KYC-verktygen kommer inte att räcka till när AMLR träder i kraft

I åratal har många fastighetsföretag främst förknippat efterlevnaden av penningtvättslagstiftningen med en enda sak: ”Know Your Customer” (KYC).

Identifiera kunden. Kontrollera ID-handlingen. Kanske göra en PEP- eller sanktionskontroll. Arkivera dokumenten.

Viktigt? Absolut.

Men det är inte ett system för efterlevnad av penningtvättslagstiftningen.

Med EU:s förordning om bekämpning av penningtvätt (AMLR) som träder i kraft den 10 juli 2027 blir denna distinktion allt viktigare för fastighetsbranschen. KYC utgör endast en del av ett mycket bredare spektrum av skyldigheter inom bekämpning av penningtvätt.

Ett fastighetsföretag, oavsett storlek, måste ta itu med områden som:

1. Företagsomfattande riskbedömning (BWRA) – att förstå de AML-risker som är förknippade med den egna verksamheten.

2. Interna AML-riktlinjer – att definiera hur din organisation hanterar dessa risker.

3. AML-rutiner och kontroller – omsätta riktlinjerna i praktiken i det dagliga arbetet.

4. Kundidentifiering och verifiering (KYC) – fastställa vem din kund är.

5. Verklig ägare (UBO) – att identifiera vem som i slutändan äger eller kontrollerar företagskunder.

6. Bedömning av politiskt utsatta personer (PEP) – att identifiera politiskt utsatta personer och vidta lämpliga åtgärder.

7. Sanktionskontroller – hantering av riktade finansiella sanktioner och relaterade risker.

8. Riskbedömning av kunder – fastställande av den enskilda kundens risk utifrån relevanta faktorer.

9. Kundkännedom (CDD) – att genomföra och dokumentera den erforderliga kundkännedomen.

10. Utökad kundkännedom (EDD) – tillämpa ytterligare åtgärder när högre risk identifieras.

11. Transaktionsbedömning / KYT – att förstå själva fastighetstransaktionen, inte bara de inblandade personerna.

12. Penning- och förmögenhetskälla där så krävs – fastställa och dokumentera varifrån relevanta pengar eller förmögenhet härrör.

13. Löpande övervakning – att identifiera förändringar under kundrelationen eller transaktionen och ompröva bedömningen vid behov.

14. Identifiering och rapportering av misstänkta transaktioner – att känna igen omständigheter som kan kräva rapportering till den berörda finansunderrättelseenheten (FIU).

15. Utbildning, dokumentation och påvisbar efterlevnad – säkerställa att organisationen kan bevisa vad som gjordes, när, varför och av vem. Och även detta är en förenklad översikt. Till detta kommer att uppgifter måste hanteras i enlighet med GDPR och att inspektioner kräver omedelbar granskbarhet...

Problemet med att förlita sig på ett KYC-verktyg

En KYC-lösning kan visa:

”Identitet verifierad ✓”

Men en tillsynsansvarig kan behöva förstå mycket mer: Varför ansågs denna kund utgöra låg, normal eller hög risk? Vem är den verkliga ägaren (UBO) och hur fastställdes detta? Behandlades båda parter i fastighetstransaktionen på ett lämpligt sätt? Vilka risker är förknippade med transaktionen? Är den föreslagna finansieringen rimlig? Krävdes en utökad kundkännedom (EDD) – och varför? Vad hände när omständigheterna förändrades? Vem godkände ett fall med högre risk? Har företaget lämpliga BWRA, policyer och rutiner? Och slutligen: Kan du redogöra för allt detta omedelbart när du blir tillfrågad?

Det är skillnaden mellan att ”ha ett KYC-verktyg” och att ”ha ett ramverk för efterlevnad av penningtvättslagstiftningen”.

Det är därför Immosurance utvecklades specifikt för fastighetsbranschen.

Immosurance börjar och slutar inte med en identitetskontroll.

Det sammanför de olika delarna av AML-efterlevnaden i ett strukturerat arbetsflöde utformat utifrån verkligheten i en fastighetstransaktion: Know Your Business → Policy & rutiner → KYC → UBO → PEP & sanktioner → Kundrisk → CDD/EDD → KYT → Finansieringskälla där så krävs → Övervakning → Utbildning → Dokumentation → Revisionsberedskap

Målet är inte att utföra fler kontroller bara för kontrollernas skull. Det är att skapa en sammanhängande, riskbaserad och dokumenterbar process för efterlevnad av AML-reglerna. KYC är avgörande. Men KYC i sig är inte detsamma som efterlevnad av AML-reglerna.

Med AMLR i antågande är den skillnaden viktigare än någonsin.

Immosurance — Efterlevnad anpassad för fastighetsbranschen.