Le téléchargement d'un passeport ne marque pas la fin du processus de vérification de l'identité du client

AMLR pour l'immobilier — Partie 3 sur 5

Un acheteur potentiel contacte votre agence en ligne dimanche soir.

Il télécharge une photo de son passeport, explique qu’une société va acheter le bien et demande à verser un acompte de réservation mercredi.

Vous n’avez jamais rencontré cet acheteur. Le vendeur souhaite que les choses aillent vite.

Qui doit faire l’objet d’une vérification, et quand ?

C’est là que les processus immobiliers modernes et les obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent se rejoignent.

Pour une agence immobilière, recevoir une copie d’une pièce d’identité n’est qu’un premier pas. Le processus doit également permettre d’établir l’identité réelle de la personne, de déterminer si elle agit pour son propre compte ou pour le compte d’une société, d’identifier qui détient ou contrôle en dernier ressort cette société, de vérifier si les vérifications pertinentes soulèvent des soupçons et de s’assurer que l’agence dispose de suffisamment d’informations pour poursuivre la transaction.

En vertu des règles AMLR, la diligence raisonnable vis-à-vis des clients dans le secteur immobilier concerne les deux parties à la transaction immobilière, et pas seulement la personne qui paie la commission de l’agence.

Trois points à retenir

• Concevez votre processus en tenant compte des deux parties à la transaction.

• Définissez des étapes de vérification claires avant tout transfert de fonds ou de propriété.

• La technologie peut faciliter l’identification et la vérification, mais votre agence reste responsable de son évaluation et de ses décisions.

Collecter des informations d’identité n’équivaut pas à vérifier l’identité

La photo d’un passeport vous indique l’identité que la personne prétend avoir.

Cela ne prouve pas automatiquement que le document est authentique, qu’il appartient à la personne qui l’utilise ou que celle-ci est habilitée à agir dans le cadre de la transaction.

Pour un particulier, votre processus doit donc faire la distinction entre la collecte d’informations d’identité et leur vérification.

Lorsqu’une personne agit pour le compte d’une autre personne ou d’une entreprise, le processus doit également vérifier qu’elle est habilitée à le faire.

Et lorsque l’acheteur est une entreprise, il ne suffit pas de s’arrêter à la personne qui signe le formulaire de réservation.

L’agence doit identifier la personne morale et enquêter sur les bénéficiaires effectifs concernés qui se cachent derrière celle-ci.

Cela revêt une importance particulière dans le secteur immobilier, où la personne qui assiste à une visite, négocie le prix, signe les documents et, en fin de compte, finance ou détient le bien immobilier n’est pas toujours la même.

L’objectif n’est pas de compliquer inutilement chaque transaction.

Il s’agit de s’assurer que les personnes et entités impliquées sont bien celles qu’elles prétendent être — et que vous comprenez qui se cache en fin de compte derrière la transaction.

Propriété effective : ne vous arrêtez pas au signataire

Imaginez que l’acheteur vous dise :

« Le bien sera acheté par notre société. »

La question suivante n’est pas simplement de savoir si cette société existe.

Qui en est le propriétaire ou qui la contrôle ?

En vertu de l’AMLR, la propriété effective d’une société inclut les personnes physiques qui détiennent 25 % ou plus de l’entité ou qui exercent un contrôle par d’autres moyens.

Cela signifie que le processus doit aller au-delà du nom de la société et identifier les personnes physiques concernées qui se cachent derrière celle-ci.

La complexité en soi ne signifie pas nécessairement qu’il y a un problème.

Une entreprise légitime peut avoir plusieurs actionnaires, des sociétés holding ou des montages de propriété transfrontaliers.

Mais la complexité ne doit pas servir de prétexte pour mettre fin prématurément à l’évaluation.

L’organisme a besoin d’informations suffisantes pour comprendre qui détient ou contrôle en dernier ressort le client et pour combler les lacunes ou résoudre les incohérences si nécessaire.

Le timing est crucial dans une transaction immobilière

L’immobilier a son propre rythme opérationnel.

