Η αποστολή φωτογραφίας του διαβατηρίου δεν αποτελεί το τέλος της διαδικασίας ελέγχου της ταυτότητας του πελάτη

AMLR για τον κλάδο των ακινήτων — Μέρος 3 από 5

Ένας υποψήφιος αγοραστής επικοινωνεί με το μεσιτικό σας γραφείο μέσω διαδικτύου την Κυριακή το βράδυ.

Ανεβάζει μια φωτογραφία του διαβατηρίου του, εξηγεί ότι η αγορά του ακινήτου θα γίνει από μια εταιρεία και ζητά να καταβάλει προκαταβολή κράτησης την Τετάρτη.

Δεν έχετε συναντήσει ποτέ τον αγοραστή. Ο πωλητής θέλει να προχωρήσει γρήγορα.

Ποιος πρέπει να ελεγχθεί και πότε;

Εδώ συναντώνται οι σύγχρονες διαδικασίες του κλάδου των ακινήτων και οι υποχρεώσεις AML.

Για ένα μεσιτικό γραφείο, η λήψη αντιγράφου ενός εγγράφου ταυτότητας αποτελεί μόνο την αρχή. Η διαδικασία πρέπει επίσης να διαπιστώσει ποιος είναι πραγματικά ο εν λόγω ενδιαφερόμενος, αν ενεργεί για λογαριασμό του ιδίου ή για λογαριασμό μιας εταιρείας, ποιος είναι ο τελικός ιδιοκτήτης ή ο ελεγκτής της εν λόγω εταιρείας, αν ο σχετικός έλεγχος δημιουργεί ανησυχίες και αν το μεσιτικό γραφείο διαθέτει επαρκείς πληροφορίες για να προχωρήσει.

Σύμφωνα με τους κανόνες AMLR, η δέουσα επιμέλεια ως προς τον πελάτη στον τομέα των ακινήτων αφορά και τα δύο μέρη της συναλλαγής ακινήτου, όχι απλώς το πρόσωπο που καταβάλλει την προμήθεια στο μεσιτικό γραφείο.

Τρία σημεία που πρέπει να θυμάστε

• Διαμορφώστε τη διαδικασία σας με βάση και τα δύο μέρη της συναλλαγής.

• Καθορίστε σαφή σημεία ελέγχου πριν από τη μεταφορά κεφαλαίων ή ακινήτων.

• Η τεχνολογία μπορεί να υποστηρίξει την ταυτοποίηση και τον έλεγχο, αλλά το μεσιτικό γραφείο σας παραμένει υπεύθυνο για την αξιολόγηση και τις αποφάσεις.

Η συλλογή πληροφοριών ταυτότητας δεν είναι το ίδιο με την επαλήθευση της ταυτότητας

Η φωτογραφία ενός διαβατηρίου σας δείχνει ποια είναι η ταυτότητα που δηλώνει κάποιος ότι έχει.

Αυτό δεν αποδεικνύει αυτόματα ότι το έγγραφο είναι γνήσιο, ότι ανήκει στο πρόσωπο που το χρησιμοποιεί ή ότι το πρόσωπο αυτό έχει την εξουσία να ενεργεί στη συναλλαγή.

Για ένα φυσικό πρόσωπο, η διαδικασία σας πρέπει επομένως να διακρίνει μεταξύ της συλλογής πληροφοριών ταυτότητας και της επαλήθευσής τους.

Όταν κάποιος ενεργεί εκ μέρους άλλου προσώπου ή εταιρείας, η διαδικασία πρέπει επίσης να εξετάζει την εξουσιοδότησή του να το πράξει.

Και όταν ο αγοραστής είναι εταιρεία, δεν αρκεί να σταματήσετε στο πρόσωπο που υπογράφει το έντυπο κράτησης.

