AMLR maina noteikumus nekustamā īpašuma nozarē — vai jūsu uzņēmums ir tam gatavs?

Daudziem nekustamā īpašuma uzņēmumiem atbilstība nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas novēršanas noteikumiem vēsturiski ir tikusi uztverta kā virkne administratīvu pienākumu: identificēt klientu, iegūt dokumentus, pārbaudīt dažas datu bāzes, saglabāt lietu un ziņot, ja kaut kas šķiet aizdomīgs.

AMLR maina šo skatījumu.

Regula (ES) 2024/1624 — jaunā ES regula par nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas novēršanu — visā Eiropā izveido daudz saskaņotāku AML regulējumu. Atšķirībā no direktīvas, kas prasa transponēšanu valstu līmenī, regula būs tieši piemērojama no 2027. gada 10. jūlija.

Nefinanšu sektoram, un jo īpaši nekustamā īpašuma nozarei, tas ir svarīgi.

Vairs nav jāuzdod vienkāršs jautājums:

„Vai mēs esam identificējuši klientu?”

Tā arvien biežāk kļūst par jautājumu:

„Vai mēs varam pierādīt, ka visa mūsu uzņēmējdarbība izprot savus AML riskus, atbilstoši novērtē katru klientu un darījumu, piemēro pareizās kontroles, uzrauga šos riskus un var to visu pierādīt uzraudzības iestādei?”

Tas prasa atšķirīgu pieeju nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas novēršanai.

1. No valstu atšķirībām uz vienotu Eiropas noteikumu kopumu

Viena no lielākajām strukturālajām izmaiņām ir saskaņošana.

Līdz šim liela daļa Eiropas AML atbilstības prasību bija balstīta uz ES direktīvām, kas tika īstenotas ar valstu tiesību aktiem. Tas ir radījis atšķirības starp dalībvalstīm interpretācijā, procesos un uzraudzībā.

AMLR nosaka tieši piemērojamas prasības pienākumu subjektu visā ES.

Uzņēmumiem, kas darbojas starptautiskā mērogā, tas galu galā nodrošinās lielāku saskaņotību. Taču tas nozīmē arī to, ka uzņēmumi nevar pieņemt, ka atbilstība iedibinātai vietējai procedūrai automātiski nozīmē, ka to procesi ir gatavi AMLR prasībām.

Ko uzņēmumiem vajadzētu darīt?

Esošās AML politikas ir jāsalīdzina ar AMLR prasībām, nevis vienkārši jāpārņem no esošās valstu sistēmas.

Tas nozīmē, ka jāpārskata viss AML darba process: uzņēmējdarbības riska novērtējums, klientu pieņemšana, klienta uzticamības pārbaude (CDD), faktiskā īpašnieka identificēšana, politiski ietekmējamu personu (PEP) kontrole, pastiprināta uzticamības pārbaude, darījumu uzraudzība, ziņošana par aizdomīgām darbībām, dokumentu glabāšana, apmācība un iekšējās kontroles.

2. Atbilstība AML prasībām sākas ar pašu uzņēmumu

Viens no svarīgākajiem jēdzieniem saskaņā ar AMLR ir uzņēmuma mēroga riska novērtējums (BWRA).

10. pants paredz, ka pienākumu uzņēmumiem ir jāidentificē un jānovērtē naudas atmazgāšanas un terorisma finansēšanas riski, kuriem ir pakļauts viņu uzņēmums.

Tas ietver uzņēmuma klientu, pakalpojumu, darījumu, piegādes kanālu un ģeogrāfiskās pakļautības izvērtēšanu, ņemot vērā Eiropas, valstu un nozarei raksturīgo riska informāciju.

Novērtējums ir jādokumentē, jāatjaunina un jāpārskata, ja mainās attiecīgie apstākļi.

Nekustamā īpašuma uzņēmumam tas nozīmē uzdot sev šādus jautājumus:

• Kādi ir mūsu tipiskie pircēji un pārdevēji?

• No kurām valstīm viņi nāk?

• Ar kāda veida un kādas vērtības nekustamajiem īpašumiem mēs strādājam?

• Vai mēs regulāri darbojamies ar uzņēmumiem, trasta fondiem vai sarežģītām īpašumtiesību struktūrām?

• Cik bieži darījumi ir pārrobežu darījumi?

• Ar kādām maksājumu struktūrām mums nākas saskarties?

• Vai mēs strādājam ar investoriem, attīstītājiem vai citiem augstāka riska klientu profiliem?

Uzņēmuma paša biznesa modelis kļūst par sākumpunktu atbilstībai AML prasībām.

Tāpēc KYB — „Know Your Business” (Iepazīsties ar savu uzņēmumu) — ir jāuzskata par efektīvas AML sistēmas būtisku sastāvdaļu.

