AMLR i tożsamość cyfrowa
Odebranie dokumentu było najłatwiejszą częścią.
Od lat weryfikacja tożsamości w branży nieruchomości często zaczynała się – a czasem niemal kończyła – od znanego prośby:
„Prosimy o przesłanie kopii paszportu lub dowodu osobistego”.
Dokument zostaje przesłany. Imię i nazwisko się zgadzają. Sprawdzana jest data ważności. Kopia trafia do dokumentacji dotyczącej przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Istnieje jednak oczywisty problem:
Prawdziwy dokument tożsamości niekoniecznie oznacza, że osoba, która go przedstawia, jest tą, do której należy.
Paszport może być całkowicie autentyczny, a mimo to może zostać wykorzystany w celach oszukańczych.
W miarę jak UE zmierza w kierunku nowego rozporządzenia w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AMLR), które wejdzie w życie 10 lipca 2027 r., specjaliści z branży nieruchomości powinni wyjść poza ramy zwykłego gromadzenia dokumentów tożsamości i skupić się na weryfikacji tożsamości, której wyniki można udokumentować.
Nie ma też żadnego uzasadnionego powodu, by czekać z rozpoczęciem tych działań aż do 2027 roku.
AMLR rozróżnia identyfikację od weryfikacji
To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie.
Zgodnie z art. 20 AMLR zasada należytej staranności wobec klienta nakłada na podmioty zobowiązane obowiązek identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości. AMLR wymaga również, by podmioty te były w stanie wykazać organom nadzorczym, że zastosowane przez nie środki były adekwatne do zidentyfikowanych zagrożeń. EUR-Lex
Nie są to te same pojęcia.
Identyfikacja polega na ustaleniu:
Za kogo ta osoba się podaje?
Weryfikacja polega na zadaniu pytania:
Jakie wiarygodne dowody dają nam wystarczającą pewność, że ta osoba naprawdę jest tym, za kogo się podaje?
Przesłanie zdjęcia paszportu pomaga odpowiedzieć na pierwsze pytanie.
Prawidłowy proces weryfikacji musi odpowiedzieć na drugie pytanie.
AMLR wyraźnie uznaje tożsamość cyfrową
Artykuł 22 AMLR przewiduje dwie główne metody weryfikacji.
Tożsamość można zweryfikować za pomocą dokumentu tożsamości, paszportu lub dokumentu równoważnego, uzupełnionego w stosownych przypadkach informacjami pochodzącymi z wiarygodnych i niezależnych źródeł.
Jednak AMLR wyraźnie uznaje również elektroniczne środki identyfikacji spełniające wymogi unijnych ram eIDAS na poziomie pewności „znacznym” lub „wysokim”, wraz z odpowiednimi kwalifikowanymi usługami zaufania. EUR-Lex
Ma to ogromne znaczenie dla rynku nieruchomości.
Klienci coraz częściej działają na odległość.
Kupujący ze Sztokholmu dokonuje zakupu w Hiszpanii.
Sprzedający mieszkający w Belgii sprzedaje nieruchomość we Francji.
Osoba faktycznie kontrolująca (UBO) nabywcy korporacyjnego może mieszkać w innym państwie członkowskim – lub w ogóle poza UE.
Zdalna rejestracja klientów nie jest już wyjątkiem.
To standardowa praktyka w branży nieruchomości.
Zeskanowany paszport nie stanowi cyfrowej weryfikacji tożsamości
To rozróżnienie jest istotne.
Otrzymanie pliku PDF lub zdjęcia paszportu drogą elektroniczną samo w sobie nie oznacza, że weryfikacja ma charakter cyfrowy.
Prawdziwym zagadnieniem jest wiarygodność procesu weryfikacji.
Rozważmy następujący przykład:
Klient A
przesyła zdjęcie paszportu.
Agencja je przechowuje.
Gotowe.
Porównajmy to teraz z następującym przypadkiem:
Klient B
przekazuje dane identyfikacyjne w ramach odpowiedniego procesu weryfikacji.
Proces ten określa wykorzystane dowody tożsamości, weryfikuje istotne informacje, rejestruje moment przeprowadzenia weryfikacji oraz przechowuje dowody niezbędne do wykazania jej wyniku.
Obie agencje mogą dysponować zdjęciem z paszportu.
