Pujar el passaport no és el final de la diligència deguda amb el client

AMLR per al sector immobiliari — Part 3 de 5

Un comprador potencial contacta amb la vostra agència en línia diumenge al vespre.

Pugen una imatge del passaport, expliquen que una empresa comprarà la propietat i demanen pagar un dipòsit de reserva el dimecres.

No heu conegut mai el comprador. El venedor vol actuar amb rapidesa.

Qui necessita una comprovació, i quan?

Aquí és on es troben els processos immobiliaris moderns i les obligacions de LCM.

Per a una agència immobiliària, rebre una còpia d'un document d'identitat és només el començament. El procés també ha d'establir qui és realment la persona, si actua en nom propi o en nom d'una empresa, qui n'és el propietari o qui la controla en última instància, si els controls pertinents generen preocupacions i si l'agència té prou informació per continuar.

Segons l'AMLR, la diligència deguda amb els clients immobiliaris afecta ambdues parts de la transacció immobiliària, no només la persona que paga la comissió de l'agència.

Tres punts a recordar

• Dissenyeu el vostre procés tenint en compte ambdues parts de la transacció.

• Definiu punts de control de verificació clars abans que es moguin fons o propietats.

• La tecnologia pot donar suport a la identificació i la selecció, però la vostra agència continua sent responsable de la seva avaluació i de les decisions que prengui.

Recollir informació d'identitat no és el mateix que verificar-la

Una fotografia de passaport et diu quina identitat afirma tenir algú.

Això no estableix automàticament que el document sigui autèntic, que pertanyi a la persona que l'utilitza o que aquesta tingui l'autoritat per actuar en la transacció.

Per a un individu, el vostre procés ha de distingir, per tant, entre la recopilació d'informació d'identitat i la seva verificació.

Quan algú actua en nom d'una altra persona o empresa, el procés també ha de comprovar la seva autoritat per fer-ho.

I quan el comprador és una empresa, no n'hi ha prou amb aturar-se en la persona que signa el formulari de reserva.

L'agència ha d'identificar l'entitat jurídica i investigar els seus propietaris beneficiaris reals.

Això és especialment important en el sector immobiliari, on la persona que assisteix a una visita, negocia el preu, signa els documents i, finalment, finança o és propietària de l'immoble, no sempre ha de ser la mateixa persona.

L'objectiu no és complicar innecessàriament cada transacció.

Es tracta d'establir que les persones i entitats implicades són qui diuen ser —i que entengueu qui hi ha al darrere de la transacció.

Propietat efectiva: mires més enllà del signatari

Imagina que el comprador et diu:

"La propietat serà comprada per la nostra empresa."

La següent pregunta no és simplement si l'empresa existeix.

Qui en és el propietari o qui en té el control?

Segons l'AMLR, la titularitat efectiva societària inclou les persones físiques que posseeixen el 25 % o més de l'entitat o que exerceixen el control per altres mitjans.

Això significa que el procés ha de ser capaç d'anar més enllà del nom de l'empresa i identificar les persones físiques rellevants que hi ha al darrere.

La complexitat per si sola no significa que alguna cosa estigui malament.

Una empresa legítima pot tenir diversos accionistes, societats holding o estructuracions de propietat transfrontereres.

Però la complexitat no hauria de convertir-se en una excusa per aturar l'avaluació massa aviat.

L'agència necessita informació suficient per entendre qui és el propietari o controlador final del client i per resoldre les llacunes o incoherències quan sigui necessari.

El moment és crucial en una transacció immobiliària

El sector immobiliari té el seu propi ritme operatiu.

Un comprador potencial pot primer consultar les ofertes, després sol·licitar una visita, fer una oferta, negociar les condicions i finalment arribar a una oferta acceptada.

Aquests passos no generen la mateixa situació de blanqueig de capitals.

L'AMLR introdueix una regla temporal específica per als agents immobiliaris: la verificació de la identitat es duu a terme després que el venedor o arrendador hagi acceptat una oferta i, en tots els casos, abans que es transferixin fons o propietats. Fins que l'AMLR no s'apliqui, les agències han de continuar seguint els requisits nacionals que els són d'aplicació actualment.

Aquest cronograma s'ha de traduir al vostre procés de venda real.

Tornant al nostre comprador de diumenge al vespre: un pagament de reserva proposat el dimecres no hauria de saltar-se el punt de verificació adequat simplement perquè la finalització definitiva encara podria trigar setmanes.

Al mateix temps, una persona que consulta anuncis immobiliaris de manera informal no es troba necessàriament en la mateixa fase que un comprador a qui s'ha acceptat l'oferta.

El repte consisteix a definir el punt de control amb prou claredat perquè el personal sàpiga quan s'ha de completar el procés.

Si la norma existeix només al manual de blanqueig de capitals, però ningú sap on s'integra en el flux de vendes, encara no és un procés operatiu.

La identificació en línia canvia el mètode, no la responsabilitat

Les transaccions immobiliàries comencen cada cop més de manera remota.

Els clients poden fer consultes a través d'un lloc web, enviar documents per correu electrònic, unir-se a una videotrucada i fer una oferta sense haver de posar mai els peus a l'oficina de l'agència.

L'AMLR reconeix la identificació electrònica i les fonts independents fiables com a possibles parts del procés de verificació, incloent-hi la identificació electrònica qualificada i els serveis de confiança.