3. Riska novērtējums kļūst par darījuma sastāvdaļu, nevis tikai par daļu no klienta lietas

Klienta identifikācija nav tas pats, kas AML riska izpratne.

Nekustamā īpašuma uzņēmumiem ir nepieciešami procesi, kas spēj apvienot vairākus riska aspektus.

Klients, raugoties atsevišķi, var šķist pilnīgi normāls, taču pats darījums rada šaubas.

Apsveriet nekustamā īpašuma iegādi, kurā iesaistīts:

• ārvalstu uzņēmumu pircēju;

• vairākus faktisko īpašnieku slāņus;

• līdzekļus, kuru izcelsme ir citā jurisdikcijā;

• pirkuma cena, kas neatbilst redzamajam klienta profilam;

• neparastu finansēšanas shēmu; vai

• trešā persona, kas iegulda līdzekļus.

Neviens no šiem faktoriem automātiski nenozīmē naudas atmazgāšanu.

Taču kopā tie var krasi mainīt riska novērtējumu.

Tāpēc atbilstība AML prasībām ir jāpaplašina, pārejot no vienkāršas „KYC” uz riska balstītu klientu pārbaudi (CDD) un „Zini savu darījumu” (KYT).

4. Nekustamā īpašuma darījumā ir svarīgas abas puses

AMLR ievieš īpaši svarīgu nosacījumu nekustamā īpašuma aģentiem.

Klienta uzticamības pārbaudes nolūkos nekustamā īpašuma aģentiem abas darījuma puses ir jāuzskata par klientiem.

Tas padara AML kontroles pasākumus ievērojami vairāk orientētus uz darījumu.

Nekustamā īpašuma darījumu nevar pienācīgi izprast, aplūkojot tikai vienu pusi.

• Kas pērk?

• Kas pārdod?

• Kam galu galā pieder vai kurš kontrolē iesaistītās organizācijas?

• No kurienes nāk nauda?

• Vai darījums ir ekonomiski pamatots?

• Vai darījumā ir iesaistītas trešās personas?

• Vai starp darījuma dalībniekiem pastāv neparastas attiecības?

Tādēļ AML lietai ir jābūt saskaņotai darījuma dokumentācijai, nevis vienkārši identifikācijas dokumentu krājumam.

5. Klientu uzticamības pārbaudei ir nepieciešama skaidri definēta darba plūsma

AMLR sniedz arī noderīgu skaidrību par to, kad klientu uzticamības pārbaude kļūst aktuāla nekustamā īpašuma jomā.

Regulā atzīts, ka būtu nesamērīgi veikt pilnīgu klienta uzticamības pārbaudi katrai personai, kas vienkārši interesējas par nekustamo īpašumu. Nekustamā īpašuma pakalpojumu jomā ar AML saistīts jautājums var rasties tad, ja ir skaidras pazīmes, ka puses plāno turpināt darījumu — piemēram, ja ir izteikts un pieņemts piedāvājums iegādāties vai izīrēt nekustamo īpašumu.

Tas rada darbības izaicinājumu.

Nodokļu atbilstības kontroles pasākumi ir jāievieš pareizajā komercdarbības procesa posmā.

Ja tas tiek darīts pārāk agri, aģentūra rada nevajadzīgu darbu un nevajadzīgi apstrādā personas datus.

Ja pārāk vēlu, darījums var būt jau virzījies tālāk par to punktu, kurā būtu bijis jāveic efektīvas AML kontroles.

Tāpēc nekustamā īpašuma uzņēmumiem pārdošanas un darījumu procesos ir nepieciešami skaidri definēti AML pārbaudes punkti.

6. Ir jāizprot faktiskā īpašumtiesība — nevis vienkārši jāreģistrē

Eiropas nekustamā īpašuma tirgū bieži sastopami korporatīvie pircēji un pārdevēji.

AMLR uzsver nepieciešamību saprast, kam galu galā pieder vai kas kontrolē juridisko personu.

Tas nozīmē, ka process nedrīkst beigties ar uzņēmuma reģistrācijas dokumenta saņemšanu.

Ir jāizvērtē īpašumtiesību struktūra, jāidentificē attiecīgie faktiskie īpašnieki un jāpārbauda to identitāte, izmantojot atbilstošus avotus.

Gadījumos, kad struktūras kļūst sarežģītas, atbilstības nodrošināšanas procesā jābūt iespējai dokumentēt, kā tika nonākts pie secinājuma par īpašumtiesībām un kontroli.

Tas kļūst īpaši svarīgi saistībā ar ārvalstu uzņēmumiem, turētājstruktūrām, trasta fondiem un citiem juridiskiem mehānismiem.