Un acheteur potentiel peut d’abord consulter les annonces, puis demander une visite, faire une offre, négocier les conditions et, finalement, parvenir à une offre acceptée.

Ces différentes étapes ne donnent pas toutes lieu à la même situation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

L’AMLR introduit une règle de timing spécifique pour les agents immobiliers : la vérification d’identité est effectuée après l’acceptation d’une offre par le vendeur ou le bailleur et, dans tous les cas, avant le transfert des fonds ou de la propriété. Jusqu’à l’entrée en vigueur de l’AMLR, les agences doivent continuer à respecter les exigences nationales qui leur sont actuellement applicables.

Ce calendrier doit être transposé dans votre processus de vente concret.

Revenons à notre acheteur du dimanche soir : un acompte proposé le mercredi ne doit pas contourner le contrôle de vérification approprié simplement parce que la finalisation de la transaction pourrait encore prendre plusieurs semaines.

Par ailleurs, une personne qui consulte simplement des annonces immobilières ne se trouve pas nécessairement au même stade qu’un acheteur dont l’offre a été acceptée.

Le défi consiste à définir le point de contrôle de manière suffisamment claire pour que le personnel sache à quel moment le processus doit être achevé.

Si la règle n’existe que dans le manuel de lutte contre le blanchiment d’argent mais que personne ne sait où elle s’inscrit dans le flux de travail de la vente, elle ne constitue pas encore un processus opérationnel.

L’identification en ligne modifie la méthode, mais pas la responsabilité

Les transactions immobilières s’engagent de plus en plus souvent à distance.

Les clients peuvent se renseigner via un site web, envoyer des documents par e-mail, participer à un appel vidéo et faire une offre sans jamais se rendre dans les locaux de l’agence.

L’AMLR reconnaît l’identification électronique et les sources indépendantes fiables comme des éléments possibles du processus de vérification, y compris l’identification électronique qualifiée et les services de confiance.

La technologie devient donc extrêmement utile.

Elle peut aider à vérifier l’identité, à contrôler les noms d’utilisateur et à organiser les dossiers de manière bien plus cohérente qu’un processus informel par e-mail.

Mais le recours à la technologie ne décharge pas l’agence de sa responsabilité.

Un résultat « vert » à l’écran ne répond pas automatiquement à toutes les questions concernant le client.

Votre organisme a toujours besoin d’un processus pour déterminer ce que ce résultat signifie.

La vérification n’est utile que si vous savez quelle sera la suite

La vérification d’identité fait partie intégrante de la diligence raisonnable vis-à-vis du client.

Un filtrage pertinent peut soulever d’autres questions.

Que se passe-t-il si la personne est susceptible d’être une personnalité politique exposée ?

Que se passe-t-il si le résultat d’un contrôle des sanctions fait apparaître une correspondance potentielle ?

Que se passe-t-il si la structure de l'entreprise permet d'identifier un bénéficiaire effectif qui n'a jamais été mentionné lors du premier contact ?

Un processus rigoureux ne peut pas se limiter à :

« Le système a détecté une correspondance. »

Quelqu’un doit évaluer le résultat.

S’agit-il réellement de la même personne, ou simplement d’une personne portant un nom similaire ?

Des informations supplémentaires permettent-elles de lever le doute ?

Le dossier nécessite-t-il un examen plus approfondi ou doit-il être transmis à un niveau supérieur ?

Qui prend cette décision ?

Et où le raisonnement est-il consigné ?

Cette distinction est importante car la technologie de vérification fournit des informations ; c’est à l’agence qu’il revient de les interpréter et d’agir en conséquence.

Les deux parties à la transaction immobilière ont leur importance

L’un des changements concrets auxquels les agences doivent se préparer consiste à s’assurer que le processus de lutte contre le blanchiment d’argent n’est pas conçu uniquement autour de la personne qui paie la commission ou qui semble être le client direct de l’agence.

La transaction peut impliquer :

• un vendeur particulier,

• un acheteur particulier,

• une société acquéreuse,

• des mandataires agissant en vertu d’une procuration,

• des bénéficiaires effectifs derrière des personnes morales,

• et d’autres personnes concernées par la structure de la transaction.

