Che cos’è una valutazione dei rischi a livello aziendale e come dovrebbe procedere un’azienda del settore immobiliare per effettuarla?

Che si tratti di un solo agente o di 500 dipendenti: ai sensi dell’AMLR, la conformità inizia con la comprensione dei rischi della propria attività.

Prima di poter valutare adeguatamente un cliente, è necessario comprendere a fondo la propria attività.

Questo è il principio alla base della Valutazione dei rischi a livello aziendale (BWRA).

A partire dal 2027, quando entrerà in vigore il Regolamento (UE) 2024/1624 — il nuovo Regolamento antiriciclaggio dell’UE, o AMLR —, questa diventerà una parte particolarmente importante del quadro normativo antiriciclaggio per i soggetti obbligati, compresi i professionisti del settore immobiliare.

Il concetto sembra complicato.

Ma non deve necessariamente esserlo.

In sostanza, una Valutazione del rischio a livello aziendale risponde a una domanda fondamentale:

«In quali ambiti la mia attività immobiliare potrebbe realisticamente essere esposta al rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo?»

Non dove il settore immobiliare in generale è esposto.

Non come indicato da un modello generico di antiriciclaggio.

Ma:

Questa distinzione è fondamentale.

Inizia dalla tua attività, non da quella dei tuoi clienti

Molte aziende pensano istintivamente che l’antiriciclaggio inizi con:

«Identificare il cliente».

In un adeguato quadro di antiriciclaggio basato sul rischio, c’è un passo che precede questo.

L’azienda stessa deve comprendere la propria esposizione.

L’articolo 10 dell’AMLR impone ai soggetti obbligati di identificare e valutare i rischi di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo a cui sono esposti, nonché i rischi relativi alla mancata applicazione o all’elusione delle sanzioni finanziarie mirate.

Il regolamento specifica che le misure devono essere proporzionate alla natura dell’attività, ai suoi rischi e alla sua complessità, nonché alle sue dimensioni.

Questo è fondamentale per il settore immobiliare.

Infatti, un’agenzia immobiliare residenziale gestita da una sola persona in un piccolo mercato locale non presenta lo stesso profilo di rischio di un gruppo internazionale specializzato in immobili di lusso che opera in dieci paesi.

Ma entrambe possono essere soggetti obbligati.

Pertanto, l’obiettivo non è: un unico sistema antiriciclaggio identico per tutti.

L’obiettivo è piuttosto: un sistema antiriciclaggio adeguato ai rischi di ciascuna attività.

Questo è esattamente ciò che la BWRA è stata concepita per stabilire.

La legge AMLA descrive la BWRA come una parte centrale dell’approccio basato sul rischio.

Il suo scopo è consentire a un soggetto obbligato di comprendere i rischi derivanti da ambiti quali:

• il proprio modello di business;

• i propri clienti;

• i propri prodotti e servizi;

• le sue transazioni;

• i suoi canali di distribuzione; e

• la sua esposizione geografica.

Per le imprese del settore immobiliare, questi concetti assumono un'importanza molto concreta.

1. Che tipo di attività immobiliare svolgi?

Inizia dalle basi.

Siete:

• un agente immobiliare indipendente?

• un'agenzia di vendita di immobili residenziali?

• un'agenzia di affitti?

• uno specialista in immobili di lusso?

• un'agenzia immobiliare commerciale?

• un promotore immobiliare?

• un'agenzia di intermediazione internazionale?

• un franchising?

• un intermediario nel settore degli investimenti immobiliari?

• un'azienda con diverse filiali?

Sono le attività dell’azienda a determinare il tipo di rischio a cui va incontro.

Un’agenzia che vende immobili residenziali del valore di 200.000 € a livello locale si troverà naturalmente ad affrontare un contesto di rischio diverso rispetto a un’agenzia che gestisce abitualmente ville da 5 milioni di € per clienti internazionali.

2. Chi sono i vostri clienti?

Considera la tua clientela nel suo complesso.

Chiedetevi:

• La maggior parte dei clienti è costituita da privati?

• Quanti sono le aziende?

• Hai spesso a che fare con acquirenti stranieri?

