Tunne transaktiosi
KYT — Know Your Transaction: Sääntöjen noudattaminen jatkuu asiakkaan rekisteröinnin jälkeenkin
Know Your Transaction on usein huomiotta jäävä rahanpesun torjunnan viides pilari — ja sen laiminlyönti on yksi yleisimmistä epäonnistumistavoista kiinteistöalan sääntöjen noudattamisessa. Logiikka on yksinkertainen: asiakas, joka läpäisee kaikki asiakkaan vastaanottovaiheen tarkastukset loistavasti, voi myöhemmin harjoittaa transaktiokäyttäytymistä, joka ei vastaa hänen ilmoittamaansa profiilia, viittaa rahanpesun kerrostamiseen tai sijoittamiseen tai on muuten epäilyttävää. Ilman jatkuvaa seurantaa tällaista käyttäytymistä ei havaita.
AMLR:n 26 artiklan mukaan jatkuva asiakkaan tunteminen on pysyvä lakisääteinen velvoite — ei valinnainen lisätoimenpide. Kiinteistöalan ammattilaisille tämä tarkoittaa seuraavaa:
Transaktioiden seuranta – maksuliikenteen, transaktioiden ajoituksen ja vastapuolten suhteiden tarkastelu sellaisten mallien varalta, jotka poikkeavat asiakkaan rekisteröitymisen yhteydessä vahvistetusta odotetusta profiilista. Varoitusmerkkejä ovat muun muassa: maksut, jotka on vastaanotettu asiakkaan profiilin kanssa ristiriitaisilta tileiltä tai lainkäyttöalueilta; hinnat, jotka ovat merkittävästi markkina-arvoa korkeammat tai matalammat; äskettäin hankitun kiinteistön nopea jälleenmyynti; useiden välittäjien tai tilien käyttö ilman ilmeistä kaupallista perustetta; sekä pyynnöt jakaa transaktioita tai maksuja tavalla, joka viittaa järjestelyihin raportointikynnysten kiertämiseksi.
KYC-tietojen säännöllinen päivittäminen — asiakastiedot, riskinarvioinnit ja seulontatulokset on päivitettävä riskitasoon sovitetuin väliajoin. Korkean riskin asiakas saattaa vaatia vuosittaista tarkastelua; matalamman riskin asiakas puolestaan voi tarvita tarkastelua kahden tai kolmen vuoden välein. Mutta ”säännöllinen” tarkoittaa säännöllistä — ei ”silloin kun se tulee mieleen”. AMLR-säännökset edellyttävät, että prosessi on järjestelmällinen ja dokumentoitu.
Tapahtumien laukaisema uudelleenarviointi — tietyt tapahtumat edellyttävät välitöntä uudelleenarviointia riippumatta siitä, milloin viimeisin säännöllinen tarkastus suoritettiin. Näitä ovat esimerkiksi kielteinen uutisointi, jossa asiakas mainitaan uusissa rikosoikeudellisissa tai sääntelymenettelyissä; muutos asiakkaan pakotetilanteessa; merkittävä muutos asiakkaan tosiasiallisen omistajuuden rakenteessa; sekä mikä tahansa transaktio, joka herättää epäilyksen, vaikka se olisi vasta alustava.
Epäilyttävistä toimista ilmoittaminen (SAR) – kun seurannan tuloksena syntyy perusteltu epäily rahanpesusta tai terrorismin rahoittamisesta, ammattilaisella on lakisääteinen velvollisuus tehdä ilmoitus kansalliselle rahanpesun selvittelykeskukselle (FIU) – ilman että asiakkaalle ”vihjeillään” asiasta. Varoittamiskielto on rikosoikeudellinen säännös: asiakkaalle ilmoittaminen siitä, että häntä tutkitaan tai hänestä tehdään ilmoitus, on sinänsä rikos.
KYT-menettelyjen laiminlyönti kiinteistöalalla on systeemistä: useimmilla toimistoilla ei ole lainkaan jatkuvaa seurantajärjestelmää. Transaktioita käsitellään erillisinä tapahtumina, jotka alkavat ja päättyvät kaupan toteutuessa. Asiakas otetaan palveluun, kauppa saatetaan päätökseen, asiakirjat arkistoidaan – ja suhde katsotaan päättyneeksi sääntöjen noudattamisen näkökulmasta. Niille transaktiovälittäjille, joilla ei aidosti ole jatkuvaa suhdetta osapuoliin, tämä voi olla osittain perusteltavissa. Kiinteistönhoitajille, vuokravälittäjille ja neuvonantajille, jotka ylläpitävät jatkuvia suhteita, kyseessä on selvä sääntöjen noudattamatta jättäminen.
Immosurance hoitaa KYT-velvoitteen integroidulla jatkuvalla seurannalla, joka aktivoituu automaattisesti heti, kun asiakas ja kaupan asiakirja-aineisto on luotu. Alustan yhteydet LexisNexisiin ja muihin taustatarkistuksen tarjoajiin mahdollistavat jatkuvan uudelleentarkistuksen – kun pakoteluettelon päivitys tai kielteinen mediatapahtuma koskee olemassa olevaa asiakasta, siitä luodaan reaaliaikainen hälytys, joka ohjataan sääntöjen noudattamisesta vastaavalle henkilölle. Säännölliset tarkastusaikataulut määritetään automaattisesti asiakkaan riskiluokituksen perusteella, ja ne näkyvät tehtävinä alustan hallintapaneelissa. Tarkastusjäljet tallentavat jokaisen seurantatoimenpiteen, jokaisen tarkistetun hälytyksen ja jokaisen dokumentoidun päätöksen – mikä varmistaa, että jatkuva due diligence -velvoite on yhtä hyvin dokumentoitu kuin alkuperäinen asiakkaan rekisteröinti.