La subida de una copia del pasaporte no supone el final del proceso de diligencia debida con el cliente

AMLR para el sector inmobiliario — Parte 3 de 5

Un posible comprador se pone en contacto con tu agencia por Internet un domingo por la tarde.

Sube una imagen de su pasaporte, explica que una empresa va a comprar la propiedad y solicita pagar un depósito de reserva el miércoles.

Nunca has conocido al comprador. El vendedor quiere que el proceso sea rápido.

¿A quién hay que verificar y cuándo?

Aquí es donde confluyen los procesos inmobiliarios modernos y las obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales.

Para una agencia inmobiliaria, recibir una copia de un documento de identidad es solo el principio. El proceso también debe determinar quién es realmente esa persona, si actúa en nombre propio o en nombre de una empresa, quién es, en última instancia, el propietario o quien controla dicha empresa, si las comprobaciones pertinentes plantean alguna duda y si la agencia dispone de información suficiente para seguir adelante.

Según las normas AMLR, la diligencia debida respecto al cliente en el sector inmobiliario afecta a ambas partes de la transacción inmobiliaria, no solo a la persona que paga la comisión a la agencia.

Tres puntos a tener en cuenta

• Diseña tu proceso teniendo en cuenta a ambas partes de la transacción.

• Defina puntos de control de verificación claros antes de que se transfieran fondos o se ceda la propiedad.

• La tecnología puede facilitar la identificación y la verificación, pero su agencia sigue siendo responsable de su evaluación y de sus decisiones.

Recopilar información sobre la identidad no es lo mismo que verificar la identidad

La foto de un pasaporte indica cuál es la identidad que la persona afirma tener.

Eso no garantiza automáticamente que el documento sea auténtico, que pertenezca a la persona que lo utiliza o que dicha persona tenga la autoridad para actuar en la transacción.

Por lo tanto, en el caso de una persona física, su proceso debe distinguir entre la recopilación de información de identidad y su verificación.

Cuando alguien actúa en nombre de otra persona o empresa, el proceso también debe abordar su autorización para hacerlo.

Y cuando el comprador es una empresa, no basta con limitarse a la persona que firma el formulario de reserva.

La agencia debe identificar a la persona jurídica e investigar a los titulares reales pertinentes que hay detrás de ella.

Esto es especialmente importante en el sector inmobiliario, donde la persona que asiste a una visita, negocia el precio, firma los documentos y, en última instancia, financia o es propietaria del inmueble, puede no ser siempre la misma.

El objetivo no es complicar innecesariamente cada transacción.

Se trata de comprobar que las personas y entidades implicadas son quienes dicen ser, y de que usted comprenda quién está, en última instancia, detrás de la transacción.

Titularidad real: hay que mirar más allá del firmante

Imagina que el comprador te dice:

«La propiedad la comprará nuestra empresa».

La siguiente pregunta no es simplemente si la empresa existe.

¿Quién es su propietario o quién la controla?

Según las AMLR, la titularidad real de una empresa incluye a las personas físicas que posean el 25 % o más de la entidad o que ejerzan control a través de otros medios.

Esto significa que el proceso debe ir más allá del nombre de la empresa e identificar a las personas físicas relevantes que hay detrás de ella.

La complejidad por sí sola no implica que haya algo incorrecto.

Una empresa legítima puede tener varios accionistas, sociedades de cartera o estructuras de propiedad transfronterizas.

Pero la complejidad no debe convertirse en una excusa para detener la evaluación demasiado pronto.

La agencia necesita información suficiente para comprender quién es, en última instancia, el propietario o quien controla al cliente, y para resolver las lagunas o incoherencias cuando sea necesario.

El momento es clave en una transacción inmobiliaria

El sector inmobiliario tiene su propio ritmo operativo.

Un posible comprador puede, en primer lugar, consultar los anuncios, luego solicitar una visita, presentar una oferta, negociar las condiciones y, finalmente, llegar a un acuerdo sobre la oferta.

No todas esas etapas plantean la misma situación en materia de lucha contra el blanqueo de capitales.

La AMLR introduce una norma específica sobre plazos para los agentes inmobiliarios: la verificación de la identidad se lleva a cabo después de que el vendedor o arrendador haya aceptado una oferta y, en todos los casos, antes de que se transfieran los fondos o la propiedad. Hasta que entre en vigor la AMLR, las agencias deben seguir cumpliendo los requisitos nacionales que les son aplicables actualmente.

Es necesario adaptar ese calendario a su proceso de venta real.

Volviendo a nuestro comprador del domingo por la noche: un pago de reserva propuesto para el miércoles no debería eludir el control de verificación correspondiente simplemente porque aún queden semanas para la formalización definitiva.

Al mismo tiempo, alguien que navega de forma casual por los anuncios inmobiliarios no se encuentra necesariamente en la misma fase que un comprador cuya oferta ha sido aceptada.

El reto consiste en definir el punto de control con la suficiente claridad como para que el personal sepa cuándo debe completarse el proceso.

Si la norma solo figura en el manual de prevención del blanqueo de capitales, pero nadie sabe dónde encaja en el flujo de trabajo de ventas, aún no es un proceso operativo.

La identificación en línea cambia el método, no la responsabilidad

Las transacciones inmobiliarias se inician cada vez más a distancia.

Los clientes pueden solicitar información a través de una página web, enviar documentos por correo electrónico, participar en una videollamada y presentar una oferta sin pisar nunca la oficina de la agencia.

La AMLR reconoce la identificación electrónica y las fuentes independientes fiables como posibles elementos del proceso de verificación, incluidos los servicios de identificación electrónica y de confianza que cumplan los requisitos.

Por lo tanto, la tecnología resulta extremadamente útil.

