Ngarkimi i pasaportës nuk është fundi i kujdesit të duhur ndaj klientit

AMLR për Pasuri të Paluajtshme — Pjesa 3 e 5

Një blerës i mundshëm kontakton agjencinë tuaj online të dielën në mbrëmje.

Ata ngarkojnë një imazh të pasaportës, shpjegojnë se një kompani do të blejë pronën dhe kërkojnë të paguajnë një depozitë rezervimi të mërkurën.

Ju nuk e keni takuar kurrë blerësin. Shitësi dëshiron të veprojë shpejt.

Kush ka nevojë për verifikim, dhe kur?

Këtu takohen proceset moderne të pasurive të paluajtshme dhe detyrimet AML.

Për një agjenci imobiliare, marrja e një kopjeje të dokumentit të identitetit është vetëm fillimi. Procesi gjithashtu duhet të përcaktojë se kush është personi në të vërtetë, nëse vepron për vete apo për një kompani, kush zotëron ose kontrollon në fund atë kompani, nëse shqyrtimi përkatës ngre shqetësime dhe nëse agjencia ka mjaft informacion për të vazhduar.

Sipas AMLR, kujdesi i duhur ndaj klientit në sektorin e pasurive të paluajtshme përfshin të dy palët në transaksionin e pronës, jo vetëm personin që paguan komisionin e agjencisë.

Tre pika për t'u mbajtur mend

• Ndërtoni procesin tuaj duke marrë parasysh të dyja palët e transaksionit.

• Përcaktoni pika të qarta kontrolli verifikimi para se të lëvizen fondet ose prona.

• Teknologjia mund të mbështesë identifikimin dhe kontrollin, por agjencia juaj mbetet përgjegjëse për vlerësimin dhe vendimet e saj.

Mbledhja e informacionit të identitetit nuk është e njëjta gjë me verifikimin e identitetit

Një foto në pasaportë tregon se çfarë identiteti pretendon dikush.

Kjo nuk vërteton automatikisht se dokumenti është i vërtetë, se i përket personit që e përdor ose se personi ka autoritetin për të vepruar në transaksion.

Për një individ, procesi juaj duhet të bëjë dallimin midis mbledhjes së informacionit të identitetit dhe verifikimit të tij.

Kur dikush vepron në emër të një personi tjetër ose kompanie, procesi gjithashtu duhet të adresojë autoritetin e tij për ta bërë këtë.

Dhe kur blerësi është një kompani, ndalimi te personi që nënshkruan formularin e rezervimit nuk mjafton.

Agjencia duhet të identifikojë subjektin ligjor dhe të hetojë pronarët përfitues përkatës pas tij.

Kjo është veçanërisht e rëndësishme në sektorin e pasurive të paluajtshme, ku personi që merr pjesë në shikimin e pronës, negocion çmimin, nënshkruan dokumentet dhe, në fund, financon ose zotëron pronën, mund të mos jetë gjithmonë i njëjti person.

Qëllimi nuk është të bëhet çdo transaksion i panevojshëm i komplikuar.

Qëllimi është të konfirmohet se personat dhe entitetet e përfshira janë ata që thonë se janë—dhe që ju të kuptoni se kush qëndron në fund të transaksionit.

Pronësia përfitimore: shikoni përtej nënshkruesit

Imagjinoni që blerësi ju thotë:

"Pronën do ta blejë kompania jonë."

Pyetja tjetër nuk është thjesht nëse kompania ekziston.

Kush e zotëron ose e kontrollon atë?

Sipas AMLR, pronësia përfitimore korporative përfshin personat fizikë që zotërojnë 25% ose më shumë të entitetit ose që ushtrojnë kontroll përmes mjeteve të tjera.

Kjo do të thotë se procesi duhet të jetë në gjendje të shkojë përtej emrit të kompanisë dhe të identifikojë personat fizikë përkatës pas saj.

Kompleksiteti vetëm nuk do të thotë që diçka është e gabuar.

Një biznes i ligjshëm mund të ketë disa aksionarë, kompani mbajtëse ose marrëveshje pronësie ndërkufitare.

Por kompleksiteti nuk duhet të bëhet një justifikim për të ndaluar vlerësimin shumë herët.

Agjencia ka nevojë për informacion të mjaftueshëm për të kuptuar se kush në fund të fundit zotëron ose kontrollon klientin dhe për të zgjidhur boshllëqet ose pasaktësitë aty ku është e nevojshme.

Koha ka rëndësi në një transaksion të pasurive të paluajtshme

Pasuritë e paluajtshme kanë ritmin e tyre operativ.

