Το AMLR μεταβάλλει το επίπεδο λεπτομέρειας, τη συνέπεια και την οργάνωση
Για έναν κτηματομεσίτη, ο κανονισμός AMLR αλλάζει το επίπεδο λεπτομέρειας, συνέπειας και οργάνωσης που απαιτείται στη διαδικασία καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες — και όχι απλώς τον αριθμό των εγγράφων που συλλέγονται από έναν πελάτη. Μεταφέρει τις βασικές υποχρεώσεις από τις οδηγίες που εφαρμόζονται σε εθνικό επίπεδο σε έναν κανονισμό της ΕΕ που εφαρμόζεται άμεσα, ο οποίος θα τεθεί γενικά σε ισχύ από τις 10 Ιουλίου 2027. Το βαθμό στον οποίο ένα μεσιτικό γραφείο θα πρέπει να αλλάξει θα εξαρτηθεί από τις υφιστάμενες εθνικές απαιτήσεις και από το πόσο σχολαστικά τις τηρεί ήδη. Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες
Η σημαντική διάκριση αφορά τους πραγματικά νέους ή πιο συγκεκριμένους κανόνες και τις υφιστάμενες υποχρεώσεις που η AMLR διατηρεί και καθιστά πιο ρητές.
1. Η καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML) ήταν ήδη πολύ περισσότερο από τον έλεγχο ενός εγγράφου ταυτότητας
Σύμφωνα με την Οδηγία (ΕΕ) 2015/849, όπως τροποποιήθηκε, το πλαίσιο απαιτεί ήδη αξιολόγηση επιχειρηματικών κινδύνων, εσωτερικές πολιτικές και ελέγχους, ταυτοποίηση πελατών και πραγματικών δικαιούχων, κατανόηση της επιχειρηματικής σχέσης, συνεχή παρακολούθηση, ενισχυμένους ελέγχους για υψηλότερους κινδύνους, αναφορά ύποπτων συναλλαγών, εκπαίδευση και διατήρηση αρχείων. Οι έρευνες σχετικά με την προέλευση των κεφαλαίων αποτελούν ήδη μέρος του πλαισίου, όπου αυτό είναι απαραίτητο. EUR-Lex
Κατά συνέπεια, η διαδικασία «συλλέγουμε ένα διαβατήριο και διενεργούμε έλεγχο PEP» δεν αποτελούσε ούτε σύμφωνα με τις οδηγίες πλήρη διαδικασία καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Η διάκριση δεν έγκειται στο «πρώτα τα έγγραφα, μετά η ορθή συμμόρφωση», αλλά στην εισαγωγή πιο εναρμονισμένων και συγκεκριμένων απαιτήσεων για τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος συμμόρφωσης.
2. Οι συγκεκριμένες αλλαγές στις διαδικασίες ενός οργανισμού
Στη συνέχεια διαχωρίζεται η νομική αλλαγή από την πρακτική εφαρμογή της.