Jednak ich zdolność do wykazania, dlaczego uznały tożsamość za wystarczająco zweryfikowaną, może się znacznie różnić.
Właśnie w tym zakresie AMLR zmienia kierunek dyskusji
Artykuł 20 ust. 4 AMLR zawiera wymóg o zaskakująco dużym znaczeniu:
Podmioty zobowiązane muszą być w stanie w każdej chwili wykazać przed organami nadzoru, że podjęte środki są odpowiednie w świetle zidentyfikowanych zagrożeń związanych z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. EUR-Lex
To zmienia pytanie dotyczące zgodności z przepisami z:
„Czy mamy dokument tożsamości?”
na:
„W jaki sposób zweryfikowaliśmy tę tożsamość, na jakich dowodach się oparliśmy i czy ta metoda była odpowiednia do poziomu ryzyka?”
Jest to znacznie silniejsza pozycja w zakresie zgodności z przepisami.
Zdalna rejestracja wymaga śladu dowodowego
W przypadku firmy z branży nieruchomości proces weryfikacji tożsamości cyfrowej powinien zatem pozostawiać uporządkowaną dokumentację.
Nie tylko:
Passport.pdf ✓
Ale raczej coś w rodzaju:
Zadeklarowana tożsamość
↓
Zebrano dane identyfikacyjne
↓
Metoda weryfikacji zarejestrowana
↓
Wykorzystane dowody/źródła
↓
Wynik weryfikacji
↓
Data oraz odpowiedzialny proces/osoba
↓
Ocena ryzyka
↓
Decyzja dotycząca CDD
↓
Bieżące monitorowanie
Ten ostatni element również ma znaczenie.
Ustalanie tożsamości niekoniecznie jest działaniem jednorazowym.
Ponieważ klienci nie pozostają statyczni
Wyobraźmy sobie, że klient został dzisiaj prawidłowo zweryfikowany.
Sześć miesięcy później:
klient podaje inne dane identyfikacyjne;
zmienia się upoważniony przedstawiciel;
zmienia się struktura własnościowa spółki;
pojawia się nowy faktyczny właściciel (UBO);
wygasają dokumenty;
informacje stają się niespójne;
zmieniają się okoliczności wpływające na profil ryzyka klienta.
Dział ds. zgodności z przepisami AML nie może po prostu stwierdzić:
„Proces KYC zakończono sześć miesięcy temu ✓”.
AMLR wymaga ciągłego monitorowania relacji biznesowych oraz aktualności informacji dotyczących CDD. Rozporządzenie to sprawia, że CDD staje się częścią ciągłego procesu opartego na ryzyku, a nie jednorazowym działaniem polegającym na gromadzeniu dokumentów. EUR-Lex
W związku z tym lepszym pytaniem staje się:
Czy nadal mamy uzasadnioną pewność co do informacji o kliencie, na których opieramy naszą decyzję dotyczącą zgodności?
W sektorze nieruchomości obowiązuje jeszcze jedna ważna zasada wynikająca z AMLR
AMLR nakłada na pośredników w obrocie nieruchomościami konkretny wymóg czasowy.
W przypadku agentów nieruchomości weryfikacja tożsamości ma nastąpić po zaakceptowaniu oferty przez sprzedającego lub wynajmującego oraz, we wszystkich przypadkach, przed przekazaniem środków finansowych lub nieruchomości. EUR-Lex
Oznacza to, że weryfikacja tożsamości nie może być jedynie formalnością administracyjną, którą można wykonać w dogodnym momencie po zakończeniu transakcji.
Musi ona nastąpić w odpowiednim momencie w ramach przebiegu transakcji.
Ponadto AMLR traktuje obie strony transakcji na rynku nieruchomości jako klientów dla celów CDD.
Ma to istotne konsekwencje dla technologii stosowanych w branży nieruchomości.
Weryfikacja tożsamości powinna być powiązana z dokumentacją transakcji, a nie znajdować się gdzieś w izolacji w ogólnym rekordzie kontaktowym systemu CRM.
Tożsamość cyfrowa to wciąż tylko jeden z elementów CDD
Jest tu jeszcze jedna pułapka.
Zastąpienie ręcznego przesyłania skanów paszportów zaawansowaną weryfikacją tożsamości cyfrowej nie sprawia, że firma spełnia wymogi AML.
Weryfikacja tożsamości jest jednym z elementów.