Το μεσιτικό γραφείο πρέπει να ταυτοποιήσει τη νομική οντότητα και να διερευνήσει τους σχετικούς πραγματικούς δικαιούχους που βρίσκονται πίσω από αυτήν.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στον τομέα των ακινήτων, όπου το πρόσωπο που παρευρίσκεται σε επίσκεψη, διαπραγματεύεται την τιμή, υπογράφει έγγραφα και, τελικά, χρηματοδοτεί ή κατέχει το ακίνητο, ενδέχεται να μην είναι πάντα το ίδιο πρόσωπο.

Ο στόχος δεν είναι να καταστούν όλες οι συναλλαγές περιττά περίπλοκες.

Είναι να διαπιστωθεί ότι τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και οι οντότητες είναι όντως αυτά που ισχυρίζονται ότι είναι — και ότι κατανοείτε ποιος τελικά βρίσκεται πίσω από τη συναλλαγή.

Πραγματικός δικαιούχος: κοιτάξτε πέρα από τον υπογράφοντα

Φανταστείτε ότι ο αγοραστής σας λέει:

«Το ακίνητο θα αγοραστεί από την εταιρεία μας.»

Το επόμενο ερώτημα δεν είναι απλώς αν η εταιρεία υπάρχει.

Ποιος την κατέχει ή την ελέγχει;

Σύμφωνα με το AMLR, η πραγματική ιδιοκτησία μιας εταιρείας περιλαμβάνει φυσικά πρόσωπα που κατέχουν το 25% ή περισσότερο της οντότητας ή που ασκούν έλεγχο με άλλα μέσα.

Αυτό σημαίνει ότι η διαδικασία πρέπει να μπορεί να προχωρήσει πέρα από την επωνυμία της εταιρείας και να προσδιορίσει τα σχετικά φυσικά πρόσωπα που βρίσκονται πίσω από αυτήν.

Η πολυπλοκότητα από μόνη της δεν σημαίνει ότι κάτι δεν πάει καλά.

Μια νόμιμη επιχείρηση μπορεί να έχει πολλούς μετόχους, εταιρείες χαρτοφυλακίου ή διασυνοριακές ρυθμίσεις ιδιοκτησίας.

Ωστόσο, η πολυπλοκότητα δεν πρέπει να αποτελεί δικαιολογία για την πρόωρη διακοπή της αξιολόγησης.

Η υπηρεσία χρειάζεται επαρκείς πληροφορίες για να κατανοήσει ποιος τελικά κατέχει ή ελέγχει τον πελάτη και να επιλύσει κενά ή ασυνέπειες όπου είναι απαραίτητο.

Ο χρόνος έχει σημασία σε μια συναλλαγή ακινήτων

Ο τομέας των ακινήτων έχει τον δικό του ρυθμό λειτουργίας.

Ένας πιθανός αγοραστής μπορεί αρχικά να περιηγηθεί στις αγγελίες, στη συνέχεια να ζητήσει επίσκεψη, να υποβάλει προσφορά, να διαπραγματευτεί τους όρους και τελικά να καταλήξει σε μια αποδεκτή προσφορά.

Δεν δημιουργούν όλα αυτά τα στάδια την ίδια κατάσταση όσον αφορά την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες.

Ο κανονισμός AMLR εισάγει έναν συγκεκριμένο κανόνα χρονισμού για τους κτηματομεσίτες: η επαλήθευση της ταυτότητας πραγματοποιείται αφού η προσφορά γίνει αποδεκτή από τον πωλητή ή τον εκμισθωτή και, σε κάθε περίπτωση, πριν από τη μεταβίβαση χρημάτων ή ακινήτων. Μέχρι να τεθεί σε ισχύ ο κανονισμός AMLR, τα μεσιτικά γραφεία πρέπει να συνεχίσουν να τηρούν τις εθνικές απαιτήσεις που ισχύουν επί του παρόντος για αυτά.

Αυτός ο χρονισμός πρέπει να ενσωματωθεί στην πραγματική διαδικασία πώλησης.

