Mikä on koko yrityksen kattava riskinarviointi – ja miten kiinteistöalan yrityksen tulisi toteuttaa se?

Olipa kyseessä yksi välittäjä tai 500 työntekijää: AMLR-säännösten mukainen vaatimustenmukaisuus alkaa oman liiketoiminnan riskien ymmärtämisestä.

Ennen kuin voit arvioida asiakasta asianmukaisesti, sinun on ensin ymmärrettävä oma liiketoimintasi.

Tämä on koko liiketoimintaa koskevan riskinarvioinnin (BWRA) taustalla oleva periaate.

Vuodesta 2027 lähtien, kun asetus (EU) 2024/1624 – uusi EU:n rahanpesun torjunta-asetus eli AMLR – tulee voimaan, tästä tulee erityisen tärkeä osa rahanpesun torjunnan sääntelykehystä velvollisille tahoille, mukaan lukien kiinteistöalan ammattilaiset.

Käsite kuulostaa monimutkaiselta.

Sen ei kuitenkaan tarvitse olla.

Yrityskohtainen riskinarviointi vastaa pohjimmiltaan yhteen perustavanlaatuiseen kysymykseen:

”Missä kohdin kiinteistöliiketoimintani voi realistisesti altistua rahanpesu- tai terrorismin rahoittamisriskille?”

Ei siellä, missä kiinteistöala yleisesti on alttiina.

Ei siellä, mitä yleinen rahanpesun torjunnan malli sanoo.

Vaan:

Tämä ero on olennaisen tärkeä.

Aloita omasta yrityksestäsi — älä asiakkaistasi

Monet yritykset ajattelevat vaistomaisesti, että rahanpesun torjunta alkaa seuraavasti:

”Tunnista asiakas.”

Asianmukaisessa riskipohjaisessa rahanpesun torjunnan viitekehyksessä on kuitenkin vielä yksi vaihe ennen sitä.

Yrityksen on itse ymmärrettävä altistumisensa.

AMLR:n 10 artiklassa velvoitetaan velvolliset tahot tunnistamaan ja arvioimaan rahanpesu- ja terrorismin rahoittamisriskit, joille ne ovat alttiina, sekä riskit, jotka liittyvät kohdennettujen taloudellisten pakotteiden täytäntöönpanon laiminlyöntiin tai kiertämiseen.

Asetuksessa todetaan nimenomaisesti, että toimenpiteiden on oltava oikeassa suhteessa yrityksen luonteeseen, sen riskeihin ja monimutkaisuuteen sekä sen kokoon.

Tämä on ratkaisevan tärkeää kiinteistöalalla.

Yhden hengen asuntovälitystoimisto pienellä paikallisella markkinalla ei nimittäin ole samassa riskiprofiilissa kuin kymmenessä maassa toimiva kansainvälinen luksuskiinteistöryhmä.

Mutta molemmat voivat olla velvollisia toimijoita.

Tavoitteena ei siis ole yksi ja sama rahanpesun torjuntajärjestelmä kaikille.

Tavoitteena on sen sijaan: kunkin liiketoiminnan riskeihin sopiva rahanpesun torjuntajärjestelmä.

Juuri tämän BWRA on suunniteltu määrittämään.

AMLA kuvaa BWRA:ta riskilähtöisen lähestymistavan keskeisenä osana.

Sen tarkoituksena on auttaa velvollista tahoa ymmärtämään riskejä, jotka liittyvät esimerkiksi seuraaviin alueisiin:

• liiketoimintamallistaan;

• asiakkaat;

• tuotteet ja palvelut;

• sen liiketoimista;

• toimituskanavat; ja

• maantieteellinen altistuminen.

Kiinteistöalan yrityksille nämä käsitteet ovat erittäin käytännönläheisiä.

1. Millainen kiinteistöalan yritys olet?

Aloita perusasioista.

Oletko:

• itsenäinen kiinteistönvälittäjä?

• asuntomyyntitoimisto?

• vuokrausvälitystoimisto?

• ylellisten kiinteistöjen asiantuntija?

• liikekiinteistövälitystoimisto?

• rakennuttaja?

• kansainvälinen välitystoimisto?

• franchising-yritys?

• kiinteistösijoitusvälittäjä?