• Collaborate con società di investimento?

• Vi capita di avere a che fare con trust?

• I clienti ricorrono regolarmente a società di holding?

• Avete a che fare con investitori professionali?

• Tra la vostra clientela figurano occasionalmente persone politicamente esposte?

• Collaborate con clienti provenienti da giurisdizioni associate a un rischio di riciclaggio più elevato?

Lo scopo non è quello di etichettare determinati clienti come sospetti.

Lo scopo è comprendere le tipologie di clienti con cui la vostra azienda entra normalmente in contatto.

3. Da dove provengono i vostri clienti e le vostre transazioni?

La provenienza geografica è importante.

Un'agenzia immobiliare dovrebbe sapere:

• dove vivono i propri clienti;

• dove hanno sede le persone giuridiche;

• dove si trovano i titolari effettivi;

• da dove provengono i fondi delle transazioni;

• quali paesi compaiono regolarmente nelle sue transazioni;

• e se compaiono regolarmente giurisdizioni ad alto rischio.

Un'agenzia locale i cui clienti, immobili e finanziamenti siano prevalentemente nazionali potrebbe presentare un tipo di esposizione geografica.

Un’agenzia specializzata in investimenti immobiliari internazionali potrebbe presentarne una molto diversa.

Nessuna delle due è automaticamente conforme o non conforme.

Hanno semplicemente rischi diversi che richiedono controlli diversi.

4. Con quali tipi di immobili avete a che fare?

Anche le caratteristiche del mercato immobiliare sono importanti.

Considerate:

• immobili residenziali;

• immobili commerciali;

• immobili di lusso;

• terreni;

• nuovi progetti immobiliari;

• immobili da investimento;

• affitti di alto valore;

• transazioni su progetto;

• e altre categorie immobiliari.

Si considerino inoltre i valori tipici.

Un'agenzia il cui valore medio delle transazioni immobiliari è di 175.000 € potrebbe avere un'esposizione diversa rispetto a una società il cui valore medio delle transazioni è di 4 milioni di €.

Lo scopo del BWRA è riconoscere queste differenze piuttosto che fingere che tutte le attività immobiliari siano identiche.

5. Con quali tipi di transazioni avete a che fare?

Ora passate dall’immobile alla transazione stessa.

Chiedete:

• Le transazioni sono di solito semplici?

• Si verificano spesso acquirenti aziendali?

• Vi capita spesso di imbattervi in strutture proprietarie complesse?

• I clienti cambiano spesso le entità acquirenti?

• I pagamenti tramite terzi sono comuni?

• Le transazioni sono spesso transfrontaliere?

• Vengono utilizzate strutture di finanziamento insolite?

• I clienti effettuano regolarmente acquisti senza finanziamento ipotecario?

• Con quale frequenza si verificano transazioni che coinvolgono più giurisdizioni?

• Si verificano cessioni, rivendite o rapidi cambiamenti di proprietà?

Questo è uno dei motivi per cui il principio “Know Your Transaction” (KYT) è così importante nell’ambito dell’antiriciclaggio nel settore immobiliare.

La natura della transazione può rivelare aspetti che l’identificazione del cliente da sola non è in grado di evidenziare.

6. Come vengono pagati gli immobili?

Comprendere come vengono finanziate le transazioni è un’altra importante dimensione di rischio.

Considerate ciò che la vostra agenzia incontra normalmente.

• Finanziamento bancario?

• Finanziamento privato?

• Fondi aziendali?

• Bonifici internazionali?

• Fondi provenienti da terzi?

• Strutture di finanziamento complesse?

• Operazioni che coinvolgono più conti o giurisdizioni?

Anche in questo caso, nessuno di questi elementi indica automaticamente un caso di riciclaggio di denaro.

L’obiettivo è comprendere le caratteristiche dell’attività, in modo che l’agenzia sappia riconoscere quando qualcosa si discosta dal suo normale andamento.

7. Come interagite con i clienti?

L'AMLR fa riferimento anche ai canali di distribuzione.

