AMLR zorgt voor een verbetering van het detailniveau, de consistentie en de organisatie
Voor een makelaar verandert de AMLR de mate van gedetailleerdheid, consistentie en organisatie die in het AML-proces wordt verwacht – het gaat niet alleen om het aantal documenten dat van een klant wordt verzameld. Het verplaatst kernverplichtingen van nationaal geïmplementeerde richtlijnen naar een rechtstreeks toepasselijk EU-regelwerk, dat in het algemeen van toepassing is vanaf 10 juli 2027. In hoeverre een makelaarskantoor zich moet aanpassen, hangt af van de bestaande nationale vereisten en de mate waarin het deze al naleeft. AML-autoriteit
Het belangrijke onderscheid ligt tussen werkelijk nieuwe of meer specifieke regels en bestaande verplichtingen die de AMLR overneemt en explicieter maakt.
1. AML was al veel meer dan het controleren van een identiteitsbewijs
Krachtens Richtlijn (EU) 2015/849, zoals gewijzigd, vereist het kader reeds een bedrijfsrisicobeoordeling, intern beleid en interne controles, identificatie van klanten en uiteindelijk begunstigden, inzicht in de zakelijke relatie, voortdurende monitoring, verscherpte controles bij hogere risico’s, melding van verdachte transacties, opleiding en het bewaren van gegevens. Vragen over de herkomst van middelen maken waar nodig al deel uit van het kader. EUR-Lex
Bijgevolg was „we vragen een paspoort en voeren een PEP-controle uit“ ook volgens de richtlijnen geen volledig AML-proces. Het onderscheid ligt niet in „eerst documenten, daarna correcte naleving“, maar in de invoering van meer geharmoniseerde en specifieke vereisten voor de werking van het nalevingssysteem.
2. De concrete wijzigingen in de procedures van een instelling
Hieronder wordt het verschil gemaakt tussen de wettelijke wijziging en de praktische uitvoering ervan.
Proces | Wat de AMLR specificeert of wijzigt | Praktische uitvoering voor een makelaarskantoor |
Beoordeling van de eigen risico’s van het makelaarskantoor | Artikel 10 vermeldt uitdrukkelijk risico’s op het omzeilen van sancties en de noodzaak van een beoordeling voordat nieuwe markten, diensten of technologieën worden geïntroduceerd. Data Consilium | Integreer een compliance-beoordeling in bedrijfsveranderingen. Beoordeel bijvoorbeeld, voordat u onboarding op afstand lanceert of een nieuwe buitenlandse markt aanboort, de risico’s en bepaal welke aanvullende controles het makelaarskantoor nodig heeft. |
Beslissen wiens identiteit moet worden gecontroleerd – en wanneer | De artikelen 19, lid 6, onder c), en 23, lid 1, hebben uitdrukkelijk betrekking op beide transactiepartijen; de verificatie volgt op de aanvaarding van het aanbod en moet plaatsvinden vóór elke overdracht van geld of eigendom. | Ontwerp een workflow voor zowel koper als verkoper, niet alleen een dossier voor de partij die de commissie betaalt. Voer een verificatiecontrolepunt in vóór de eerste relevante geldoverdracht – niet pas vóór de definitieve akte. Deze timingregel heeft betrekking op de verificatie; het is geen reden om de risicobeoordeling uit te stellen of eerdere zorgen te negeren. |
Identificatie van bedrijfseigenaren en zeggenschapshouders | Artikel 52 hanteert 25 % of meer, in plaats van de eerdere EU-eigendomsindicator van meer dan 25 %; eigendom en zeggenschap worden parallel beoordeeld. | Werk de vragenlijsten over eigendom en de berekeningsregels bij. Een onderneming met vier personen die elk precies 25% bezitten, illustreert waarom de formulering van belang is. Onderzoek ook de zeggenschapsregelingen in plaats van alleen te kijken naar het aandeelhouderspercentage. |
Het bijwerken van klantgegevens | Artikel 26 stelt maximale bijwerkingsintervallen vast: één jaar voor klanten met een hoger risico, vijf jaar voor anderen, naast beoordelingen van relevante wijzigingen. | Voeg beoordelingsdata en gebeurtenissen die een herbeoordeling vereisen toe aan lopende klantrelaties. Een andere inkooponderneming, een nieuwe eigenaar of een gewijzigde financieringsregeling moeten aanleiding geven tot herbeoordeling. Dit zijn geen instructies om elke voormalige koper voor onbepaalde tijd te blijven monitoren nadat de relatie is beëindigd. |
