Passin lataaminen ei tarkoita, että asiakkaan tuntemisvelvollisuus olisi täytetty

AMLR kiinteistöalalla — Osa 3/5

Potentiaalinen ostaja ottaa yhteyttä välitystoimistoonne verkossa sunnuntai-iltana.

Hän lataa passikuvan, kertoo, että kiinteistön ostaa yritys, ja pyytää saada maksaa varausmaksun keskiviikkona.

Et ole koskaan tavannut ostajaa. Myyjä haluaa edetä nopeasti.

Ketä on tarkistettava ja milloin?

Tässä kohtaa nykyaikaiset kiinteistökaupan prosessit ja rahanpesun torjunnan velvoitteet kohtaavat.

Kiinteistövälitystoimistolle henkilöllisyystodistuksen kopion vastaanottaminen on vasta alkua. Prosessissa on myös selvitettävä, kuka henkilö todella on, toimiiko hän omasta puolestaan vai yrityksen puolesta, kuka lopulta omistaa tai hallitsee kyseistä yritystä, herättääkö asiaankuuluva taustatarkastus huolenaiheita ja onko välitystoimistolla riittävästi tietoa asian käsittelyn jatkamiseksi.

AMLR:n mukaan kiinteistökaupan asiakkaan tuntemisvelvollisuus koskee molempia osapuolia, ei pelkästään sitä henkilöä, joka maksaa välityspalkkion.

Kolme muistettavaa seikkaa

• Rakenna prosessisi kaupan molempien osapuolten ympärille.

• Määritä selkeät tarkastuspisteet ennen varojen tai kiinteistön siirtoa.

• Teknologia voi tukea tunnistamista ja taustatarkistusta, mutta välitystoimistosi on edelleen vastuussa arvioinnista ja päätöksistä.

Henkilötietojen kerääminen ei ole sama asia kuin henkilöllisyyden todentaminen

Passin kuva kertoo, kuka henkilö väittää olevansa.

Se ei automaattisesti todista, että asiakirja on aito, että se kuuluu sitä käyttävälle henkilölle tai että henkilöllä on valtuudet toimia kyseisessä liiketoimessa.

Yksityishenkilön osalta prosessissanne on siksi tehtävä ero henkilöllisyystietojen keräämisen ja niiden todentamisen välillä.

Jos joku toimii toisen henkilön tai yrityksen puolesta, prosessissa on myös tarkasteltava hänen valtuuksiaan toimia näin.

Ja kun ostaja on yritys, ei riitä, että tarkastus rajoittuu varauslomakkeen allekirjoittajaan.

Välitystoimiston on tunnistettava oikeushenkilö ja selvitettävä sen takana olevat tosiasialliset omistajat.

Tämä on erityisen tärkeää kiinteistöalalla, jossa esittelyyn osallistuva, hinnasta neuvotteleva, asiakirjoja allekirjoittava ja lopulta kiinteistön rahoittava tai omistava henkilö ei välttämättä ole aina sama henkilö.

Tavoitteena ei ole tehdä jokaisesta kaupasta tarpeettoman monimutkaista.

Tavoitteena on varmistaa, että mukana olevat henkilöt ja yhteisöt ovat juuri niitä, joiksi he väittävät olevansa – ja että ymmärrät, kuka lopulta on kaupan takana.

Todellinen omistaja: katso allekirjoittajan taakse

Kuvittele, että ostaja sanoo sinulle:

”Kiinteistön ostaa yrityksemme.”

Seuraava kysymys ei ole pelkästään se, onko yritys olemassa.

Kuka omistaa tai hallitsee sitä?

AMLR:n mukaan yrityksen tosiasiallinen omistajuus kattaa luonnolliset henkilöt, jotka omistavat vähintään 25 % yrityksestä tai jotka käyttävät määräysvaltaa muilla keinoilla.

Tämä tarkoittaa, että prosessin on kyettävä menemään yrityksen nimen taakse ja tunnistamaan sen takana olevat merkitykselliset luonnolliset henkilöt.

Monimutkaisuus sinänsä ei tarkoita, että jokin olisi vialla.

Laillisella yrityksellä voi olla useita osakkeenomistajia, holdingyhtiöitä tai rajat ylittäviä omistusjärjestelyjä.

Monimutkaisuus ei kuitenkaan saisi olla tekosyy arvioinnin lopettamiseen liian aikaisin.

Viranomaisella on oltava riittävät tiedot, jotta se voi selvittää, kuka lopulta omistaa tai hallitsee asiakasta, ja tarvittaessa korjata puutteet tai epäjohdonmukaisuudet.

Ajoitus on tärkeää kiinteistökaupassa

Kiinteistöalalla on oma toimintarytminsä.

