AMLR și identitatea digitală
Obținerea documentului a fost partea ușoară.
De ani de zile, verificarea identității în domeniul imobiliar a început adesea – și uneori aproape s-a încheiat – cu o solicitare obișnuită:
„Vă rugăm să ne trimiteți o copie a pașaportului sau a cărții de identitate.”
Documentul este încărcat. Numele se potrivește. Se verifică data de expirare. O copie este inclusă în dosarul AML.
Dar există o problemă evidentă:
Un document de identitate autentic nu înseamnă neapărat că persoana care îl prezintă este chiar cea căreia îi aparține.
Un pașaport poate fi perfect autentic și totuși să fie utilizat în scopuri frauduloase.
Pe măsură ce UE se îndreaptă către noul Regulament privind combaterea spălării banilor (AMLR), aplicabil începând cu 10 iulie 2027, profesioniștii din domeniul imobiliar ar trebui să gândească dincolo de simpla colectare a documentelor de identitate și să se orienteze către o verificare demonstrabilă a identității.
Și nu există niciun motiv întemeiat pentru a aștepta până în 2027 pentru a începe.
AMLR face distincția între identificare și verificare
Această distincție este fundamentală.
În conformitate cu articolul 20 din AMLR, obligația de diligență față de client impune entităților obligate să identifice clientul și să verifice identitatea acestuia. AMLR le impune, de asemenea, să poată demonstra autorităților de supraveghere că măsurile pe care le-au aplicat au fost adecvate riscurilor identificate. EUR-Lex
Acestea nu sunt același lucru.
Identificarea pune următoarea întrebare:
Cine pretinde această persoană că este?
Verificarea pune următoarea întrebare:
Ce dovezi fiabile ne oferă încrederea necesară că această persoană este într-adevăr cine pretinde că este?
Încărcarea unui pașaport ajută la răspunsul la prima întrebare.
Un proces de verificare adecvat trebuie să răspundă la a doua întrebare.
AMLR recunoaște în mod explicit identitatea digitală
Articolul 22 din AMLR prevede două modalități principale de verificare.
Identitatea poate fi verificată folosind un document de identitate, pașaport sau un document echivalent, completat, acolo unde este cazul, cu informații provenite din surse fiabile și independente.
Însă AMLR recunoaște, de asemenea, în mod expres mijloacele de identificare electronică care îndeplinesc cerințele cadrului eIDAS al UE la nivelul de asigurare „substanțial” sau „ridicat”, împreună cu serviciile de încredere calificate relevante. EUR-Lex
Acest lucru are o importanță enormă pentru sectorul imobiliar.
Clienții sunt din ce în ce mai îndepărtați.
Un cumpărător din Stockholm achiziționează o proprietate în Spania.
Un vânzător care locuiește în Belgia vinde o proprietate în Franța.
Beneficiarul efectiv (UBO) al unui cumpărător corporativ poate locui într-un alt stat membru – sau chiar în afara UE.
Înregistrarea la distanță nu mai este o excepție.
Este o practică obișnuită în sectorul imobiliar.
O scanare a pașaportului nu reprezintă o verificare digitală a identității
Această distincție este importantă.
Primirea electronică a unui fișier PDF sau a unei fotografii a pașaportului nu face, în sine, ca verificarea să fie digitală.
Adevărata întrebare este fiabilitatea procesului de verificare.
Să luăm în considerare următorul exemplu:
Clientul A
încarcă o fotografie a pașaportului.
Agenția o stochează.
Gata.
Acum comparați acest lucru cu:
Clientul B
furnizează informații de identitate printr-un proces de verificare adecvat.
Procesul stabilește dovezile de identitate utilizate, verifică informațiile relevante, înregistrează momentul în care a avut loc verificarea și păstrează dovezile necesare pentru a demonstra rezultatul.
Ambele agenții pot deține o imagine a pașaportului.
Însă capacitatea lor de a demonstra de ce au considerat că identitatea a fost verificată în mod suficient poate fi foarte diferită.
Aici intervine AMLR pentru a schimba perspectiva
Articolul 20 alineatul (4) din AMLR conține o cerință aparent neînsemnată, dar extrem de importantă:
Entitățile obligate trebuie să poată demonstra în orice moment autorităților de supraveghere că măsurile luate sunt adecvate având în vedere riscurile identificate de spălare a banilor și finanțarea terorismului. EUR-Lex
Acest lucru schimbă întrebarea privind conformitatea de la:
„Avem un act de identitate?”
la:
„Cum am verificat această identitate, pe ce dovezi ne-am bazat și a fost acea metodă adecvată riscului?”
Aceasta reprezintă o poziție mult mai solidă din punct de vedere al conformității.
Înregistrarea la distanță necesită o urmă de dovezi
Pentru o afacere imobiliară, un proces de identitate digitală ar trebui, prin urmare, să lase o înregistrare structurată.
Nu doar:
Passport.pdf ✓
Ci ceva mai apropiat de:
Identitate declarată
↓
Informații de identificare colectate
↓
Metoda de verificare înregistrată
↓
Dovezi/sursă utilizată
↓
Rezultatul verificării
↓
Data și procesul/persoana responsabilă
↓
Evaluarea riscurilor
↓
Decizie privind CDD
↓
Monitorizare continuă
Și acest ultim element este important.
Identificarea nu este neapărat un eveniment unic.
Deoarece clienții nu rămân neschimbați
Imaginați-vă că un client este verificat corect astăzi.
Șase luni mai târziu:
clientul furnizează informații de identificare diferite;
se schimbă reprezentantul autorizat;
se schimbă structura acționariatului;
apare un nou beneficiar final (UBO);
documentele expiră;
informațiile devin inconsistente;
se modifică circumstanțele care afectează profilul de risc al clientului.