Toewijzing van managementverantwoordelijkheid | Artikel 11 specificeert de verantwoordelijkheden op het gebied van naleving en een ten minste jaarlijkse rapportage aan het management; een evenredige combinatie van rollen blijft mogelijk. | Geef aan wie het proces leidt, wie zorgen afhandelt, wie het nalevingsrapport ontvangt en wie zwakke punten opvolgt. Een klein bureau kan een evenredige structuur hanteren in plaats van de nalevingsafdeling van een bank te kopiëren. |
Testen of het systeem werkt | Artikel 9 schrijft uitdrukkelijk onafhankelijke toetsing voor, met een alternatief door een externe deskundige wanneer er geen onafhankelijke interne auditfunctie bestaat. | Zorg voor een onafhankelijk onderzoek van daadwerkelijke dossiers en controles. Controleer of de vereiste controles op het juiste moment hebben plaatsgevonden, of uitzonderingen zijn aangepakt en of tekortkomingen zijn verholpen – en niet alleen of er een schriftelijk beleid bestaat. |
Gebruik van software, consultants of uitbestede diensten | Artikel 18 behoudt de kernbeslissingen, waaronder de risicoclassificatie van klanten en de acceptatie van zaken, voor de verplichte entiteit. | Maak gebruik van dienstverleners ter ondersteuning van het verzamelen, screenen en analyseren van informatie, maar behoud de zeggenschap over de beslissingen van de instelling. Stel de workflow zo in dat de instelling haar uitkomst kan toelichten, in plaats van uitsluitend te vertrouwen op het „geslaagd“-resultaat van een leverancier. |
Specifiek met betrekking tot audits: de huidige richtlijn voorziet al in onafhankelijke audits waar dit passend is gezien de omvang en aard van de onderneming. AMLR maakt de testvereiste explicieter. Artikel 9 legt echter zelf geen algemeen jaarlijks schema voor externe audits op. Onafhankelijke tests, het jaarlijkse managementverslag en een toezichtinspectie zijn verschillende zaken. EUR-Lex
3. Het aanmelden van klanten wordt meer gestandaardiseerd – maar blijft risicogebaseerd
Het ondersteunende kader van de AMLR specificeert de vereisten inzake klantinformatie en -verificatie nader. Het materiaal van de AMLA over klantonderzoek behandelt zaken als namen, geboortegegevens, adressen, informatie over rechtspersonen, betrouwbare bronnen en alternatieven voor identiteitsverificatie op afstand. Ook wordt uitgelegd dat informatie uit het register van uiteindelijk begunstigden op zichzelf niet voldoende is voor verificatie. AML-autoriteit
Een praktische toepassing zou zijn om in elk dossier drie zaken te onderscheiden:
Verzamelde informatie: wat de klant of een andere bron aangeeft.
Uitgevoerde verificatie: hoe de instantie heeft vastgesteld dat de informatie betrouwbaar was.
Gedane beoordeling: wat de informatie betekent voor het risico van de klant en de transactie.
Een pasfoto is bijvoorbeeld een input. Het verslag van hoe de identiteit is geverifieerd, is een afzonderlijk onderdeel van het proces. De beslissing of de voorgestelde aankoop past bij het profiel van de klant is weer een ander onderdeel.
Dit betekent niet dat elke klant een identiek, uitgebreid documentenpakket moet indienen. Het CDD-werk van de AMLA legt de nadruk op evenredige, op risico gebaseerde maatregelen en het vermijden van onnodige dubbel werk wanneer er al voldoende informatie beschikbaar is. AML-autoriteit
Er is ook een onderscheid in de uitvoering dat in acht moet worden genomen: het eindrapport van de AMLA van 30 september 2026 bevat ontwerpen van technische normen die ter goedkeuring aan de Commissie worden voorgelegd. Een definitief ontwerp van de AMLA is op zichzelf nog geen aangenomen verordening van de Commissie.