7. Procesā ir jāiekļauj politiski ietekmējamo personu (PEP) un sankciju pārbaudes

Pārbaude nedrīkst būt izolēts meklējums, ko veic vienreiz un par ko pēc tam aizmirst.

AMLR paredz iekšējās procedūras, lai noteiktu, vai klienti, faktiskie īpašnieki un attiecīgās personas ir politiski ietekmējamas personas (PEP), to ģimenes locekļi vai zināmi tuvie sadarbības partneri.

Mērķtiecīgas finanšu sankcijas ir arī skaidri iekļautas iekšējā riska pārvaldības sistēmā.

Tāpēc uzņēmumiem ir nepieciešamas strukturētas pārbaudes procedūras un skaidri noteikumi par situācijas eskalāciju.

Vairs nav jautājums tikai par to, vai kāds ir iekļauts sarakstā.

Uzņēmumam ir jāzina, kā rīkoties, ja rodas iespējama atbilsme.

8. Pastāvīgā uzraudzība kļūst arvien svarīgāka

Nodokļu atmazgāšanas novēršana nebeidzas ar identitātes pārbaudes pabeigšanu.

AMLR paredz nepārtrauktu uzņēmējdarbības attiecību uzraudzību un darījumu un darbību rūpīgu pārbaudi.

AMLA izstrādātās vadlīnijas īpaši skaidri nosaka virzienu: uzraudzības iestādēm ir nepieciešamas sistēmas, lai uzturētu klientu informāciju atjauninātu un atklātu neparastus vai aizdomīgus darījumus vai darbības.

Nekustamā īpašuma uzņēmumiem tas nozīmē, ka darījuma gaitā notikušās izmaiņas ir svarīgas.

• Parādās cits pircējs.

• Mainās pērkošais uzņēmums.

• Mainās maksājuma avots.

• Naudu pēkšņi nodrošina trešā persona.

• Mainās īpašumtiesību struktūra.

• Darījums tiek būtiski mainīts.

AML novērtējumam jābūt spējīgam reaģēt uz šiem notikumiem, nevis palikt nemainīgam PDF failā, kas izveidots dokumenta sākumā.

9. AML kļūst par vadības atbildību

Vēl viena nozīmīga izmaiņa ir pārvaldība.

AMLR nosaka, ka pienākumu pakļautajām organizācijām ir jābūt dokumentētām iekšējām politikām, procedūrām un kontroles mehānismiem. Tā ievieš noteiktas atbilstības funkcijas, tostarp vadības atbildību par atbilstību un atbilstības speciālistu, ievērojot samērīguma noteikumus, kas balstās uz uzņēmējdarbības veidu, apjomu un risku.

• Politikām ir nepieciešams vadības apstiprinājums.

• Atbilstības funkcijām nepieciešami atbilstoši resursi, tostarp personāls un tehnoloģijas.

• Jāidentificē un jānovērš trūkumi.

• Atbilstības ziņošana vadībai kļūst par sistēmas sastāvdaļu.

• Turklāt iekšējās kontroles mehānismi ir jāpārbauda, paredzot neatkarīgu revīzijas funkciju vai, ja nepieciešams, pārbaudi, ko veic ārējs eksperts.

Tādējādi cīņa pret naudas atmazgāšanu nav vienkārši tās darbinieka atbildība, kurš savāc pases.

Tā kļūst par korporatīvās pārvaldības sastāvdaļu.

10. Apmācība ir jāpielāgo faktiskajai AML sistēmai

Lai radītu efektīvu atbilstības vidi, nepietiek ar to, ka darbiniekiem reizi gadā tiek sniegta vispārīga prezentācija par AML.

Darbiniekiem, kuru pienākumi to prasa, ir jāizprot normatīvās prasības, uzņēmuma vispārējais riska novērtējums, kā arī iekšējās politikas, procedūras un kontroles mehānismi, kas attiecas uz viņu darbu.

Tādēļ nekustamā īpašuma aģentiem apmācībai jābūt praktiskai.

• Ko darīt, ja parādās korporatīvs pircējs?

• Kas ir faktiskais īpašnieks?

• Kad ir jāpārbauda naudas avots?

• Kas notiek, ja tiek identificēta politiski ietekmējama persona (PEP)?

• Kādi darījumu modeļi ir neparasti?

• Kad ir jāiesaistās atbilstības nodrošināšanas speciālistam?

• Kāda informācija ir jāuzglabā?

• Un kad ir jāziņo par aizdomām augstākstāvošajām instancēm?

Mērķis nav vienkārši pabeigt apmācību.

Mērķis ir padarīt AML par ikdienas profesionālās lēmumu pieņemšanas sastāvdaļu.

Galu galā šī varētu būt lielākā darbības izmaiņa, ko ieviesusi AMLR.