• useita toimipisteitä ylläpitävä yritys?

Yrityksen toiminta määrää, millaisiin riskeihin se altistuu.

Paikallinen välitystoimisto, joka myy 200 000 euron arvoisia asuinkiinteistöjä, joutuu luonnollisesti erilaisiin riskeihin kuin toimisto, joka käsittelee säännöllisesti 5 miljoonan euron arvoisia huviloita kansainvälisille asiakkaille.

2. Keitä ovat asiakkaasi?

Tarkastele asiakaskuntaasi kokonaisuutena.

Kysy itseltäsi:

• Ovatko suurin osa asiakkaista yksityishenkilöitä?

• Kuinka monta on yrityksiä?

• Oletko usein tekemisissä ulkomaisten ostajien kanssa?

• Teetkö yhteistyötä sijoitusyhtiöiden kanssa?

• Kohtaatteko trust-yhtiöitä?

• Käyttävätkö asiakkaat säännöllisesti holding-yhtiöitä?

• Oletko tekemisissä ammattimaisten sijoittajien kanssa?

• Kuuluuko asiakaskuntaasi toisinaan poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä?

• Työskenteletkö asiakkaiden kanssa, jotka ovat peräisin lainkäyttöalueilta, joihin liittyy suurempi rahanpesuriski?

Tarkoituksena ei ole leimata tiettyjä asiakkaita epäilyttäviksi.

Tarkoituksena on ymmärtää, minkä tyyppisiä asiakkaita yrityksesi tavallisesti kohtaa.

3. Mistä asiakkaasi ja liiketoimesi ovat peräisin?

Maantieteellinen sijainti on merkityksellinen.

Kiinteistövälitystoimiston tulisi ymmärtää:

• missä sen asiakkaat asuvat;

• missä yritykset on rekisteröity;

• missä todelliset omistajat sijaitsevat;

• mistä transaktiovarojen alkuperä on;

• mitkä maat esiintyvät säännöllisesti sen transaktioissa;

• ja esiintyykö säännöllisesti korkeamman riskin maita.

Paikallisella toimistolla, jonka asiakkaat, kiinteistöt ja rahoitus ovat pääosin kotimaisia, voi olla yksi tyyppinen maantieteellinen altistuminen.

Kansainvälisiin sijoituskiinteistöihin erikoistuneella toimistolla voi olla hyvin erilainen altistuminen.

Kumpikaan ei ole automaattisesti säännösten mukainen tai niiden vastainen.

Niillä on yksinkertaisesti erilaiset riskit, jotka edellyttävät erilaisia valvontamenetelmiä.

4. Millaisia kiinteistöjä käsittelette?

Myös kiinteistömarkkinoiden ominaispiirteet ovat merkityksellisiä.

Harkitse seuraavia:

• asuntokiinteistöt;

• liikekiinteistöt;

• ylelliset kiinteistöt;

• tontit;

• uudet rakennushankkeet;

• sijoituskiinteistöt;

• korkean arvon vuokra-asunnot;

• rakennushankkeiden ennakkomyynti;

• ja muut kiinteistöluokat.

Ota huomioon myös tyypilliset arvot.

Välitystoimisto, jonka keskimääräinen kiinteistökauppa on 175 000 euroa, voi olla erilaisessa riskitilanteessa kuin yritys, jonka keskimääräinen kauppa on 4 miljoonaa euroa.

BWRA:n tarkoituksena on tunnistaa nämä erot sen sijaan, että oletettaisiin kaikkien kiinteistöalan yritysten olevan samanlaisia.

5. Millaisia kauppoja teet?

Siirry nyt kiinteistöstä itse kauppaan.

Kysy:

• Ovatko kaupat yleensä suoraviivaisia?

• Onko yritysostajia usein mukana?

• Kohtaatko säännöllisesti monimutkaisia omistusrakenteita?

• Vaihtavatko asiakkaat usein ostajayhteisöä?

• Ovatko kolmansien osapuolten suorittamat maksut yleisiä?

• Ovatko liiketoimet usein rajat ylittäviä?

• Käytetäänkö epätavallisia rahoitusrakenteita?

• Tekevätkö asiakkaat säännöllisesti ostoksia ilman asuntolainaa?

