AMLR και ψηφιακή ταυτότητα
Η παραλαβή του εγγράφου ήταν το εύκολο κομμάτι.
Εδώ και χρόνια, η επαλήθευση της ταυτότητας στον τομέα των ακινήτων συχνά ξεκινά —και μερικές φορές σχεδόν ολοκληρώνεται— με ένα γνωστό αίτημα:
«Παρακαλούμε στείλτε μας ένα αντίγραφο του διαβατηρίου ή της ταυτότητάς σας.»
Το έγγραφο ανεβαίνει στο σύστημα. Το όνομα ταιριάζει. Ελέγχεται η ημερομηνία λήξης. Ένα αντίγραφο τοποθετείται στον φάκελο AML.
Υπάρχει όμως ένα προφανές πρόβλημα:
Ένα γνήσιο έγγραφο ταυτότητας δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το πρόσωπο που το παρουσιάζει είναι το πρόσωπο στο οποίο ανήκει.
Ένα διαβατήριο μπορεί να είναι απολύτως αυθεντικό και παρ’ όλα αυτά να χρησιμοποιηθεί με δόλιο σκοπό.
Καθώς η ΕΕ προχωρά προς τον νέο Κανονισμό για την Καταπολέμηση της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες (AMLR), που θα τεθεί σε ισχύ από τις 10 Ιουλίου 2027, οι επαγγελματίες του κλάδου των ακινήτων θα πρέπει να σκεφτούν πέρα από τη συλλογή εγγράφων ταυτότητας και να στραφούν προς την αποδεδειγμένη επαλήθευση της ταυτότητας.
Και δεν υπάρχει κανένας βάσιμος λόγος να περιμένουν μέχρι το 2027 για να ξεκινήσουν.
Ο AMLR διαχωρίζει την ταυτοποίηση από την επαλήθευση
Αυτή η διάκριση είναι θεμελιώδης.
Σύμφωνα με το άρθρο 20 του AMLR, η δέουσα επιμέλεια έναντι των πελατών απαιτεί από τις υπόχρεες οντότητες να ταυτοποιούν τον πελάτη και να επαληθεύουν την ταυτότητά του. Ο AMLR απαιτεί επίσης από αυτές να είναι σε θέση να αποδείξουν στις εποπτικές αρχές ότι τα μέτρα που εφάρμοσαν ήταν κατάλληλα για τους εντοπισθέντες κινδύνους. EUR-Lex
Δεν πρόκειται για το ίδιο πράγμα.
Η ταυτοποίηση ρωτά:
Ποιος ισχυρίζεται ότι είναι αυτό το πρόσωπο;
Η επαλήθευση θέτει το ερώτημα:
Ποια αξιόπιστα αποδεικτικά στοιχεία μας δίνουν επαρκή βεβαιότητα ότι αυτό το άτομο είναι πραγματικά αυτό που ισχυρίζεται ότι είναι;
Η αποστολή φωτογραφίας διαβατηρίου βοηθά στην απάντηση της πρώτης ερώτησης.
Μια σωστή διαδικασία επαλήθευσης πρέπει να απαντήσει στη δεύτερη ερώτηση.
Το AMLR αναγνωρίζει ρητά την ψηφιακή ταυτότητα
Το άρθρο 22 του AMLR προβλέπει δύο βασικούς τρόπους επαλήθευσης.
Η ταυτότητα μπορεί να επαληθευτεί με τη χρήση εγγράφου ταυτότητας, διαβατηρίου ή ισοδύναμου εγγράφου, το οποίο συμπληρώνεται, όπου απαιτείται, με πληροφορίες από αξιόπιστες και ανεξάρτητες πηγές.
Ωστόσο, το AMLR αναγνωρίζει επίσης ρητά τα ηλεκτρονικά μέσα ταυτοποίησης που πληρούν τις απαιτήσεις του πλαισίου eIDAS της ΕΕ σε επίπεδο διασφάλισης «ουσιαστικό» ή «υψηλό», σε συνδυασμό με σχετικές πιστοποιημένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης. EUR-Lex
Αυτό έχει τεράστια σημασία για τον τομέα των ακινήτων.
Οι πελάτες βρίσκονται όλο και πιο μακριά.
Ένας αγοραστής στη Στοκχόλμη αγοράζει στην Ισπανία.
Ένας πωλητής που ζει στο Βέλγιο πωλεί ένα ακίνητο στη Γαλλία.
