Das Hochladen eines Reisepasses ist noch nicht das Ende der Kundenüberprüfung

AMLR für die Immobilienbranche – Teil 3 von 5

Ein potenzieller Käufer kontaktiert Ihre Agentur am Sonntagabend online.

Er lädt ein Passfoto hoch, erklärt, dass ein Unternehmen die Immobilie erwerben wird, und bittet darum, am Mittwoch eine Reservierungskaution zu zahlen.

Sie haben den Käufer noch nie getroffen. Der Verkäufer möchte die Sache zügig abwickeln.

Wer muss überprüft werden, und wann?

Hier treffen moderne Immobilienprozesse und AML-Verpflichtungen aufeinander.

Für eine Immobilienagentur ist der Erhalt einer Kopie eines Ausweisdokuments nur der Anfang. Im Rahmen des Prozesses muss außerdem festgestellt werden, wer die Person tatsächlich ist, ob sie für sich selbst oder für ein Unternehmen handelt, wer letztendlich Eigentümer dieses Unternehmens ist oder die Kontrolle darüber ausübt, ob relevante Überprüfungen Bedenken aufwerfen und ob die Agentur über genügend Informationen verfügt, um fortzufahren.

Gemäß den AMLR-Vorschriften betrifft die Sorgfaltspflicht bei Immobilienkunden beide Parteien der Immobilientransaktion, nicht nur die Person, die die Provision der Agentur bezahlt.

Drei Punkte, die Sie beachten sollten

• Richten Sie Ihren Prozess auf beide Seiten der Transaktion aus.

• Legen Sie klare Prüfpunkte fest, bevor Gelder oder Immobilien übertragen werden.

• Technologie kann die Identifizierung und Überprüfung unterstützen, doch Ihre Agentur bleibt für die Bewertung und die Entscheidungen verantwortlich.

Das Erfassen von Identitätsdaten ist nicht dasselbe wie die Identitätsprüfung

Ein Passfoto gibt Auskunft darüber, welche Identität eine Person angibt.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das Dokument echt ist, dass es der Person gehört, die es verwendet, oder dass die Person befugt ist, im Rahmen der Transaktion zu handeln.

Bei einer natürlichen Person muss Ihr Verfahren daher zwischen der Erfassung von Identitätsdaten und deren Überprüfung unterscheiden.

Handelt jemand im Namen einer anderen Person oder eines Unternehmens, muss der Prozess auch deren Befugnis dazu prüfen.

Und wenn der Käufer ein Unternehmen ist, reicht es nicht aus, sich nur auf die Person zu beschränken, die das Reservierungsformular unterzeichnet.

Die Agentur muss die juristische Person identifizieren und die dahinter stehenden wirtschaftlichen Eigentümer überprüfen.

Dies ist besonders wichtig im Immobilienbereich, wo die Person, die an einer Besichtigung teilnimmt, den Preis aushandelt, Dokumente unterzeichnet und letztendlich die Immobilie finanziert oder besitzt, nicht immer dieselbe Person sein muss.

Das Ziel besteht nicht darin, jede Transaktion unnötig zu verkomplizieren.

Es geht vielmehr darum, sicherzustellen, dass die beteiligten Personen und Rechtsträger tatsächlich die sind, für die sie sich ausgeben – und dass Sie verstehen, wer letztendlich hinter der Transaktion steht.

Wirtschaftliches Eigentum: Schauen Sie über den Unterzeichner hinaus

Stellen Sie sich vor, der Käufer sagt Ihnen:

„Die Immobilie wird von unserem Unternehmen gekauft.“

Die nächste Frage lautet nicht einfach nur, ob das Unternehmen existiert.

Wem gehört es oder wer kontrolliert es?

Gemäß den AMLR-Vorschriften umfasst das wirtschaftliche Eigentum an einem Unternehmen natürliche Personen, die 25 % oder mehr des Unternehmens besitzen oder auf andere Weise Kontrolle ausüben.

Das bedeutet, dass der Prozess über den Firmennamen hinausgehen und die dahinterstehenden relevanten natürlichen Personen identifizieren können muss.

Komplexität allein bedeutet nicht, dass etwas nicht stimmt.

Ein legitimes Unternehmen kann mehrere Gesellschafter, Holdinggesellschaften oder grenzüberschreitende Beteiligungsverhältnisse aufweisen.

Komplexität sollte jedoch nicht als Vorwand dienen, die Prüfung vorzeitig abzubrechen.

Die Behörde benötigt ausreichende Informationen, um zu verstehen, wer letztendlich Eigentümer des Kunden ist oder die Kontrolle über ihn ausübt, und um gegebenenfalls Lücken oder Unstimmigkeiten zu klären.

Bei einer Immobilientransaktion kommt es auf das richtige Timing an

Immobilien haben ihren eigenen Ablaufrhythmus.

