Nahratie pasu ešte neznamená koniec procesu overovania totožnosti zákazníka

AMLR pre realitný sektor — Časť 3 z 5

Potenciálny kupujúci kontaktuje vašu agentúru online v nedeľu večer.

Nahraje obrázok pasu, vysvetlí, že nehnuteľnosť kúpi spoločnosť, a požiada o zaplatenie rezervačnej zálohy v stredu.

Kupujúceho ste nikdy nestretli. Predávajúci chce konať rýchlo.

Koho je potrebné overiť a kedy?

Tu sa stretávajú moderné postupy v oblasti nehnuteľností a povinnosti v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí.

Pre realitnú agentúru je prijatie kópie dokladu totožnosti len začiatkom. V rámci tohto procesu je potrebné zistiť, kto táto osoba skutočne je, či koná vo vlastnom mene alebo v mene spoločnosti, kto je konečným vlastníkom alebo kontrolórom tejto spoločnosti, či príslušné overenie vyvoláva obavy a či má agentúra dostatok informácií na to, aby mohla pokračovať.

Podľa AMLR sa hĺbková kontrola klienta v oblasti nehnuteľností týka oboch strán transakcie s nehnuteľnosťou, nielen osoby, ktorá platí províziu realitnej agentúre.

Tri body, na ktoré treba pamätať

• Postavte svoj proces na oboch stranách transakcie.

• Pred prevodom finančných prostriedkov alebo nehnuteľnosti stanovte jasné kontrolné body overovania.

• Technológia môže podporovať identifikáciu a preverovanie, ale vaša agentúra zostáva zodpovedná za jej posúdenie a rozhodnutia.

Získavanie informácií o totožnosti nie je to isté ako overovanie totožnosti

Obrázok v pase vám hovorí, akú identitu si daná osoba nárokuje.

To však automaticky neznamená, že dokument je pravý, že patrí osobe, ktorá ho používa, alebo že táto osoba má oprávnenie konať v rámci transakcie.

V prípade fyzickej osoby musí váš proces preto rozlišovať medzi zhromažďovaním informácií o totožnosti a ich overovaním.

Ak niekto koná v mene inej osoby alebo spoločnosti, proces musí zohľadniť aj jeho oprávnenie tak konať.

A ak je kupujúcim spoločnosť, nestačí sa obmedziť len na osobu, ktorá podpisuje rezervačný formulár.

Agentúra musí identifikovať právnickú osobu a preveriť príslušných skutočných vlastníkov, ktorí za ňou stoja.

To je obzvlášť dôležité v oblasti nehnuteľností, kde osoba, ktorá sa zúčastňuje prehliadky, rokuje o cene, podpisuje dokumenty a nakoniec financuje alebo vlastní nehnuteľnosť, nemusí byť vždy tá istá osoba.

Cieľom nie je zbytočne komplikovať každú transakciu.

Je ním overiť, či sú zúčastnené osoby a subjekty skutočne tými, za ktorých sa vydávajú – a či chápete, kto v konečnom dôsledku stojí za transakciou.

Skutočné vlastníctvo: pozrite sa za podpisujúcu osobu

Predstavte si, že vám kupujúci povie:

„Nehnuteľnosť kúpi naša spoločnosť.“

Ďalšia otázka neznie len to, či táto spoločnosť existuje.

Kto ju vlastní alebo kontroluje?

Podľa AMLR skutočné vlastníctvo spoločnosti zahŕňa fyzické osoby, ktoré vlastnia 25 % alebo viac podielu v danom subjekte alebo ktoré vykonávajú kontrolu inými prostriedkami.

To znamená, že proces musí ísť nad rámec názvu spoločnosti a identifikovať príslušné fyzické osoby, ktoré za ňou stoja.

Samotná zložitosť ešte neznamená, že je niečo v neporiadku.

Legitímna firma môže mať viacerých akcionárov, holdingové spoločnosti alebo cezhraničné vlastnícke vzťahy.

Zložitosť by sa však nemala stať výhovorkou na predčasné ukončenie posudzovania.

Agentúra potrebuje dostatok informácií na to, aby pochopila, kto je konečným vlastníkom alebo kto má kontrolu nad zákazníkom, a aby v prípade potreby vyriešila medzery alebo nezrovnalosti.

Načasovanie je dôležité pri transakciách s nehnuteľnosťami

Nehnuteľnosti majú svoj vlastný prevádzkový rytmus.