Puede ayudar a verificar la identidad, comprobar los nombres de usuario y organizar los registros de forma mucho más coherente que un proceso informal basado en el correo electrónico.

Pero la presencia de la tecnología no exime a la agencia de su responsabilidad.

Un resultado verde en una pantalla no responde automáticamente a todas las preguntas sobre el cliente.

Tu agencia sigue necesitando un proceso para decidir qué significa ese resultado.

La verificación solo es útil si sabes qué ocurre a continuación

La verificación de la identidad es una parte del proceso de diligencia debida con el cliente.

Una verificación adecuada puede plantear otras cuestiones.

¿Qué ocurre si la persona podría ser una figura política destacada?

¿Qué ocurre si el resultado de una verificación de sanciones arroja una posible coincidencia?

¿Qué ocurre si la estructura de la empresa identifica a un titular real que nunca se mencionó durante el contacto inicial?

Un proceso sólido no puede limitarse a:

«El sistema ha detectado una coincidencia».

Alguien tiene que evaluar el resultado.

¿Se trata realmente de la misma persona o simplemente de alguien con un nombre similar?

¿La información adicional aclara la duda?

¿Requiere el caso una revisión más detallada o debe remitirse a un nivel superior?

¿Quién toma esa decisión?

¿Y dónde se registra el razonamiento?

Esta distinción es importante porque la tecnología de verificación proporciona información; la agencia debe interpretarla y actuar en consecuencia.

Ambas partes de la transacción inmobiliaria son importantes

Un cambio práctico para el que las agencias deben prepararse es asegurarse de que el flujo de trabajo contra el blanqueo de capitales no se diseñe exclusivamente en torno a la persona que paga la comisión o que parece ser el cliente directo de la agencia.

La transacción puede implicar:

• un vendedor particular,

• un comprador particular,

• una empresa compradora,

• representantes que actúen en nombre de otros,

• titulares reales detrás de las personas jurídicas,

• y otras personas relevantes para la estructura de la transacción.

El enfoque inmobiliario de AMLR implica que la diligencia debida debe tener en cuenta ambas partes de la transacción.

Esto tiene consecuencias prácticas para los flujos de trabajo de CRM, la recopilación de documentos, la verificación y los registros de las transacciones.

Si su proceso actual solo crea un expediente de prevención del blanqueo de capitales para una de las partes, ahora es el momento de revisar cómo funcionará eso en el nuevo marco normativo.

Haz que el proceso sea repetible

Volvamos a la consulta del domingo por la noche.

Un proceso sólido debería permitir a tu equipo responder a las siguientes preguntas:

¿Quién es el comprador?

¿Se ha verificado correctamente su identidad?

¿Quién está detrás de la empresa?

¿Se han identificado los titulares reales pertinentes?

¿Quién actúa en su nombre?

Si alguien representa al comprador, ¿se ha comprobado su autoridad?

¿Qué resultados arrojó la verificación?

¿Se han evaluado los posibles resultados relacionados con personas políticamente expuestas (PEP) o sanciones, en lugar de simplemente almacenarlos?

¿Cuándo deben completarse las comprobaciones?

¿Está el punto de control de verificación integrado en el flujo de trabajo de la transacción?

¿Quién toma la decisión cuando algo no cuadra?

Y, por último:

¿Se puede demostrar posteriormente qué se comprobó, qué se detectó y por qué la agencia siguió adelante?

El objetivo no es ralentizar todas las transacciones.

Se trata de garantizar que la rapidez no sustituya al control.

De comprobaciones dispersas a un proceso integrado

Para muchas agencias, el mayor reto no es realizar una verificación de identidad.

Es conectar toda la información.

El pasaporte se guarda en un lugar.

Los documentos de la empresa están en otro sitio.

El resultado de una verificación se encuentra en otro sistema.

Un compañero sabe quién es el titular real.

El agente de ventas recuerda por qué cambió el comprador.

Eso puede funcionar hasta que alguien necesite reconstruir el expediente.

Estar preparado para la AMLR significa crear un proceso en el que esos elementos formen un registro de transacción comprensible.

Identidad. Titularidad real. Verificación. Evaluación de riesgos. Decisión. Pruebas.

Ahí es donde una plataforma de cumplimiento normativo específica para el sector inmobiliario, como Immosurance, puede convertir los controles individuales en un flujo de trabajo interconectado.

La tecnología debería facilitar el seguimiento del proceso y hacer que sea más fácil de demostrar, no sustituir el criterio profesional que hay detrás.

Antes de que llegue el miércoles

El comprador en línea de nuestro ejemplo quiere realizar un pago de reserva en tan solo unos días.

Precisamente por eso el proceso debe diseñarse de antemano.

No cuando el vendedor esté esperando.

No cuando el cliente pregunte por qué se retrasa la transacción.

Y tampoco cuando un empleado tenga que decidir, bajo presión, qué comprobaciones faltan aún.

Define el proceso ahora.

Averigua quién debe ser objeto de verificación.

Sepa cuándo debe realizarse la verificación.

Averigua cómo se determina la titularidad real.

Sepa qué ocurre cuando la verificación arroja un resultado.

Y asegúrate de que la decisión pueda reconstruirse posteriormente.

Subir un pasaporte no es el final del proceso de diligencia debida con el cliente. Es el comienzo para comprender quién está realmente detrás de la transacción.

Empieza a desarrollar ese proceso ahora mismo, con Immosurance.

-----------------------------------

Próximamente: Parte 4

¿Quién es responsable, incluso en el ámbito de las ventas?

En la Parte 4, analizaremos la responsabilidad de la dirección, las funciones internas, la formación, los controles y qué ocurre cuando tu empresa inmobiliaria cuenta con agentes de ventas externos o autónomos.