Ein potenzieller Käufer sieht sich möglicherweise zunächst Angebote an, vereinbart dann eine Besichtigung, unterbreitet ein Angebot, verhandelt die Konditionen und erzielt schließlich eine Einigung über das Angebot.

Nicht alle diese Phasen führen zu derselben Situation im Hinblick auf die Geldwäschebekämpfung.

Die AMLR führt eine spezifische zeitliche Regelung für Immobilienmakler ein: Die Identitätsprüfung erfolgt, nachdem ein Angebot vom Verkäufer oder Vermieter angenommen wurde, und in jedem Fall vor der Übertragung von Geldern oder der Übergabe der Immobilie. Bis zum Inkrafttreten der AMLR müssen Maklerbüros weiterhin die für sie derzeit geltenden nationalen Vorschriften befolgen.

Dieser Zeitplan muss in Ihren tatsächlichen Verkaufsprozess umgesetzt werden.

Um auf unseren Käufer vom Sonntagabend zurückzukommen: Eine für Mittwoch vorgeschlagene Reservierungszahlung sollte den entsprechenden Überprüfungsschritt nicht umgehen, nur weil der endgültige Abschluss möglicherweise noch Wochen entfernt ist.

Gleichzeitig befindet sich jemand, der nur beiläufig Immobilienanzeigen durchstöbert, nicht unbedingt in derselben Phase wie ein Käufer, dessen Angebot angenommen wurde.

Die Herausforderung besteht darin, die Kontrollstelle so klar zu definieren, dass die Mitarbeiter wissen, wann der Prozess abgeschlossen sein muss.

Wenn die Regel nur im AML-Handbuch steht, aber niemand weiß, wo sie in den Verkaufsworkflow passt, ist sie noch kein operativer Prozess.

Die Online-Identifizierung verändert die Methode – nicht die Verantwortung

Immobilientransaktionen beginnen zunehmend aus der Ferne.

Kunden können über eine Website Anfragen stellen, Dokumente per E-Mail senden, an einem Videoanruf teilnehmen und ein Angebot abgeben, ohne jemals das Büro der Agentur zu betreten.

Die AMLR erkennt die elektronische Identifizierung und zuverlässige unabhängige Quellen als mögliche Bestandteile des Verifizierungsprozesses an, einschließlich qualifizierter elektronischer Identifizierungs- und Vertrauensdienste.

Technologie wird daher äußerst nützlich.

Sie kann dabei helfen, Identitäten zu überprüfen, Namen zu überprüfen und Unterlagen weitaus einheitlicher zu organisieren als ein informeller, per E-Mail ablaufender Prozess.

Doch der Einsatz von Technologie entbindet das Maklerbüro nicht von seiner Verantwortung.

Ein grünes Ergebnis auf dem Bildschirm beantwortet nicht automatisch alle Fragen zum Kunden.

Ihre Behörde benötigt nach wie vor einen Prozess, um zu entscheiden, was das Ergebnis bedeutet.

Die Überprüfung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie wissen, was als Nächstes geschieht

Die Identitätsprüfung ist ein Teil der Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden.

Eine relevante Überprüfung kann weitere Fragen aufwerfen.

Was passiert, wenn die Person möglicherweise politisch exponiert ist?

Was passiert, wenn ein Sanktionsabgleich eine mögliche Übereinstimmung ergibt?

Was passiert, wenn anhand der Unternehmensstruktur ein wirtschaftlich Berechtigter identifiziert wird, der beim ersten Kontakt nie erwähnt wurde?

Ein solider Prozess darf nicht mit folgender Feststellung enden:

„Das System hat einen Treffer gemeldet.“

Jemand muss das Ergebnis bewerten.

Handelt es sich tatsächlich um dieselbe Person oder lediglich um jemanden mit einem ähnlichen Namen?

Können zusätzliche Informationen die Bedenken ausräumen?

Erfordert der Fall eine weitere Prüfung oder Eskalation?

Wer trifft diese Entscheidung?

Und wo wird die Begründung festgehalten?

Diese Unterscheidung ist wichtig, da die Screening-Technologie zwar Informationen liefert, die Behörde diese jedoch noch interpretieren und entsprechend handeln muss.

Beide Seiten der Immobilientransaktion sind von Bedeutung

Eine praktische Änderung, auf die sich Maklerbüros einstellen sollten, besteht darin, sicherzustellen, dass der AML-Workflow nicht ausschließlich auf die Person ausgerichtet ist, die die Provision zahlt oder als direkter Kunde des Maklerbüros erscheint.

An der Transaktion können beteiligt sein:

• einen privaten Verkäufer,

• einen privaten Käufer,

• einem Unternehmenskäufer,

• bevollmächtigte Vertreter,

• wirtschaftlich Berechtigte hinter juristischen Personen,

• sowie andere für die Transaktionsstruktur relevante Personen.

