AMLR zmienia poziom szczegółowości, spójność i strukturę
Dla agenta nieruchomości rozporządzenie AMLR zmienia poziom szczegółowości, spójności i organizacji oczekiwany w procesie przeciwdziałania praniu pieniędzy – nie chodzi tu jedynie o liczbę dokumentów zbieranych od klienta. Przenosi on podstawowe obowiązki z dyrektyw wdrażanych na szczeblu krajowym do bezpośrednio obowiązującego zbioru przepisów UE, który zasadniczo zacznie obowiązywać od 10 lipca 2027 r. To, w jakim stopniu agencja będzie musiała wprowadzić zmiany, będzie zależało od obowiązujących w danym kraju wymogów oraz od tego, jak dokładnie są one już przestrzegane. Organ ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy
Ważne jest rozróżnienie między zasadami rzeczywiście nowymi lub bardziej szczegółowymi a istniejącymi obowiązkami, które AMLR przenosi i wyjaśnia w sposób bardziej jednoznaczny.
1. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy już dawno przestało ograniczać się do sprawdzania dokumentu tożsamości
Zgodnie z dyrektywą (UE) 2015/849, w brzmieniu zmienionym, ramy prawne już teraz wymagają oceny ryzyka biznesowego, wewnętrznych polityk i mechanizmów kontroli, identyfikacji klienta i rzeczywistego właściciela, zrozumienia relacji biznesowej, bieżącego monitorowania, wzmożonych kontroli w przypadku wyższego ryzyka, zgłaszania podejrzanych transakcji, szkoleń oraz przechowywania dokumentacji. W razie potrzeby zapytania o źródło pochodzenia środków finansowych stanowią już część tych ram. EUR-Lex
W związku z tym stwierdzenie „pobieramy paszport i przeprowadzamy kontrolę osób zajmujących wysokie stanowiska polityczne (PEP)” nie stanowiło pełnego procesu przeciwdziałania praniu pieniędzy również w świetle dotychczasowych dyrektyw. Różnica nie polega na tym, że „najpierw dokumenty, a potem właściwa zgodność z przepisami”, lecz na wprowadzeniu bardziej zharmonizowanych i szczegółowych wymogów dotyczących funkcjonowania systemu zapewnienia zgodności.
2. Konkretne zmiany w procedurach agencji
Poniżej przedstawiono różnicę między zmianą prawną a jej praktycznym wdrożeniem.
Proces | Co określa lub zmienia AMLR | Praktyczne wdrożenie w agencji nieruchomości |
Ocena ryzyka własnego agencji | Artykuł 10 wyraźnie uwzględnia ryzyko unikania sankcji oraz konieczność jego oceny przed wejściem na nowe rynki, wprowadzeniem nowych usług lub technologii. Data Consilium | Włącz przegląd zgodności z przepisami do zmian biznesowych. Na przykład przed uruchomieniem zdalnej rejestracji klientów lub wejściem na nowy rynek zagraniczny należy ocenić ryzyko i zdecydować, jakie dodatkowe środki kontroli są potrzebne agencji. |
Decyzja, czyją tożsamość należy zweryfikować – i kiedy | Artykuły 19 ust. 6 lit. c) i 23 ust. 1 wyraźnie obejmują obie strony transakcji; weryfikacja następuje po przyjęciu oferty i musi poprzedzać jakikolwiek transfer środków lub nieruchomości. | Należy zaprojektować proces obejmujący zarówno kupującego, jak i sprzedającego, a nie tylko dokumentację dotyczącą strony płacącej prowizję. Należy wprowadzić punkt kontroli weryfikacyjnej przed pierwszym istotnym transferem środków — a nie dopiero przed ostateczną transakcją. Ta zasada dotycząca terminu odnosi się do weryfikacji; nie stanowi ona powodu do odkładania oceny ryzyka ani ignorowania wcześniejszych obaw. |
Identyfikacja właścicieli i podmiotów sprawujących kontrolę nad spółką | W art. 52 zastosowano próg 25% lub więcej, zamiast poprzedniego unijnego wskaźnika własności wynoszącego ponad 25%; własność i kontrola są oceniane równolegle. | Należy zaktualizować kwestionariusze dotyczące własności oraz zasady obliczania. Przykład spółki, w której cztery osoby posiadają po dokładnie 25% udziałów, ilustruje, dlaczego sformułowanie ma znaczenie. Należy również zbadać ustalenia dotyczące kontroli, a nie poprzestać na odsetku udziałów. |
