AMLR verändert den Detaillierungsgrad, die Konsistenz und die Struktur
Für einen Immobilienmakler verändert die AMLR den Grad an Detailgenauigkeit, Konsistenz und Organisation, der im Rahmen des Geldwäschebekämpfungsprozesses erwartet wird – und nicht nur die Anzahl der von einem Kunden eingeholten Dokumente. Es überführt zentrale Verpflichtungen aus national umgesetzten Richtlinien in ein unmittelbar geltendes EU-Regelwerk, das grundsätzlich ab dem 10. Juli 2027 gilt. Inwieweit sich ein Maklerbüro anpassen muss, hängt von den bestehenden nationalen Anforderungen ab und davon, wie gründlich diese bereits eingehalten werden. AML-Behörde
Die wichtige Unterscheidung besteht zwischen wirklich neuen oder spezifischeren Vorschriften und bestehenden Verpflichtungen, die die AMLR übernimmt und deutlicher formuliert.
1. Geldwäschebekämpfung war bereits weit mehr als die Überprüfung eines Ausweisdokuments
Gemäß der Richtlinie (EU) 2015/849 in ihrer geänderten Fassung verlangt der Rechtsrahmen bereits eine Bewertung der Geschäftsrisiken, interne Richtlinien und Kontrollen, die Identifizierung von Kunden und wirtschaftlich Berechtigten, das Verständnis der Geschäftsbeziehung, eine laufende Überwachung, verstärkte Prüfungen bei höheren Risiken, die Meldung verdächtiger Transaktionen, Schulungen und die Aufbewahrung von Unterlagen. Abfragen zur Herkunft der Gelder sind bereits Teil des Rahmens, sofern erforderlich. EUR-Lex
Folglich war „wir nehmen einen Reisepass entgegen und führen eine PEP-Prüfung durch“ auch nach den Richtlinien kein vollständiger AML-Prozess. Der Unterschied besteht nicht darin, dass „zuerst die Dokumente und dann die ordnungsgemäße Compliance“ kommen, sondern in der Einführung harmonisierterer und spezifischerer Anforderungen an die Funktionsweise des Compliance-Systems.
2. Die konkreten Änderungen an den Verfahren einer Agentur
Im Folgenden wird die rechtliche Änderung von ihrer praktischen Umsetzung getrennt betrachtet.
Prozess | Was die AMLR festlegt oder ändert | Praktische Umsetzung für eine Immobilienagentur |
Bewertung der eigenen Risiken des Maklerunternehmens | Artikel 10 bezieht ausdrücklich Risiken der Sanktionsumgehung sowie die Risikobewertung vor dem Eintritt in neue Märkte, der Einführung neuer Dienstleistungen oder Technologien mit ein. Data Consilium | Integrieren Sie eine Compliance-Prüfung in geschäftliche Veränderungen. Bewerten Sie beispielsweise vor der Einführung des Remote-Onboardings oder der Erschließung eines neuen Auslandsmarktes die Risiken und entscheiden Sie, welche zusätzlichen Kontrollmaßnahmen das Maklerunternehmen benötigt. |
Entscheidung, wessen Identität zu überprüfen ist – und wann | Die Artikel 19 Absatz 6 Buchstabe c und 23 Absatz 1 beziehen sich ausdrücklich auf beide Transaktionsparteien; die Überprüfung erfolgt nach der Angebotsannahme und muss vor jeder Geld- oder Eigentumsübertragung stattfinden. | Entwerfen Sie einen Workflow für Käufer und Verkäufer, nicht nur eine Akte für die Partei, die die Provision zahlt. Führen Sie einen Überprüfungsschritt vor der ersten relevanten Geldüberweisung ein – nicht erst vor der endgültigen Urkunde. Diese zeitliche Vorgabe betrifft die Überprüfung; sie ist kein Grund, die Risikobewertung aufzuschieben oder frühere Bedenken zu ignorieren. |
Identifizierung von Unternehmenseigentümern und -kontrollierenden Personen | Artikel 52 verwendet den Schwellenwert von 25 % oder mehr anstelle des bisherigen EU-Eigentumsindikators von mehr als 25 %; Eigentum und Kontrolle werden parallel bewertet. | Aktualisieren Sie die Fragebögen zur Eigentümerschaft und die Berechnungsregeln. Ein Unternehmen mit vier Personen, von denen jede genau 25 % besitzt, veranschaulicht, warum der Wortlaut von Bedeutung ist. Prüfen Sie auch die Kontrollverhältnisse, anstatt sich nur auf den Anteil am Aktienkapital zu beschränken. |