• Kuinka usein näet liiketoimia, joissa on mukana useita lainkäyttöalueita?

• Tapahtuuko luovutuksia, jälleenmyyntejä tai nopeita omistajanvaihdoksia?

Tämä on yksi syy siihen, miksi Know Your Transaction (KYT) on niin tärkeää kiinteistöalan rahanpesun torjunnassa.

Transaktion luonne voi kertoa sinulle jotain, mitä pelkkä asiakkaan tunnistaminen ei pysty kertomaan.

6. Miten kiinteistöt maksetaan?

Transaktioiden rahoituksen ymmärtäminen on toinen tärkeä riskinäkökulma.

Mieti, millaisia tapauksia välitystoimistossasi tavallisesti käsitellään.

• Pankkirahoitus?

• Yksityinen rahoitus?

• Yrityksen varoista?

• Kansainväliset tilisiirrot?

• Kolmansilta osapuolilta saadut varat?

• Monimutkaiset rahoitusrakenteet?

• Useita tilejä tai lainkäyttöalueita koskevat transaktiot?

Kuten jo todettiin, mikään näistä ei sinänsä viittaa rahanpesuun.

Tavoitteena on ymmärtää liiketoiminnan ominaispiirteet, jotta virasto tunnistaa, milloin jokin poikkeaa normaalista toimintamallista.

7. Miten olet vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa?

AMLR viittaa myös jakelukanaviin.

Kiinteistöalalla tämä voi tarkoittaa esimerkiksi:

• kasvokkain tapahtuvaa yhteydenpitoa;

• etäpohjainen asiakkaan perehdyttäminen;

• sähköposti;

• verkkopalvelut;

• kansainväliset suositukset;

• välittäjät tai välittäjät;

• etäkiinteistökaupat;

• digitaaliset tunnistautumismenetelmät.

Asiakas, joka vierailee fyysisesti välitystoimistossa ja toimittaa asiakirjat paikan päällä, voi aiheuttaa erilaisia todentamiseen liittyviä seikkoja kuin ulkomaalainen asiakas, joka hoitaa koko kaupan etäyhteyden kautta.

BWRA:n tulisi tunnistaa nämä erot.

8. Millaisia valvontamenetelmiä teillä on jo käytössä?

Riskien tunnistaminen on vain puolet työstä.

Seuraava kysymys on:

”Mitä teemme riskin hallitsemiseksi?”

Yrityksellänne voi esimerkiksi olla:

• asiakastunnistamismenettelyt;

• todellisten omistajien tarkastukset;

• PEP-seulonta;

• pakoteseulonta;

• asiakkaan riskiluokitus;

• varojen alkuperän selvittämismenettelyt;

• tehostettu asiakkaan tuntemisvelvollisuus;

• transaktioiden arviointi;

• johdon hyväksyntä korkeamman riskin tapauksissa;

• rahanpesun torjunnan koulutus;

• jatkuva seuranta;

• asiakirjojen säilyttämismenettelyt;

• sisäiset raportointimenettelyt.

Nämä ovat riskienhallintatoimenpiteitäsi.

BWRA:n tulisi siten yhdistää:

Esimerkiksi:

Riski

Kansainvälisten yritysostajien suuri osuus.

Valvontatoimenpiteet

Yrityksen todentaminen + todellisen omistajan tunnistaminen + maantieteellinen riskinarviointi + PEP/pakotteiden seulonta + asianmukaiset varojen alkuperän tarkastukset.

Tämä on riskilähtöinen rahanpesun torjunnan lähestymistapa. Luontainen riski ja jäännösriski

On olemassa toinenkin hyödyllinen ero.

Riski, joka on olemassa ennen valvontatoimenpiteiden soveltamista.

Esimerkki:

• Yrityksesi toimii kansainvälisen luksuskiinteistöalan parissa ja käsittelee säännöllisesti suuriarvoisia kauppoja, joissa ostajina ovat yritykset.

• Tämä aiheuttaa luontaisen riskin.

• Sitten otat käyttöön valvontatoimenpiteet.

• Asiakkaan tuntemisvelvollisuus (CDD).

• Todellisen omistajan (UBO) todentaminen.

• PEP-seulonta.

• Pakotetarkastukset.