Aktualizacja informacji o klientach | Artykuł 26 określa maksymalne odstępy czasowe między aktualizacjami: jeden rok w przypadku klientów o podwyższonym ryzyku, pięć lat w przypadku pozostałych, a także przeglądy w związku z istotnymi zmianami. | Należy dodać daty przeglądów i czynniki wyzwalające do bieżących relacji z klientami. Zmiana firmy dokonującej zakupu, nowy właściciel lub zmiana warunków finansowania powinny stanowić podstawę do ponownej oceny. Nie są to jednak instrukcje, aby monitorować każdego byłego nabywcę w nieskończoność po zakończeniu relacji. |
Przypisanie odpowiedzialności kierowniczej | Artykuł 11 określa obowiązki w zakresie zgodności oraz co najmniej coroczne sprawozdania kierownictwa; możliwe jest proporcjonalne łączenie ról. | Należy określić, kto kieruje procesem, kto zajmuje się zgłaszanymi problemami, kto otrzymuje raport dotyczący zgodności oraz kto podejmuje działania następcze w przypadku stwierdzenia niedociągnięć. Mała agencja może stosować strukturę proporcjonalną do swoich potrzeb, zamiast naśladować dział ds. zgodności w banku. |
Sprawdzanie, czy system działa | Artykuł 9 wyraźnie wymaga przeprowadzenia niezależnych testów, z możliwością skorzystania z pomocy zewnętrznego eksperta w przypadku braku niezależnej funkcji audytu wewnętrznego. | Należy zorganizować niezależną analizę rzeczywistych dokumentów i mechanizmów kontroli. Należy sprawdzić, czy wymagane kontrole odbyły się w odpowiednim czasie, czy zajęto się odstępstwami i czy usunięto niedociągnięcia – a nie tylko czy istnieje pisemna polityka. |
Korzystanie z oprogramowania, konsultantów lub usług zewnętrznych | Artykuł 18 zastrzega kluczowe decyzje, w tym klasyfikację ryzyka klienta i akceptację transakcji, dla podmiotu zobowiązanego. | Należy korzystać z usług dostawców w celu wsparcia gromadzenia, weryfikacji i analizy informacji, zachowując jednak odpowiedzialność za decyzje agencji. Należy skonfigurować proces tak, aby agencja mogła wyjaśnić jego wynik, zamiast polegać wyłącznie na wyniku „pozytywnym” dostarczonym przez dostawcę. |
W odniesieniu konkretnie do audytów: obecna dyrektywa przewiduje już niezależny audyt, jeśli jest to właściwe ze względu na wielkość i charakter działalności. AMLR jaśniej określa wymóg przeprowadzania testów. Jednak sam artykuł 9 nie nakłada powszechnego harmonogramu corocznych audytów zewnętrznych. Niezależne testy, roczne sprawozdanie zarządu oraz inspekcja nadzorcza to różne kwestie. EUR-Lex
3. Proces przyjmowania klientów staje się bardziej ujednolicony – ale nadal opiera się na podejściu opartym na ryzyku
Ramy uzupełniające AMLR dokładniej określają wymagania dotyczące informacji o klientach i ich weryfikacji. Materiały AMLA dotyczące należytej staranności wobec klientów poruszają takie kwestie, jak imiona i nazwiska, dane dotyczące urodzenia, adresy, informacje o podmiotach prawnych, wiarygodne źródła oraz alternatywne metody zdalnej weryfikacji tożsamości. Wyjaśniają one również, że same informacje z rejestru beneficjentów rzeczywistych nie są wystarczające do weryfikacji. Urząd ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy
Praktycznym rozwiązaniem byłoby rozdzielenie w każdej dokumentacji trzech elementów:
Zebrane informacje: dane podane przez klienta lub inne źródło.
Przeprowadzona weryfikacja: w jaki sposób agencja ustaliła, że informacje są wiarygodne.
Wynik oceny: co te informacje oznaczają dla ryzyka związanego z klientem i daną transakcją.
Na przykład zdjęcie paszportu stanowi dane wejściowe. Dokumentacja dotycząca sposobu weryfikacji tożsamości stanowi odrębną część procesu. Decyzja o tym, czy proponowany zakup jest zgodny z profilem klienta, stanowi kolejną część.
Nie oznacza to, że każdy klient musi przedłożyć identyczny, obszerny pakiet dokumentów. Prace AMLA w zakresie CDD kładą nacisk na proporcjonalne, oparte na ryzyku środki oraz unikanie niepotrzebnego powielania informacji w przypadkach, gdy odpowiednie dane są już dostępne. Urząd ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy
Należy również pamiętać o rozróżnieniu dotyczącym wdrażania: ostateczne sprawozdanie AMLA z dnia 30 września 2026 r. zawiera projekty standardów technicznych, które mają zostać przedłożone Komisji do przyjęcia. Ostateczny projekt AMLA sam w sobie nie stanowi przyjętego rozporządzenia Komisji.