Conformitatea AML nu se poate limita la a menționa:
„KYC finalizat acum șase luni ✓.”
AMLR impune monitorizarea continuă a relațiilor de afaceri și necesită ca informațiile CDD să fie menținute la zi. Regulamentul integrează CDD într-un proces continuu bazat pe risc, mai degrabă decât într-un exercițiu punctual de colectare a documentelor. EUR-Lex
Așadar, întrebarea mai potrivită devine:
Mai avem încă încredere rezonabilă în informațiile despre client pe care se bazează decizia noastră de conformitate?
Sectorul imobiliar are o altă regulă importantă prevăzută de AMLR
AMLR impune agenților imobiliari o cerință specifică privind momentul în care trebuie efectuată verificarea.
În cazul agenților imobiliari, verificarea identității trebuie să aibă loc după ce o ofertă a fost acceptată de vânzător sau de locator și, în toate cazurile, înainte de transferul fondurilor sau al proprietății. EUR-Lex
Aceasta înseamnă că verificarea identității nu poate fi pur și simplu o procedură administrativă efectuată oricând este convenabil după tranzacție.
Aceasta trebuie să se încadreze la momentul corect în fluxul de lucru al tranzacției.
De asemenea, AMLR tratează ambele părți implicate într-o tranzacție imobiliară ca fiind clienți în sensul CDD.
Implicațiile pentru tehnologia din domeniul imobiliar sunt semnificative.
Verificarea identității ar trebui să fie legată de dosarul tranzacției, nu să se afle undeva izolată într-o înregistrare generică de contact din CRM.
Identitatea digitală rămâne doar o parte a CDD
Există o altă capcană aici.
Înlocuirea încărcării manuale a pașapoartelor cu o verificare sofisticată a identității digitale nu face ca o afacere să fie conformă cu AML.
Verificarea identității este doar o componentă.
Un proces AML în sectorul imobiliar poate implica, de asemenea:
Evaluarea riscurilor la nivel de întreprindere
KYC
Identificarea și verificarea beneficiarului efectiv (UBO)
Evaluarea persoanelor expuse politic (PEP)
Controale specifice privind sancțiunile financiare
Evaluarea riscului asociat clientului
Scopul și natura preconizată a relației sau a tranzacției
CDD / EDD
Cunoaște-ți tranzacția
Sursa fondurilor, acolo unde este necesar
Sursa averii, acolo unde este necesar
Monitorizare continuă
Raportarea tranzacțiilor suspecte
Instruire
Ținerea evidențelor
Decizii demonstrabile și piste de audit
De aceea, un furnizor sofisticat de servicii de verificare a identității nu reprezintă încă un sistem de conformitate AML.
Acesta rezolvă o piesă importantă din puzzle.
Nu întregul puzzle.
AMLA face ca detaliile să fie mai concrete
Această evoluție continuă.
AMLA a elaborat standarde tehnice de reglementare în temeiul articolului 28 din AMLR, specificând modul în care ar trebui efectuată în practică verificarea identității clientului (CDD), inclusiv informațiile și documentele pe care entitățile obligate ar trebui să le colecteze.
Consultarea AMLA din 2026 abordează în mod explicit modul în care entitățile obligate ar trebui să verifice identitatea clienților și să efectueze o monitorizare continuă într-un mod sensibil la risc și proporțional, standardele fiind menite să funcționeze atât în sectorul financiar, cât și în cel nefinanciar. Autoritatea AML/CTF
Acesta este un alt motiv pentru care companiile din sectorul imobiliar nu ar trebui să-și conceapă viitorul proces AML în jurul unui dosar plin de documente încărcate.
Direcția este clară: CDD structurat, bazat pe risc și demonstrabil.
De ce (nu) să așteptăm până în 2027?
Acesta ar putea fi cel mai important aspect.
Identificarea și verificarea clienților nu sunt obligații noi introduse de AMLR.
Profesioniștii din domeniul imobiliar sunt deja supuși cerințelor AML în conformitate cu cadrul legal actual.
AMLR modifică și armonizează cadrul legislativ, dar nevoia fundamentală de a-ți cunoaște și verifica clientul există deja.
Deci, de ce să continuăm cu un proces ineficient încă nouă luni doar pentru că AMLR se aplică începând cu iulie 2027?
O abordare mai bună este să începem chiar acum să trecem de la:
colectarea documentelor la verificarea identității
și, în cele din urmă, la: o verificare demonstrabilă a clienților (Customer Due Diligence).
Unde se încadrează Immosurance
Tocmai aceasta este distincția pe care se bazează Immosurance.
Obiectivul nu este pur și simplu:
„Încărcarea actului de identitate”.
Ci acela de a integra identitatea într-un flux de lucru mai amplu de conformitate AML:
Identificare → Verificare → Filtrare → Evaluarea riscului → CDD/EDD → Evaluarea tranzacției → Monitorizare → Documentare → Demonstrare
Prin urmare, dovezile de identitate devin parte integrantă a dosarului AML al clientului și al tranzacției, împreună cu raționamentul, verificările, deciziile și dovezile aferente.
Pentru că, atunci când un supraveghetor întreabă în cele din urmă:
„Cum ați stabilit că acest client a fost identificat și verificat corespunzător?”
răspunsul nu ar trebui să fie:
„Există un pașaport undeva în dosar.”
Ci ar trebui să fie:
„Iată exact cum am stabilit acest lucru.”
AMLR ne duce dincolo de simpla colectare a documentelor.
Iar companiile din domeniul imobiliar nu trebuie să aștepte până la 10 iulie 2027 pentru a ajunge acolo.
Immosurance — Conformitate concepută special pentru sectorul imobiliar.