Aktualisierung von Kundeninformationen | Artikel 26 legt maximale Aktualisierungsintervalle fest: ein Jahr für Kunden mit höherem Risiko, fünf Jahre für andere, zusätzlich zu Überprüfungen bei relevanten Änderungen. | Fügen Sie Überprüfungstermine und auslösende Ereignisse zu bestehenden Kundenbeziehungen hinzu. Ein anderer Käufer, ein neuer Eigentümer oder eine geänderte Finanzierungsvereinbarung sollten eine Neubewertung auslösen. Dies sind keine Anweisungen, jeden ehemaligen Käufer nach Beendigung der Geschäftsbeziehung auf unbestimmte Zeit weiter zu überwachen. |
Zuweisung der Führungsverantwortung | Artikel 11 legt die Compliance-Verantwortlichkeiten und eine mindestens jährliche Berichterstattung an die Geschäftsleitung fest; eine angemessene Kombination von Rollen bleibt möglich. | Legen Sie fest, wer den Prozess leitet, wer Bedenken bearbeitet, wer den Compliance-Bericht erhält und wer Schwachstellen nachverfolgt. Eine kleine Agentur kann eine angemessene Struktur nutzen, anstatt die Compliance-Abteilung einer Bank zu kopieren. |
Prüfung der Funktionsfähigkeit des Systems | Artikel 9 schreibt ausdrücklich eine unabhängige Prüfung vor, wobei bei Fehlen einer unabhängigen internen Revisionsstelle die Hinzuziehung eines externen Sachverständigen als Alternative vorgesehen ist. | Organisieren Sie eine unabhängige Prüfung der tatsächlichen Unterlagen und Kontrollen. Prüfen Sie, ob die erforderlichen Kontrollen zum richtigen Zeitpunkt stattfanden, Ausnahmen behandelt und Schwachstellen behoben wurden – und nicht nur, ob eine schriftliche Richtlinie vorliegt. |
Einsatz von Software, Beratern oder ausgelagerten Dienstleistungen | Artikel 18 behält Kernentscheidungen, einschließlich der Einstufung des Kundenrisikos und der Geschäftsannahme, dem verpflichteten Unternehmen vor. | Nutzen Sie Anbieter zur Unterstützung bei der Informationserhebung, -prüfung und -analyse, behalten Sie jedoch die Entscheidungshoheit der Agentur. Richten Sie den Arbeitsablauf so ein, dass die Agentur ihre Ergebnisse selbst erläutern kann, anstatt sich ausschließlich auf das „bestanden“-Ergebnis eines Anbieters zu verlassen. |
Speziell zu Prüfungen: Die aktuelle Richtlinie sieht bereits unabhängige Prüfungen vor, sofern dies der Größe und Art des Unternehmens angemessen ist. Die AMLR formuliert die Prüfungsanforderung expliziter. Artikel 9 schreibt jedoch selbst keinen allgemeinen jährlichen Zeitplan für externe Prüfungen vor. Unabhängige Prüfungen, der jährliche Geschäftsbericht und eine aufsichtsrechtliche Überprüfung sind unterschiedliche Dinge. EUR-Lex
3. Die Kundenaufnahme wird stärker standardisiert – bleibt aber risikobasiert
Der begleitende Rahmen der AMLR legt die Anforderungen an Kundeninformationen und -überprüfungen genauer fest. Die AMLA-Vorschriften zur Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden behandeln Themen wie Namen, Geburtsdaten, Adressen, Informationen zu juristischen Personen, zuverlässige Quellen und Alternativen zur Identitätsprüfung aus der Ferne. Außerdem wird erläutert, dass Informationen aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer allein für die Überprüfung nicht ausreichen. AML-Behörde
Eine praktische Umsetzung bestünde darin, in jeder Akte drei Aspekte voneinander zu trennen:
Erfasste Informationen: Angaben des Kunden oder einer anderen Quelle.