Διαδικασία | Τι ορίζει ή αλλάζει η AMLR | Πρακτική εφαρμογή για ένα μεσιτικό γραφείο |
Αξιολόγηση των κινδύνων του ίδιου του μεσιτικού γραφείου | Το άρθρο 10 περιλαμβάνει ρητά τους κινδύνους αποφυγής κυρώσεων και την αξιολόγησή τους πριν από την είσοδο σε νέες αγορές, την παροχή νέων υπηρεσιών ή την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών. Data Consilium | Ενσωματώστε έναν έλεγχο συμμόρφωσης στις επιχειρηματικές αλλαγές. Για παράδειγμα, πριν από την έναρξη της εξ αποστάσεως εγγραφής πελατών ή τη στόχευση μιας νέας αγοράς στο εξωτερικό, αξιολογήστε τους κινδύνους και αποφασίστε ποιοι πρόσθετοι έλεγχοι χρειάζονται για το μεσιτικό γραφείο. |
Απόφαση σχετικά με το ποιανού την ταυτότητα πρέπει να ελέγξετε — και πότε | Τα άρθρα 19(6)(γ) και 23(1) καλύπτουν ρητά και τα δύο μέρη της συναλλαγής· η επαλήθευση ακολουθεί την αποδοχή της προσφοράς και πρέπει να προηγείται οποιασδήποτε μεταφοράς κεφαλαίων ή ακινήτων. | Σχεδιάστε μια ροή εργασιών για τον αγοραστή και τον πωλητή, όχι απλώς ένα αρχείο για το μέρος που καταβάλλει την προμήθεια. Εισαγάγετε ένα σημείο ελέγχου επαλήθευσης πριν από την πρώτη σχετική μεταφορά κεφαλαίων — όχι μόνο πριν από την τελική πράξη. Αυτός ο κανόνας χρονισμού αφορά την επαλήθευση· δεν αποτελεί λόγο για την αναβολή της αξιολόγησης κινδύνου ή την παραβίαση προηγούμενων ανησυχιών. |
Προσδιορισμός των ιδιοκτητών και των ελεγκόντων της εταιρείας | Το άρθρο 52 χρησιμοποιεί το 25% ή περισσότερο, αντί του προηγούμενου δείκτη ιδιοκτησίας της ΕΕ που ήταν «πάνω από 25%»· η ιδιοκτησία και ο έλεγχος αξιολογούνται παράλληλα. | Ενημερώστε τα ερωτηματολόγια ιδιοκτησίας και τους κανόνες υπολογισμού. Μια εταιρεία με τέσσερα φυσικά πρόσωπα, καθένα από τα οποία κατέχει ακριβώς το 25%, καταδεικνύει γιατί η διατύπωση έχει σημασία. Εξετάστε επίσης τις ρυθμίσεις ελέγχου, αντί να περιορίζεστε στο ποσοστό συμμετοχής των μετόχων. |
Ενημέρωση των πληροφοριών πελατών | Το άρθρο 26 καθορίζει μέγιστα διαστήματα επικαιροποίησης: ένα έτος για πελάτες υψηλότερου κινδύνου, πέντε έτη για τους λοιπούς, παράλληλα με ελέγχους σχετικά με σημαντικές αλλαγές. | Προσθέστε ημερομηνίες επανεξέτασης και γεγονότα που ενεργοποιούν την επανεξέταση στις υφιστάμενες σχέσεις με τους πελάτες. Μια διαφορετική εταιρεία αγοράς, ένας νέος ιδιοκτήτης ή μια αλλαγή στη ρύθμιση χρηματοδότησης θα πρέπει να οδηγούν σε επανεκτίμηση. Αυτές δεν αποτελούν οδηγίες για τη συνεχή παρακολούθηση κάθε πρώην αγοραστή επ’ αόριστον μετά τη λήξη της σχέσης. |
Ανάθεση ευθύνης διαχείρισης | Το άρθρο 11 καθορίζει τις ευθύνες συμμόρφωσης και την υποβολή εκθέσεων διαχείρισης τουλάχιστον μία φορά το χρόνο· παραμένει δυνατή η αναλογική συνδυαστική ανάθεση ρόλων. | Καθορίστε ποιος διαχειρίζεται τη διαδικασία, ποιος χειρίζεται τα ζητήματα, ποιος λαμβάνει την έκθεση συμμόρφωσης και ποιος παρακολουθεί τις αδυναμίες. Ένας μικρός οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει μια αναλογική δομή αντί να αντιγράψει το τμήμα συμμόρφωσης μιας τράπεζας. |