Proces przeciwdziałania praniu pieniędzy w branży nieruchomości może również obejmować:
Ocena ryzyka w całym przedsiębiorstwie
KYC
Identyfikację i weryfikację rzeczywistych właścicieli (UBO)
Ocenę osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP)
Ukierunkowane kontrole sankcji finansowych
Ocena ryzyka klienta
Cel i przewidywany charakter relacji lub transakcji
CDD / EDD
Poznaj swoją transakcję
Źródło środków, jeśli jest to wymagane
Źródło majątku, jeśli jest to wymagane
Bieżące monitorowanie
Zgłaszanie podejrzanych transakcji
Szkolenia
Prowadzenie dokumentacji
Wykazywanie uzasadnionych decyzji i ścieżek audytu
Właśnie dlatego zaawansowany dostawca usług weryfikacji tożsamości nadal nie stanowi systemu zapewniającego zgodność z przepisami AML.
Rozwiązuje on ważny element układanki.
Ale nie całej układanki.
Ustawa AMLA nadaje tym szczegółom bardziej konkretny charakter
Proces ten wciąż trwa.
AMLA opracowuje regulacyjne standardy techniczne na podstawie art. 28 AMLR, określające, w jaki sposób należy w praktyce przeprowadzać CDD, w tym jakie informacje i dokumenty powinny gromadzić podmioty zobowiązane.
Konsultacje AMLA z 2026 r. wyraźnie poruszają kwestię tego, w jaki sposób podmioty zobowiązane powinny weryfikować tożsamość klientów i prowadzić bieżący monitoring w sposób uwzględniający ryzyko i proporcjonalny, przy czym standardy te mają obowiązywać zarówno w sektorze finansowym, jak i niefinansowym. Urząd ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
To kolejny powód, dla którego firmy z branży nieruchomości nie powinny opierać swoich przyszłych procesów przeciwdziałania praniu pieniędzy na folderze pełnym załadowanych dokumentów.
Kierunek jest jasny: ustrukturyzowana, oparta na ryzyku i możliwa do wykazania weryfikacja tożsamości klienta (CDD).
Dlaczego (nie) warto czekać do 2027 r.?
To może być najważniejsza kwestia.
Identyfikacja i weryfikacja klientów nie są nowymi obowiązkami wprowadzonymi przez AMLR.
Specjaliści z branży nieruchomości już teraz podlegają wymogom AML wynikającym z obecnych ram prawnych.
AMLR zmienia i ujednolica te ramy, ale podstawowa konieczność poznania i weryfikacji klienta już istnieje.
Dlaczego więc mielibyśmy kontynuować stosowanie słabego procesu przez kolejne dziewięć miesięcy tylko dlatego, że przepisy AMLR wchodzą w życie w lipcu 2027 roku?
Lepszym podejściem jest rozpoczęcie już teraz przejścia od:
gromadzenia dokumentów do weryfikacji tożsamości
i ostatecznie do: możliwej do udokumentowania należytej staranności wobec klienta.
Gdzie Immosurance odgrywa swoją rolę
Właśnie na tej różnicy opiera się koncepcja Immosurance.
Celem nie jest po prostu:
„Prześlij dokument tożsamości”.
Chodzi o włączenie tożsamości do szerszego procesu zapewnienia zgodności z przepisami AML:
Identyfikacja → Weryfikacja → Kontrola → Ocena ryzyka → CDD/EDD → Ocena transakcji → Monitorowanie → Dokumentacja → Wykazanie
Dowody tożsamości stają się zatem częścią dokumentacji AML dotyczącej klienta i transakcji, wraz z uzasadnieniem, kontrolami, decyzjami i dowodami z tym związanymi.
Gdy bowiem organ nadzorczy w końcu zapyta:
„W jaki sposób ustaliliście, że tożsamość tego klienta została prawidłowo ustalona i zweryfikowana?”,
odpowiedź nie powinna brzmieć:
„Gdzieś w aktach jest paszport.”
Powinna brzmieć:
„Oto dokładnie, w jaki sposób to ustaliliśmy”.
AMLR wykracza poza samo gromadzenie dokumentów.
A firmy z branży nieruchomości nie muszą czekać do 10 lipca 2027 r., aby to osiągnąć.
Immosurance — zgodność z przepisami dostosowana do potrzeb branży nieruchomości.