AMLR verändert die Regeln für die Immobilienbranche – Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet?

Für viele Immobilienunternehmen wurde die Einhaltung der Geldwäschebekämpfungsvorschriften bislang als eine Reihe von Verwaltungsaufgaben betrachtet: den Kunden identifizieren, Unterlagen einholen, einige Datenbanken abfragen, die Unterlagen aufbewahren und Verdachtsfälle melden.

Die AMLR ändert diese Sichtweise.

Die Verordnung (EU) 2024/1624 – die neue EU-Verordnung zur Bekämpfung der Geldwäsche – schafft einen deutlich harmonisierteren AML-Rahmen in ganz Europa. Im Gegensatz zu einer Richtlinie, die eine Umsetzung in nationales Recht erfordert, gilt die Verordnung ab dem 10. Juli 2027 unmittelbar.

Für den Nichtfinanzsektor und insbesondere für die Immobilienbranche ist dies von großer Bedeutung.

Die Herausforderung lautet nicht mehr einfach:

„Haben wir den Kunden identifiziert?“

Sie lautet zunehmend:

„Können wir nachweisen, dass unser gesamtes Unternehmen seine Geldwäscherisiken versteht, jeden Kunden und jede Transaktion angemessen bewertet, die richtigen Kontrollmaßnahmen anwendet, diese Risiken überwacht und all dies gegenüber einer Aufsichtsbehörde nachweisen kann?“

Das erfordert einen anderen Ansatz bei der Geldwäschebekämpfung.

1. Von nationalen Unterschieden hin zu einem einheitlichen europäischen Regelwerk

Eine der größten strukturellen Veränderungen ist die Harmonisierung.

Bislang basierte ein Großteil der europäischen AML-Compliance auf EU-Richtlinien, die durch nationale Rechtsvorschriften umgesetzt wurden. Dies führte zu Unterschieden zwischen den Mitgliedstaaten hinsichtlich Auslegung, Prozessen und Aufsicht.

Die AMLR legt für verpflichtete Unternehmen in der gesamten EU unmittelbar geltende Anforderungen fest.

Für international tätige Unternehmen sollte dies letztlich zu mehr Einheitlichkeit führen. Es bedeutet aber auch, dass Unternehmen nicht davon ausgehen können, dass die Einhaltung eines etablierten lokalen Verfahrens automatisch bedeutet, dass ihre Prozesse für die AMLR bereit sind.

Was sollten Unternehmen tun?

Bestehende AML-Richtlinien sollten anhand der AMLR-Anforderungen abgeglichen werden, anstatt einfach aus dem bestehenden nationalen Rahmen übernommen zu werden.

Das bedeutet eine Überprüfung des gesamten AML-Arbeitsablaufs: Geschäftsrisikobewertung, Kundenaufnahme, CDD, wirtschaftliches Eigentum, PEP-Kontrollen, verstärkte Sorgfaltspflicht, Transaktionsüberwachung, Meldung verdächtiger Aktivitäten, Aufbewahrung von Unterlagen, Schulungen und interne Kontrollen.

2. AML-Compliance beginnt im Unternehmen selbst

Eines der wichtigsten Konzepte im Rahmen der AMLR ist die unternehmensweite Risikobewertung (BWRA).

Artikel 10 verpflichtet die betroffenen Unternehmen, die Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsrisiken zu identifizieren und zu bewerten, denen ihr Unternehmen ausgesetzt ist.

Dazu gehört die Berücksichtigung der Kunden, Dienstleistungen, Transaktionen, Vertriebskanäle und der geografischen Exposition des Unternehmens sowie europäischer, nationaler und branchenspezifischer Risikoinformationen.

Die Bewertung muss dokumentiert, auf dem neuesten Stand gehalten und überprüft werden, wenn sich relevante Umstände ändern.

Für ein Immobilienunternehmen bedeutet dies, Fragen zu stellen wie:

• Wer sind unsere typischen Käufer und Verkäufer?