Per tant, la tecnologia esdevé extremadament útil.

Pot ajudar a verificar la identitat, comprovar noms i organitzar registres de manera molt més consistent que un procés informal basat en correu electrònic.

Però la presència de la tecnologia no trasllada la responsabilitat de l'agència.

Un resultat verd a la pantalla no respon automàticament totes les preguntes sobre el client.

La vostra agència encara necessita un procés per decidir què significa el resultat.

El cribratge només és útil si saps què passa després

La verificació de la identitat és una part de la diligència deguda envers el client.

Un cribratge rellevant pot plantejar altres preguntes.

Què passa si la persona pot estar exposada políticament?

Què passa si un resultat de filtratge de sancions produeix una possible coincidència?

Què passa si l'estructura de l'empresa identifica un beneficiari efectiu que mai no es va esmentar durant el contacte inicial?

Un procés robust no pot acabar amb:

"El sistema ha retornat un encert."

Algú ha de valorar el resultat.

És realment la mateixa persona o simplement algú amb un nom similar?

La informació addicional resol la preocupació?

El cas requereix una revisió addicional o una escalada?

Qui pren aquesta decisió?

I on es registra el raonament?

Aquesta distinció és important perquè la tecnologia de filtratge proporciona informació; l'agència encara ha d'interpretar-la i actuar en conseqüència.

Les dues parts de la transacció immobiliària són importants

Un canvi pràctic per al qual les agències s'han de preparar és assegurar-se que el flux de treball de LCM no estigui dissenyat únicament al voltant de la persona que paga la comissió o que sembla ser el client directe de l'agència.

La transacció pot implicar:

• un venedor individual,

• un comprador individual,

• un comprador corporatiu,

• representants que actuen sota autoritat,

• propietaris beneficiaris darrere d'entitats jurídiques,

• i altres persones rellevants per a l'estructura de la transacció.

L'enfocament immobiliari d'AMLR implica que la diligència deguda ha de tenir en compte ambdós costats de la transacció.

Això té conseqüències pràctiques per als fluxos de treball del CRM, la recopilació de documents, el cribratge i els registres de transaccions.

Si el vostre procés actual només crea un fitxer AML per a una de les parts, ara és el moment de revisar com funcionarà això sota el nou marc.

Feu que el procés sigui repetible

Retorn a la consulta de diumenge a la nit.

Un procés sòlid hauria de permetre al vostre equip respondre:

Qui és el comprador?

S'ha verificat correctament la identitat?

Qui hi ha darrere de l'empresa?

S'han identificat els titulars efectius rellevants?

Qui actua?

Si algú representa el comprador, s'ha comprovat la seva autoritat?

Què va mostrar el filtratge?

S'han avaluat els resultats possibles de PEP o de sancions en lloc de simplement emmagatzemar-los?

Quan s'han de completar les comprovacions?

El punt de control de verificació està integrat en el flux de treball de la transacció?

Qui pren la decisió quan alguna cosa no quadra?

I finalment:

Es pot demostrar més tard què es va comprovar, què es va trobar i per què l'agència va actuar?

L'objectiu no és alentir cada transacció.

És per assegurar-se que la rapidesa no substitueixi el control.

De comprovacions disperses a un procés integrat

Per a moltes agències, el repte més gran no és dur a terme una comprovació d'identitat.

Es tracta de connectar tota la informació.

Un passaport es guarda en un sol lloc.

Els documents de l'empresa són en un altre lloc.

El resultat d'un filtratge es troba en un altre sistema.

Un col·lega sap qui és el beneficiari efectiu.

L'agent de vendes recorda per què el comprador va canviar.

Això pot funcionar fins que algú hagi de reconstruir el fitxer.

La preparació AMLR significa crear un procés on aquests elements formen un únic registre de transacció comprensible.

Identitat. Propietat efectiva. Verificació. Avaluació de riscos. Decisió. Proves.

Aquí és on una plataforma de compliment normatiu específica per al sector immobiliari com Immosurance pot convertir les comprovacions individuals en un flux de treball connectat.

La tecnologia hauria de fer que el procés sigui més fàcil de seguir i més fàcil de demostrar, no pas substituir el judici professional que hi ha al darrere.

Abans que arribi dimecres

El comprador en línia del nostre exemple vol fer un pagament de reserva en només uns dies.

És precisament per això que el procés s'ha de dissenyar prèviament.

No quan el venedor està esperant.

No quan el client pregunta per què la transacció s'endarrereix.

I no quan un empleat ha de decidir, sota pressió, quins xecs encara falten.

Definiu el procés ara.

Sàpiga qui cal verificar.

Sàpiga quan s'ha de fer la verificació.

Sàpiga com s'estableix la titularitat efectiva.

Sàpiga què passa quan el cribratge produeix un resultat.

I assegura't que la decisió es pugui reconstruir posteriorment.

Pujar el passaport no és el final de la diligència deguda amb el client. És el començament per entendre qui hi ha realment darrere de la transacció.

Comenceu a construir aquest procés ara mateix amb Immosurance.

-----------------------------------

Pròximament — Part 4

Qui és el responsable, inclòs en vendes?

A la Part 4, analitzem la responsabilitat de la direcció, els rols interns, la formació, els controls i què passa quan els agents de vendes externs o autònoms formen part de la vostra organització immobiliària.