Επιστρέφοντας στον αγοραστή της Κυριακής το βράδυ: μια προτεινόμενη προκαταβολή την Τετάρτη δεν πρέπει να παρακάμπτει τον κατάλληλο έλεγχο επαλήθευσης απλώς και μόνο επειδή η τελική ολοκλήρωση της συναλλαγής μπορεί να απέχει ακόμα εβδομάδες.

Ταυτόχρονα, κάποιος που περιηγείται περιστασιακά στις αγγελίες ακινήτων δεν βρίσκεται απαραίτητα στο ίδιο στάδιο με έναν αγοραστή του οποίου η προσφορά έχει γίνει αποδεκτή.

Η πρόκληση συνίσταται στο να οριστεί το σημείο ελέγχου με επαρκή σαφήνεια, ώστε το προσωπικό να γνωρίζει πότε πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία.

Εάν ο κανόνας υπάρχει μόνο στο εγχειρίδιο AML, αλλά κανείς δεν γνωρίζει πού εντάσσεται στη ροή εργασιών των πωλήσεων, δεν αποτελεί ακόμη λειτουργική διαδικασία.

Η ηλεκτρονική ταυτοποίηση αλλάζει τη μέθοδο — όχι την ευθύνη

Οι συναλλαγές ακινήτων ξεκινούν όλο και περισσότερο εξ αποστάσεως.

Οι πελάτες μπορούν να υποβάλουν ερωτήσεις μέσω ενός ιστότοπου, να στείλουν έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να συμμετάσχουν σε βιντεοκλήση και να υποβάλουν προσφορά χωρίς να εισέλθουν ποτέ στο γραφείο του μεσιτικού γραφείου.

Οι κανόνες AMLR αναγνωρίζουν την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις αξιόπιστες ανεξάρτητες πηγές ως πιθανά στοιχεία της διαδικασίας επαλήθευσης, συμπεριλαμβανομένων των κατάλληλων υπηρεσιών ηλεκτρονικής ταυτοποίησης και εμπιστοσύνης.

Η τεχνολογία, επομένως, καθίσταται εξαιρετικά χρήσιμη.

Μπορεί να βοηθήσει στην επαλήθευση της ταυτότητας, στον έλεγχο ονομάτων και στην οργάνωση αρχείων με πολύ μεγαλύτερη συνέπεια από ό,τι μια άτυπη διαδικασία που βασίζεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ωστόσο, η παρουσία της τεχνολογίας δεν απαλλάσσει το μεσιτικό γραφείο από την ευθύνη του.

Ένα πράσινο αποτέλεσμα στην οθόνη δεν απαντά αυτόματα σε κάθε ερώτηση σχετικά με τον πελάτη.

Ο οργανισμός σας εξακολουθεί να χρειάζεται μια διαδικασία για να αποφασίσει τι σημαίνει το αποτέλεσμα.

Ο έλεγχος είναι χρήσιμος μόνο αν γνωρίζετε τι θα συμβεί στη συνέχεια

Η επαλήθευση της ταυτότητας αποτελεί ένα μέρος της δέουσας επιμέλειας έναντι του πελάτη.

Ο σχετικός έλεγχος μπορεί να εγείρει και άλλα ερωτήματα.

Τι συμβαίνει αν το άτομο ενδέχεται να είναι πολιτικά εκτεθειμένο;

Τι συμβαίνει αν το αποτέλεσμα ενός ελέγχου για κυρώσεις δείξει πιθανή αντιστοιχία;

Τι συμβαίνει αν η δομή της εταιρείας εντοπίσει έναν πραγματικό δικαιούχο που δεν αναφέρθηκε ποτέ κατά την αρχική επαφή;

Μια αξιόπιστη διαδικασία δεν μπορεί να τελειώνει με:

«Το σύστημα επέστρεψε ένα αποτέλεσμα».

Κάποιος πρέπει να αξιολογήσει το αποτέλεσμα.