• Riskinarviointi.

• Varojen alkuperän selvitysmenettelyt.

• KYT.

• Tarvittaessa tehostettu asiakkaan tuntemisvelvollisuus.

• Seuranta.

Kysymys on sitten:

"Mitä riskiä jää jäljelle näiden valvontatoimenpiteiden jälkeen?"

Se on jäljelle jäävä riski.

Tämä on tärkeää, koska BWRA:n ei pitäisi pelkästään luoda pitkää luetteloa riskeistä.

Sen tulisi auttaa yritystä ymmärtämään:

Se on toimiva riskienhallintaprosessi.

Tässä vaiheessa AMLR:n suhteellisuusperiaate nousee erittäin tärkeään asemaan.

Asetuksessa vaaditaan nimenomaisesti, että toimenpiteiden on oltava oikeasuhteisia suhteessa:

• liiketoiminnan luonteeseen;

• liiketoiminnan riskin;

• liiketoiminnan monimutkaisuuteen; ja

• liiketoiminnan laajuuteen.

AMLA:n vuonna 2026 tekemä työ BWRA:n parissa vahvistaa tätä periaatetta.

Sen suuntaviivojen luonnoksen tarkoituksena on vahvistaa yhteiset vähimmäisvaatimukset ja samalla varmistaa, että yritykset ottavat vastuun omasta arvioinnistaan ja tekevät siitä suhteutettua niiden yksilöllisiin ominaisuuksiin, riskeihin ja monimutkaisuuteen.

Tarkastellaanpa kahta esimerkkiä:

Kuvitellaan itsenäinen kiinteistönvälittäjä, jolla on:

• yksi omistaja;

• ei työntekijöitä;

• pääasiassa paikallisia asuntokauppoja;

• asiakkaat ovat pääasiassa yksityisiä ostajia ja myyjiä;

• keskimääräiset kauppahinnat noin 250 000 euroa;

• hyvin vähäinen yritystoiminta;

• vähäinen kansainvälisten asiakkaiden osuus.

Sen BWRA-arviointi voisi olla suhteellisen yksinkertainen. Sen on kuitenkin oltava merkityksellinen ja dokumentoitu. Ei ole kuitenkaan syytä tehdä arvioinnista tarpeettoman monimutkaista.

Kuvitellaan toinen yritys, jolla on:

• 20 toimistoa;

• 250 työntekijää ja välittäjää;

• ylellisiä kiinteistöjä;

• kansainvälisiä ostajia;

• merkittävä yritysomistus;

• usein toistuvat rajat ylittävät kaupat;

• varakkaat asiakkaat;

• useat maat;

• monimutkaiset rahoitusjärjestelyt.

Sen BWRA:n on luonnollisesti oltava huomattavasti kehittyneempi.

• Enemmän riskejä.

• Enemmän segmentointia.

• Enemmän valvontaa.

• Enemmän hallintoa.

• Mahdollisesti erilaiset riskinarvioinnit liiketoimintayksiköittäin tai maantieteellisin alueittain.

• Sama velvoite. Erilainen toteutus.

Sitä on suhteellisuus.

Se ei tarkoita: ”Pienyritykset eivät tarvitse rahanpesun torjuntaa.”

Se tarkoittaa: Rahanpesun torjunnan viitekehyksen tulisi sopia yrityksen todelliseen toimintaan.

Koko liiketoimintaa koskevaa riskinarviointia ei voi kopioida toiselta virastolta.

Tämä on toinen tärkeä seikka.

Kuvittele kaksi virastoa, jotka toimivat samalla kadulla.

Ne saattavat näyttää lähes identtisiltä.

Mutta:

Toimisto A hoitaa pääasiassa paikallisia asuntomyyjiä.

Välitystoimisto B on erikoistunut ulkomaisiin kiinteistösijoittajiin, jotka ostavat yritysrakenteiden kautta.

Niiden rahanpesuriskit ovat erilaiset.

Siksi niiden rahanpesuraportointivaatimusten tulisi myös olla erilaiset.

Internetistä ladattu yleispätevä asiakirja ei voi automaattisesti kuvata kummankaan liiketoiminnan riskiprofiilia.