Ο πραγματικός δικαιούχος (UBO) ενός εταιρικού αγοραστή μπορεί να κατοικεί σε άλλο κράτος μέλος — ή εντελώς εκτός της ΕΕ.
Η εξ αποστάσεως εγγραφή δεν αποτελεί πλέον εξαίρεση.
Αποτελεί κανονική πρακτική στον κλάδο των ακινήτων.
Ένα σαρωμένο διαβατήριο δεν αποτελεί ψηφιακή επαλήθευση ταυτότητας
Αυτή η διάκριση είναι σημαντική.
Η ηλεκτρονική λήψη ενός PDF ή μιας φωτογραφίας διαβατηρίου δεν καθιστά, από μόνη της, την επαλήθευση ψηφιακή.
Το πραγματικό ερώτημα είναι η αξιοπιστία της διαδικασίας επαλήθευσης.
Ας σκεφτούμε το εξής παράδειγμα:
Ο πελάτης Α
ανεβάζει μια φωτογραφία διαβατηρίου.
Η εταιρεία την αποθηκεύει.
Τέλος.
Τώρα συγκρίνετε αυτό με:
Ο πελάτης Β
παρέχει στοιχεία ταυτότητας μέσω μιας κατάλληλης διαδικασίας επαλήθευσης.
Η διαδικασία καθορίζει τα αποδεικτικά στοιχεία ταυτότητας που χρησιμοποιούνται, επαληθεύει τις σχετικές πληροφορίες, καταγράφει πότε πραγματοποιήθηκε η επαλήθευση και διατηρεί τα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται για την απόδειξη του αποτελέσματος.
Και οι δύο υπηρεσίες ενδέχεται να διαθέτουν εικόνα διαβατηρίου.
Ωστόσο, η ικανότητά τους να αποδείξουν γιατί θεώρησαν ότι η ταυτότητα έχει επαληθευτεί επαρκώς μπορεί να διαφέρει σημαντικά.
Εδώ είναι που το AMLR αλλάζει τη συζήτηση
Το άρθρο 20 παράγραφος 4 του AMLR περιέχει μια απαιτήση που είναι παραπλανητικά σημαντική:
Οι υπόχρεες οντότητες πρέπει να είναι σε θέση ανά πάσα στιγμή να αποδείξουν στις εποπτικές αρχές τους ότι τα μέτρα που έχουν ληφθεί είναι κατάλληλα, λαμβάνοντας υπόψη τους εντοπισθέντες κινδύνους νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. EUR-Lex
Αυτό αλλάζει το ερώτημα συμμόρφωσης από:
«Έχουμε ταυτότητα;»
σε:
«Πώς επαληθεύσαμε αυτή την ταυτότητα, σε ποια αποδεικτικά στοιχεία βασιστήκαμε και ήταν η μέθοδος αυτή κατάλληλη για τον συγκεκριμένο κίνδυνο;»
Αυτή είναι μια πολύ πιο ισχυρή θέση συμμόρφωσης.
Η εξ αποστάσεως εγγραφή απαιτεί ίχνος αποδεικτικών στοιχείων
Για μια επιχείρηση ακινήτων, μια διαδικασία ψηφιακής ταυτοποίησης θα πρέπει επομένως να αφήνει ένα δομημένο αρχείο.
Όχι απλώς:
Passport.pdf ✓
Αλλά κάτι πιο κοντά στο:
Δήλωση ταυτότητας
↓
Συλλογή στοιχείων ταυτοποίησης
↓
Καταγράφηκε η μέθοδος επαλήθευσης
↓
Χρησιμοποιήθηκαν αποδεικτικά στοιχεία/πηγές
↓
Αποτέλεσμα επαλήθευσης
↓
Ημερομηνία και υπεύθυνη διαδικασία/πρόσωπο
↓
Αξιολόγηση κινδύνου
↓
Απόφαση CDD
↓
Συνεχής παρακολούθηση
Και αυτό το τελευταίο στοιχείο έχει σημασία.
Η ταυτοποίηση δεν είναι απαραίτητα μια εφάπαξ διαδικασία.
Επειδή οι πελάτες δεν παραμένουν στατικοί
Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης έχει επαληθευτεί σωστά σήμερα.
Έξι μήνες αργότερα:
ο πελάτης παρέχει διαφορετικά στοιχεία ταυτοποίησης·
αλλάζει ο εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος·
αλλάζει η ιδιοκτησία της εταιρείας·
εμφανίζεται ένας νέος τελικός δικαιούχος (UBO)·
τα έγγραφα λήγουν·
οι πληροφορίες παρουσιάζουν ασυνέπεια·
αλλαγή των συνθηκών που επηρεάζουν το προφίλ κινδύνου του πελάτη.