Πρόκειται πραγματικά για το ίδιο πρόσωπο ή απλώς για κάποιον με παρόμοιο όνομα;

Οι πρόσθετες πληροφορίες επιλύουν το ζήτημα;

Η υπόθεση απαιτεί περαιτέρω εξέταση ή αναφορά σε ανώτερο επίπεδο;

Ποιος λαμβάνει αυτή την απόφαση;

Και πού καταγράφεται η αιτιολόγηση;

Αυτή η διάκριση είναι σημαντική, διότι η τεχνολογία ελέγχου παρέχει πληροφορίες· ο οργανισμός πρέπει, ωστόσο, να τις ερμηνεύσει και να ενεργήσει βάσει αυτών.

Και οι δύο πλευρές της συναλλαγής ακινήτου έχουν σημασία

Μια πρακτική αλλαγή για την οποία πρέπει να προετοιμαστούν οι μεσιτικές εταιρείες είναι να διασφαλίσουν ότι η ροή εργασιών για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML) δεν σχεδιάζεται αποκλειστικά με βάση το πρόσωπο που καταβάλλει την προμήθεια ή φαίνεται να είναι ο άμεσος πελάτης της εταιρείας.

Η συναλλαγή μπορεί να περιλαμβάνει:

• έναν μεμονωμένο πωλητή,

• έναν ιδιώτη αγοραστή,

• μια εταιρική αγοράστρια,

• εκπροσώπους που ενεργούν κατόπιν εξουσιοδότησης,

• πραγματικούς δικαιούχους πίσω από νομικά πρόσωπα,

• καθώς και άλλα πρόσωπα που σχετίζονται με τη δομή της συναλλαγής.

Η προσέγγιση της AMLR στον τομέα των ακινήτων σημαίνει ότι η δέουσα επιμέλεια πρέπει να λαμβάνει υπόψη και τις δύο πλευρές της συναλλαγής.

Αυτό έχει πρακτικές συνέπειες για τις ροές εργασιών CRM, τη συλλογή εγγράφων, τον έλεγχο και τα αρχεία συναλλαγών.

Εάν η τρέχουσα διαδικασία σας δημιουργεί φάκελο AML μόνο για τη μία πλευρά, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να επανεξετάσετε πώς θα λειτουργεί αυτό στο πλαίσιο του νέου κανονιστικού πλαισίου.

Κάντε τη διαδικασία επαναλήψιμη

Επιστρέψτε στην ερώτηση της Κυριακής το βράδυ.

Μια ισχυρή διαδικασία θα πρέπει να επιτρέπει στην ομάδα σας να απαντήσει:

Ποιος είναι ο αγοραστής;

Έχει επαληθευτεί σωστά η ταυτότητά του;

Ποιος βρίσκεται πίσω από την εταιρεία;

Έχουν προσδιοριστεί οι σχετικοί πραγματικοί δικαιούχοι;

Ποιος ενεργεί;

Εάν κάποιος εκπροσωπεί τον αγοραστή, έχει ελεγχθεί η εξουσιοδότησή του;

Τι έδειξε ο έλεγχος;

Αξιολογήθηκαν τα πιθανά αποτελέσματα σχετικά με ΠΕΠ ή κυρώσεις, αντί να αποθηκευτούν απλώς;

Πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι έλεγχοι;

Είναι το σημείο ελέγχου ενσωματωμένο στη ροή εργασιών της συναλλαγής;

Ποιος λαμβάνει την απόφαση όταν κάτι δεν ταιριάζει;

Και τέλος:

Μπορείτε να δείξετε αργότερα τι ελέγχθηκε, τι διαπιστώθηκε και γιατί προχώρησε η υπηρεσία;

Ο σκοπός δεν είναι να επιβραδύνεται κάθε συναλλαγή.

Είναι να διασφαλιστεί ότι η ταχύτητα δεν αντικαθιστά τον έλεγχο.

