Narzędzia KYC nie wystarczą, gdy wejdą w życie przepisy AMLR

Od lat wiele firm z branży nieruchomości kojarzy przestrzeganie przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy przede wszystkim z jedną rzeczą: zasadą „Poznaj swojego klienta” (KYC).

Zidentyfikować klienta. Sprawdzić dokument tożsamości. Być może przeprowadzić weryfikację pod kątem osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) lub sankcji. Zarchiwizować dokumenty.

Czy to ważne? Oczywiście.

Ale to nie jest system zapewnienia zgodności z przepisami AML.

Wraz z wejściem w życie unijnego rozporządzenia w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AMLR) od 10 lipca 2027 r. rozróżnienie to staje się coraz ważniejsze dla specjalistów z branży nieruchomości. KYC stanowi jedynie jeden z elementów znacznie szerszego zestawu obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.

Każda firma z branży nieruchomości, niezależnie od wielkości, musi zająć się takimi obszarami jak:

1. Ocena ryzyka w całej firmie (BWRA) – zrozumienie ryzyka związanego z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, które jest nieodłącznie związane z własną działalnością.

2. Wewnętrzne zasady dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy – określenie, w jaki sposób organizacja zarządza tymi ryzykami.

3. Procedury i mechanizmy kontroli w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy – przełożenie polityki na codzienne działania.

4. Identyfikacja i weryfikacja klientów (KYC) – ustalenie, kim jest klient.

5. Właściciel rzeczywisty (UBO) – ustalenie, kto ostatecznie jest właścicielem lub sprawuje kontrolę nad klientami korporacyjnymi.

6. Ocena osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) – identyfikacja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne i stosowanie odpowiednich środków.

7. Kontrola sankcji – postępowanie w przypadku ukierunkowanych sankcji finansowych i związanych z nimi ryzyk.

8. Ocena ryzyka klienta – określenie ryzyka związanego z poszczególnymi klientami na podstawie odpowiednich czynników.

9. Należyta staranność wobec klienta (CDD) – przeprowadzanie i dokumentowanie wymaganej należytej staranności.

10. Wzmocniona procedura due diligence (EDD) – stosowanie dodatkowych środków w przypadku stwierdzenia podwyższonego ryzyka.

11. Ocena transakcji / KYT – zrozumienie samej transakcji dotyczącej nieruchomości, a nie tylko osób w nią zaangażowanych.

12. Źródło środków / źródło majątku w razie potrzeby – ustalenie i udokumentowanie pochodzenia odpowiednich środków pieniężnych lub majątku.

13. Bieżące monitorowanie – identyfikowanie zmian zachodzących w trakcie trwania relacji lub transakcji oraz ponowna ocena w razie potrzeby.

14. Identyfikacja i zgłaszanie podejrzanych transakcji – rozpoznawanie okoliczności, które mogą wymagać zgłoszenia do odpowiedniej jednostki analityki finansowej (FIU).

15. Szkolenia, prowadzenie dokumentacji i wykazalna zgodność z przepisami – zapewnienie, że organizacja jest w stanie udowodnić, co zostało zrobione, kiedy, dlaczego i przez kogo. A to jest zaledwie uproszczony przegląd. Należy dodać, że dane muszą być przetwarzane zgodnie z RODO, a kontrole wymagają natychmiastowej możliwości przeprowadzenia audytu...

Problem z poleganiem na narzędziu KYC

Rozwiązanie KYC może wyświetlić komunikat:

„Tożsamość zweryfikowana ✓”

Jednak osoba nadzorująca może potrzebować znacznie więcej informacji: Dlaczego ten klient został zaklasyfikowany jako klient o niskim, standardowym lub wysokim ryzyku? Kim jest rzeczywisty właściciel (UBO) i w jaki sposób to ustalono? Czy obie strony transakcji dotyczącej nieruchomości zostały odpowiednio uwzględnione? Jakie ryzyko wiąże się z transakcją? Czy proponowane finansowanie ma sens? Czy wymagana była rozszerzona weryfikacja klienta (EDD) – i dlaczego? Co się stało, gdy zmieniły się okoliczności? Kto zatwierdził sprawę o wyższym ryzyku? Czy firma posiada odpowiednią ocenę ryzyka biznesowego (BWRA), politykę i procedury? I wreszcie: czy potrafisz to wszystko wykazać natychmiast, gdy zostaniesz o to poproszony?

Na tym polega różnica między „posiadaniem narzędzia KYC” a „posiadaniem systemu zapewnienia zgodności z przepisami AML”.

Właśnie dlatego Immosurance zostało stworzone specjalnie dla branży nieruchomości.

Immosurance nie ogranicza się wyłącznie do weryfikacji tożsamości.

Łączy różne elementy zgodności z przepisami AML w ustrukturyzowany przepływ pracy zaprojektowany z uwzględnieniem realiów transakcji na rynku nieruchomości: Poznaj swoją działalność → Polityka i procedury → KYC → UBO → PEP i sankcje → Ryzyko klienta → CDD/EDD → KYT → Źródło środków w razie potrzeby → Monitorowanie → Szkolenia → Dokumentacja → Gotowość do audytu

Celem nie jest przeprowadzanie większej liczby kontroli tylko dla samego ich przeprowadzania. Chodzi o stworzenie spójnego, opartego na ryzyku i możliwego do wykazania procesu zapewnienia zgodności z przepisami AML. KYC ma zasadnicze znaczenie. Jednak samo KYC nie oznacza zgodności z przepisami AML.

W obliczu zbliżającego się wejścia w życie AMLR różnica ta ma większe znaczenie niż kiedykolwiek.

Immosurance — zgodność z przepisami dostosowana do potrzeb branży nieruchomości.