Potenciálny kupujúci si môže najprv prezrieť ponuky, potom požiadať o obhliadku, predložiť ponuku, vyjednať podmienky a nakoniec dospieť k prijatej ponuke.

Nie všetky tieto fázy vytvárajú rovnakú situáciu z hľadiska boja proti praniu špinavých peňazí.

AMLR zavádza pre realitných agentov špecifické pravidlo týkajúce sa načasovania: overenie totožnosti sa vykonáva po tom, ako predávajúci alebo prenajímateľ prijal ponuku, a vo všetkých prípadoch pred prevodom finančných prostriedkov alebo nehnuteľnosti. Kým sa AMLR nezačne uplatňovať, agentúry musia naďalej dodržiavať vnútroštátne požiadavky, ktoré sa na ne v súčasnosti vzťahujú.

Toto časové rozvrhnutie je potrebné premietnuť do vášho skutočného predajného procesu.

Vráťme sa k nášmu kupujúcemu z nedeľného večera: navrhovaná rezervačná platba v stredu by nemala obísť príslušný overovací bod len preto, že do konečného uzavretia transakcie môžu ešte uplynúť týždne.

Zároveň niekto, kto si len tak prezerá ponuky nehnuteľností, nemusí byť nutne v tej istej fáze ako kupujúci, ktorého ponuka bola prijatá.

Výzvou je definovať kontrolný bod dostatočne jasne, aby zamestnanci vedeli, kedy musí byť proces dokončený.

Ak pravidlo existuje len v príručke o boji proti praniu špinavých peňazí, ale nikto nevie, kde sa zapadá do pracovného toku predaja, ešte nejde o prevádzkový proces.

Online identifikácia mení metódu – nie zodpovednosť

Transakcie s nehnuteľnosťami sa čoraz častejšie začínajú na diaľku.

Zákazníci môžu zaslať dopyt prostredníctvom webovej stránky, poslať dokumenty e-mailom, pripojiť sa k videohovoru a predložiť ponuku bez toho, aby vôbec vstúpili do kancelárie realitnej agentúry.

AMLR uznáva elektronickú identifikáciu a spoľahlivé nezávislé zdroje ako možné súčasti overovacieho procesu, vrátane kvalifikovanej elektronickej identifikácie a dôveryhodných služieb.

Technológia sa preto stáva mimoriadne užitočnou.

Môže pomôcť overiť totožnosť, skontrolovať mená a organizovať záznamy oveľa konzistentnejšie ako neformálny proces založený na e-mailovej komunikácii.

Prítomnosť technológie však neoslobodzuje agentúru od zodpovednosti.

Zelený výsledok na obrazovke automaticky neodpovedá na všetky otázky týkajúce sa zákazníka.

Vaša agentúra stále potrebuje proces na rozhodnutie, čo tento výsledok znamená.

Overovanie je užitočné len vtedy, ak viete, čo bude nasledovať

Overovanie totožnosti je jednou zo zložiek náležitej starostlivosti voči zákazníkom.

Relevantné preverovanie môže vyvolať ďalšie otázky.

Čo sa stane, ak je daná osoba potenciálne politicky exponovanou osobou?

Čo sa stane, ak výsledok skríningu sankcií vykáže možnú zhodu?

Čo sa stane, ak sa v rámci štruktúry spoločnosti zistí skutočný vlastník, o ktorom sa pri prvom kontakte vôbec nehovorilo?

Solídny proces sa nemôže skončiť slovami:

„Systém našiel zhodu.“

Niekto musí tento výsledok posúdiť.

Je to skutočne tá istá osoba, alebo len niekto s podobným menom?

Vyriešia dodatočné informácie túto pochybnosť?

Vyžaduje si tento prípad ďalšie preskúmanie alebo eskaláciu?

Kto o tom rozhoduje?

A kde sa zaznamenáva odôvodnenie?

Toto rozlíšenie je dôležité, pretože technológia overovania poskytuje informácie; agentúra ich však stále musí interpretovať a konať na ich základe.

Dôležité sú obe strany transakcie s nehnuteľnosťou

Jednou z praktických zmien, na ktorú by sa agentúry mali pripraviť, je zabezpečenie toho, aby pracovný postup v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí nebol navrhnutý výlučne okolo osoby, ktorá platí províziu alebo sa javí ako priamy zákazník agentúry.