4. Transakcja wymaga wyjaśnienia – nie wystarczy jedynie zidentyfikowanie nabywcy
Ma to szczególne znaczenie w przypadku nieruchomości, ale nie jest to całkowicie nowy obowiązek. Obecna dyrektywa już wymaga weryfikacji transakcji pod kątem profilu klienta oraz, w razie potrzeby, źródła pochodzenia środków. EUR-Lex
Analiza rynku nieruchomości przeprowadzona w ramach AMLA wskazuje na kwestie, które agenci są w stanie dostrzec: nieprawidłowości w profilu nabywcy, finansowaniu, osobach działających w imieniu trzecich, ustaleniach dotyczących własności oraz wycenie. Wyróżnia ona również rolę agentów w stosunku do ról pełnionych przez notariuszy i inne osoby wykonujące zawody w ramach transakcji. Urząd ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy
Rozważmy następujący hipotetyczny przykład:
Osoba fizyczna zgadza się kupić mieszkanie. Krótko przed terminem wpłaty zaliczki nabywcą staje się nowo wprowadzona spółka, a osoba niepowiązana z transakcją proponuje przesłanie środków.
Właściwy proces w agencji polegałby na ponownym otwarciu sprawy, a nie traktowaniu wcześniejszej weryfikacji tożsamości jako zakończenia procedury. Obejmowałby on ustalenie praw własności nowego nabywcy, wyjaśnienie związku płatnika z transakcją, zbadanie wyjaśnień i dowodów potwierdzających, ponowną ocenę ryzyka oraz odnotowanie wynikającej z tego decyzji lub eskalacji sprawy.
Wniosek operacyjny jest taki, że akta klienta i akta transakcji muszą pozostać ze sobą powiązane. Zweryfikowana tożsamość sama w sobie nie wyjaśnia zmienionej struktury zakupu ani nieoczekiwanej płatności.
5. Ocena ryzyka w całym przedsiębiorstwie musi determinować procedury robocze
Ocena ryzyka w całym przedsiębiorstwie — często nazywana BWRA — dotyczy samej agencji: jej usług, bazy klientów, lokalizacji, wzorców transakcyjnych i sposobów prowadzenia działalności. Różni się ona od oceny pojedynczego nabywcy lub pojedynczej sprzedaży.
W projekcie wytycznych AMLA dotyczących BWRA zaproponowano uporządkowaną sekwencję działań: zrozumienie działalności, identyfikacja ryzyka z nią związanego, ocena jakości mechanizmów kontroli oraz ocena ryzyka rezydualnego. Są to wytyczne w fazie projektu, ale pokazują one, w jaki sposób organ opracowuje wspólne ramy. Organ ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy
Dla agencji praktycznym podejściem do wdrożenia jest powiązanie oceny z rzeczywistymi decyzjami operacyjnymi. Na przykład:
Ekspozycja biznesowa: wielu klientów jest rejestrowanych zdalnie, a niektóre transakcje zakupu wiążą się ze złożoną strukturą własnościową.
Procedura: należy zdefiniować dopuszczalne metody weryfikacji zdalnej, proces badania struktury własnościowej oraz kryteria eskalacji.
Test kontroli: należy przeanalizować próbkę tych dokumentów, aby sprawdzić, czy pracownicy przestrzegali procedury i uzupełnili brakujące informacje.
Takie powiązanie jest bardziej przydatne niż prowadzenie dokumentu dotyczącego oceny ryzyka, który nie ma wpływu na sposób, w jaki pracownicy obsługują transakcję sprzedaży.
6. Co to oznacza dla agencji przygotowującej się obecnie
Przygotowania zorganizowałbym w oparciu o dwa powiązane ze sobą procesy:
Na poziomie biznesowym:
ocena ryzyka → zasady i obowiązki → szkolenia → raportowanie kierownictwu → niezależne testy → korygowanie słabych punktów.
Na poziomie transakcji:
identyfikacja odpowiednich stron → gromadzenie i weryfikacja informacji → ocena transakcji i finansowania → rozwiązanie wątpliwości i podjęcie decyzji przez agencję → przegląd odpowiednich zmian → zachowanie dowodów.
Są to praktyczne modele operacyjne, a nie określone formularze ustawowe. Zadaniem przygotowawczym jest porównanie istniejących procesów agencji z nowymi wymogami oraz dokładne zidentyfikowanie obszarów, w których formularze, obowiązki, harmonogramy, systemy i mechanizmy kontroli wymagają dostosowania.
Wymogi krajowe nadal mają znaczenie. Ustawa AMLA stanowi, że przedsiębiorstwa niefinansowe, w tym specjaliści z branży nieruchomości, będą nadal podlegać nadzorowi na poziomie krajowym, podczas gdy ramy UE dążą do bardziej spójnych zasad i podejść nadzorczych. Urząd ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy
Główna różnica nie polega zatem na „większym KYC”. Polega ona na dostosowaniu całej działalności agencji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy do wspólnych, bardziej szczegółowych ram – w szczególności w odniesieniu do tego, kto jest sprawdzany, kiedy odbywa się weryfikacja, w jaki sposób ustala się struktury własnościowe, kiedy weryfikowane są informacje, kto podejmuje decyzje oraz w jaki sposób testowane są mechanizmy kontroli.