Gli strumenti KYC non saranno sufficienti quando entrerà in vigore l’AMLR

Da anni, molte aziende del settore immobiliare associano la conformità alle norme antiriciclaggio principalmente a un unico aspetto: il “Know Your Customer” (KYC).

Identificare il cliente. Verificare il documento d’identità. Eventualmente effettuare uno screening PEP o relativo alle sanzioni. Archiviare i documenti.

È importante? Assolutamente sì.

Ma questo non costituisce un sistema di conformità antiriciclaggio.

Con l’entrata in vigore del Regolamento antiriciclaggio dell’UE (AMLR) il 10 luglio 2027, questa distinzione diventa sempre più importante per i professionisti del settore immobiliare. Il KYC rappresenta solo una componente di un insieme molto più ampio di responsabilità in materia di antiriciclaggio.

Un’azienda immobiliare, indipendentemente dalle dimensioni, deve affrontare aspetti quali:

1. Valutazione del rischio a livello aziendale (BWRA) – comprendere i rischi di riciclaggio inerenti alla propria attività.

2. Politiche interne antiriciclaggio – definire in che modo la propria organizzazione gestisce tali rischi.

3. Procedure e controlli antiriciclaggio – tradurre le politiche in azioni quotidiane.

4. Identificazione e verifica della clientela (KYC) – stabilire chi è il cliente.

5. Titolare effettivo (UBO) – identificare chi detiene in ultima istanza la proprietà o il controllo delle persone giuridiche clienti.

6. Valutazione delle persone politicamente esposte (PEP) – identificazione delle persone politicamente esposte e applicazione delle misure appropriate.

7. Controlli sulle sanzioni – gestione delle sanzioni finanziarie mirate e dei rischi correlati.

8. Valutazione del rischio del cliente – determinazione del rischio del singolo cliente sulla base di fattori rilevanti.

9. Due diligence sul cliente (CDD) – esecuzione e documentazione della due diligence richiesta.

10. Due Diligence Rafforzata (EDD) – applicazione di misure aggiuntive quando viene individuato un rischio più elevato.

11. Valutazione delle transazioni / KYT – comprensione della transazione immobiliare in sé, non solo delle persone coinvolte.

12. Origine dei fondi / Origine del patrimonio, ove richiesto – accertare e documentare la provenienza del denaro o del patrimonio in questione.

13. Monitoraggio continuativo – individuare eventuali cambiamenti nel corso del rapporto o della transazione e procedere a una nuova valutazione, se necessario.

14. Identificazione e segnalazione di transazioni sospette – riconoscere le circostanze che potrebbero richiedere una segnalazione all’Unità di Informazione Finanziaria (FIU) competente.

15. Formazione, tenuta dei registri e conformità dimostrabile – garantire che l’organizzazione possa dimostrare cosa è stato fatto, quando, perché e da chi. E questa è solo una panoramica semplificata. A ciò si aggiunge il fatto che i dati devono essere trattati in conformità con il GDPR e che le ispezioni richiedono una verificabilità immediata...

Il problema di affidarsi a uno strumento KYC

Una soluzione KYC potrebbe indicarti:

“Identità verificata ✓”

Ma un supervisore potrebbe aver bisogno di capire molto di più: perché questo cliente è stato considerato a rischio basso, standard o elevato? Chi è il titolare effettivo (UBO) e come è stato accertato? Entrambe le parti della transazione immobiliare sono state adeguatamente prese in considerazione? Quali rischi sono associati alla transazione? Il finanziamento proposto è ragionevole? Era richiesta una due diligence approfondita (EDD) e perché? Cosa è successo quando le circostanze sono cambiate? Chi ha approvato un caso a rischio più elevato? L’azienda dispone di un quadro di riferimento per la gestione del rischio di riciclaggio (BWRA), di politiche e procedure adeguate? E, in definitiva: siete in grado di dimostrare tutto ciò, immediatamente quando vi viene richiesto?

Questa è la differenza tra “avere uno strumento KYC” e “disporre di un quadro di conformità AML”.

Ecco perché Immosurance è stato creato appositamente per il settore immobiliare.

Immosurance non si limita a un semplice controllo dell’identità.

Riunisce i diversi elementi della conformità antiriciclaggio in un flusso di lavoro strutturato, progettato intorno alla realtà di una transazione immobiliare: Conosci la tua attività → Politiche e procedure → KYC → UBO → PEP e sanzioni → Rischio cliente → CDD/EDD → KYT → Provenienza dei fondi, ove richiesto → Monitoraggio → Formazione → Documentazione → Preparazione all’audit

L’obiettivo non è effettuare più controlli solo per il gusto di farlo. È quello di creare un processo di conformità AML coerente, basato sul rischio e dimostrabile. Il KYC è essenziale. Ma il KYC da solo non equivale alla conformità AML.

Con l’avvicinarsi dell’AMLR, questa differenza è più importante che mai.

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