4. De transactie vereist een toelichting – niet alleen een geïdentificeerde koper
Dit is met name belangrijk voor onroerend goed, maar het is geen geheel nieuwe verplichting. De huidige richtlijn vereist al dat transacties worden getoetst aan het profiel van de klant en, indien nodig, aan de herkomst van de middelen. EUR-Lex
De AMLA-analyse met betrekking tot onroerend goed brengt kwesties aan het licht die makelaars kunnen opmerken: afwijkingen in het profiel van de koper, de financiering, tussenpersonen, eigendomsregelingen en de prijsstelling. Ook wordt een onderscheid gemaakt tussen de rol van makelaars en de rollen die notarissen en andere beroepsbeoefenaars bij een transactie vervullen. AML-autoriteit
Neem dit hypothetische voorbeeld:
Een persoon gaat akkoord met de aankoop van een appartement. Kort voordat de aanbetaling moet worden voldaan, treedt een nieuw geïntroduceerde onderneming op als koper en stelt een niet-betrokken persoon voor om het geld over te maken.
Een nuttige workflow binnen het makelaarskantoor zou het dossier heropenen in plaats van de eerdere identiteitscontrole als het einde van het proces te beschouwen. Er zou worden vastgesteld wie de nieuwe koper is, de band van de betaler met de transactie worden verduidelijkt, de uitleg en het ondersteunende bewijsmateriaal worden onderzocht, het risico opnieuw worden beoordeeld en de daaruit voortvloeiende beslissing of escalatie worden vastgelegd.
De operationele les hieruit is dat het klantdossier en het transactiedossier met elkaar verbonden moeten blijven. Een geverifieerde identiteit verklaart op zichzelf nog geen gewijzigde aankoopstructuur of een onverwachte betaling.
5. De bedrijfsbrede risicobeoordeling moet de werkprocedures sturen
Een bedrijfsbrede risicobeoordeling – vaak BWRA genoemd – heeft betrekking op de instelling zelf: haar diensten, klantenbestand, vestigingen, transactiepatronen en bedrijfsvoering. Dit verschilt van de beoordeling van één koper of één verkoop.
De ontwerprichtlijnen van de AMLA voor de BWRA stellen een gestructureerde volgorde voor: inzicht krijgen in de bedrijfsvoering, de inherente risico’s identificeren, de kwaliteit van de controles beoordelen en de resterende risico’s beoordelen. Dit zijn ontwerprichtlijnen, maar ze laten zien hoe de autoriteit het gemeenschappelijke kader ontwikkelt. AML-autoriteit
Voor een instelling is het zinvol om de beoordeling te koppelen aan daadwerkelijke operationele keuzes. Bijvoorbeeld:
Bedrijfsrisico: veel klanten worden op afstand aangemeld en bij sommige aankopen is sprake van gelaagde bedrijfseigendom.
Procedure: definieer aanvaardbare methoden voor verificatie op afstand, een proces voor eigendomsonderzoek en escalatiecriteria.
Controletest: onderzoek een steekproef van die dossiers om te zien of het personeel het proces heeft gevolgd en ontbrekende informatie heeft aangevuld.
Die koppeling is nuttiger dan het bijhouden van een risicobeoordelingsdocument dat geen invloed heeft op de manier waarop medewerkers een verkoop afhandelen.
6. Wat dit betekent voor een bureau dat zich nu voorbereidt
Ik zou de voorbereiding organiseren rond twee onderling verbonden werkprocessen:
Op bedrijfsniveau:
risicobeoordeling → beleid en verantwoordelijkheden → training → managementrapportage → onafhankelijke toetsing → verhelpen van tekortkomingen.
Op transactieniveau:
de relevante partijen identificeren → informatie verzamelen en verifiëren → de transactie en financiering beoordelen → bezwaren wegnemen en het besluit van het bureau nemen → relevante wijzigingen beoordelen → het bewijsmateriaal bewaren.
Dit zijn praktische werkmodellen, geen voorgeschreven wettelijke formulieren. De voorbereiding bestaat erin het bestaande proces van het makelaarskantoor te toetsen aan de nieuwe vereisten en precies vast te stellen waar de formulieren, verantwoordelijkheden, timing, systemen en controles moeten worden aangepast.
Nationale vereisten blijven van belang. De AMLA bepaalt dat niet-financiële ondernemingen, waaronder vastgoedprofessionals, op nationaal niveau onder toezicht blijven staan, terwijl het EU-kader streeft naar consistentere regels en toezichtsbenaderingen. AML-autoriteit
Het belangrijkste verschil is dus niet „meer KYC“. Het gaat om het afstemmen van de gehele AML-werkwijze van de instelling op een gemeenschappelijk, gedetailleerder kader – met name wie er wordt gecontroleerd, wanneer de verificatie plaatsvindt, hoe eigendom wordt vastgesteld, wanneer informatie wordt beoordeeld, wie verantwoordelijk is voor beslissingen en hoe de controles worden getest.