Å laste opp et pass er ikke slutten på kundekontrollen

AMLR for eiendomsbransjen — Del 3 av 5

En potensiell kjøper kontakter meglerbyrået ditt på nettet søndag kveld.

De laster opp et bilde av passet sitt, forklarer at et selskap skal kjøpe eiendommen og ber om å betale et reservasjonsdepositum på onsdag.

Du har aldri møtt kjøperen. Selgeren ønsker å få det overstått raskt.

Hvem må sjekkes, og når?

Det er her moderne eiendomsprosesser og AML-forpliktelser møtes.

For et eiendomsmeglerbyrå er mottak av en kopi av et identitetsdokument bare begynnelsen. Prosessen må også fastslå hvem personen egentlig er, om vedkommende handler på egne vegne eller på vegne av et selskap, hvem som til syvende og sist eier eller kontrollerer selskapet, om relevant screening gir grunn til bekymring, og om byrået har nok informasjon til å gå videre.

I henhold til AMLR gjelder kundekontrollen i eiendomsbransjen begge parter i eiendomstransaksjonen, ikke bare den som betaler meglerens provisjon.

Tre punkter å huske på

• Bygg prosessen din rundt begge parter i transaksjonen.

• Definer klare kontrollpunkter for verifisering før midler eller eiendom overføres.

• Teknologi kan støtte identifisering og screening, men byrået ditt er fortsatt ansvarlig for vurderingen og beslutningene.

Innsamling av identitetsinformasjon er ikke det samme som å verifisere identiteten

Et passbilde forteller deg hva noen hevder at deres identitet er.

Det betyr ikke automatisk at dokumentet er ekte, at det tilhører personen som bruker det, eller at personen har fullmakt til å handle i transaksjonen.

For en enkeltperson må prosessen derfor skille mellom å samle inn identitetsinformasjon og å verifisere den.

Når noen handler på vegne av en annen person eller et selskap, må prosessen også ta for seg vedkommendes fullmakt til å gjøre dette.

Og når kjøperen er et selskap, er det ikke nok å nøye seg med den personen som signerer reservasjonsskjemaet.

Meglerbyrået må identifisere den juridiske enheten og undersøke de relevante reelle eierne bak den.

Dette er særlig viktig innen eiendomsbransjen, der personen som deltar på visning, forhandler om prisen, signerer dokumenter og til slutt finansierer eller eier eiendommen, ikke alltid er den samme personen.

Målet er ikke å gjøre hver transaksjon unødvendig komplisert.

Det er å fastslå at de involverte personene og enhetene er de de sier de er – og at du forstår hvem som til syvende og sist står bak transaksjonen.

Egentlig eierskap: se utover den som signerer

Tenk deg at kjøperen sier til deg:

«Eiendommen vil bli kjøpt av vårt selskap.»

Det neste spørsmålet er ikke bare om selskapet eksisterer.

Hvem eier eller kontrollerer det?

I henhold til AMLR omfatter reelt eierskap i selskaper fysiske personer som eier 25 % eller mer av enheten, eller som utøver kontroll på andre måter.

Det betyr at prosessen må gå utover selskapets navn og identifisere de relevante fysiske personene bak det.

Kompleksitet i seg selv betyr ikke at noe er galt.

En legitim virksomhet kan ha flere aksjonærer, holdingselskaper eller grenseoverskridende eierforhold.

Men kompleksitet bør ikke bli en unnskyldning for å avslutte vurderingen for tidlig.

Myndigheten trenger tilstrekkelig informasjon for å forstå hvem som til syvende og sist eier eller kontrollerer kunden, og for å avklare mangler eller uoverensstemmelser der det er nødvendig.

Tidspunktet er viktig i en eiendomstransaksjon

Eiendomsmarkedet har sin egen driftsrytme.

En potensiell kjøper kan først bla gjennom annonsene, deretter be om en visning, gi et tilbud, forhandle om vilkår og til slutt komme frem til et akseptert tilbud.

Disse trinnene skaper ikke alle den samme AML-situasjonen.

AMLR innfører en spesifikk tidsregel for eiendomsmeglere: identitetsverifisering utføres etter at et tilbud er akseptert av selgeren eller utleieren, og i alle tilfeller før midler eller eiendom overføres. Inntil AMLR trer i kraft, må byråene fortsette å følge de nasjonale kravene som gjelder for dem i dag.

Denne tidsplanen må omsettes i din faktiske salgsprosess.

Tilbake til vår kjøper fra søndag kveld: et foreslått reservasjonsbeløp på onsdag bør ikke omgå det aktuelle verifiseringspunktet bare fordi den endelige gjennomføringen kanskje fortsatt ligger uker frem i tid.

Samtidig er ikke en person som tilfeldig blar gjennom eiendomsannonser nødvendigvis på samme stadium som en kjøper hvis tilbud er blitt akseptert.

Utfordringen er å definere kontrollpunktet tydelig nok til at de ansatte vet når prosessen må være fullført.

Hvis regelen bare finnes i AML-håndboken, men ingen vet hvor den passer inn i salgsarbeidsflyten, er den ennå ikke en operativ prosess.

Identifisering på nettet endrer metoden – ikke ansvaret

Eiendomstransaksjoner starter i stadig større grad på avstand.

Kunder kan henvende seg via et nettsted, sende dokumenter via e-post, delta i en videosamtale og gi et tilbud uten noen gang å sette foten inn på meglerkontoret.

AMLR anerkjenner elektronisk identifikasjon og pålitelige uavhengige kilder som mulige deler av verifiseringsprosessen, inkludert kvalifiserte elektroniske identifikasjons- og tillitstjenester.