Durchgeführte Überprüfung: Wie die Behörde festgestellt hat, dass die Informationen zuverlässig sind.
Getroffene Bewertung: Was bedeuten die Informationen für das Risiko des Kunden und die Transaktion?
Beispielsweise ist ein Passfoto eine Eingabe. Die Aufzeichnung darüber, wie die Identität überprüft wurde, ist ein separater Teil des Prozesses. Die Entscheidung darüber, ob der geplante Kauf zum Profil des Kunden passt, ist ein weiterer.
Dies bedeutet nicht, dass jeder Kunde ein identisches, umfangreiches Dokumentenpaket einreichen muss. Die CDD-Arbeit der AMLA legt den Schwerpunkt auf verhältnismäßige, risikobasierte Maßnahmen und die Vermeidung unnötiger Doppelarbeit, wenn bereits ausreichende Informationen vorliegen. AML-Behörde
Es ist zudem eine Unterscheidung hinsichtlich der Umsetzung zu beachten: Der Abschlussbericht der AMLA vom 30. September 2026 enthält Entwürfe für technische Standards, die der Kommission zur Verabschiedung vorgelegt werden sollen. Ein endgültiger Entwurf der AMLA ist für sich genommen noch keine verabschiedete Verordnung der Kommission.
4. Die Transaktion bedarf einer Erklärung – nicht nur eines identifizierten Käufers
Dies ist besonders wichtig für den Immobilienbereich, stellt jedoch keine völlig neue Verpflichtung dar. Die aktuelle Richtlinie verlangt bereits eine Überprüfung von Transaktionen anhand des Kundenprofils und, falls erforderlich, der Herkunft der Mittel. EUR-Lex
Die AMLA-Analyse zum Immobilienbereich identifiziert Probleme, die Makler erkennen können: Unregelmäßigkeiten im Profil des Käufers, bei der Finanzierung, bei Strohmännern, bei Eigentumsverhältnissen und bei der Preisgestaltung. Außerdem unterscheidet sie die Rolle der Makler von den Aufgaben, die Notare und andere Fachleute bei einer Transaktion übernehmen. AML-Behörde
Betrachten Sie dieses hypothetische Beispiel:
Eine Person erklärt sich bereit, eine Wohnung zu kaufen. Kurz vor Fälligkeit der Anzahlung tritt ein neu ins Spiel gebrachtes Unternehmen als Käufer auf, und eine nicht mit der Transaktion in Verbindung stehende Person bietet an, das Geld zu überweisen.
Ein sinnvoller Arbeitsablauf in der Agentur würde darin bestehen, die Akte erneut zu öffnen, anstatt die frühere Identitätsprüfung als Abschluss des Vorgangs zu betrachten. Dabei würde die Eigentumsverhältnisse des neuen Käufers geklärt, die Verbindung des Zahlers zur Transaktion ermittelt, die Erklärung und die Belege geprüft, das Risiko neu bewertet und die daraus resultierende Entscheidung oder Eskalation dokumentiert.
Die operative Erkenntnis daraus ist, dass die Kundenakte und die Transaktionsakte miteinander verknüpft bleiben müssen. Eine verifizierte Identität allein erklärt noch keine veränderte Kaufstruktur oder eine unerwartete Zahlung.