Potentiaalinen ostaja saattaa ensin selata myynti-ilmoituksia, pyytää sitten esittelyä, tehdä tarjouksen, neuvotella ehdoista ja lopulta päästä hyväksyttyyn tarjoukseen.

Kaikki nämä vaiheet eivät aiheuta samaa rahanpesun torjunnan tilannetta.

AMLR-säännöksissä otetaan käyttöön kiinteistönvälittäjiä koskeva erityinen ajoitussääntö: henkilöllisyyden todentaminen suoritetaan sen jälkeen, kun myyjä tai vuokranantaja on hyväksynyt tarjouksen, ja kaikissa tapauksissa ennen varojen tai kiinteistön siirtoa. Kunnes AMLR-säännökset tulevat voimaan, välitystoimistojen on jatkossakin noudatettava niihin tällä hetkellä sovellettavia kansallisia vaatimuksia.

Tämä aikataulu on otettava huomioon varsinaisessa myyntiprosessissanne.

Palataan sunnuntai-illan ostajaamme: keskiviikkona ehdotettua varausmaksua ei pidä ohittaa asianmukaista todentamispistettä pelkästään siksi, että kaupan lopullinen toteutuminen voi olla vielä viikkojen päässä.

Samaan aikaan joku, joka selaa kiinteistöilmoituksia rennosti, ei välttämättä ole samassa vaiheessa kuin ostaja, jonka tarjous on hyväksytty.

Haasteena on määritellä tarkastuspiste riittävän selkeästi, jotta henkilökunta tietää, milloin prosessin on oltava valmis.

Jos sääntö on olemassa vain rahanpesun torjunnan käsikirjassa, mutta kukaan ei tiedä, mihin kohtaan myyntiprosessia se sopii, se ei ole vielä toiminnallinen prosessi.

Verkkotunnistaminen muuttaa menetelmää – ei vastuuta

Kiinteistökaupat alkavat yhä useammin etäyhteyden kautta.

Asiakkaat voivat tehdä tiedusteluja verkkosivuston kautta, lähettää asiakirjoja sähköpostitse, osallistua videopuheluun ja tehdä tarjouksen käymättä lainkaan välitystoimistossa.

AMLR tunnustaa sähköisen tunnistamisen ja luotettavat riippumattomat lähteet mahdollisiksi osiksi todentamisprosessia, mukaan lukien kelpoiset sähköiset tunnistamis- ja luottamuspalvelut.

Teknologiasta tulee siten erittäin hyödyllistä.

Sen avulla voidaan todentaa henkilöllisyys, tarkistaa nimet ja järjestellä tietoja huomattavasti johdonmukaisemmin kuin epävirallisessa sähköpostipohjaisessa prosessissa.

Teknologian käyttö ei kuitenkaan poista välitystoimiston vastuuta.

Vihreä tulos ruudulla ei automaattisesti vastaa kaikkiin asiakasta koskeviin kysymyksiin.

Virastollasi on edelleen oltava prosessi, jonka avulla päätetään, mitä tulos tarkoittaa.

Tarkastus on hyödyllistä vain, jos tiedät, mitä seuraavaksi tapahtuu

Henkilöllisyyden todentaminen on yksi osa asiakkaan tuntemisvelvollisuutta.

Asiaankuuluva seulonta voi herättää muita kysymyksiä.

Mitä tapahtuu, jos henkilö saattaa olla poliittisesti vaikutusvaltainen?

Mitä tapahtuu, jos pakotetarkastuksen tulos tuottaa mahdollisen osuman?

Mitä tapahtuu, jos yritysrakenteesta käy ilmi todellinen edunsaaja, jota ei mainittu lainkaan ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä?

Vankka prosessi ei voi päättyä seuraavasti:

”Järjestelmä löysi osuman.”

Jonkun on arvioitava tulos.

Onko kyseessä todella sama henkilö vai vain joku, jolla on samanlainen nimi?

Ratkaiseeko lisätieto epäilyksen?

Vaatiiko tapaus lisätarkastelua tai eskalointia?

Kuka tekee tämän päätöksen?

Ja mihin perustelut kirjataan?

Tämä ero on tärkeä, koska seulontatekniikka tuottaa tietoa; viraston on edelleen tulkittava sitä ja toimittava sen perusteella.

Kiinteistökaupan molemmat osapuolet ovat tärkeitä

Yksi käytännön muutos, johon välitystoimistojen tulisi varautua, on varmistaa, ettei rahanpesun torjunnan työnkulkua suunnitella yksinomaan sen henkilön ympärille, joka maksaa välityspalkkion tai näyttää olevan välitystoimiston suora asiakas.