Η υπηρεσία συμμόρφωσης με την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML) δεν μπορεί απλώς να δηλώ
«Η διαδικασία KYC ολοκληρώθηκε πριν από έξι μήνες ✓.»
Ο κανονισμός AMLR απαιτεί τη συνεχή παρακολούθηση των επιχειρηματικών σχέσεων και την επικαιροποίηση των πληροφοριών CDD. Ο κανονισμός καθιστά το CDD μέρος μιας συνεχούς διαδικασίας βασισμένης στον κίνδυνο και όχι μια εφάπαξ διαδικασία συλλογής εγγράφων. EUR-Lex
Έτσι, το σωστό ερώτημα γίνεται:
Εξακολουθούμε να έχουμε εύλογη εμπιστοσύνη στις πληροφορίες πελατών στις οποίες βασίζεται η απόφαση συμμόρφωσής μας;
Ο τομέας των ακινήτων διέπεται από έναν άλλο σημαντικό κανόνα του AMLR
Ο κανονισμός AMLR θέτει στους κτηματομεσίτες μια συγκεκριμένη χρονική απαίτηση.
Για τους κτηματομεσίτες, η επαλήθευση της ταυτότητας πρέπει να πραγματοποιείται μετά την αποδοχή της προσφοράς από τον πωλητή ή τον εκμισθωτή και, σε κάθε περίπτωση, πριν από τη μεταβίβαση των χρημάτων ή του ακινήτου. EUR-Lex
Αυτό σημαίνει ότι η επαλήθευση της ταυτότητας δεν μπορεί να αποτελεί απλώς μια διοικητική διαδικασία που ολοκληρώνεται όποτε είναι βολικό μετά τη συναλλαγή.
Πρέπει να εντάσσεται στο σωστό σημείο της ροής εργασιών της συναλλαγής.
Επίσης, η AMLR αντιμετωπίζει και τα δύο μέρη μιας συναλλαγής ακινήτων ως πελάτες για σκοπούς CDD.
Οι επιπτώσεις για την τεχνολογία στον τομέα των ακινήτων είναι σημαντικές.
Η επαλήθευση της ταυτότητας πρέπει να συνδέεται με τον φάκελο της συναλλαγής και όχι να βρίσκεται απομονωμένη σε μια γενική εγγραφή επαφής του συστήματος διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM).
Η ψηφιακή ταυτότητα εξακολουθεί να αποτελεί μόνο ένα μέρος της CDD
Υπάρχει και μια άλλη παγίδα εδώ.
Η αντικατάσταση της χειροκίνητης μεταφόρτωσης διαβατηρίων με εξελιγμένη ψηφιακή επαλήθευση ταυτότητας δεν καθιστά μια επιχείρηση συμμορφούμενη με τους κανόνες AML.
Η επαλήθευση ταυτότητας αποτελεί ένα μόνο συστατικό.
Μια διαδικασία AML στον τομέα των ακινήτων μπορεί επίσης να περιλαμβάνει:
Αξιολόγηση κινδύνου σε επίπεδο επιχείρησης
KYC
Ταυτοποίηση και επαλήθευση του πραγματικού δικαιούχου (UBO)
Αξιολόγηση PEP
Στοχευμένους ελέγχους χρηματοοικονομικών κυρώσεων
Αξιολόγηση κινδύνου πελάτη
Σκοπός και προβλεπόμενος χαρακτήρας της σχέσης ή της συναλλαγής
CDD / EDD
Γνωρίστε τη συναλλαγή σας
Προέλευση κεφαλαίων, όπου απαιτείται
Προέλευση περιουσίας, όπου απαιτείται
Συνεχής παρακολούθηση
Αναφορά ύποπτων συναλλαγών
Εκπαίδευση
Τήρηση αρχείων
Αποδεδειγμένες αποφάσεις και διαδρομές ελέγχου
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας εξελιγμένος πάροχος υπηρεσιών επαλήθευσης ταυτότητας δεν αποτελεί ακόμα ένα σύστημα συμμόρφωσης με την AML.
Λύνει ένα σημαντικό κομμάτι του παζλ.
Όχι όμως ολόκληρο το παζλ.
Ο νόμος AMLA καθιστά τις λεπτομέρειες πιο συγκεκριμένες
Αυτή η εξέλιξη συνεχίζεται ακόμη.