• Aus welchen Ländern stammen sie?

• Mit welchen Arten und Werten von Immobilien handeln wir?

• Haben wir regelmäßig mit Unternehmen, Trusts oder komplexen Eigentumsverhältnissen zu tun?

• Wie häufig finden grenzüberschreitende Transaktionen statt?

• Mit welchen Zahlungsstrukturen haben wir es zu tun?

• Arbeiten wir mit Investoren, Bauträgern oder anderen Kundenprofilen mit höherem Risiko zusammen?

Das eigene Geschäftsmodell des Unternehmens bildet den Ausgangspunkt für die Einhaltung der Geldwäschebekämpfungsvorschriften.

Aus diesem Grund sollte KYB – „Know Your Business“ – als grundlegender Bestandteil eines wirksamen AML-Rahmenwerks betrachtet werden.

3. Die Risikobewertung wird Teil der Transaktion, nicht nur der Kundenakte

Die Identifizierung eines Kunden ist nicht gleichbedeutend mit dem Verständnis des AML-Risikos.

Immobilienunternehmen benötigen Prozesse, die mehrere Risikodimensionen miteinander verknüpfen können.

Ein Kunde mag für sich genommen völlig normal erscheinen, während die Transaktion selbst Fragen aufwirft.

Betrachten wir einen Immobilienerwerb, an dem beteiligt sind:

• einen ausländischen Unternehmenskäufer;

• mehrere Ebenen wirtschaftlicher Eigentümer;

• Mittel, die aus einem anderen Rechtsraum stammen;

• einen Kaufpreis, der nicht zum offensichtlichen Kundenprofil passt;

• eine ungewöhnliche Finanzierungsvereinbarung; oder

• ein Dritter, der Mittel beisteuert.

Keiner dieser Faktoren deutet automatisch auf Geldwäsche hin.

Zusammen können sie jedoch die Risikobewertung drastisch verändern.

Die Einhaltung der Geldwäschebekämpfungsvorschriften muss daher über die einfache „Know Your Customer“-Prüfung (KYC) hinausgehen und sich in Richtung einer risikobasierten Kundenüberprüfung (CDD) sowie „Know Your Transaction“ (KYT) entwickeln.

4. Bei einer Immobilientransaktion spielen beide Seiten eine Rolle

Die AMLR führt eine besonders wichtige Bestimmung für Immobilienmakler ein.

Zum Zwecke der Kundenüberprüfung müssen Immobilienmakler beide Parteien der Transaktion als Kunden betrachten.

Dadurch werden die AML-Kontrollen deutlich transaktionsorientierter.

Eine Immobilientransaktion lässt sich nicht angemessen verstehen, wenn man nur eine Seite betrachtet.

• Wer kauft?

• Wer verkauft?

• Wer ist letztendlich Eigentümer der beteiligten Unternehmen oder übt die Kontrolle über sie aus?

• Woher stammt das Geld?

• Ist die Transaktion wirtschaftlich sinnvoll?

• Sind Dritte beteiligt?

• Gibt es ungewöhnliche Beziehungen zwischen den Beteiligten?

Die AML-Akte muss daher zu einem schlüssigen Transaktionsdossier werden und darf nicht nur eine Sammlung von Identitätsdokumenten sein.

5. Die Kundenüberprüfung (Customer Due Diligence, CDD) erfordert einen definierten Arbeitsablauf

Die AMLR schafft zudem nützliche Klarheit darüber, wann die Kunden-Due-Diligence im Immobilienbereich relevant wird.

Die Verordnung erkennt an, dass es unverhältnismäßig wäre, bei jeder Person, die sich lediglich nach einer Immobilie erkundigt, eine vollständige CDD durchzuführen. Bei Immobiliendienstleistungen kann der AML-relevante Zeitpunkt eintreten, wenn es klare Anzeichen dafür gibt, dass die Parteien beabsichtigen, den Vorgang fortzusetzen – beispielsweise wenn ein Angebot zum Kauf oder zur Anmietung einer Immobilie unterbreitet und angenommen wurde.