Der Immobilienansatz von AMLR bedeutet, dass bei der Due Diligence beide Seiten der Transaktion berücksichtigt werden müssen.

Dies hat praktische Konsequenzen für CRM-Workflows, die Dokumentenerfassung, die Überprüfung und die Transaktionsaufzeichnungen.

Wenn Ihr derzeitiger Prozess nur für eine Seite eine AML-Akte erstellt, ist es jetzt an der Zeit zu prüfen, wie dies unter dem neuen Rahmenwerk funktionieren wird.

Machen Sie den Prozess wiederholbar

Kehren wir zu der Anfrage vom Sonntagabend zurück.

Ein solider Prozess sollte es Ihrem Team ermöglichen, folgende Fragen zu beantworten:

Wer ist der Käufer?

Wurde die Identität ordnungsgemäß überprüft?

Wer steht hinter dem Unternehmen?

Wurden die relevanten wirtschaftlichen Eigentümer ermittelt?

Wer handelt?

Wenn jemand den Käufer vertritt, wurde seine Befugnis überprüft?

Was hat die Überprüfung ergeben?

Wurden mögliche PEP- oder Sanktionsergebnisse bewertet und nicht nur gespeichert?

Bis wann müssen die Prüfungen abgeschlossen sein?

Ist der Verifizierungsprozess in den Transaktionsablauf integriert?

Wer trifft die Entscheidung, wenn etwas nicht stimmt?

Und schließlich:

Können Sie später nachweisen, was geprüft wurde, was festgestellt wurde und warum die Behörde so vorgegangen ist?

Es geht nicht darum, jede Transaktion zu verlangsamen.

Es geht darum, sicherzustellen, dass Geschwindigkeit nicht an die Stelle der Kontrolle tritt.

Von vereinzelten Überprüfungen zu einem durchgängigen Prozess

Für viele Behörden besteht die größte Herausforderung nicht darin, eine Identitätsprüfung durchzuführen.

Die größte Herausforderung besteht darin, alle Informationen miteinander zu verknüpfen.

Ein Reisepass wird an einem Ort aufbewahrt.

Die Unternehmensdokumente befinden sich an einem anderen Ort.

Ein Überprüfungsergebnis befindet sich in einem anderen System.

Ein Kollege weiß, wer der wirtschaftliche Eigentümer ist.

Der Vertriebsmitarbeiter erinnert sich, warum der Käufer gewechselt hat.

Das mag funktionieren, bis jemand die Akte rekonstruieren muss.

AMLR-Konformität bedeutet, einen Prozess zu schaffen, bei dem diese Elemente eine einzige, nachvollziehbare Transaktionsaufzeichnung bilden.

Identität. Wirtschaftlicher Eigentümer. Überprüfung. Risikobewertung. Entscheidung. Nachweise.

Hier kann eine immobilienspezifische Compliance-Plattform wie Immosurance einzelne Prüfungen zu einem vernetzten Arbeitsablauf zusammenführen.

Technologie sollte den Prozess nachvollziehbarer und leichter nachweisbar machen – nicht das dahinterstehende fachliche Urteilsvermögen ersetzen.

Bevor der Mittwoch kommt

Der Online-Käufer in unserem Beispiel möchte in nur wenigen Tagen eine Reservierungszahlung leisten.

Genau deshalb sollte der Prozess im Voraus festgelegt werden.

Nicht erst, wenn der Verkäufer wartet.

Nicht, wenn der Kunde fragt, warum sich die Transaktion verzögert.

Und nicht erst, wenn ein Mitarbeiter unter Zeitdruck entscheiden muss, welche Prüfungen noch ausstehen.

Legen Sie den Prozess jetzt fest.

Wissen Sie, wer überprüft werden muss.

Wissen Sie, wann die Überprüfung erfolgen muss.

Wissen Sie, wie die wirtschaftliche Eigentümerschaft festgestellt wird.

Wissen Sie, was passiert, wenn die Überprüfung zu einem Ergebnis führt.

Und stellen Sie sicher, dass die Entscheidung im Nachhinein nachvollziehbar ist.

Das Hochladen eines Reisepasses ist nicht das Ende der Sorgfaltspflicht gegenüber dem Kunden. Es ist der Anfang, um zu verstehen, wer wirklich hinter der Transaktion steht.

Beginnen Sie jetzt damit, diesen Prozess aufzubauen – mit Immosurance.

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Als Nächstes – Teil 4

Wer ist verantwortlich, auch im Vertrieb?

In Teil 4 befassen wir uns mit der Verantwortung der Geschäftsleitung, internen Rollen, Schulungen, Kontrollmechanismen und der Frage, was geschieht, wenn externe oder selbstständige Vertriebsmitarbeiter Teil Ihrer Immobilienorganisation sind.