Gør processen gentagelig

Lad os vende tilbage til forespørgslen fra søndag aften.

En solid proces bør gøre det muligt for dit team at besvare følgende spørgsmål:

Hvem er køberen?

Er identiteten blevet korrekt verificeret?

Hvem står bag virksomheden?

Er de relevante reelle ejere blevet fastslået?

Hvem handler på vegne af køberen?

Hvis nogen repræsenterer køberen, er deres bemyndigelse så blevet kontrolleret?

Hvad viste screeningen?

Er resultater vedrørende mulige politisk eksponerede personer (PEP) eller sanktioner blevet vurderet i stedet for blot at blive gemt?

Hvornår skal kontrollerne være afsluttet?

Er verifikationskontrolpunktet indbygget i transaktionsworkflowet?

Hvem træffer beslutningen, når noget ikke stemmer?

Og til sidst:

Kan man senere vise, hvad der blev kontrolleret, hvad der blev fundet, og hvorfor agenturet gik videre?

Formålet er ikke at bremse hver eneste transaktion.

Det er at sikre, at hastighed ikke erstatter kontrol.

Fra spredte kontroller til én sammenhængende proces

For mange myndigheder er den største udfordring ikke at foretage en identitetskontrol.

Det er at sammenkæde alle oplysningerne.

Et pas opbevares ét sted.

Virksomhedsdokumenterne findes et andet sted.

Et screeningsresultat findes i et andet system.

En kollega ved, hvem den reelle ejer er.

Salgsagenten husker, hvorfor køberen skiftede.

Det fungerer måske, indtil nogen skal rekonstruere sagen.

AMLR-parathed betyder, at man skaber en proces, hvor disse elementer udgør én forståelig transaktionsjournal.

Identitet. Reel ejer. Screening. Risikovurdering. Beslutning. Bevismateriale.

Det er her, en ejendomsspecifik compliance-platform som Immosurance kan omdanne individuelle kontroller til en sammenhængende arbejdsgang.

Teknologien skal gøre processen lettere at følge og lettere at dokumentere – ikke erstatte den faglige vurdering, der ligger bag.

Inden onsdag kommer

Den online køber i vores eksempel ønsker at foretage en reservationsbetaling om blot et par dage.

Netop derfor bør processen være planlagt på forhånd.

Ikke når sælgeren venter.

Ikke når kunden spørger, hvorfor transaktionen er forsinket.

Og ikke når en medarbejder under pres skal beslutte, hvilke kontroller der stadig mangler.

Definer processen nu.

Find ud af, hvem der skal kontrolleres.

Find ud af, hvornår verifikationen skal finde sted.

Find ud af, hvordan den reelle ejer fastslås.

Vær klar over, hvad der sker, når screeningen giver et resultat.

Og sørg for, at beslutningen kan rekonstrueres bagefter.

At uploade et pas er ikke afslutningen på kundekendskabsproceduren. Det er begyndelsen på at forstå, hvem der virkelig står bag transaktionen.

Begynd at opbygge den proces nu – med Immosurance.

-----------------------------------

Næste gang – Del 4

Hvem har ansvaret, også i salgsafdelingen?

I del 4 ser vi på ledelsens ansvar, interne roller, uddannelse, kontrolforanstaltninger og hvad der sker, når eksterne eller selvstændige salgsagenter indgår i din ejendomsmæglervirksomhed.