Dies stellt eine operative Herausforderung dar.

AML-Kontrollen müssen in der richtigen Phase des Geschäftsprozesses eingebettet werden.

Erfolgt dies zu früh, verursacht die Agentur unnötigen Arbeitsaufwand und verarbeitet personenbezogene Daten unnötigerweise.

Erfolgt dies zu spät, ist die Transaktion möglicherweise bereits über den Punkt hinaus fortgeschritten, an dem wirksame AML-Kontrollen hätten durchgeführt werden müssen.

Immobilienunternehmen benötigen daher klar definierte AML-Kontrollpunkte innerhalb ihrer Verkaufs- und Transaktionsprozesse.

6. Die wirtschaftliche Eigentümerschaft muss verstanden – und nicht nur erfasst – werden

Unternehmenskäufer und -verkäufer sind im europäischen Immobilienmarkt weit verbreitet.

Die AMLR unterstreicht die Notwendigkeit, zu verstehen, wer letztendlich Eigentümer einer juristischen Person ist oder diese kontrolliert.

Das bedeutet, dass der Prozess nicht mit der Einholung eines Handelsregisterauszugs enden darf.

Die Eigentümerstruktur muss geprüft, die relevanten wirtschaftlichen Eigentümer identifiziert und deren Identität anhand geeigneter Quellen überprüft werden.

Bei komplexen Strukturen muss der Compliance-Prozess in der Lage sein, zu dokumentieren, wie die Schlussfolgerung hinsichtlich Eigentum und Kontrolle zustande gekommen ist.

Dies ist besonders wichtig bei ausländischen Unternehmen, Holdingstrukturen, Trusts und anderen rechtlichen Konstruktionen.

7. PEP- und Sanktionskontrollen müssen in den Prozess integriert werden

Die Überprüfung sollte keine isolierte Suche sein, die einmal durchgeführt und dann vergessen wird.

Die AMLR schreibt interne Verfahren vor, um festzustellen, ob Kunden, wirtschaftliche Eigentümer und relevante Personen politisch exponierte Personen (PEPs), Familienangehörige oder bekannte enge Vertraute sind.

Gezielte Finanzsanktionen sind ebenfalls ausdrücklich in das interne Risikomanagement-Rahmenwerk integriert.

Unternehmen benötigen daher strukturierte Überprüfungsverfahren und klare Eskalationsregeln.

Es geht nicht mehr nur darum, ob jemand auf einer Liste aufgeführt ist.

Das Unternehmen muss wissen, was zu tun ist, wenn eine potenzielle Übereinstimmung auftritt.

8. Die laufende Überwachung gewinnt zunehmend an Bedeutung

Die Bekämpfung der Geldwäsche ist mit dem Abschluss der Identitätsprüfung noch nicht beendet.

Die Geldwäschebekämpfungsvorschriften verlangen eine fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehungen sowie die genaue Prüfung von Transaktionen und Aktivitäten.

Die sich weiterentwickelnden Richtlinien des Geldwäschereigesetzes (AMLA) machen die Richtung besonders deutlich: Verpflichtete Stellen benötigen Rahmenbedingungen, um Kundeninformationen auf dem neuesten Stand zu halten und ungewöhnliche oder verdächtige Transaktionen oder Aktivitäten zu erkennen.

Für Immobilienunternehmen bedeutet dies, dass Änderungen im Verlauf einer Transaktion von Bedeutung sind.

• Es tritt ein anderer Käufer auf.

• Das kaufende Unternehmen ändert sich.

• Die Zahlungsquelle ändert sich.

• Ein Dritter stellt plötzlich die Mittel zur Verfügung.

• Die Eigentümerstruktur ändert sich.

• Die Transaktion wird wesentlich verändert.

Die AML-Bewertung sollte in der Lage sein, auf diese Ereignisse zu reagieren, anstatt ein statisches PDF-Dokument zu bleiben, das zu Beginn des Vorgangs erstellt wurde.