Kaupassa voi olla mukana:

• yksityinen myyjä,

• yksityinen ostaja,

• yritysostaja,

• valtuutetut edustajat,

• oikeushenkilöiden takana olevat tosiasialliset omistajat,

• sekä muut henkilöt, joilla on merkitystä kaupan rakenteessa.

AMLR:n kiinteistöalan lähestymistapa tarkoittaa, että due diligence -prosessissa on otettava huomioon kaupan molemmat osapuolet.

Tällä on käytännön vaikutuksia CRM-työnkulkuihin, asiakirjojen keräämiseen, seulontaan ja transaktiotietojen kirjaamiseen.

Jos nykyisessä prosessissanne luodaan rahanpesun torjuntatiedosto vain toiselle osapuolelle, nyt on oikea hetki tarkistaa, miten se toimii uuden sääntelykehyksen puitteissa.

Tee prosessista toistettavissa oleva

Palataan sunnuntai-illan kyselyyn.

Vankka prosessi antaa tiimillesi mahdollisuuden vastata seuraaviin kysymyksiin:

Kuka on ostaja?

Onko henkilöllisyys tarkistettu asianmukaisesti?

Kuka on yrityksen takana?

Onko asiaankuuluvat tosiasialliset omistajat selvitetty?

Kuka toimii ostajan puolesta?

Jos joku edustaa ostajaa, onko hänen valtuutuksensa tarkistettu?

Mitä seulonta paljasti?

Onko mahdollisia PEP- tai pakotetietoja arvioitu sen sijaan, että ne olisi vain tallennettu?

Milloin tarkastukset on saatava päätökseen?

Onko tarkastuspiste sisällytetty transaktioprosessiin?

Kuka tekee päätöksen, jos jokin asia ei täsmää?

Ja lopuksi:

Voitteko myöhemmin osoittaa, mitä tarkastettiin, mitä havaittiin ja miksi virasto jatkoi menettelyä?

Tarkoituksena ei ole hidastaa jokaista tapahtumaa.

Tarkoituksena on varmistaa, että nopeus ei korvaa valvontaa.

Hajanaisista tarkastuksista yhtenäiseksi prosessiksi

Monille virastoille suurin haaste ei ole henkilöllisyyden tarkistaminen.

Suurin haaste on kaikkien tietojen yhdistäminen.

Passi on tallennettu yhteen paikkaan.

Yrityksen asiakirjat ovat jossain muualla.

Taustaselvityksen tulos on toisessa järjestelmässä.

Yksi kollega tietää, kuka on todellinen omistaja.

Myyntiedustaja muistaa, miksi ostaja vaihtui.

Tämä saattaa toimia, kunnes jonkun on rekonstruoitava asiakirja.

AMLR-valmius tarkoittaa sellaisen prosessin luomista, jossa nämä elementit muodostavat yhden ymmärrettävän transaktiotietueen.

Henkilöllisyys. Todellinen omistaja. Taustatarkastus. Riskinarviointi. Päätös. Todisteet.

Juuri tässä kiinteistöalalle suunniteltu sääntöjen noudattamisen alusta, kuten Immosurance, voi muuttaa yksittäiset tarkastukset yhtenäiseksi työnkuluksi.

Teknologian tulisi helpottaa prosessin seurantaa ja todistamista – ei korvata sen taustalla olevaa ammatillista harkintaa.

Ennen kuin keskiviikko koittaa

Esimerkissämme verkko-ostaja haluaa suorittaa varausmaksun jo muutaman päivän kuluttua.

Juuri siksi prosessi tulisi suunnitella etukäteen.

Ei silloin, kun myyjä odottaa.

Ei silloin, kun asiakas kysyy, miksi kauppa viivästyy.

Eikä silloin, kun työntekijän on paineen alla päätettävä, mitä tarkistuksia vielä puuttuu.

Määritä prosessi nyt.

Selvitä, ketkä vaativat tarkistusta.

Selvitä, milloin tarkistus on tehtävä.

Selvitä, miten todellinen omistaja määritetään.

Selvitä, mitä tapahtuu, kun seulonta tuottaa tuloksen.

Ja varmista, että päätös voidaan jäljittää myöhemmin.

Passin lataaminen ei ole asiakkaan tuntemisvelvollisuuden loppu. Se on alku sille, että ymmärretään, kuka todella on transaktion takana.

Aloita prosessin rakentaminen nyt – Immosurancen avulla.

-----------------------------------

Seuraavaksi – Osa 4

Kuka on vastuussa, myös myynnissä?

Osassa 4 tarkastelemme johdon vastuuta, sisäisiä rooleja, koulutusta, valvontamenetelmiä sekä sitä, mitä tapahtuu, kun kiinteistöalan organisaatiossasi on mukana ulkoisia tai itsenäisiä myyntiedustajia.