AMLA:n nykyisessä lähestymistavassa korostetaan nimenomaisesti, että velvollisten tahojen on itse otettava vastuu omasta BWRA-suunnitelmastaan.

Se on järkevää.

Kukaan ei ymmärrä kiinteistöalan yrityksen toimintaa paremmin kuin yritys itse.

BWRA:ta ei myöskään voida laatia vain kerran

AMLR edellyttää, että liiketoimintakohtainen riskinarviointi (BWRA) on:

• dokumentoitava;

• ajantasaisena pidettävä; ja

• tarkistettava säännöllisesti.

Tarkastelu on tarpeen myös silloin, kun sisäiset tai ulkoiset tapahtumat vaikuttavat olennaisesti liiketoiminnan riskiprofiiliin.

Kuvitellaan toimistoa, joka on perinteisesti hoitanut vain paikallisia asuntokauppoja.

Sitten se päättää laajentaa toimintaansa luksusmarkkinoille.

• Tai alkaa houkutella asiakkaita useista uusista maista.

• Tai se ottaa käyttöön etämyyntimallin verkossa.

• Tai alkaa hoitaa sijoitustransaktioita yritysrakenteiden kautta.

Sen riskiprofiili on muuttunut.

Siksi myös sen BWRA:n tulisi muuttua.

AMLR menee vielä pidemmälle.

Ennen uusien tuotteiden, palvelujen, liiketoimintakäytäntöjen tai jakelukanavien lanseeraamista – tai uusille asiakassegmenteille tai maantieteellisille alueille laajentumista – on tunnistettava ja arvioitava asiaankuuluvat rahanpesuriskit.

Toisin sanoen:

• Riskinarvioinnin tulisi olla osa liiketoiminnan suunnittelua.

• Ei pelkästään sääntöjen noudattamisen hallinnointia.

Miten kiinteistöalan yrityksen tulisi sitten käytännössä laatia BWRA-arviointinsa?

Käytännön prosessi voi näyttää tältä:

VAIHE 1 — Kuvaile yritystäsi

• Mitä teet?

• Missä?

• Kenelle?

• Minkä suuruisten liiketoimien parissa?

VAIHE 2 — Tunnista riskialueesi

Tarkastele seuraavia asioita:

• Asiakkaat

• Maantieteelliset alueet

• Palvelut

• Kiinteistöt

• Kaupat

• Jakelukanavat

• Maksu- ja rahoitusmallit

• Sanktioiden riski

VAIHE 3 — Tunnista yksittäiset riskitekijät

Mitkä ominaisuudet lisäävät tai vähentävät riskiä?

VAIHE 4 — Määritä luontainen riskisi

Arvioi altistuminen ennen valvontatoimenpiteitä.

Esimerkiksi:

• MATALA

• KESKITASO

• KORKEAT

tai muu liiketoimintaan sopiva, dokumentoitu menetelmä.

VAIHE 5 — Määritä valvontamenetelmäsi

Mitkä menettelytavat vähentävät tällä hetkellä kyseisiä riskejä?

VAIHE 6 — Arvioi, ovatko nämä valvontatoimenpiteet riittäviä

Se, että valvontamenetelmä on olemassa paperilla, ei välttämättä tarkoita, että se on tehokas.

Kysy:

• Toteutetaanko sitä käytännössä?

• Onko se dokumentoitu?

• Ymmärtävätkö kaikki sen?

• Voidaanko sen noudattaminen osoittaa?

VAIHE 7 — Määritä jäännösriski

Mitä riskiä jää jäljelle näiden valvontatoimenpiteiden soveltamisen jälkeen?

VAIHE 8 — Tunnista puutteet

Missä liiketoiminnassa tarvitaan:

• parempia menettelytapoja?

• parempaa dokumentointia?

• lisätarkastuksia?

• lisäkoulutusta?

• tiukempaa transaktioiden arviointia?

• enemmän johdon valvontaa?

VAIHE 9 — Laadi toimintasuunnitelma

BWRA:n tulisi johtaa toimintaan.

Ei pelkästään asiakirjan laatimiseen.

VAIHE 10 — Tarkista se

Päivitä arviointi liiketoimintaympäristön tai riskien muuttuessa.

Tämä kuulostaa loogiselta. Sen toteuttaminen oikein on kuitenkin vaikeampaa.