Ο AMLA έχει αναπτύξει Ρυθμιστικά Τεχνικά Πρότυπα σύμφωνα με το Άρθρο 28 του AMLR, τα οποία καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εφαρμόζεται στην πράξη η CDD, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών και των εγγράφων που πρέπει να συλλέγουν οι υπόχρεες οντότητες.
Η διαβούλευση της AMLA για το 2026 εξετάζει ρητά τον τρόπο με τον οποίο οι υπόχρεες οντότητες πρέπει να επαληθεύουν την ταυτότητα των πελατών και να διεξάγουν συνεχή παρακολούθηση με τρόπο ευαίσθητο στον κίνδυνο και αναλογικό, ενώ τα πρότυπα προορίζονται να εφαρμόζονται τόσο στον χρηματοπιστωτικό όσο και στον μη χρηματοπιστωτικό τομέα. Αρχή AML/CTF
Αυτός είναι ένας ακόμη λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις του κλάδου των ακινήτων δεν πρέπει να σχεδιάζουν τη μελλοντική διαδικασία AML τους με βάση έναν φάκελο γεμάτο ανεβασμένα έγγραφα.
Η κατεύθυνση είναι σαφής: δομημένη, βασισμένη στον κίνδυνο και τεκμηριώσιμη CDD.
Γιατί (να μην) περιμένουμε μέχρι το 2027;
Αυτό ίσως είναι το πιο σημαντικό σημείο.
Η ταυτοποίηση και η επαλήθευση των πελατών δεν αποτελούν νέες υποχρεώσεις που εισάγονται από τον AMLR.
Οι επαγγελματίες του κλάδου των ακινήτων υπόκεινται ήδη σε απαιτήσεις καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML) βάσει του ισχύοντος νομικού πλαισίου.
Ο AMLR τροποποιεί και εναρμονίζει το πλαίσιο, αλλά η θεμελιώδης ανάγκη να γνωρίζετε και να επαληθεύετε τον πελάτη σας υπάρχει ήδη.
Γιατί λοιπόν να συνεχίσουμε με μια ανεπαρκή διαδικασία για άλλους εννέα μήνες απλώς και μόνο επειδή ο κανονισμός AMLR τίθεται σε ισχύ από τον Ιούλιο του 2027;
Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να αρχίσουμε να μεταβαίνουμε ήδη από:
τη συλλογή εγγράφων προς την επαλήθευση της ταυτότητας
και, τελικά, προς: αποδεδειγμένη δέουσα επιμέλεια έναντι του πελάτη.
Πού εντάσσεται η Immosurance
Αυτή είναι ακριβώς η διαφορά που αποτελεί τη βάση του σχεδιασμού της Immosurance.
Ο στόχος δεν είναι απλώς:
«Ανεβάστε ταυτότητα».
Είναι να ενσωματωθεί η ταυτότητα σε μια ευρύτερη ροή εργασιών συμμόρφωσης με την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML):
Ταυτοποίηση → Επαλήθευση → Έλεγχος → Αξιολόγηση κινδύνου → CDD/EDD → Αξιολόγηση συναλλαγής → Παρακολούθηση → Τεκμηρίωση → Απόδειξη
Τα αποδεικτικά στοιχεία ταυτότητας γίνονται έτσι μέρος του φακέλου AML του πελάτη και της συναλλαγής, μαζί με τη συλλογιστική, τους ελέγχους, τις αποφάσεις και τα αποδεικτικά στοιχεία που τον περιβάλλουν.
Διότι όταν τελικά ένας εποπτικός φορέας ρωτήσει:
«Πώς διαπιστώσατε ότι ο συγκεκριμένος πελάτης ταυτοποιήθηκε και επαληθεύτηκε σωστά;»
η απάντηση δεν πρέπει να είναι:
«Υπάρχει ένα διαβατήριο κάπου στο φάκελο.»
Θα πρέπει να είναι:
«Αυτός είναι ακριβώς ο τρόπος με τον οποίο το διαπιστώσαμε.»
Το AMLR μας οδηγεί πέρα από τη συλλογή εγγράφων.
Και οι επιχειρήσεις του κλάδου των ακινήτων δεν χρειάζεται να περιμένουν μέχρι τις 10 Ιουλίου 2027 για να φτάσουν εκεί.
Immosurance — Συμμόρφωση ειδικά σχεδιασμένη για τον κλάδο των ακινήτων.