Ken je transactie
KYT — Know Your Transaction: naleving die ook na de onboarding doorgaat
Know Your Transaction is de vaak over het hoofd geziene vijfde pijler van het AML-kader — en het negeren ervan is een van de meest voorkomende oorzaken van tekortkomingen bij de naleving van regelgeving in de vastgoedsector. De logica is eenvoudig: een klant die alle onboardingcontroles met vlag en wimpel doorstaat, kan vervolgens transacties verrichten die niet stroken met zijn opgegeven profiel, die wijzen op het witwassen of het plaatsen van geld, of die anderszins verdacht zijn. Zonder voortdurende monitoring blijft dat gedrag onopgemerkt.
Volgens artikel 26 van de AMLR is voortdurende due diligence een permanente wettelijke verplichting — geen optionele aanvulling. Voor vastgoedprofessionals betekent dit:
Transactiemonitoring — het controleren van betalingsstromen, het tijdstip van transacties en relaties met tegenpartijen op patronen die afwijken van het verwachte profiel dat bij de onboarding is vastgesteld. Rode vlaggen zijn onder meer: betalingen ontvangen van rekeningen of uit rechtsgebieden die niet overeenkomen met het profiel van de klant; prijzen die aanzienlijk boven of onder de marktwaarde liggen; snelle doorverkoop van een recent verworven onroerend goed; het gebruik van meerdere tussenpersonen of rekeningen zonder duidelijke commerciële reden; en verzoeken om transacties of betalingen op te splitsen op een manier die duidt op structurering om meldingsdrempels te omzeilen.
Periodieke KYC-actualisering — klantgegevens, risicobeoordelingen en screeningresultaten moeten worden bijgewerkt met tussenpozen die zijn afgestemd op het risiconiveau. Een klant met een hoog risico kan een jaarlijkse beoordeling vereisen; een klant met een lager risico kan om de twee of drie jaar worden beoordeeld. Maar „periodiek“ betekent periodiek — niet „wanneer het in je opkomt“. De AMLR vereist dat het proces systematisch en gedocumenteerd verloopt.
Door gebeurtenissen geactiveerde herbeoordeling — bepaalde gebeurtenissen vereisen onmiddellijke herbeoordeling, ongeacht wanneer de laatste periodieke beoordeling plaatsvond. Hieronder vallen negatieve berichtgeving in de media waarin de klant wordt genoemd in nieuwe strafrechtelijke of regelgevende procedures; een wijziging in de sanctiestatus van de klant; een significante wijziging in de structuur van het economisch eigendom van de klant; en elke transactie die aanleiding geeft tot een vermoeden, hoe voorlopig ook.
Melding van verdachte activiteiten (SAR) — wanneer uit monitoring een reëel vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering voortvloeit, is de beroepsbeoefenaar wettelijk verplicht een melding in te dienen bij de nationale Financial Intelligence Unit (FIU) — en dit te doen zonder de klant te „waarschuwen”. Het verbod op het tip-off is een bepaling inzake strafrechtelijke aansprakelijkheid: het informeren van een klant dat er een onderzoek naar hem loopt of dat hij wordt gemeld, is op zich al een strafbaar feit.
De KYT-tekortkoming in de vastgoedsector is systemisch: de meeste makelaarskantoren beschikken helemaal niet over een infrastructuur voor doorlopende monitoring. Transacties worden behandeld als afzonderlijke gebeurtenissen die beginnen en eindigen bij de afronding ervan. De klant wordt aangemeld, de transactie wordt afgerond, het dossier wordt gearchiveerd — en de relatie wordt vanuit compliance-oogpunt als beëindigd beschouwd. Voor transactiemakelaars die daadwerkelijk geen voortdurende relatie met de partijen hebben, is dit wellicht gedeeltelijk te verdedigen. Voor vastgoedbeheerders, verhuurmakelaars en adviseurs die wel voortdurende relaties onderhouden, is het een duidelijke schending van de regelgeving.
Immosurance pakt KYT aan door middel van geïntegreerde, doorlopende monitoring die automatisch in werking treedt zodra een klant- en transactiedossier is aangemaakt. Dankzij de koppelingen van het platform met LexisNexis en andere screeningproviders is continue herscherming mogelijk — wanneer een update van een sanctielijst of een negatief mediagebeuren betrekking heeft op een bestaande klant, wordt er in realtime een waarschuwing gegenereerd en doorgestuurd naar de compliance-functionaris. Schema’s voor periodieke controles worden automatisch vastgesteld op basis van de risicoclassificatie van de klant en verschijnen als taken op het dashboard van het platform. Audittrails leggen elke controleactie, elke beoordeelde waarschuwing en elke gedocumenteerde beslissing vast — waardoor wordt gewaarborgd dat de doorlopende zorgvuldigheidsverplichting even goed wordt gedocumenteerd als de initiële onboarding.