Από διάσπαρτους ελέγχους σε μία ενιαία διαδικασία

Για πολλές υπηρεσίες, η μεγαλύτερη πρόκληση δεν είναι η διενέργεια ελέγχου ταυτότητας.

Είναι η σύνδεση όλων των πληροφοριών.

Το διαβατήριο φυλάσσεται σε ένα μέρος.

Τα εταιρικά έγγραφα βρίσκονται αλλού.

Το αποτέλεσμα ενός ελέγχου βρίσκεται σε ένα άλλο σύστημα.

Ένας συνάδελφος γνωρίζει ποιος είναι ο πραγματικός δικαιούχος.

Ο πωλητής θυμάται γιατί άλλαξε ο αγοραστής.

Αυτό μπορεί να λειτουργεί μέχρι να χρειαστεί κάποιος να ανασυνθέσει το αρχείο.

Η ετοιμότητα για το AMLR σημαίνει τη δημιουργία μιας διαδικασίας όπου αυτά τα στοιχεία συνθέτουν ένα κατανοητό αρχείο συναλλαγής.

Ταυτότητα. Πραγματικός δικαιούχος. Έλεγχος. Αξιολόγηση κινδύνου. Απόφαση. Αποδεικτικά στοιχεία.

Εκεί ακριβώς μια πλατφόρμα συμμόρφωσης ειδικά σχεδιασμένη για τον κλάδο των ακινήτων, όπως η Immosurance, μπορεί να μετατρέψει μεμονωμένους ελέγχους σε μια συνδεδεμένη ροή εργασιών.

Η τεχνολογία πρέπει να κάνει τη διαδικασία πιο εύκολη στην παρακολούθηση και πιο εύκολη στην απόδειξη — όχι να αντικαταστήσει την επαγγελματική κρίση που βρίσκεται πίσω από αυτήν.

Πριν φτάσει η Τετάρτη

Ο διαδικτυακός αγοραστής στο παράδειγμά μας θέλει να πραγματοποιήσει μια προκαταβολή κράτησης σε λίγες μόνο ημέρες.

Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο η διαδικασία πρέπει να έχει σχεδιαστεί εκ των προτέρων.

Όχι όταν ο πωλητής περιμένει.

Όχι όταν ο πελάτης ρωτάει γιατί καθυστερεί η συναλλαγή.

Και όχι όταν ένας υπάλληλος πρέπει να αποφασίσει, υπό πίεση, ποιοι έλεγχοι λείπουν ακόμα.

Καθορίστε τη διαδικασία τώρα.

Γνωρίστε ποιος πρέπει να ελεγχθεί.

Γνωρίστε πότε πρέπει να γίνει η επαλήθευση.

Γνωρίστε πώς προσδιορίζεται ο πραγματικός δικαιούχος.

Γνωρίστε τι συμβαίνει όταν ο έλεγχος οδηγεί σε κάποιο αποτέλεσμα.

Και βεβαιωθείτε ότι η απόφαση μπορεί να ανακατασκευαστεί εκ των υστέρων.

Η αποστολή του διαβατηρίου δεν αποτελεί το τέλος της διαδικασίας δέουσας επιμέλειας πελατών. Αποτελεί την αρχή της κατανόησης του ποιος βρίσκεται πραγματικά πίσω από τη συναλλαγή.

Ξεκινήστε να δημιουργείτε αυτή τη διαδικασία τώρα — με την Immosurance.

-----------------------------------

Συνεχίζεται — Μέρος 4

Ποιος είναι υπεύθυνος, συμπεριλαμβανομένου του τμήματος πωλήσεων;

Στο Μέρος 4, εξετάζουμε την ευθύνη της διοίκησης, τους εσωτερικούς ρόλους, την εκπαίδευση, τους ελέγχους και τι συμβαίνει όταν εξωτερικοί ή αυτοαπασχολούμενοι πωλητές αποτελούν μέρος της εταιρείας ακινήτων σας.