Ja juuri tässä moni pienempi kiinteistöalan yritys kohtaa vaikeuksia.

Suuressa organisaatiossa voi olla:

• sääntöjen noudattamisesta vastaavan osaston;

• riskienhallinnan asiantuntijoita;

• lakiasiainneuvonantajia;

• rahanpesun torjunnasta vastaavia virkailijoita;

• sisäisen tarkastuksen;

• erikoistunut ohjelmisto.

Kahden hengen kiinteistövälitystoimistolla ei yleensä ole mitään näistä.

Silti sen on pystyttävä vastaamaan perustellusti seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä ovat rahanpesuriskimme?

• Miten olemme määrittäneet ne?

• Millä valvontatoimenpiteillä niihin puututaan?

• Ja voimmeko osoittaa sen?

Siksi Immosurance opastaa kiinteistöalan yrityksiä vaihe vaiheelta koko liiketoimintaa koskevassa riskinarvioinnissa.

Sen sijaan, että kiinteistönvälittäjän odotettaisiin tulkitsevan AMLR:n 10 artiklaa ja rakentavan riskienhallintamenetelmän tyhjästä, Immosurance rakentaa prosessin kiinteistöalan liiketoiminnan todellisuuden pohjalta.

Yritystä ohjataan läpi merkittävät riskialueet.

Missä kohdissa rahanpesun torjunnan viitekehystäsi tulisi vahvistaa?

Tuloksena ei ole pelkkä uusi sääntöjen noudattamista koskeva lomake.

Siitä tulee yrityksen rahanpesun torjunnan viitekehyksen perusta.

Ja kaiken muun tulisi perustua siihen

Tämä on ehkä tärkein seikka.

Koko liiketoimintaa koskevan riskinarvioinnin ei tulisi olla erillään muusta rahanpesun torjunnan sääntöjen noudattamisesta.

Sen tulisi määrittää, miten yritys laatii:

• sisäisen rahanpesun torjuntapolitiikkansa;

• asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevat menettelyt;

• asiakkaan riskinarvioinnin;

• tehostetun asiakastarkastuksensa;

• PEP- ja pakotevalvontamenettelyt;

• sen ”Know Your Transaction” -prosessit;

• valvonta;

• koulutuksensa;

• sekä sisäiset valvontamenettelyt.

Ajattele BWRA:ta ensimmäisenä kerroksena:

Siksi BWRA on niin tärkeä.

Se muuttaa rahanpesun torjunnan yleisten velvoitteiden kokoelmasta sääntöjen noudattamisen viitekehykseksi, joka todella heijastaa liiketoimintaa.

Olipa välittäjiä yksi tai 500 – aloita samasta lähtökohdasta

Yhden hengen kiinteistövälitystoimiston arviointi voi olla paljon yksinkertaisempaa kuin monikansallisen kiinteistöalan konsernin arviointi.

Ja juuri niin sen pitääkin olla. Mutta molempien tulisi pystyä vastaamaan samaan perustavanlaatuiseen kysymykseen:

”Ymmärrämmekö rahanpesuriskit, joita harjoittamamme liiketoiminta aiheuttaa?”

Jos vastaus on kyllä, AML-vaatimustenmukaisuus voidaan rakentaa näiden riskien ympärille.

Jos vastaus on ei, yksittäisten asiakastunnistustarkastusten suorittaminen ei ratkaise taustalla olevaa ongelmaa.

Sillä ennen kuin voit kunnolla tuntea asiakkaasi (Know Your Customer), sinun on ensin tunnettava liiketoimintasi (KNOW YOUR BUSINESS).

Immosurance opastaa sinut läpi prosessin – askel askeleelta.

Liiketoimintariskien ymmärtämisestä aina kiinteistöalalle räätälöidyn, jäsennellyn ja todennettavissa olevan rahanpesun torjunnan viitekehyksen luomiseen.

Immosurance – kiinteistöalalle räätälöity sääntöjen noudattaminen.

#AMLR #AMLA #AML #BusinessWideRiskAssessment #BWRA #RealEstate #RealEstateCompliance #AntiMoneyLaundering #KYB #KYC #KYT #CDD #Compliance #RegTech #Immosurance