Mapes ar pasēm, uzņēmuma izrakstiem un pārbaudes rezultātiem pati par sevi vēl nav AML sistēma.

Uzraudzības iestādei ir jāspēj izprast lēmumu pamatojumu.

• Kāpēc šis klients tika klasificēts kā zema, standarta vai augsta riska klients?

• Kādi riska faktori tika ņemti vērā?

• Kas ir faktiskais īpašnieks?

• Vai tika veiktas PEP un sankciju pārbaudes?

• Vai darījums tika novērtēts?

• Vai tika izmeklēti neparasti elementi?

• Vai bija nepieciešama pastiprināta pārbaude?

• Kas apstiprināja lēmumu?

• Kas mainījās darījuma laikā?

• Vai darbinieki tika atbilstoši apmācīti?

• Vai uzņēmuma AML politika ir atjaunināta?

Tam ir nepieciešami pierādījumi.

Un pierādījumiem ir nepieciešama struktūra.

Tieši šis ir izaicinājums, kura risināšanai ir izstrādāts Immosurance

Kā Immosurance piestāv kā cimds

„Immosurance” pārvērš AML atbilstību strukturētā digitālā darba plūsmā, kas ir īpaši pielāgota nekustamā īpašuma nozarei.

Tā vietā, lai uzskatītu AML par nesavienotu dokumentu kopumu, Immosurance apvieno attiecīgos elementus strukturētā atbilstības vidē.

Tas palīdz nekustamā īpašuma uzņēmumiem izstrādāt „Know Your Business” novērtējumu un AML sistēmu, dokumentēt iekšējās AML politikas un procedūras, veikt strukturētu klienta uzticamības pārbaudi, novērtēt riskus, veikt PEP un faktiskā īpašnieka pārbaudes, dokumentēt darījumus un uzturēt informāciju, kas nepieciešama atbilstības procesa pierādīšanai.

Tā arī integrē ticamības pārbaudi un uzraudzību AML pieejā.

Tas ir ļoti svarīgi.

Jo nekustamā īpašuma jomā zināt, kas ir klients, ir tikai daļa no kopējās ainas.

Tikpat svarīgi ir saprast, kas notiek darījumā, kas tajā ir iesaistīts un kā darījums tiek finansēts.

Apmācība ir vēl viena neatņemama sastāvdaļa. Zināšanas par nelikumīgi iegūtu līdzekļu novēršanu un apmācības apliecinājumi var veidot daļu no vienas kopējās atbilstības vides, nevis tikt pārvaldīti atsevišķi.

Rezultāts ir daudz saskaņotāka AML dokumentācija:

KYB → KYC → UBO → PEP/sankcijas → riska novērtējums → CDD/EDD → ticamība → uzraudzība → dokumentācija → apmācība → gatavība auditam

2027. gada 10. jūlijs ir tuvāk, nekā šķiet

AMLR nenozīmē, ka nekustamais īpašums pēkšņi kļūst par AML regulējuma objektu.

Nekustamā īpašuma profesionāļi jau daudzus gadus (precīzāk – kopš 2001. gada decembra) ir daļa no Eiropas AML regulējuma.

Mainās šo pienākumu saskaņotības līmenis, struktūra, pārvaldība, riska novērtējums, dokumentācija un uzraudzības konsekvence.

Turklāt jaunā Eiropas uzraudzības sistēma strauji attīstās.

AMLA jau strādā pie tehniskajiem standartiem un vadlīnijām, kas aptver klientu uzticamības pārbaudi, uzņēmuma mēroga riska novērtējumus, pastāvīgu uzraudzību, ziņošanu par aizdomīgām darbībām un nefinanšu uzņēmumu saskaņotu riska novērtējumu.

Virziens ir skaidrs:

atbilstība AML prasībām pāriet no dokumentu esamības uz spēju pierādīt, ka atbilstības sistēma darbojas.

Uzņēmumiem, kas sāk rīkoties jau tagad, ir laiks integrēt AML savā ikdienas darbībā, apmācīt darbiniekus, izveidot riska pārvaldības sistēmu un identificēt vājās vietas, pirms jaunā sistēma stāsies spēkā.

Sagatavošanās AMLR prasībām sākas ar savas uzņēmējdarbības izpratni.

Un, pamatojoties uz to, katram klientam un katram darījumam ir jābūt dokumentētam un izskaidrojamam atbilstības stāstam.

Immosurance — AML atbilstība, kas veidota, ņemot vērā nekustamā īpašuma nozares realitāti.

#AMLR #AMLA #Naudas atmazgāšanas novēršana #AML #Nekustamais īpašums #Atbilstība nekustamā īpašuma jomā #Atbilstība #KYC #KYB #Pamatotības uzraudzība #CDD #RegTech #Immosurance