9. Geldwäschebekämpfung wird zur Aufgabe der Geschäftsleitung

Eine weitere wichtige Entwicklung betrifft die Unternehmensführung.

Die AMLR verlangt von den verpflichteten Unternehmen, dass sie über dokumentierte interne Richtlinien, Verfahren und Kontrollen verfügen. Sie führt definierte Compliance-Funktionen ein, darunter die Verantwortung der Geschäftsleitung für die Compliance und einen Compliance-Beauftragten, vorbehaltlich der Verhältnismäßigkeitsbestimmungen, die sich nach Art, Größe und Risiko des Unternehmens richten.

• Richtlinien bedürfen der Genehmigung durch die Geschäftsleitung.

• Compliance-Funktionen benötigen angemessene Ressourcen, einschließlich Personal und Technologie.

• Schwachstellen müssen identifiziert und behoben werden.

• Die Berichterstattung an die Geschäftsleitung in Compliance-Fragen wird Teil des Regelwerks.

• Zudem müssen interne Kontrollen geprüft werden, wobei eine unabhängige Prüfungsfunktion oder gegebenenfalls eine Prüfung durch einen externen Sachverständigen vorgesehen sein muss.

Die Bekämpfung von Geldwäsche ist daher nicht lediglich die Verantwortung des Mitarbeiters, der die Reisepässe entgegennimmt.

Sie wird Teil der Unternehmensführung.

10. Schulungen müssen dem tatsächlichen AML-Rahmenwerk entsprechen

Eine allgemeine AML-Schulung für Mitarbeiter einmal im Jahr reicht nicht aus, um ein wirksames Compliance-Umfeld zu schaffen.

Mitarbeiter, deren Aufgaben dies erfordern, müssen die regulatorischen Anforderungen, die unternehmensweite Risikobewertung sowie die für ihre Arbeit geltenden internen Richtlinien, Verfahren und Kontrollen verstehen.

Für Immobilienmakler sollte die Schulung daher praxisorientiert sein.

• Was soll ich tun, wenn ein gewerblicher Käufer auftaucht?

• Was ist ein wirtschaftlich Berechtigter?

• Wann sollte die Herkunft der Gelder überprüft werden?

• Was geschieht, wenn eine politisch exponierte Person (PEP) identifiziert wird?

• Welche Transaktionsmuster sind ungewöhnlich?

• Wann sollte der Compliance-Beauftragte hinzugezogen werden?

• Welche Informationen müssen aufbewahrt werden?

• Und wann sollte ein Verdacht eskaliert werden?

Das Ziel besteht nicht lediglich darin, eine Schulung zu absolvieren.

Es geht darum, die Geldwäschebekämpfung zu einem festen Bestandteil der täglichen beruflichen Entscheidungsfindung zu machen.

Dies ist letztlich vielleicht die größte operative Veränderung, die durch die AMLR eingeführt wird.

Ein Ordner mit Reisepässen, Handelsregisterauszügen und Screening-Ergebnissen ist für sich genommen noch kein AML-System.

Ein Vorgesetzter muss in der Lage sein, die Gründe für die getroffenen Entscheidungen nachzuvollziehen.

• Warum wurde dieser Kunde als geringes, mittleres oder hohes Risiko eingestuft?

• Welche Risikofaktoren wurden berücksichtigt?

• Wer ist der wirtschaftliche Eigentümer?

• Wurden PEP- und Sanktionsprüfungen durchgeführt?

• Wurde die Transaktion bewertet?

• Wurden ungewöhnliche Aspekte untersucht?

• War eine verstärkte Sorgfaltsprüfung erforderlich?

• Wer hat die Entscheidung genehmigt?

• Was hat sich während der Transaktion geändert?

• Wurden die Mitarbeiter angemessen geschult?

• Ist die AML-Richtlinie des Unternehmens auf dem neuesten Stand?

Dafür sind Nachweise erforderlich.