L’approche immobilière d’AMLR implique que la diligence raisonnable doit prendre en compte les deux parties à la transaction.

Cela a des conséquences concrètes sur les flux de travail CRM, la collecte de documents, le filtrage et l’archivage des transactions.

Si votre processus actuel ne crée un dossier LBCI que pour une seule des parties, le moment est venu de réexaminer son fonctionnement dans le cadre de la nouvelle réglementation.

Rendez le processus reproductible

Revenons à la demande de renseignements du dimanche soir.

Un processus solide doit permettre à votre équipe de répondre aux questions suivantes :

Qui est l’acheteur ?

Son identité a-t-elle été correctement vérifiée ?

Qui se cache derrière l'entreprise ?

Les bénéficiaires effectifs concernés ont-ils été identifiés ?

Qui agit au nom de l'acheteur ?

Si une personne représente l'acheteur, son pouvoir a-t-il été vérifié ?

Quels ont été les résultats du contrôle préalable ?

Les résultats concernant d'éventuelles personnes politiquement exposées (PPE) ou des sanctions ont-ils été évalués plutôt que simplement enregistrés ?

Quand les vérifications doivent-elles être effectuées ?

Le point de contrôle de vérification est-il intégré au processus de transaction ?

Qui prend la décision lorsqu'un élément ne colle pas ?

Et enfin :

Pouvez-vous montrer par la suite ce qui a été vérifié, ce qui a été constaté et pourquoi l’agence a donné suite ?

Le but n’est pas de ralentir chaque transaction.

Il s’agit de s’assurer que la rapidité ne se fasse pas au détriment du contrôle.

Des vérifications dispersées à un processus intégré

Pour de nombreuses agences, le plus grand défi ne réside pas dans la réalisation d’une vérification d’identité.

C’est de relier toutes les informations entre elles.

Un passeport est conservé à un endroit.

Les documents de l’entreprise se trouvent ailleurs.

Le résultat d’une vérification se trouve dans un autre système.

Un collègue sait qui est le bénéficiaire effectif.

L’agent commercial se souvient de la raison pour laquelle l’acheteur a changé.

Cela peut fonctionner jusqu’à ce que quelqu’un ait besoin de reconstituer le dossier.

Se conformer aux normes AMLR, c’est mettre en place un processus où tous ces éléments forment un dossier de transaction clair et compréhensible.

Identité. Propriété effective. Vérification. Évaluation des risques. Décision. Preuves.

C’est là qu’une plateforme de conformité spécifique à l’immobilier, telle qu’Immosurance, peut transformer des vérifications individuelles en un flux de travail cohérent.

La technologie doit faciliter le suivi et la justification du processus, sans pour autant se substituer au jugement professionnel qui le sous-tend.

Avant que mercredi n’arrive

L’acheteur en ligne de notre exemple souhaite effectuer un acompte de réservation dans quelques jours seulement.

C’est précisément pour cette raison que le processus doit être défini à l’avance.

Pas lorsque le vendeur attend.

Ni lorsque le client demande pourquoi la transaction est retardée.

Et pas non plus lorsqu'un employé doit décider, sous pression, quelles vérifications manquent encore.

Définissez le processus dès maintenant.

Sachez qui doit faire l’objet d’une vérification.

Sachez à quel moment la vérification doit avoir lieu.

Sachez comment déterminer le bénéficiaire effectif.

Sachez ce qui se passe lorsqu’un contrôle donne lieu à un résultat.

Et assurez-vous que la décision puisse être retracée par la suite.

Le téléchargement d’une photo de passeport ne marque pas la fin de la diligence raisonnable vis-à-vis du client. C’est le point de départ pour comprendre qui se cache réellement derrière la transaction.

Commencez dès maintenant à mettre en place ce processus — avec Immosurance.

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À suivre — Partie 4

Qui est responsable, y compris au niveau commercial ?

Dans la partie 4, nous aborderons la responsabilité de la direction, les rôles internes, la formation, les contrôles et ce qui se passe lorsque des agents commerciaux externes ou indépendants font partie de votre organisation immobilière.