KYC-työkalut eivät riitä, kun AMLR astuu voimaan

Vuosien ajan monet kiinteistöalan yritykset ovat yhdistäneet rahanpesun torjunnan vaatimusten noudattamisen pääasiassa yhteen asiaan: asiakkaan tuntemiseen (KYC).

Tunnista asiakas. Tarkista henkilöllisyystodistus. Suorita mahdollisesti PEP- tai pakotetarkastus. Arkistoi asiakirjat.

Onko tämä tärkeää? Ehdottomasti.

Mutta se ei ole rahanpesun torjunnan noudattamisjärjestelmä.

Kun EU:n rahanpesun torjunta-asetus (AMLR) tulee voimaan 10. heinäkuuta 2027, tämä ero korostuu yhä tärkeämmäksi kiinteistöalan ammattilaisille. KYC on vain yksi osa paljon laajempaa rahanpesun torjunnan velvoitteiden kokonaisuutta.

Kiinteistöalan yrityksen on koostaan riippumatta huomioitava muun muassa seuraavat alueet:

1. Koko liiketoimintaa koskeva riskinarviointi (BWRA) – oman liiketoiminnan rahanpesuriskien ymmärtäminen.

2. Sisäiset rahanpesun torjunnan toimintaperiaatteet – määritellään, miten organisaatiosi hallinnoi näitä riskejä.

3. Rahanpesun torjunnan menettelyt ja valvontatoimet – toimintaperiaatteiden soveltaminen päivittäisessä toiminnassa.

4. Asiakkaan tunnistaminen ja todentaminen (KYC) – sen selvittäminen, kuka asiakas on.

5. Todellinen omistaja (UBO) – yritysasiakkaiden lopullisen omistajan tai määräysvallan haltijan tunnistaminen.

6. PEP-arviointi – poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistaminen ja asianmukaisten toimenpiteiden soveltaminen.

7. Pakotevalvonta – kohdennettujen taloudellisten pakotteiden ja niihin liittyvien riskien käsittely.

8. Asiakkaan riskinarviointi – yksittäisen asiakkaan riskin määrittäminen asiaankuuluvien tekijöiden perusteella.

9. Asiakkaan tuntemisvelvollisuus (CDD) – vaadittavan asiakkaan tuntemisvelvollisuuden suorittaminen ja dokumentointi.

10. Tehostettu asiakkaan tuntemismenettely (EDD) – lisätoimenpiteiden soveltaminen, kun tunnistetaan suurempi riski.

11. Transaktiotarkastelu / KYT – kiinteistökauppaan liittyvän itse kaupan ymmärtäminen, ei pelkästään siihen osallistuvien henkilöiden.

12. Varojen alkuperä / varallisuuden alkuperä tarvittaessa – asiaankuuluvien varojen tai varallisuuden alkuperän selvittäminen ja todistaminen.

13. Jatkuva seuranta – asiakassuhteen tai transaktion aikana tapahtuvien muutosten tunnistaminen ja tarvittaessa uudelleenarviointi.

14. Epäilyttävien liiketoimien tunnistaminen ja ilmoittaminen – sellaisten olosuhteiden tunnistaminen, jotka saattavat edellyttää ilmoitusta asianomaiselle rahanpesun selvittelykeskukselle.

15. Koulutus, kirjanpito ja todistettavissa oleva säännösten noudattaminen – sen varmistaminen, että organisaatio voi osoittaa, mitä tehtiin, milloin, miksi ja kenen toimesta. Ja tämäkin on vain yksinkertaistettu yleiskatsaus. Tähän lisätään vielä se, että tietoja on käsiteltävä GDPR-asetuksen mukaisesti ja että tarkastukset edellyttävät välitöntä tarkastettavuutta...

KYC-työkaluun luottamisen ongelma

KYC-ratkaisu saattaa ilmoittaa:

”Henkilöllisyys vahvistettu ✓”

Mutta valvojan on ehkä ymmärrettävä paljon enemmän: Miksi tätä asiakasta pidettiin matalan, normaalin tai korkean riskin asiakkaana? Kuka on lopullinen edunsaaja (UBO) ja miten se selvitettiin? Otettiinko kiinteistökaupan molemmat osapuolet asianmukaisesti huomioon? Mitä riskejä kauppaan liittyy? Onko ehdotettu rahoitus järkevää? Vaadittiinko EDD:tä – ja miksi? Mitä tapahtui, kun olosuhteet muuttuivat? Kuka hyväksyi korkeamman riskin tapauksen? Onko yrityksellä asianmukainen BWRA, toimintaperiaatteet ja menettelytavat? Ja lopulta: Voitteko osoittaa kaiken tämän välittömästi, kun sitä pyydetään?

Tämä on ero ”KYC-työkalun omistamisen” ja ”rahanpesun torjunnan vaatimustenmukaisuuskehyksen omistamisen” välillä.

Tämän vuoksi Immosurance on kehitetty nimenomaan kiinteistöalalle.

Immosurance ei rajoitu pelkästään henkilöllisyyden tarkistukseen.

Se yhdistää rahanpesun torjunnan vaatimustenmukaisuuden eri osatekijät jäsennellyksi työnkuluksi, joka on suunniteltu kiinteistökaupan todellisuuden mukaisesti: Tunne liiketoimintasi (Know Your Business) → Toimintaperiaatteet ja menettelytavat → KYC → Todellinen omistaja (UBO) → Poliittisesti merkittävät henkilöt (PEP) ja pakotteet → Asiakkaan riski → Asiakkaan tunteminen (CDD)/Laajennettu asiakastarkastus (EDD) → Asiakkaan taustan tunteminen (KYT) → Varojen alkuperä tarvittaessa → Seuranta → Koulutus → Dokumentointi → Valmius tilintarkastukseen

Tavoitteena ei ole suorittaa lisää tarkastuksia vain tarkastusten vuoksi. Tavoitteena on luoda johdonmukainen, riskipohjainen ja todennettavissa oleva rahanpesun torjunnan vaatimustenmukaisuusprosessi. KYC on olennaisen tärkeää. Mutta KYC yksinään ei riitä rahanpesun torjunnan vaatimustenmukaisuuteen.

AMLR-asetuksen voimaantulon lähestyessä tällä erolla on merkitystä enemmän kuin koskaan.

Immosurance — Kiinteistöalalle räätälöity sääntöjen noudattaminen.