Transakcia môže zahŕňať:

• individuálneho predajcu,

• individuálneho kupujúceho,

• korporátneho kupujúceho,

• zástupcov konajúcich na základe splnomocnenia,

• skutočných vlastníkov stojacich za právnickými osobami,

• a ďalšie osoby relevantné pre štruktúru transakcie.

Prístup spoločnosti AMLR k nehnuteľnostiam znamená, že due diligence musí zohľadňovať obe strany transakcie.

To má praktické dôsledky pre pracovné postupy v systéme CRM, zhromažďovanie dokumentov, kontrolu a evidenciu transakcií.

Ak váš súčasný proces vytvára súbor AML len pre jednu stranu, teraz je čas prehodnotiť, ako to bude fungovať v rámci nového rámca.

Zabezpečte, aby bol proces opakovateľný

Vráťme sa k otázke z nedele večer.

Dobrá procesná štruktúra by mala vášmu tímu umožniť odpovedať na nasledujúce otázky:

Kto je kupujúci?

Bola identita riadne overená?

Kto stojí za spoločnosťou?

Boli zistení príslušní skutoční vlastníci?

Kto koná?

Ak kupujúceho zastupuje niekto iný, bola overená jeho splnomocnenosť?

Čo ukázalo preverenie?

Boli posúdené možné výsledky týkajúce sa politicky exponovaných osôb (PEP) alebo sankcií, a nie len jednoducho uložené?

Kedy musia byť kontroly dokončené?

Je kontrolný bod overovania zabudovaný do pracovného postupu transakcie?

Kto rozhoduje, keď niečo nesedí?

A nakoniec:

Môžete neskôr preukázať, čo bolo skontrolované, čo sa zistilo a prečo agentúra konala?

Cieľom nie je spomaľovať každú transakciu.

Je to preto, aby sa zabezpečilo, že rýchlosť nenahradí kontrolu.

Od roztrúsených kontrol k jednému prepojenému procesu

Pre mnohé agentúry nie je najväčšou výzvou samotné vykonanie kontroly totožnosti.

Je to prepojenie všetkých informácií.

Pas je uložený na jednom mieste.

Firemné dokumenty sú niekde inde.

Výsledok overovania sa nachádza v inom systéme.

Kolega vie, kto je skutočný vlastník.

Obchodný zástupca si pamätá, prečo došlo k zmene kupujúceho.

To môže fungovať dovtedy, kým niekto nebude musieť rekonštruovať spis.

Pripravenosť na AMLR znamená vytvorenie procesu, v ktorom tieto prvky tvoria jeden zrozumiteľný záznam o transakcii.

Identita. Skutočný vlastník. Preverovanie. Posúdenie rizika. Rozhodnutie. Dôkazy.

Práve tu môže platforma na zabezpečenie súladu so predpismi špecifická pre sektor nehnuteľností, ako je Immosurance, premeniť jednotlivé kontroly na prepojený pracovný postup.

Technológia by mala uľahčiť sledovanie procesu a jeho preukázanie – nemala by nahradiť odborný úsudok, ktorý za ním stojí.

Ešte pred stredou

Online kupujúci v našom príklade chce uhradiť rezervačnú platbu už o pár dní.

Presne preto by mal byť proces navrhnutý vopred.

Nie vtedy, keď predajca čaká.

Nie vtedy, keď sa zákazník pýta, prečo sa transakcia oneskoruje.

A nie vtedy, keď sa zamestnanec pod tlakom musí rozhodnúť, aké kontroly ešte chýbajú.

Definujte proces už teraz.

Zistite, koho je potrebné skontrolovať.

Zistite, kedy musí prebehnúť overenie.

Zistite, ako sa stanovuje skutočné vlastníctvo.

Zistite, čo sa stane, keď kontrola prinesie výsledok.

A uistite sa, že rozhodnutie bude možné neskôr rekonštruovať.

Nahratie pasu nie je koniec procesu overovania klienta. Je to začiatok pochopenia toho, kto skutočne stojí za transakciou.

Začnite tento proces budovať už teraz – s Immosurance.

-----------------------------------

Ďalej – Časť 4

Kto nesie zodpovednosť, aj v oblasti predaja?

V 4. časti sa zameriame na zodpovednosť vedenia, interné úlohy, školenia, kontrolné mechanizmy a na to, čo sa deje, keď sú súčasťou vašej realitnej organizácie externí alebo samostatne zárobkovo činní obchodní zástupcovia.