Und Nachweise erfordern Struktur.

Genau diese Herausforderung soll Immosurance bewältigen

Wie Immosurance wie angegossen passt

Immosurance verwandelt die Geldwäschebekämpfung in einen strukturierten digitalen Arbeitsablauf, der speziell auf die Immobilienbranche zugeschnitten ist.

Anstatt Geldwäschebekämpfung als eine zusammenhanglose Sammlung von Dokumenten zu behandeln, führt Immosurance die relevanten Elemente in einer strukturierten Compliance-Umgebung zusammen.

Es unterstützt Immobilienunternehmen beim Aufbau ihrer „Know Your Business“-Bewertung und ihres AML-Rahmenwerks, bei der Dokumentation interner AML-Richtlinien und -Verfahren, bei der Durchführung strukturierter Kunden-Due-Diligence-Prüfungen, bei der Risikobewertung, bei der Durchführung von PEP- und wirtschaftlich-Eigentümer-Prüfungen, bei der Dokumentation von Transaktionen sowie bei der Pflege der Informationen, die zum Nachweis des Compliance-Prozesses erforderlich sind.

Zudem integriert es Plausibilitätsprüfungen und Überwachung in den AML-Ansatz.

Dies ist von entscheidender Bedeutung.

Denn in der Immobilienbranche gibt die Kenntnis der Kundenidentität nur einen Teil des Gesamtbildes wieder.

Ebenso wichtig ist es zu verstehen, was bei der Transaktion geschieht, wer daran beteiligt ist und wie die Transaktion finanziert wird.

Schulungen sind ein weiterer wesentlicher Bestandteil. AML-Kenntnisse und Schulungsnachweise können Teil desselben übergreifenden Compliance-Umfelds sein, anstatt separat verwaltet zu werden.

Das Ergebnis ist ein wesentlich schlüssigeres AML-Dossier:

KYB → KYC → UBO → PEP/Sanktionen → Risikobewertung → CDD/EDD → Plausibilitätsprüfung → Überwachung → Dokumentation → Schulung → Auditbereitschaft

Der 10. Juli 2027 ist näher, als es den Anschein hat

Die AMLR bedeutet nicht, dass der Immobiliensektor plötzlich den AML-Vorschriften unterliegt.

Immobilienfachleute sind bereits seit vielen Jahren (genauer gesagt seit Dezember 2001) Teil des europäischen AML-Rahmens.

Was sich ändert, ist der Grad der Harmonisierung, die Struktur, die Governance, die Risikobewertung, die Dokumentation und die einheitliche Aufsicht im Zusammenhang mit diesen Verpflichtungen.

Und die neue europäische Aufsichtsarchitektur entwickelt sich rasant weiter.

Die AMLA arbeitet bereits an technischen Standards und Leitlinien, die die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, unternehmensweite Risikobewertungen, die laufende Überwachung, die Meldung verdächtiger Aktivitäten sowie die harmonisierte Risikobewertung nichtfinanzieller verpflichteter Unternehmen abdecken.

Die Richtung ist klar:

Bei der AML-Compliance geht es nicht mehr nur darum, über Dokumente zu verfügen, sondern nachweisen zu können, dass ein funktionierendes Compliance-System vorhanden ist.

Die Unternehmen, die jetzt damit beginnen, haben Zeit, die Geldwäschebekämpfung in ihre normalen Geschäftsabläufe zu integrieren, ihre Mitarbeiter zu schulen, ihr Risikomanagement-Rahmenwerk zu etablieren und Schwachstellen zu identifizieren, bevor der neue Rechtsrahmen in Kraft tritt.

Die Vorbereitung auf die AMLR beginnt mit dem Verständnis Ihres Unternehmens.

Und von da an muss jeder Kunde und jede Transaktion eine dokumentierte, nachvollziehbare Compliance-Geschichte erzählen.

Immosurance – AML-Compliance, die auf die Realität der Immobilienbranche zugeschnitten ist.

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