Një blerës potencial mund të fillojë duke shfletuar listimet, pastaj të kërkojë një vizitë, të bëjë një ofertë, të negociojë kushtet dhe më në fund të arrijë një ofertë të pranuar.

Këto faza nuk krijojnë të gjitha të njëjtën situatë kundërpastrimit të parave.

AMLR prezanton një rregull të veçantë kohor për agjentët e pasurive të paluajtshme: verifikimi i identitetit kryhet pasi oferta të jetë pranuar nga shitësi ose dhënësi me qira dhe, në të gjitha rastet, para se të transferohen fondet ose prona. Deri sa të zbatohet AMLR, agjencitë duhet të vazhdojnë të ndjekin kërkesat kombëtare që u zbatohen aktualisht.

Ky afat duhet të përkthehet në procesin tuaj aktual të shitjes.

Duke u kthyer te blerësi ynë i së dielës në mbrëmje: një pagesë e propozuar për rezervim të mërkurën nuk duhet të anashkalojë pikën e duhur të verifikimit vetëm sepse përfundimi përfundimtar mund të jetë ende javë larg.

Në të njëjtën kohë, dikush që shfleton rastësisht listat e pronave nuk është domosdoshmërisht në të njëjtin stad si një blerës që oferta e të cilit është pranuar.

Sfida është të përcaktohet pika e kontrollit aq qartë sa stafi të dijë kur procesi duhet të përfundojë.

Nëse rregulli ekziston vetëm në manualin AML, por askush nuk di se ku përshtatet ai në rrjedhën e punës së shitjeve, atëherë ai ende nuk është një proces operativ.

Identifikimi online ndryshon metodën—jo përgjegjësinë

Transaksionet e pasurive të paluajtshme gjithnjë e më shumë fillojnë në distancë.

Klientët mund të bëjnë pyetje përmes një faqeje interneti, të dërgojnë dokumente me email, të bashkohen në një video thirrje dhe të bëjnë një ofertë pa hyrë kurrë në zyrën e agjencisë.

AMLR njeh identifikimin elektronik dhe burimet e besueshme të pavarura si pjesë të mundshme të procesit të verifikimit, duke përfshirë identifikimin elektronik të kualifikuar dhe shërbimet e besimit.

Prandaj teknologjia bëhet jashtëzakonisht e dobishme.

Ajo mund të ndihmojë në verifikimin e identitetit, kontrollimin e emrave dhe organizimin e regjistrave shumë më në mënyrë të qëndrueshme sesa një proces joformal i bazuar në email.

Por prania e teknologjisë nuk e largon përgjegjësinë nga agjencia.

Një rezultat jeshil në një ekran nuk i përgjigjet automatikisht çdo pyetjeje rreth klientit.

Agjencia juaj ende ka nevojë për një proces për të vendosur se çfarë do të thotë rezultati.

Skriningu është i dobishëm vetëm nëse e dini se çfarë ndodh më pas

Verifikimi i identitetit është një pjesë e kujdesit të duhur ndaj klientit.

Skriningu i përshtatshëm mund të ngrejë pyetje të tjera.

Çfarë ndodh nëse personi mund të jetë politikisht i ekspozuar?

Çfarë ndodh nëse një rezultat i kontrollit të sanksioneve tregon një përputhje të mundshme?

Çfarë ndodh nëse struktura e kompanisë identifikon një pronar përfitues që nuk është përmendur kurrë gjatë kontaktit fillestar?

Një proces i fortë nuk mund të përfundojë me:

"Sistemi ktheu një përputhje."

Dikush duhet të vlerësojë rezultatin.

A është me të vërtetë e njëjta person, apo thjesht dikush me një emër të ngjashëm?

A e zgjidh informacioni shtesë shqetësimin?

A kërkon rasti rishikim të mëtejshëm apo eskalim?

Kush merr këtë vendim?

Dhe ku regjistrohet arsyetimi?

Ky dallim është i rëndësishëm sepse teknologjia e skriningut ofron informacion; agjencia duhet ta interpretojë dhe të veprojë mbi të.

Të dyja palët e transaksionit të pronës kanë rëndësi

Një ndryshim praktik për të cilin agjencitë duhet të përgatiten është të sigurojnë që rrjedha e punës për parandalimin e pastrimit të parave (AML) të mos jetë e dizajnuar vetëm rreth personit që paguan komisionin ose që duket të jetë klienti direkt i agjencisë.