Teknologi blir derfor svært nyttig.

Den kan bidra til å verifisere identitet, sjekke navn og organisere opplysninger på en langt mer konsekvent måte enn en uformell e-postbasert prosess.

Men tilstedeværelsen av teknologi fratar ikke meglerbyrået ansvaret.

Et grønt resultat på en skjerm gir ikke automatisk svar på alle spørsmål om kunden.

Byrået ditt trenger fortsatt en prosess for å avgjøre hva resultatet betyr.

Kontroll er bare nyttig hvis du vet hva som skjer videre

Identitetsverifisering er en del av kundekontrollen.

Relevant screening kan reise andre spørsmål.

Hva skjer hvis personen kan være politisk eksponert?

Hva skjer hvis et sanksjonsscreeningsresultat gir en mulig treff?

Hva skjer hvis selskapsstrukturen identifiserer en reell eier som aldri ble nevnt under den første kontakten?

En robust prosess kan ikke avsluttes med:

«Systemet ga et treff.»

Noen må vurdere resultatet.

Er det virkelig den samme personen, eller bare noen med et lignende navn?

Løser tilleggsinformasjon problemet?

Krever saken ytterligere gjennomgang eller eskalering?

Hvem tar den avgjørelsen?

Og hvor blir begrunnelsen dokumentert?

Dette skillet er viktig fordi screeningteknologien leverer informasjon; byrået må fortsatt tolke og handle på bakgrunn av den.

Begge sider av eiendomstransaksjonen er viktige

En praktisk endring byråene bør forberede seg på, er å sikre at AML-arbeidsflyten ikke utelukkende er utformet rundt den som betaler provisjonen eller fremstår som byråets direkte kunde.

Transaksjonen kan omfatte:

• en privat selger,

• en privat kjøper,

• et selskap som kjøper,

• representanter som handler på vegne av andre,

• reelle eiere bak juridiske enheter,

• og andre personer som er relevante for transaksjonsstrukturen.

AMLRs tilnærming til eiendomsbransjen innebærer at due diligence må ta hensyn til begge sider av transaksjonen.

Dette har praktiske konsekvenser for CRM-arbeidsflyter, dokumentinnsamling, screening og transaksjonsregistrering.

Hvis den nåværende prosessen din kun oppretter en AML-fil for én side, er det nå på tide å vurdere hvordan dette vil fungere under det nye rammeverket.

Gjør prosessen repeterbar

La oss gå tilbake til henvendelsen fra søndag kveld.

En god prosess bør gjøre det mulig for teamet ditt å svare på følgende:

Hvem er kjøperen?

Er identiteten blitt verifisert på riktig måte?

Hvem står bak selskapet?

Er de relevante reelle eierne identifisert?

Hvem handler på vegne av kjøperen?

Hvis noen representerer kjøperen, er vedkommendes fullmakt blitt sjekket?

Hva viste screeningprosessen?

Ble mulige PEP- eller sanksjonsresultater vurdert, i stedet for bare lagret?

Når må kontrollene være fullført?

Er verifiseringskontrollen integrert i transaksjonsarbeidsflyten?

Hvem tar beslutningen når noe ikke stemmer?

Og til slutt:

Kan man senere vise hva som ble sjekket, hva som ble funnet og hvorfor byrået gikk videre?

Hensikten er ikke å bremse hver eneste transaksjon.

Det er å sikre at hastighet ikke erstatter kontroll.

Fra spredte kontroller til én sammenhengende prosess

For mange etater er den største utfordringen ikke å gjennomføre en identitetskontroll.

Det er å koble sammen all informasjonen.

Et pass er lagret på ett sted.

Bedriftsdokumentene ligger et annet sted.

Et screeningresultat ligger i et annet system.

En kollega vet hvem den reelle eieren er.

Salgsagenten husker hvorfor kjøperen ble byttet ut.

Det kan fungere inntil noen trenger å rekonstruere saken.

AMLR-klarhet innebærer å skape en prosess der disse elementene utgjør én forståelig transaksjonsjournal.

Identitet. Reell eier. Screening. Risikovurdering. Beslutning. Bevis.

Det er her en eiendomsspesifikk compliance-plattform som Immosurance kan forvandle individuelle kontroller til en sammenhengende arbeidsflyt.

Teknologi skal gjøre prosessen enklere å følge og enklere å dokumentere – ikke erstatte den faglige vurderingen som ligger til grunn.

Før onsdag kommer

Den nettbaserte kjøperen i eksemplet vårt ønsker å foreta en reservasjonsbetaling om bare noen få dager.

Det er nettopp derfor prosessen bør utformes på forhånd.

Ikke når selgeren venter.

Ikke når kunden spør hvorfor transaksjonen er forsinket.

Og ikke når en ansatt må bestemme, under press, hvilke kontroller som fortsatt mangler.

Definer prosessen nå.

Finn ut hvem som må kontrolleres.

Finn ut når verifiseringen må skje.

Finn ut hvordan reelt eierskap fastslås.

Vær klar over hva som skjer når screening gir et resultat.

Og sørg for at beslutningen kan rekonstrueres i etterkant.

Å laste opp et pass er ikke slutten på kundekontrollen. Det er begynnelsen på å forstå hvem som egentlig står bak transaksjonen.

Begynn å bygge opp denne prosessen nå – med Immosurance.

-----------------------------------

Neste gang – Del 4

Hvem har ansvaret, også innen salg?

I del 4 ser vi på ledelsens ansvar, interne roller, opplæring, kontroller og hva som skjer når eksterne eller selvstendige salgsagenter inngår i eiendomsorganisasjonen din.