Έλεγχος της λειτουργίας του συστήματος | Το άρθρο 9 απαιτεί ρητά τη διενέργεια ανεξάρτητων ελέγχων, με την εναλλακτική λύση της προσφυγής σε εξωτερικό εμπειρογνώμονα σε περίπτωση που δεν υπάρχει ανεξάρτητη λειτουργία εσωτερικού ελέγχου. | Οργανώστε ανεξάρτητη εξέταση πραγματικών αρχείων και ελέγχων. Ελέγξτε αν οι απαιτούμενοι έλεγχοι πραγματοποιήθηκαν την κατάλληλη στιγμή, αν αντιμετωπίστηκαν οι εξαιρέσεις και αν διορθώθηκαν οι αδυναμίες — και όχι απλώς αν υπάρχει γραπτή πολιτική. |
Χρήση λογισμικού, συμβούλων ή εξωτερικών υπηρεσιών | Το άρθρο 18 επιφυλάσσει τις βασικές αποφάσεις, συμπεριλαμβανομένης της ταξινόμησης του κινδύνου των πελατών και της αποδοχής των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, στην υπόχρεη οντότητα. | Χρησιμοποιήστε παρόχους για την υποστήριξη της συλλογής, του ελέγχου και της ανάλυσης πληροφοριών, αλλά διατηρήστε την ευθύνη για τις αποφάσεις του οργανισμού. Διαμορφώστε τη ροή εργασίας έτσι ώστε ο οργανισμός να μπορεί να εξηγήσει το αποτέλεσμά του, αντί να βασίζεται αποκλειστικά στο αποτέλεσμα «επιτυχίας» ενός προμηθευτή. |
Όσον αφορά συγκεκριμένα τους ελέγχους: η ισχύουσα οδηγία προβλέπει ήδη ανεξάρτητο έλεγχο, όπου αυτό είναι σκόπιμο ανάλογα με το μέγεθος και τη φύση της επιχείρησης. Το AMLR καθιστά την απαίτηση ελέγχου πιο ρητή. Ωστόσο, το άρθρο 9 δεν επιβάλλει από μόνο του ένα γενικό ετήσιο πρόγραμμα εξωτερικού ελέγχου. Ο ανεξάρτητος έλεγχος, η ετήσια έκθεση διαχείρισης και η εποπτική επιθεώρηση είναι διαφορετικά πράγματα. EUR-Lex
3. Η διαδικασία εγγραφής πελατών γίνεται πιο τυποποιημένη — αλλά παραμένει βασισμένη στον κίνδυνο
Το πλαίσιο υποστήριξης της AMLR προσδιορίζει με μεγαλύτερη ακρίβεια τις απαιτήσεις σχετικά με τις πληροφορίες και την επαλήθευση των πελατών. Το υλικό της AMLA σχετικά με τη δέουσα επιμέλεια έναντι των πελατών εξετάζει θέματα όπως ονόματα, στοιχεία γέννησης, διευθύνσεις, πληροφορίες νομικών προσώπων, αξιόπιστες πηγές και εναλλακτικές λύσεις για την εξ αποστάσεως επαλήθευση της ταυτότητας. Εξηγεί επίσης ότι οι πληροφορίες του μητρώου πραγματικών δικαιούχων από μόνες τους δεν αρκούν για την επαλήθευση. Αρχή AML
Μια πρακτική εφαρμογή θα ήταν ο διαχωρισμός τριών στοιχείων σε κάθε φάκελο:
Συλλεγμένες πληροφορίες: τα στοιχεία που παρέχει ο πελάτης ή άλλη πηγή.
Διενέργεια επαλήθευσης: πώς η υπηρεσία διαπίστωσε ότι οι πληροφορίες ήταν αξιόπιστες.
Η αξιολόγηση που προέκυψε: τι σημαίνουν οι πληροφορίες για τον κίνδυνο του πελάτη και τη συναλλαγή.
Για παράδειγμα, η εικόνα ενός διαβατηρίου αποτελεί στοιχείο εισόδου. Το αρχείο που καταγράφει τον τρόπο επαλήθευσης της ταυτότητας αποτελεί ξεχωριστό μέρος της διαδικασίας. Η απόφαση σχετικά με το αν η προτεινόμενη αγορά ταιριάζει στο προφίλ του πελάτη αποτελεί ένα ακόμη ξεχωριστό μέρος.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε πελάτης πρέπει να υποβάλλει ένα πανομοιότυπο, εκτενές πακέτο εγγράφων. Το έργο της AMLA σχετικά με την CDD δίνει έμφαση σε αναλογικά, βασισμένα στον κίνδυνο μέτρα και στην αποφυγή περιττών επαναλήψεων όπου υπάρχουν ήδη επαρκείς πληροφορίες. Αρχή AML
Υπάρχει επίσης μια διάκριση ως προς την εφαρμογή που πρέπει να ληφθεί υπόψη: η τελική έκθεση της AMLA της 30ής Σεπτεμβρίου 2026 περιέχει σχέδια τεχνικών προτύπων προς υποβολή στην Επιτροπή για έγκριση. Ένα τελικό σχέδιο της AMLA δεν αποτελεί, από μόνο του, εγκριθέν κανονισμό της Επιτροπής.