5. Die unternehmensweite Risikobewertung muss die Arbeitsabläufe bestimmen
Bei einer unternehmensweiten Risikobewertung – oft als BWRA bezeichnet – geht es um das Unternehmen selbst: seine Dienstleistungen, seinen Kundenstamm, seine Standorte, seine Transaktionsmuster und seine Geschäftsabläufe. Sie unterscheidet sich von der Bewertung eines einzelnen Käufers oder eines einzelnen Verkaufs.
Der Entwurf der BWRA-Leitlinien der AMLA schlägt eine strukturierte Vorgehensweise vor: das Geschäft verstehen, die damit verbundenen Risiken identifizieren, die Qualität der Kontrollmechanismen bewerten und die verbleibenden Risiken einschätzen. Es handelt sich zwar um einen Leitlinienentwurf, doch er zeigt, wie die Behörde den gemeinsamen Rahmen entwickelt. AML-Behörde
Für ein Unternehmen besteht die sinnvolle Umsetzung darin, die Bewertung mit konkreten operativen Entscheidungen zu verknüpfen. Zum Beispiel:
Geschäftliches Risiko: Viele Kunden werden aus der Ferne aufgenommen, und bei einigen Käufen liegt eine mehrschichtige Unternehmensbeteiligungsstruktur vor.
Vorgehensweise: Festlegung akzeptabler Methoden zur Fernüberprüfung, eines Verfahrens zur Überprüfung der Eigentumsverhältnisse und von Eskalationskriterien.
Kontrollprüfung: Überprüfung einer Stichprobe dieser Akten, um festzustellen, ob die Mitarbeiter das Verfahren befolgt und fehlende Informationen ergänzt haben.
Diese Verknüpfung ist sinnvoller als die Pflege eines Risikobewertungsdokuments, das keinen Einfluss darauf hat, wie die Mitarbeiter einen Verkauf abwickeln.
6. Was dies für eine Agentur bedeutet, die sich derzeit vorbereitet
Ich würde die Vorbereitungen anhand von zwei miteinander verbundenen Arbeitsabläufen organisieren:
Auf Unternehmensebene:
Risikobewertung → Richtlinien und Zuständigkeiten → Schulungen → Berichterstattung an die Geschäftsleitung → unabhängige Prüfungen → Behebung von Schwachstellen.
Auf Transaktionsebene:
Identifizierung der relevanten Parteien → Erfassung und Überprüfung von Informationen → Bewertung der Transaktion und der Finanzierung → Klärung von Bedenken und Treffen der Entscheidung durch die Agentur → Überprüfung relevanter Änderungen → Aufbewahrung der Nachweise.
Hierbei handelt es sich um praktische Betriebsmodelle, nicht um vorgeschriebene gesetzliche Formulare. Die Vorbereitungsaufgabe besteht darin, den bestehenden Prozess des Unternehmens mit den neuen Anforderungen abzugleichen und genau zu ermitteln, wo seine Formulare, Zuständigkeiten, Zeitpläne, Systeme und Kontrollen angepasst werden müssen.
Nationale Anforderungen spielen weiterhin eine Rolle. Das Geldwäschereigesetz (AMLA) sieht vor, dass nichtfinanzielle Unternehmen, einschließlich Immobilienfachleute, weiterhin auf nationaler Ebene beaufsichtigt werden, während der EU-Rahmen einheitlichere Vorschriften und Aufsichtsansätze anstrebt. AML-Behörde
Der zentrale Unterschied besteht daher nicht in „mehr KYC“. Es geht vielmehr darum, den gesamten AML-Betrieb der Agentur an einen gemeinsamen, detaillierteren Rahmen anzupassen – insbesondere in Bezug darauf, wer überprüft wird, wann die Überprüfung stattfindet, wie die Eigentumsverhältnisse festgestellt werden, wann Informationen überprüft werden, wer für Entscheidungen verantwortlich ist und wie die Kontrollen getestet werden.