Transaksioni mund të përfshijë:

• një shitës individual,

• një blerës individual,

• një blerës korporativ,

• përfaqësues që veprojnë me autoritet,

• pronarët përfitues pas entiteteve ligjore,

• dhe persona të tjerë të rëndësishëm për strukturën e transaksionit.

Qasja e AMLR-së ndaj pasurive të paluajtshme nënkupton se kujdesi i duhur duhet të marrë parasysh të dyja palët e transaksionit.

Kjo ka pasoja praktike për rrjedhat e punës së CRM-it, mbledhjen e dokumenteve, verifikimin dhe regjistrimet e transaksioneve.

Nëse procesi juaj aktual krijon vetëm një skedar AML për njërën palë, tani është koha të rishikoni se si do të funksionojë ai nën kornizën e re.

Bëjeni procesin të përsëritshëm

Kthehuni te kërkesa e së dielës në mbrëmje.

Një proces i fortë duhet t'i lejojë ekipit tuaj të përgjigjet:

Kush është blerësi?

A është verifikuar identiteti si duhet?

Kush qëndron pas kompanisë?

Janë identifikuar pronarët përfitues përkatës?

Kush po vepron?

Nëse dikush përfaqëson blerësin, a është kontrolluar autoriteti i tij?

Çfarë tregoi skriningu?

A u vlerësuan rezultatet e mundshme të PEP-ve ose sanksioneve, në vend që të ruhen thjesht?

Kur duhet të përfundojnë verifikimet?

A është pika e verifikimit e integruar në rrjedhën e punës së transaksionit?

Kush merr vendimin kur diçka nuk përkon?

Dhe së fundi:

A mund të tregoni më vonë se çfarë u kontrollua, çfarë u gjet dhe pse agjencia vazhdoi?

Qëllimi nuk është të ngadalësojmë çdo transaksion.

Qëllimi është të sigurohet që shpejtësia të mos zëvendësojë kontrollin.

Nga kontrolle të shpërndara te një proces i lidhur

Për shumë agjenci, sfida më e madhe nuk është kryerja e verifikimit të identitetit.

Është lidhja e të gjithë informacionit.

Një pasaportë ruhet në një vend të vetëm.

Dokumentet e kompanisë janë diku tjetër.

Një rezultat i kontrollit qëndron në një sistem tjetër.

Një koleg di se kush është pronari përfitues.

Agjenti i shitjeve kujton pse blerësi ndryshoi.

Kjo mund të funksionojë derisa dikush të ketë nevojë të rindërtojë skedarin.

Gatishmëria AMLR do të thotë krijimi i një procesi ku këta elementë formojnë një regjistër transaksioni të kuptueshëm.

Identiteti. Pronësia përfitimore. Verifikimi. Vlerësimi i rrezikut. Vendimi. Dëshmia.

Kjo është arsyeja pse një platformë specifike për përputhshmërinë në sektorin e pasurive të paluajtshme, si Immosurance, mund të kthejë kontrollet individuale në një rrjedhë pune të lidhur.

Teknologjia duhet ta bëjë procesin më të lehtë për t'u ndjekur dhe më të lehtë për t'u provuar—jo të zëvendësojë gjykimin profesional pas tij.

Para se të vijë e mërkura

Blerësi online në shembullin tonë dëshiron të bëjë një pagesë rezervimi brenda vetëm disa ditësh.

Pikërisht për këtë arsye procesi duhet të jetë hartuar paraprakisht.

Jo kur shitësi po pret.

Jo kur klienti pyet pse transaksioni është vonuar.

Dhe jo kur një punonjës duhet të vendosë, nën presion, se cilat kontrolle ende mungojnë.

Definojeni procesin tani.

Di kush duhet verifikuar.

Di kur verifikimi duhet të ndodhë.

Di se si vendoset pronësia përfitimore.

Dini çfarë ndodh kur skriningu jep një rezultat.

Dhe sigurohuni që vendimi të mund të rindërtohet më pas.

Ngarkimi i pasaportës nuk është fundi i kujdesit të duhur ndaj klientit. Është fillimi i kuptimit se kush qëndron vërtet pas transaksionit.

Filloni të ndërtoni atë proces tani—me Immosurance.

-----------------------------------

Më pas — Pjesa 4

Kush është përgjegjës, përfshirë edhe në shitje?

Në pjesën 4, ne shqyrtojmë përgjegjësinë e menaxhimit, rolet e brendshme, trajnimin, kontrollet dhe çfarë ndodh kur agjentët e shitjeve të jashtëm ose të vetëpunësuar janë pjesë e organizatës suaj të pasurive të paluajtshme.