Per un’attività immobiliare ciò potrebbe includere:

• contatto diretto;

• onboarding a distanza;

• e-mail;

• piattaforme online;

• segnalazioni internazionali;

• agenti o intermediari;

• transazioni immobiliari a distanza;

• metodi di identificazione digitale.

Un cliente che si reca fisicamente in agenzia e fornisce la documentazione può comportare considerazioni di verifica diverse rispetto a un cliente all’estero che effettua l’intera transazione a distanza.

La BWRA dovrebbe tenere conto di tali differenze.

8. Di quali controlli disponete già?

Identificare il rischio è solo metà del lavoro.

La domanda successiva è:

“Cosa stiamo facendo per controllarlo?”

Ad esempio, la vostra azienda potrebbe disporre di:

• procedure di identificazione dei clienti;

• controlli sulla titolarità effettiva;

• screening delle persone politicamente esposte (PEP);

• screening delle sanzioni;

• valutazione del rischio dei clienti;

• procedure relative alla provenienza dei fondi;

• due diligence rafforzata;

• valutazione delle transazioni;

• approvazione da parte della direzione per i casi a rischio più elevato;

• formazione in materia di antiriciclaggio;

• monitoraggio continuo;

• procedure di conservazione dei dati;

• procedure di segnalazione interna.

Queste sono le vostre misure di mitigazione del rischio.

Il BWRA dovrebbe quindi collegare:

Ad esempio:

Rischio

Elevata percentuale di acquirenti aziendali internazionali.

Controlli

Verifica societaria + identificazione del titolare effettivo + valutazione del rischio geografico + screening PEP/sanzioni + adeguati controlli sulla provenienza dei fondi.

Si tratta di un approccio antiriciclaggio basato sul rischio. Rischio intrinseco e rischio residuo

Esiste un’altra distinzione utile.

Il rischio che esiste prima dell’applicazione dei controlli.

Ad esempio:

• La vostra azienda opera nel settore immobiliare di lusso a livello internazionale e gestisce regolarmente transazioni di alto valore che coinvolgono acquirenti aziendali.

• Ciò crea un'esposizione intrinseca.

• A quel punto si applicano i controlli.

• CDD.

• Verifica dell’UBO.

• Screening delle persone esposte politicamente (PEP).

• Controlli sulle sanzioni.

• Valutazione del rischio.

• Procedure relative alla provenienza dei fondi.

• KYT.

• Due diligence rafforzata, ove richiesto.

• Monitoraggio.

La domanda che sorge spontanea è quindi:

"Quale rischio rimane dopo tali controlli?"

Questo è il vostro rischio residuo.

Questo è importante perché un BWRA non dovrebbe limitarsi a creare un lungo elenco di rischi.

Dovrebbe aiutare l’azienda a comprendere:

Questo è un processo di gestione del rischio ben funzionante.

È qui che il principio di proporzionalità dell’AMLR diventa estremamente importante.

Il regolamento richiede espressamente che le misure siano proporzionate a:

• la natura dell’attività;

• il rischio;

• la sua complessità; e

• dalle sue dimensioni.

Il lavoro svolto dall’AMLA nel 2026 in merito al BWRA rafforza questo principio.

La bozza delle linee guida mira a stabilire requisiti minimi comuni, garantendo al contempo che le imprese si assumano la responsabilità della propria valutazione e la rendano proporzionata alle proprie caratteristiche, ai propri rischi e alla propria complessità.

Si considerino quindi due esempi:

Immaginiamo un agente immobiliare indipendente con:

• un unico titolare;

• nessun dipendente;

• si occupa principalmente di transazioni immobiliari residenziali locali;

• acquirenti e venditori prevalentemente privati;

• valori medi delle transazioni intorno ai 250.000 €;

• attività aziendale molto limitata;

• scarsa esposizione nei confronti della clientela internazionale.

La sua BWRA potrebbe essere relativamente semplice. Deve comunque essere significativa e documentata. Ma non c’è motivo di rendere la valutazione inutilmente complessa.

Immaginiamo un'altra azienda con:

• 20 uffici;

• 250 dipendenti e agenti;

• immobili di lusso;

• acquirenti internazionali;

• una quota significativa di proprietà societaria;

• frequenti transazioni transfrontaliere;

• clienti con un patrimonio netto elevato;

• più paesi;

• accordi di finanziamento complessi.