4. Η συναλλαγή απαιτεί εξήγηση — όχι απλώς την ταυτοποίηση του αγοραστή
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τον τομέα των ακινήτων, αλλά δεν αποτελεί εντελώς νέα υποχρέωση. Η ισχύουσα οδηγία απαιτεί ήδη τον έλεγχο των συναλλαγών σε σχέση με το προφίλ του πελάτη και, όπου είναι απαραίτητο, την προέλευση των κεφαλαίων. EUR-Lex
Η ανάλυση της AMLA για τον τομέα των ακινήτων εντοπίζει ζητήματα που οι μεσίτες είναι σε θέση να παρατηρήσουν: ανωμαλίες στο προφίλ του αγοραστή, στη χρηματοδότηση, στους εντολοδόχους, στις ρυθμίσεις ιδιοκτησίας και στην τιμολόγηση. Διακρίνει επίσης τον ρόλο των μεσιτών από τους ρόλους που διαδραματίζουν οι συμβολαιογράφοι και άλλοι επαγγελματίες σε μια συναλλαγή. Αρχή AML
Ας εξετάσουμε το ακόλουθο υποθετικό παράδειγμα:
Ένα φυσικό πρόσωπο συμφωνεί να αγοράσει ένα διαμέρισμα. Λίγο πριν τη λήξη της προθεσμίας καταβολής της προκαταβολής, μια εταιρεία που παρουσιάστηκε πρόσφατα αναλαμβάνει τον ρόλο του αγοραστή, ενώ ένα άτομο που δεν έχει καμία σχέση με τη συναλλαγή προτείνει να αποστείλει τα χρήματα.
Μια χρήσιμη διαδικασία εργασίας του μεσιτικού γραφείου θα ήταν να ανοίξει εκ νέου τον φάκελο, αντί να θεωρήσει τον προηγούμενο έλεγχο ταυτότητας ως το τέλος της διαδικασίας. Θα έπρεπε να εξακριβώσει την ιδιοκτησία του νέου αγοραστή, να διευκρινίσει τη σχέση του πληρωτή με τη συναλλαγή, να εξετάσει την εξήγηση και τα δικαιολογητικά, να επαναξιολογήσει τον κίνδυνο και να καταγράψει την τελική απόφαση ή την αναφορά του θέματος σε ανώτερο επίπεδο.
Το επιχειρησιακό δίδαγμα είναι ότι ο φάκελος του πελάτη και ο φάκελος της συναλλαγής πρέπει να παραμένουν συνδεδεμένοι. Μια επαληθευμένη ταυτότητα δεν εξηγεί, από μόνη της, μια αλλαγή στη δομή της αγοράς ή μια απροσδόκητη πληρωμή.
5. Η αξιολόγηση κινδύνου σε επίπεδο επιχείρησης πρέπει να καθοδηγεί τις διαδικασίες εργασίας
Μια αξιολόγηση κινδύνου σε επίπεδο επιχείρησης — που συχνά ονομάζεται BWRA — αφορά την ίδια την επιχείρηση: τις υπηρεσίες της, το πελατολόγιό της, τις τοποθεσίες της, τα πρότυπα συναλλαγών και τους τρόπους διεξαγωγής των δραστηριοτήτων της. Διαφέρει από την αξιολόγηση ενός αγοραστή ή μιας πώλησης.