Il suo BWRA dovrà naturalmente essere molto più sofisticato.

• Maggiori rischi.

• Maggiore segmentazione.

• Maggiori controlli.

• Maggiore governance.

• Valutazioni del rischio potenzialmente diverse tra le unità aziendali o le aree geografiche.

• Stesso obbligo. Attuazione diversa.

Questa è la proporzionalità.

Non significa: «Le piccole imprese non hanno bisogno di misure antiriciclaggio».

Significa: il quadro normativo antiriciclaggio dovrebbe adattarsi all’attività effettiva.

La valutazione del rischio a livello aziendale non può essere copiata da un’altra agenzia

Questo è un altro punto importante.

Immaginate due agenzie che operano nella stessa via.

Potrebbero sembrare quasi identiche.

Ma:

L'agenzia A si occupa principalmente di venditori di immobili residenziali locali.

L'agenzia B è specializzata in investitori immobiliari stranieri che acquistano tramite strutture societarie.

I loro rischi in materia di antiriciclaggio sono diversi.

Pertanto, anche i loro BWRAs dovrebbero essere diversi.

Un documento generico scaricato da Internet non può descrivere automaticamente il profilo di rischio di nessuna delle due attività.

L'attuale approccio della LRD sottolinea esplicitamente che sono gli stessi soggetti obbligati a doversi assumere la responsabilità del proprio BWRA.

Questo ha senso.

Nessuno comprende le attività di un’impresa immobiliare meglio dell’impresa stessa.

E la BWRA non può essere semplicemente creata una volta sola

L'AMLR richiede che la Valutazione del rischio a livello aziendale sia:

• documentata;

• aggiornata; e

• rivista regolarmente.

È inoltre necessaria una revisione quando eventi interni o esterni incidono in modo significativo sul profilo di rischio dell’azienda.

Immaginiamo un'agenzia che, storicamente, si è occupata solo di transazioni immobiliari residenziali a livello locale.

Poi decide di entrare nel mercato del lusso.

• Oppure inizia ad attirare clienti da diversi nuovi paesi.

• Oppure lancia un modello di vendita online a distanza.

• Oppure inizia a gestire transazioni di investimento attraverso strutture societarie.

Il suo profilo di rischio è cambiato.

Pertanto, anche il suo BWRA dovrebbe cambiare.

L'AMLR va oltre.

Prima di lanciare nuovi prodotti, servizi, pratiche commerciali o canali di distribuzione — o di entrare in nuovi segmenti di clientela o aree geografiche — è necessario identificare e valutare i rischi rilevanti in materia di antiriciclaggio.

In altre parole:

• la valutazione del rischio dovrebbe diventare parte integrante della pianificazione aziendale.

• Non solo un adempimento amministrativo.

Quindi, come dovrebbe procedere concretamente un’azienda immobiliare per creare la propria BWRA?

Un processo pratico potrebbe essere il seguente:

FASE 1 — Descrivi la tua attività

• Di cosa ti occupi?

• Dove?

• Per chi?

• A quali valori di transazione?

FASE 2 — Identifica le tue aree di rischio

Considera:

• Clienti

• Aree geografiche

• Servizi

• Immobili

• Transazioni

• Canali di distribuzione

• Modelli di pagamento e finanziamento

• Esposizione alle sanzioni

FASE 3 — Identificare i singoli fattori di rischio

Quali caratteristiche aumentano o riducono il rischio?

FASE 4 — Determinare il rischio intrinseco

Valutare l’esposizione prima dell’applicazione dei controlli.

Ad esempio:

• BASSO

• MEDIO

• ALTO

o un'altra metodologia documentata adeguata all'attività aziendale.

FASE 5 — Identificare i controlli

Quali procedure riducono attualmente tali rischi?

FASE 6 — Valutare se tali controlli sono adeguati

Un controllo che esiste solo sulla carta non significa necessariamente che sia efficace.

Chiedetevi:

• Viene effettivamente applicato?

• È documentato?

• Tutti lo comprendono?

• È possibile dimostrarne la conformità?