Τα σχέδια κατευθυντήριων γραμμών της AMLA για τη BWRA προτείνουν μια δομημένη ακολουθία: κατανόηση της επιχείρησης, προσδιορισμός των εγγενών κινδύνων της, αξιολόγηση της ποιότητας των ελέγχων της και αξιολόγηση των υπολειπόμενων κινδύνων. Πρόκειται για σχέδια κατευθυντήριων γραμμών, αλλά δείχνουν πώς η αρχή αναπτύσσει το κοινό πλαίσιο. Αρχή AML
Για έναν οργανισμό, η αποτελεσματική εφαρμογή συνίσταται στη σύνδεση της αξιολόγησης με τις πραγματικές επιχειρησιακές επιλογές. Για παράδειγμα:
Επιχειρηματική έκθεση: πολλοί πελάτες εγγράφονται εξ αποστάσεως και ορισμένες αγορές περιλαμβάνουν πολυεπίπεδη εταιρική ιδιοκτησία.
Διαδικασία: καθορισμός αποδεκτών μεθόδων εξ αποστάσεως επαλήθευσης, μιας διαδικασίας διερεύνησης της ιδιοκτησίας και κριτηρίων αναφοράς σε ανώτερο επίπεδο.
Έλεγχος ελέγχου: εξέταση ενός δείγματος από αυτά τα αρχεία για να διαπιστωθεί εάν το προσωπικό ακολούθησε τη διαδικασία και συμπλήρωσε τις ελλείπουσες πληροφορίες.
Αυτή η σύνδεση είναι πιο χρήσιμη από τη διατήρηση ενός εγγράφου αξιολόγησης κινδύνου που δεν έχει καμία επίδραση στον τρόπο με τον οποίο το προσωπικό χειρίζεται μια πώληση.
6. Τι σημαίνει αυτό για έναν οργανισμό που προετοιμάζεται τώρα
Θα οργάνωνα την προετοιμασία γύρω από δύο αλληλένδετες ροές εργασιών:
Σε επιχειρηματικό επίπεδο:
Αξιολόγηση κινδύνου → πολιτικές και αρμοδιότητες → εκπαίδευση → υποβολή εκθέσεων προς τη διοίκηση → ανεξάρτητοι έλεγχοι → διόρθωση των αδυναμιών.
Σε επίπεδο συναλλαγής:
Προσδιορισμός των σχετικών μερών → συλλογή και επαλήθευση πληροφοριών → αξιολόγηση της συναλλαγής και της χρηματοδότησης → επίλυση προβλημάτων και λήψη απόφασης από τον οργανισμό → επανεξέταση των σχετικών αλλαγών → διατήρηση των αποδεικτικών στοιχείων.
Πρόκειται για πρακτικά μοντέλα λειτουργίας, όχι για προδιαγεγραμμένα νομικά έντυπα. Το έργο της προετοιμασίας συνίσταται στη σύγκριση της υφιστάμενης διαδικασίας του οργανισμού με τις νέες απαιτήσεις και στον ακριβή προσδιορισμό των σημείων όπου τα έντυπα, οι αρμοδιότητες, ο χρονισμός, τα συστήματα και οι έλεγχοι του οργανισμού χρειάζονται προσαρμογή.
Οι εθνικές απαιτήσεις εξακολουθούν να έχουν σημασία. Ο νόμος AMLA ορίζει ότι οι μη χρηματοπιστωτικές επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματιών του κλάδου των ακινήτων, θα συνεχίσουν να υπόκεινται σε εποπτεία σε εθνικό επίπεδο, ενώ το πλαίσιο της ΕΕ επιδιώκει πιο συνεπείς κανόνες και εποπτικές προσεγγίσεις. Αρχή AML
Η βασική διαφορά, επομένως, δεν είναι η «ενίσχυση του KYC». Πρόκειται για την ευθυγράμμιση του συνόλου των δραστηριοτήτων του οργανισμού στον τομέα της καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες με ένα κοινό, πιο λεπτομερές πλαίσιο —ιδίως όσον αφορά το ποιος ελέγχεται, πότε πραγματοποιείται ο έλεγχος, πώς διαπιστώνεται η ιδιοκτησία, πότε εξετάζονται οι πληροφορίες, ποιος είναι υπεύθυνος για τις αποφάσεις και πώς ελέγχονται οι μηχανισμοί ελέγχου.