FASE 7 — Determinare il rischio residuo

Dopo aver applicato tali controlli, quale rischio rimane?

FASE 8 — Individuare le lacune

In quali ambiti l’azienda necessita di:

• procedure migliori?

• una documentazione migliore?

• ulteriori controlli?

• formazione aggiuntiva?

• una valutazione più rigorosa delle transazioni?

• un maggiore controllo da parte della direzione?

FASE 9 — Creare un piano d’azione

Il BWRA dovrebbe portare all’azione.

Non limitarsi a produrre un documento.

FASE 10 — Rivedere il piano

Aggiornare la valutazione man mano che l'azienda o il contesto di rischio cambiano.

Sembra logico. Ma metterlo in pratica correttamente è più difficile.

Ed è proprio qui che molte piccole imprese immobiliari incontrano difficoltà.

Una grande organizzazione potrebbe disporre di:

• un dipartimento di conformità;

• specialisti del rischio;

• consulenti legali;

• funzionari addetti all’antiriciclaggio;

• revisione interna;

• software dedicato.

Un'agenzia immobiliare composta da due persone normalmente non dispone di nulla di tutto ciò.

Eppure ha comunque bisogno di un modo convincente per rispondere alle seguenti domande:

• Quali sono i nostri rischi in materia di antiriciclaggio?

• Come li abbiamo individuati?

• Quali controlli li affrontano?

• E siamo in grado di dimostrarlo?

Ecco perché Immosurance accompagna il settore immobiliare passo dopo passo attraverso la Valutazione dei Rischi a Livello Aziendale.

Anziché pretendere che un agente immobiliare interpreti l’articolo 10 dell’AMLR e elabori una metodologia di gestione del rischio partendo da zero, Immosurance struttura il processo in base alle realtà concrete di un’azienda immobiliare.

L’azienda viene guidata attraverso le aree di rischio rilevanti.

In quali ambiti il tuo quadro AML necessita di rafforzamento?

Il risultato non è semplicemente l’ennesimo modulo di conformità.

Diventa il fondamento del quadro antilavaggio dell’azienda.

E tutto il resto dovrebbe scaturire da esso

Questo è forse il punto più importante.

La valutazione del rischio a livello aziendale non dovrebbe esistere separatamente dal resto della conformità antiriciclaggio.

Dovrebbe determinare il modo in cui l’azienda definisce:

• la propria politica interna in materia di antiriciclaggio;

• le proprie procedure di adeguata verifica della clientela;

• la propria valutazione del rischio dei clienti;

• la propria due diligence rafforzata;

• i controlli relativi alle persone politicamente esposte (PEP) e alle sanzioni;

• i propri processi di "Conosci la tua transazione";

• il monitoraggio;

• la sua formazione;

• e i suoi controlli interni.

Considerate il BWRA come il primo livello:

Ecco perché il BWRA è così importante.

Trasforma l’antiriciclaggio da un insieme di obblighi generici in un quadro di conformità che riflette effettivamente l’attività aziendale.

Che si tratti di un solo agente o di 500, si parte tutti dallo stesso punto

La valutazione per un'agenzia immobiliare composta da una sola persona può essere molto più semplice rispetto a quella per un gruppo immobiliare multinazionale.

Ed è esattamente così che dovrebbe essere. Ma entrambi dovrebbero essere in grado di rispondere alla stessa domanda fondamentale:

“Comprendiamo i rischi di riciclaggio generati dall’attività che svolgiamo effettivamente?”

Se la risposta è sì, la conformità antiriciclaggio può essere costruita attorno a tali rischi.

Se la risposta è no, effettuare singoli controlli KYC non può risolvere il problema di fondo.

Perché prima di poter conoscere adeguatamente il proprio cliente (Know Your Customer), è necessario innanzitutto CONOSCERE LA PROPRIA ATTIVITÀ.

Immosurance ti guida passo dopo passo in questo percorso.

Dalla comprensione dei rischi della tua attività alla creazione di un quadro normativo antiriciclaggio strutturato e dimostrabile, progettato specificamente per il settore immobiliare.

Immosurance — conformità pensata per il settore immobiliare.

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